Poradnik Przedsiębiorcy

Błędna data sprzedaży na fakturze – jak ją skorygować?

Przedsiębiorca w toku prowadzenia działalności gospodarczej, wystawiając fakturę VAT, może omyłkowo wpisać błędną datę sprzedaży towaru. W artykule wskażemy, czy możliwe jest skorygowanie takiej faktury oraz w jaki sposób można to zrobić. Wyjaśnimy również, kto może się tym zająć – sprzedawca czy nabywca – oraz jakich wymaga to czynności. Błędna data sprzedaży na fakturze, przedstawiamy, jak sobie z tym poradzić!

Obowiązkowe elementy faktury VAT

Faktura VAT to powszechny i podstawowy dokument używany w obrocie gospodarczym. Może on mieć formę papierową lub elektroniczną i zawiera następujące dane:

  • datę wystawienia;
  • numer, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
  • imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
  • NIP podatnika;
  • NIP nabywcy;
  • datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty;
  • nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, ich miarę i ilość;
  • cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
  • kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
  • wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
  • stawkę podatku;
  • sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
  • kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
  • kwotę należności ogółem.

Ustawa o podatku od towarów i usług przewiduje także obowiązkowe inne elementy w odniesieniu do różnego rodzaju transakcji, na przykład wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, jednak nie są one opisywane z uwagi na temat artykułu.

Wskazać należy, że data sprzedaży jest jednym z obligatoryjnych elementów faktury – każda musi ją określać. Co zatem w sytuacji, gdy jest ona błędnie określona?

Czy sprzedawca – czynny podatnik VAT, może skorygować fakturę?

Mechanizmem, który przysługuje sprzedawcy – podatnikowi VAT, aby sprostować dane w fakturze, jest faktura korygująca.

Zgodnie z art. 106j ustawy o VAT, jeżeli po wystawieniu faktury:

  • udzielono obniżki – rabatu, upustu na sprzedany towar;
  • nabywca dokonał zwrotu towaru lub jego opakowania;
  • podatnik zwrócił nabywcy część lub całość zapłaty;
  • podwyższono cenę towaru lub stwierdzono pomyłkę w ustaleniu ceny;
  • stwierdzono pomyłkę w stawce podatku, kwocie podatku lub jakiejkolwiek pozycji faktury
  • podatnik wystawia fakturę korygującą.

Zgodnie z powyższym, jeżeli zostanie stwierdzona błędna data sprzedaży w wystawionej fakturze, podatnik ma w tym celu odpowiednią instytucję – może skorygować fakturę.

Faktura korygująca – niezbędne elementy

Faktura korygująca powinna zawierać, zgodnie z ustawą o VAT:

  • wyrazy „FAKTURA KORYGUJĄCA” albo wyraz „KOREKTA”;
  • numer oraz datę wystawienia;
  • dane sprzedawcy, nabywcy, nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą, znajdujące się na pierwotnej fakturze;
  • przyczynę korekty;
  • jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego – odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej;
  • jeżeli korekta nie wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego – prawidłową treść korygowanych pozycji.

Przykład 1.

Jan Kowalski sprzedał Marianowi Koniecznemu 100 sztuk ręczników papierowych za cenę 120 zł brutto. Na fakturze VAT błędnie wykazał datę sprzedaży, wskazując 5 października 2018 r. zamiast 28 września 2018 r. Faktura dokumentująca tę sprzedaż została wystawiona z datą 7 października 2018 r. Pomyłka będzie korygowana fakturą korygującą wystawioną przez sprzedawcę. W treści faktury korygującej wystawca powinien podać następującą informację:
Przedmiotem korekty jest data sprzedaży towaru: 100 ręczników papierowych:

  • było – 5.10.2018 r.,
  • powinno być – 28.09.2018 r.

Błędna data sprzedaży na fakturze- kiedy nabywca może skorygować fakturę?

Nabywca, który otrzymał fakturę zawierającą pomyłki, może wystawić fakturę nazywaną notą korygującą.

Nota korygująca – jakie elementy powinna zawierać?

Nota korygująca powinna zawierać, zgodnie z ustawą o VAT:

  • wyrazy „NOTA KORYGUJĄCA”;
  • numer i datę wystawienia;
  • imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy i NIP;
  • dane sprzedawcy, nabywcy, nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą – znajdujące się na pierwotnej fakturze;
  • wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej.

Nota korygująca wymaga akceptacji sprzedawcy – strony transakcji muszą pozostawać w kontakcie i porozumieć się co do treści danych skorygowanych w nocie. Data ta musi być zgodna z rzeczywistą datą transakcji.Nabywca nie może jednak wystawić noty, jeśli pomyłki obejmują:

  • nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, ich miarę i ilość;
  • cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
  • kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
  • wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
  • stawkę podatku;
  • sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
  • kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
  • kwotę należności ogółem.

W takich sytuacjach, jeśli dochodzi do pomyłek, korekta jest możliwa wyłącznie przez sprzedawcę, poprzez wystawienie faktury korygującej. Nabywca powinien poinformować go o pomyłce, jeśli taką zauważy.Przykład 2.

Towar został sprzedany 25 stycznia. Jednak na fakturze wystawionej 5 lutego wpisano jako datę sprzedaży również 5 lutego. Nabywca towaru wystawił notę korygującą i skorygował nią datę sprzedaży z 5 lutego na 25 stycznia 2018 r. W treści noty korygującej wystawca powinien podać następującą informację:
Przedmiotem korekty jest data sprzedaży towaru:

  • było – 5.02.2018 r.,
  • powinno być – 25.01.2018 r.

Jeżeli błędna data faktury dotyczy tego samego miesiąca – na przykład podana data sprzedaży w fakturze to 10 lutego 2019 r., ale rzeczywista data sprzedaży to 5 lutego 2019 r., nie wpływa to na obowiązek podatkowy – powstanie on i tak w lutym 2019 r.

Jeżeli jednak, jak w zaprezentowanych przykładach, będzie to dotyczyło różnych miesięcy, wpłynie to na przesunięcie obowiązku podatkowego – w przykładzie 1. na wrzesień 2018 r., w przykładzie 2. – na styczeń 2018 r.

Gdy faktura korygująca zwiększa podstawę opodatkowania – rozlicza się ją w dacie faktury pierwotnej.

Gdy faktura korygująca zmniejsza podstawę opodatkowania – jest rozliczana w dacie odbioru faktury korygującej.

Podsumowując, korekty faktury pod względem daty sprzedaży może dokonać zarówno sprzedawca, jak i nabywca. Ten pierwszy wystawia fakturę korygującą, która nie wymaga niczyjej zgody, zaś ten drugi – notę korygującą. Nota korygująca jest obwarowana większymi ograniczeniami – można ją stosować tylko do niektórych omyłek, a dla swojej ważności wymaga akceptacji sprzedawcy.

Data sprzedaży ma istotne znaczenie – określa bowiem moment powstania obowiązku podatkowego z tytułu transakcji i rodzi konieczność dokonania korekt w ewidencji – w dacie faktury pierwotnej, gdy faktura korygująca zwiększa podstawę opodatkowania lub w dacie odbioru faktury korygującej – jeśli zmniejsza tę podstawę.