Jak stanowi art. 149 § 1 Kodeksu pracy, ewidencja czasu pracy młodocianych jest obowiązkiem pracodawcy, służącym prawidłowemu ustaleniu wynagrodzenia i innych świadczeń pracowniczych. Należy dodać, że ewidencjonowanie czasu pracy służy też zapewnieniu nieprzekraczania norm czasu pracy, m. in. przez pracowników młodocianych, podlegających w tym zakresie szczególnej ochronie.
Ewidencja czasu pracy – obowiązkowy element dokumentacji pracowniczej
Ewidencja czasu pracy powinna zawierać informacje o:
- liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,
- liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,
- liczbie godzin nadliczbowych,
- dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
- liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,
- rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,
- rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
- wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
- czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego
(§ 6 pkt 1 lit. a rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej – Dz.U. z 2024 r. poz. 535 ze zm.).
W stosunku do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej w ramach prowadzonej ewidencji czasu pracy nie ewidencjonuje się godzin pracy (art. 149 § 2 Kodeksu pracy).
Obowiązkiem pracodawcy jest udostępnienie ewidencji czasu pracy pracownikowi, na jego żądanie (art. 149 § 1 zdanie drugie Kodeksu pracy).
Status pracownika młodocianego
Młodocianym jest osoba, która ukończyła 15 lat, a nie przekroczyła 18 lat. Wolno zatrudniać tylko tych młodocianych, którzy:
- ukończyli co najmniej ośmioletnią szkołę podstawową;
- przedstawią świadectwo lekarskie stwierdzające, że praca danego rodzaju nie zagraża ich zdrowiu.
Młodociany nieposiadający kwalifikacji zawodowych może być zatrudniony tylko w celu przygotowania zawodowego. W szczególnych przypadkach, określonych w Kodeksie pracy, dozwolone jest zatrudnianie osób, które nie ukończyły 15 lat lub nie ukończyły ośmioletniej szkoły podstawowej (art. 190, art. 191 Kodeksu pracy).
Zasadniczo ewidencja czasu pracy prowadzona jest w takim samym zakresie dla każdego pracownika. Pierwszym wyjątkiem od tej zasady jest sytuacja wskazanych wyżej grup pracowników, dla których nie ewidencjonuje się godzin pracy. Drugi wyjątek stanowią pracownicy młodociani, w odniesieniu do których należy dodatkowo ewidencjonować czas pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przygotowania zawodowego. Wiąże się to ze szczególną pozycją pracowników młodocianych, którzy z uwagi na swój wiek (niepełnoletniość) podlegają większej ochronie prawa pracy niż pracownicy dorośli. Ponadto młodociani to jedna z grup pracowników, w odniesieniu do których stosuje się inne normy czasu pracy niż do ogółu pracowników.
Normy czasu pracy młodocianych
W kontekście prowadzenia ewidencji czasu pracy, najistotniejsze znaczenie mają następujące unormowania dotyczące czasu pracy młodocianych.
Czas pracy młodocianego:
- w wieku do 16 lat nie może przekraczać 6 godzin na dobę,
- w wieku powyżej 16 lat nie może przekraczać 8 godzin na dobę.
Do czasu pracy młodocianego wlicza się czas nauki w wymiarze wynikającym z obowiązkowego programu zajęć szkolnych, bez względu na to, czy odbywa się ona w godzinach pracy.
Wymiar czasu pracy młodocianego w okresie ferii szkolnych nie może przekraczać 7 godzin na dobę i 35 godzin w tygodniu. Dobowy wymiar czasu pracy młodocianego w wieku do 16 lat nie może jednak przekraczać 6 godzin.
Młodocianego nie wolno zatrudniać w godzinach nadliczbowych ani w porze nocnej, która przypada pomiędzy godzinami 22:00 a 6:00. W niektórych przypadkach zatrudniania osób nie mających 15 lat lub które nie ukończyły ośmioletniej szkoły podstawowej pora nocna przypada pomiędzy godzinami 2000 a 600. (art. 2002 § 3, art. 202 § 1-3, art. 203 § 1-11 Kodeksu pracy).
