Poradnik Przedsiębiorcy

Przegląd samochodu a koszt firmowy w świetle VAT i PIT

Wykonanie badania technicznego samochodu jest obowiązkiem każdego właściciela pojazdu. Przeczytaj niniejszy artykuł i dowiedz się, czy przegląd samochodu można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów oraz czy możliwe jest odliczenie podatku VAT.

Przegląd samochodu jest obowiązkowy

Zgodnie z ustawą Prawo o ruchu drogowym, a dokładniej art. 81 ust. 6 badania techniczne samochodu osobowego, ciężarowego o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 t, motocykla bądź przyczepy (również o dopuszczalnej masie poniżej 3,5 t) wykonuje się:

  • przed upływem 3 lat od pierwszej rejestracji,

  • kolejne przed upływem 5 lat od pierwszej rejestracji i nie później niż 2 lata od daty przeprowadzenia poprzedniego badania technicznego,

  • następne przed upływem kolejnego roku od dnia przeprowadzenia badania.

Powyższy zapis z ustawy nie odnosi się do pojazdu przewożącego towary niebezpieczne, taksówki, pojazdu samochodowego konstrukcyjnie przeznaczonego do przewozu osób w liczbie od 5 do 9, który jest wykorzystywany do zarobkowego transportu drogowego osób, pojazdu marki “SAM”, pojazdu zasilanego gazem, pojazdu uprzywilejowanego, a także pojazdu używanego do nauki jazdy lub egzaminu państwowego - pojazdy te podlegają corocznym badaniom technicznym.

Dodatkowe badanie techniczne - w jakich celach jest wykonywane?

Aby samochód mógł być dopuszczony do ruchu, w praktyce występują dodatkowe badania techniczne. Wykonywane są one również np. dla celów ustawy VAT lub PIT bądź też niekiedy wymagają tego instytucje urzędowe.

Badania techniczne samochodu są konieczne, aby prawidłowo zakwalifikować pojazd jako ciężarowy, osobowy czy konstrukcyjnie przeznaczony do działalności.

Wydatek na przegląd samochodu a KPiR

Wydatek poniesiony na przegląd samochodu, który jest wykorzystywany w działalności gospodarczej, można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Jednak jego ewidencjonowanie zależy od tego, jakiego pojazdu dotyczy.

Przegląd samochodu będącego środkiem trwałym

Koszt przeglądu pojazdu stanowiącego środek trwały ujmowany jest bezpośrednio w kosztach uzyskania przychodu, w kolumnie 13 jako pozostały wydatek. Jeżeli pojazd osobowy wykorzystywany jest zarówno w działalności jak i prywatnie wydatek taki powinien być ujęty w KPiR do wysokości limitu 75%.

Przegląd samochodu będącego w leasingu

Przedsiębiorca posiadający samochód w leasingu również, tak jak w przypadku pojazdu stanowiącego środek trwały, koszt przeglądu samochodu ujmuje w kolumnie 13 KPiR. Analogicznie, w przypadku samochodów osobowych wykorzystywanych prywatnie i służbowo wydatek podlega limitowi 75%. 

Przegląd samochodu prywatnego wykorzystywanego w działalności

W sytuacji gdy podatnik wykorzystuje samochód prywatny w działalności gospodarczej, może zaliczyć wydatek poniesiony na badanie techniczne jako koszt podatkowy. W przypadku samochodów prywatnych wykorzystywanych w działalności, wydatek podlega ujęciu w kolumnie 13 KPiR do wysokości limitu 20%. Wówczas koszt przeglądu samochodu będzie stanowił wydatek o charakterze eksploatacyjnym.

Szczegółowe omówienie rozliczania wydatków eksploatacyjnych pojazdów prywatnych znajduje się w artykule: Likwidacja kilometrówki dla samochodów prywatnych

Przegląd samochodu wynajmowanego

W przypadku gdy przedsiębiorca posiada wynajmowany samochód w firmie, koszt przeglądu jest wydatkiem o charakterze eksploatacyjnym. Rozliczany jest na takich samych zasadach jak samochód w leasingu w związku z czym wykorzystując pojazd prywatnie i służbowo wydatek podlega limitowi 75%.

Czy wydatki na przegląd samochodu pozwalają na odliczenie VAT?

Aby przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą mógł odliczyć podatek VAT z faktury, co do zasady zakup musi służyć czynnościom opodatkowanym VAT.

Odliczenie podatku VAT jest możliwe, gdy przedsiębiorca prowadzi sprzedaż opodatkowaną podatkiem VAT!
Kolejnym kryterium, które warunkuje o odliczeniu VAT od faktury za przegląd samochodu, jest typ samochodu. Decyduje on o tym, czy VAT zostanie odliczony w 50% czy 100%. W przypadku gdy samochód spełnia definicję samochodu ciężarowego, możliwe będzie odliczenie 100% VAT z otrzymanej faktury. Natomiast w sytuacji gdy przedsiębiorca posiada samochód osobowy, co do zasady możliwe jest odliczenie 50%. Pozostała część podatku (50%) zwiększa koszty uzyskania przychodu.
Przedsiębiorcy, którzy dokonali zgłoszenia pojazdu osobowego na druku VAT-26 i prowadzą kilometrówkę do celów VAT, mogą odliczyć 100%.
Przykład 1.

Przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą posiada samochód osobowy stanowiący środek trwały, który wykorzystywany jest zarówno do celów prywatnych, jak i firmowych (50% odliczenia VAT). Dokonał on przeglądu pojazdu. W jaki sposób ewidencjonuje ten koszt?

Przy założeniu, że przedsiębiorca prowadzi sprzedaż opodatkowaną podatkiem VAT:

  • możliwe jest odliczenie 50% VAT z otrzymanej faktury,

  • w KPiR koszt przeglądu powinien zostać ujęty w kolumnie 13 jako pozostały wydatek do wysokości limitu 75% czyli 75%*(kwota netto + 50% nieodliczonego VAT-u z faktury).

Przykład 2.

Przedsiębiorca posiada samochód ciężarowy (samochód powyżej 3,5 tony lub poniżej 3,5 tony, ale spełniający definicję pojazdu konstrukcyjnie przeznaczonego wyłącznie dla celów działalności gospodarczej) ujęty w ewidencji środków trwałych. Dokonał przeglądu technicznego samochodu. W jaki sposób ujmuje ten koszt?

W przypadku pojazdu, który spełnia definicję samochodu ciężarowego, przedsiębiorca ma prawo do odliczenia 100% podatku VAT. Do KPiR jako pozostały wydatek - kolumna 13 - trafia kwota netto z faktury.

Reasumując, przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą mogą zaliczyć wydatek poniesiony na przegląd samochodu do kosztów uzyskania przychodów. Co więcej, możliwe jest również odliczenie podatku VAT z otrzymanej faktury. Jednak wysokość odliczenia (50 czy 100%) zależy od tego, czy podatnik prowadzi sprzedaż opodatkowaną podatkiem VAT oraz od rodzaju pojazdu.