Błędna data sprzedaży na fakturze – jak ją skorygować?

Błędna data sprzedaży na fakturze to pomyłka, która może zdarzyć się każdemu przedsiębiorcy. Taki błąd wymaga jednak odpowiedniej reakcji i korekty dokumentu. W artykule wyjaśniamy, jak zgodnie z przepisami, również tymi dotyczącymi KSeF, poprawić nieprawidłową datę. Wskazujemy, czy za korektę odpowiada sprzedawca, czy nabywca oraz jakich formalności należy dopełnić.

Obowiązkowe elementy faktury

Faktury (papierowe, elektroniczne czy ustrukturyzowane) są dokumentami sformalizowanymi i muszą być wystawione zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Obowiązkowe elementy konstrukcyjne faktury są zawarte w art. 106e ust. 1 ustawy o VAT, gdzie wskazano, że faktura powinna zawierać m.in.:

• datę wystawienia (pkt 1), oraz
• datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury (pkt 6).

O ile zatem data wystawienia faktury jest pozycją obowiązkową w treści faktury, o tyle nie w każdej fakturze musi znaleźć się data sprzedaży. Jak wskazuje interpretacja Dyrektora KIS z 27 września 2022 roku (nr 0114-KDIP1-3.4012.363.2022.2.KP), art. 106e ust. 1 pkt 6 ustawy dopuszcza możliwość niewskazania na wystawionej fakturze daty sprzedaży, o ile nie jest ona określona, a różni się od daty wystawienia faktury. Tym samym, jeżeli w dniu wystawienia faktury taka data nie jest przez sprzedawcę określona, to nie jest on zobowiązany, w myśl ww. przepisu, do jej wskazania. 

W tym miejscu należy wskazać, że przepisy dotyczące e-faktur w odmienny sposób kształtują termin wystawienia. Zgodnie bowiem z treścią art. 106na ustawy o VAT (w brzmieniu obowiązującym od 1 lutego 2026 roku) fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur. Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.

Błędna data sprzedaży na fakturze a korekta

W sytuacji, gdy data sprzedaży pojawi się w treści faktury i okaże się, że jest błędna, konieczne staje się jej skorygowanie. Jeżeli bowiem po wystawieniu faktury wystąpią zdarzenia mające wpływ na treść wystawionej faktury lub okaże się, że wystawiona faktura zawiera błędy, podatnik wystawia w takim przypadku fakturę korygującą. Fakturę korygującą wystawia się m.in. w razie stwierdzenia pomyłki w cenie, stawce lub kwocie podatku bądź w jakiejkolwiek innej pozycji faktury.

Zatem, co do zasady korygowanie treści pierwotnie wystawionej faktury powinno nastąpić przez wystawienie przez sprzedawcę faktury korygującej. Faktura korygująca wystawiana jest w celu podania właściwych, prawidłowych i zgodnych z rzeczywistością kwot i innych danych, decydujących o rzetelności wystawionego dokumentu. Tym samym istotą faktur korygujących jest korekta faktur pierwotnych, tak aby dokumentowały rzeczywisty przebieg zdarzeń gospodarczych.

Zgodnie z art. 106j ust. 1 ustawy o VAT w przypadku gdy po wystawieniu faktury:

1. podstawa opodatkowania lub kwota podatku wskazana w fakturze uległa zmianie,
2. (uchylony),
3. dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,
4. dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4,
5. stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury

– podatnik wystawia fakturę korygującą.

Zgodnie z art. 106j ust. 4 ustawy o VAT fakturę korygującą fakturę ustrukturyzowaną wystawia się w postaci faktury ustrukturyzowanej. Ponadto faktura korygująca powinna zawierać numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur fakturę, której dotyczy faktura korygująca, z wyjątkiem faktur korygujących wystawianych do faktur, dla których nie został nadany numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur (art. 106j ust. 2 pkt 2a ustawy o VAT).

W tym miejscu warto również zwrócić uwagę na treść interpretacji Dyrektora KIS z 15 maja 2025 roku (nr 0112-KDIL1-3.4012.188.2025.2.KK). W piśmie tym organ podatkowy wskazał, że obowiązek wystawienia faktury korygującej powstaje m.in. w sytuacji, o której mowa w art. 106j ust. 1 pkt 5 ustawy. Zgodnie z tym przepisem w przypadku gdy po wystawieniu faktury stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury, podatnik wystawia fakturę korygującą. Jeżeli zatem w pierwotnej fakturze podatnik nie wykazał daty sprzedaży towarów, to uzyskanie wiadomości o terminie sprzedaży nie może zostać zakwalifikowane jako stwierdzenie pomyłki w jakiejkolwiek innej pozycji faktury, ponieważ niewpisania daty dostawy nie należy traktować jako pomyłkę.

Przykład 1.

Pan Tomasz będący czynnym podatnikiem podatku VAT zawarł 1 maja ze swoim kontrahentem umowę sprzedaży towarów. 15 maja mężczyzna wystawił fakturę dokumentującą odpłatną dostawę towarów bez wskazania daty sprzedaży. Przeniesienie prawa do rozporządzania towarem jak właściciel miało miejsce 30 maja. Czy w tym przypadku pan Tomasz ma obowiązek wystawienia faktury korygującej?

Brak daty sprzedaży nie oznacza, że faktura zawiera błąd. W konsekwencji w takich okolicznościach mężczyzna nie ma obowiązku wystawienia korekty.

Faktura korygująca powinna zawierać prawidłową treść korygowanych pozycji. Ponadto faktura korygująca może zawierać:

1. wyrazy „FAKTURA KORYGUJĄCA” albo „KOREKTA”;
2. przyczynę korekty.

W aktualnym stanie prawnym zgodnie z art. 106k ustawy o VAT nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę zawierającą pomyłki, z wyjątkiem pomyłek w zakresie danych określonych w art. 106e ust. 1 pkt 8-15, może wystawić fakturę nazywaną notą korygującą. Nota korygująca wymaga akceptacji wystawcy faktury. Powinna ona zawierać:

1. wyrazy „NOTA KORYGUJĄCA”;
2. numer kolejny i datę jej wystawienia;
3. imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy i numer za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, a także numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej;
4. dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura, o której mowa w ust. 1, określone w art. 106e ust. 1 pkt 1-6;
5. wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej.

Należy jednak podkreślić, że 1 lutego 2026 roku art. 106k ustawy o VAT zostanie usunięty z ustawy o VAT. Zgodnie z przepisem przejściowym do not korygujących wystawionych przez nabywcę towaru lub usługi i niezaakceptowanych przez wystawcę faktury przed 1 lutego 2026 roku stosuje się art. 106k w brzmieniu dotychczasowym. 

Mając zatem powyższe na uwadze, należy podkreślić, że umieszczenie daty sprzedaży w treści faktury nie jest obowiązkowe. Jednocześnie jeżeli wskazano datę i jest ona błędna, to sprzedawca ma obowiązek jej poprawienia poprzez wystawienie faktury korygującej.