Prace wzbronione młodocianym
Zgodnie z art. 204 § 1 Kodeksu pracy, nie wolno zatrudniać młodocianych przy pracach wzbronionych, których wykaz ustala w drodze rozporządzenia Rada Ministrów. Jednak w § 3 tego artykułu przewidziano możliwość zezwolenia przez Radę Ministrów, w drodze rozporządzenia, na zatrudnianie młodocianych w wieku powyżej 16 lat przy niektórych rodzajach prac wzbronionych, jeżeli jest to potrzebne do odbycia przygotowania zawodowego, z określeniem jednocześnie warunków zapewniających szczególną ochronę zdrowia młodocianych zatrudnionych przy tych pracach. Regulacje w tym zakresie zawarto w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 19 czerwca 2023 r. w sprawie wykazu prac wzbronionych młodocianym i warunków ich zatrudniania przy niektórych z tych prac (Dz.U. z 2023 r. poz. 1240) - dalej „rozporządzenie”.
Wykaz prac wzbronionych młodocianym, określony w załączniku nr 1 do wspomnianego rozporządzenia, obejmuje trzy kategorie prac:
- prace związane z nadmiernym wysiłkiem fizycznym, wymuszoną pozycją ciała oraz zagrażające prawidłowemu rozwojowi psychicznemu;
- prace w narażeniu na szkodliwe działanie czynników chemicznych, pyłowych, fizycznych i biologicznych;
- prace stwarzające zagrożenia wypadkowe.
Każdej z tych kategorii przyporządkowano w wykazie szczegółową listę rodzajów prac.
W § 2 rozporządzenia zezwolono na zatrudnianie młodocianych w wieku powyżej 16 lat przy niektórych rodzajach prac wzbronionych młodocianym, jeżeli jest to niezbędne do odbycia przygotowania zawodowego. Prace te określono w załączniku nr 2 do rozporządzenia.
W ramach prac zagrażających prawidłowemu rozwojowi fizycznemu i psychicznemu zezwolono na wykonywanie prac:
- wymagających stale wymuszonej i niewygodnej pozycji ciała – w zakresie prac przy naprawach pojazdów samochodowych, układaniu podłóg oraz układaniu i naprawach nawierzchni drogowych, pod warunkiem wykonywania ich nie dłużej niż 3 godziny na dobę;
- zagrażających prawidłowemu rozwojowi psychicznemu – w zakresie prac pokojowych w domach wczasowych i turystycznych, pensjonatach i hotelach, z wyłączeniem hoteli robotniczych.
Rodzaje prac w narażeniu na szkodliwe działanie czynników chemicznych, pyłowych, fizycznych i biologicznych, a także prace stwarzające zagrodzenia wypadkowe są limitowane czasowo w różny sposób. Rozporządzenie określa maksymalną dopuszczalną:
- liczbę godzin w całym okresie szkolenia zawodowego;
- liczbę godzin w miesiącu;
- liczbę dni pracy w tygodniu;
- liczbę godzin pracy na dobę;
- liczbę godzin w ciągu zmiany roboczej.
Przykładowo:
- prace młodocianych przy spawaniu, cięciu i stapianiu metali, z wyłączeniem metali kolorowych oraz spawania wewnątrz zbiorników i pod wodą, mogą być wykonywane nie dłużej niż 3 godziny na dobę oraz 60 godzin w całym okresie szkolenia zawodowego;
- prace w mikroklimacie gorącym do wartości 26°C wskaźnika obciążenia termicznego WBGT, mogą być wykonywane przez młodocianych do 3 godzin na dobę;
- czas pracy młodocianych pod ziemią nie może przekraczać 14 dni w miesiącu, przy czym ich czas pracy nie może przekraczać 4 godzin w ciągu zmiany roboczej, a młodocianych w wieku powyżej 17 lat - 6 godzin na dobę, włączając do czasu pracy zjazd i dojście do stanowiska pracy.
