Przygotowując się do prowadzenia działalności gospodarczej, przyszły przedsiębiorca może ponosić wiele różnych wydatków, które mają przyczynić się do lepszego funkcjonowania firmy. Wśród nich możemy wyszczególnić wydatki na wyposażenie. W naszym dzisiejszym artykule zastanowimy się, czy wydatki na zakup wyposażenia przed rozpoczęciem działalności mogą stanowić koszt podatkowy.
Jakie wydatki stanowią koszt podatkowy?
Przypomnijmy, że zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. W rezultacie, jeżeli dany wydatek wykazuje bezpośredni lub pośredni związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, to może zostać uwzględniony w rozliczeniu podatkowym jako koszt.
Aby zatem wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodów, powinien pozostawać w związku przyczynowo-skutkowym z przychodem, a także być właściwie udokumentowany.
Do stwierdzenia, czy wydatki poniesione przed datą rozpoczęcia działalności, można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, istotne jest ustalenie, czy takie wydatki są potrzebne w prowadzonej działalności i mają związek z tą działalnością.
Warto zwrócić uwagę, że definicja kosztów podatkowych nie zawiera kryterium czasowego. W konsekwencji nie jest wykluczone zaliczenie do kosztów podatkowych wydatków poniesionych przed rozpoczęciem działalności. Istotne jest jedynie, aby wydatek rzeczywiście odpowiadał prowadzonej działalności.
Takie też jest stanowisko organów podatkowych, czego przykładem jest interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 21 czerwca 2010 roku (IPPB1/415-387/10-2/MT), gdzie możemy przeczytać, że przepisy ustawy o PIT nie zawierają unormowania, które zabraniałoby zaliczenia do kosztów, wydatków ponoszonych przed rozpoczęciem działalności gospodarczej. Jednakże obowiązek udowodnienia powiązania poniesionego wydatku ze źródłem przychodu spoczywa na podatniku.
Zatem koszty poniesione przed rozpoczęciem działalności gospodarczej, ale mające związek z uzyskiwanym później przychodem stanowią koszty uzyskania przychodu prowadzonej działalności gospodarczej.
Zakup wyposażenia przed rozpoczęciem działalności
Zgodnie z art. 22d ust. 1 ustawy o PIT podatnicy mogą nie dokonywać odpisów amortyzacyjnych od składników majątku, o których mowa w art. 22a i 22b, których wartość początkowa, określona zgodnie z art. 22g, nie przekracza 10 000 zł; wydatki poniesione na ich nabycie stanowią wówczas koszty uzyskania przychodów w miesiącu oddania ich do używania.
Ustawodawca dopuszcza również – w odniesieniu do składników majątku, których wartość początkowa w dniu przyjęcia do używania jest równa lub niższa niż 10 000 zł – możliwość dokonania jednorazowego odpisu amortyzacyjnego (w miesiącu oddania do używania lub w miesiącu następnym).
Jak bowiem stanowi art. 22f ust. 3 ustawy o PIT, odpisów amortyzacyjnych dokonuje się zgodnie z art. 22h-22m, gdy wartość początkowa środka trwałego albo wartości niematerialnej i prawnej w dniu przyjęcia do używania jest wyższa niż 10 000 zł. W przypadku gdy wartość początkowa jest równa lub niższa niż 10 000 zł, podatnicy, z zastrzeżeniem art. 22d ust. 1, mogą dokonywać odpisów amortyzacyjnych zgodnie z art. 22h-22 m albo jednorazowo – w miesiącu oddania do używania tego środka trwałego lub wartości niematerialnej bądź prawnej, albo w miesiącu następnym.
Wyposażenie, którego wartość nie przekracza 10 000 zł – o ile nie zostało zaliczone do środków trwałych – można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT.
Przypomnijmy, że od 2020 roku zlikwidowano obowiązek prowadzenia ewidencji wyposażenia przez przedsiębiorców. Skoro tego rodzaju wyposażenie nie jest środkiem trwałym, to podatnik nie musi go ujmować w ewidencji ŚT, o której mowa w art. 22n ustawy o PIT.
Należy zatem wskazać, że w przypadku składników majątku do 10 000 zł podatnik ma trzy możliwości:
- potraktować taki składnik jako wyposażenie, które nie podlega ujęciu w ewidencji oraz ująć w kosztach bezpośrednio w miesiącu oddania do używania albo
- potraktować taki składnik jako niskocenny środek trwały i dokonać jednorazowego odpisu amortyzacyjnego (w wysokości wartości środka) w miesiącu oddania środka do używania lub w miesiącu następnym albo
- potraktować taki składnik jako niskocenny środek trwały i amortyzować go na zasadach ogólnych.
Co jednak istotne w kontekście powyższego przepisu, wydatki poniesione na nabycie składników majątku, które nie są środkami trwałymi, stanowią koszt uzyskania przychodu w momencie oddania ich do używania. Nie jest to zatem data nabycia. Niekoniecznie musi to być również data rozpoczęcia prowadzenia działalności gospodarczej.
Przykład 1.
Osoba fizyczna planująca otworzyć zakład stolarski zakupiła w grudniu 2023 roku maszynę stolarską o wartości 9000 zł. Działalność gospodarczą otworzyła dopiero w styczniu 2024 roku. Maszyna musiała przejść przegląd techniczny, w związku z czym oddana do używania została w lutym 2024 roku. W takim przypadku wydatek poniesiony na zakup maszyny będzie stanowić koszt podatkowy w lutym 2024 roku.
W przypadku pierwszej opcji wydatki poniesione przed rozpoczęciem działalności należy zaksięgować w kolumnie 13 podatkowej księgi przychodów i rozchodów („pozostałe wydatki”) w dacie oddania do używania wyposażenia, przy czym w kolumnie 2 („data zdarzenia gospodarczego”) trzeba wpisać datę poniesienia wydatku (pismo z 19 sierpnia 2009 roku, wydane przez Izbę Skarbową w Warszawie, nr IPPB1/415-473/09-3/AM).
Zgodnie z objaśnieniami zawartymi w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia KPiR kolumna 13 jest przeznaczona do wpisywania pozostałych kosztów (poza wymienionymi w kolumnach 10-12), z wyjątkiem kosztów, których zgodnie z art. 23 ustawy o podatku dochodowym nie uznaje się za koszty uzyskania przychodów.
W kolumnie tej wpisuje się w szczególności takie wydatki jak czynsz za lokal, opłatę za energię elektryczną, gaz, wodę, c.o., opłatę za telefon, zakup paliw, wydatki dotyczące remontów, amortyzację środków trwałych, składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe pracowników w części finansowanej przez pracodawcę, składki na ubezpieczenie wypadkowe pracowników, wartość zakupionego wyposażenia, tj. rzeczowych składników majątku, związanych z wykonywaną działalnością, niezaliczonych, zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym, do środków trwałych.
Jak widać, w powyższym objaśnieniu wymieniono również wydatki na wyposażenie.
Podsumowując, możemy stwierdzić, że jeżeli jest zachowany związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy poniesionym wydatkiem na wyposażenie a prowadzoną działalnością gospodarczą, to istnieje możliwość potraktowania wydatku jako koszt podatkowy, nawet jeżeli został on poniesiony przed faktycznym rozpoczęciem działalności gospodarczej.
Pamiętajmy, że nie ma w ustawie ograniczenia co do daty poniesienia wydatku. Istotne znaczenie ma występowanie powiązania pomiędzy wydatkiem a przychodem podatkowym.