Należy zauważyć, że nie wszystkie rodzaje prac wzbronionych, których wykonywanie jest dozwolone (o ile jest to potrzebne do odbycia przygotowania zawodowego), są limitowane czasowo. Rozporządzenie określa natomiast również szereg innych warunków dopuszczalności wykonywania wspomnianych prac – zarówno dla prac podlegających omówionym ograniczeniom czasowym, jak i prac, w odniesieniu do których takich ograniczeń nie ustalono.
W § 3 rozporządzenia zastrzeżono, że zatrudnienie młodocianych przy pracach wzbronionych nie może mieć charakteru pracy stałej, lecz ma ograniczać się do zaznajamiania młodocianych z czynnościami niezbędnymi do odbycia przygotowania zawodowego. W § 4 rozporządzenia sformułowano szczegółowe wymagania w zakresie zapewnienia bezpieczeństwa i szczególnej ochrony zdrowia młodocianych zatrudnianych przy pracach wzbronionych.
Ewidencja czasu pracy młodocianych
Jak wynika z powyższego, prowadzenie ewidencji czasu pracy młodocianego – inaczej niż w przypadku innych pracowników – charakteryzuje się tym, że:
- ujmuje się w niej mniejszą liczbę godzin pracy – w związku z niższymi normami czasu pracy (dobową i tygodniową);
- nie obejmuje ona godzin przepracowanych w porze nocnej i w godzinach na nadliczbowych – gdyż młodocianego nie wolno zatrudniać w porze nocnej, ani w godzinach nadliczbowych;
- ewidencjonowaniu podlega czas pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.
W trzecim z wyżej wymienionych przypadków, pracodawca musi zadbać o taki układ prowadzonej ewidencji, który pozwoli uwzględnić zróżnicowanie limitów czasowych odnoszących się do różnych prac, polegających na określeniu maksymalnych liczb godzin pracy w całym okresie szkolenia zawodowego, w miesiącu, w tygodniu, na dobę, czy też w ciągu zmiany roboczej.
Przykład 1.
Pracodawca zatrudnia młodocianego przy ręcznym i maszynowym krojeniu skór, tj. przy pracy w narażeniu na szkodliwe działanie czynników biologicznych. Zgodnie z rozporządzeniem, prace te mogą być wykonywane przez młodocianego w wymiarze do 3 godzin na dobę. Oznacza to, że pracodawca powinien odnotowywać w ewidencji czasu pracy młodocianego, w odniesieniu do każdego dnia pracy, ile godzin młodociany przepracował przy wykonywaniu tej pracy.
Przykład 2.
Czas pracy młodocianych przy spawaniu, cięciu i stapianiu metali (z wyłączeniem metali kolorowych oraz spawania wewnątrz zbiorników i pod wodą) może wynosić nie więcej niż 3 godziny na dobę oraz 60 godzin w całym okresie szkolenia zawodowego. W tym przypadku, pracodawca, poza ewidencjonowaniem godzin pracy przy wykonywaniu tych prac w każdym dniu roboczym, musi prowadzić ewidencję czasu pracy w taki sposób, aby móc rozliczyć liczbę godzin pracy w całym okresie szkolenia zawodowego, który nie musi się pokrywać z okresem rozliczeniowym czasu pracy.
Mając na uwadze powyższe, należy stwierdzić, że prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników młodocianych stanowi dla pracodawcy szczególne wyzwanie, jeżeli pracownicy ci są zatrudnieni przy pracach im wzbronionych, których wykonywanie jest jednak dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego. Wtedy, w zależności od sposobu określenia limitów czasowych dla takich prac, pracodawca musi przewidzieć w ewidencji odpowiednie miejsca (pola), umożliwiające odnotowywanie godzin pracy przy pracach wzbronionych.
