Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF) wejdzie w życie już 1 lutego 2026 roku. Przedsiębiorcy muszą się do tego przygotować, dlatego kluczowe staje się poznanie, jakie są praktyczne aspekty wdrożenia KSeF. Sprawdź, jakie czynności należy podjąć, aby skutecznie dostosować firmę do nowych przepisów fakturowania.
Terminy wejścia w życie obowiązkowego stosowania KSeF
Przepisy dotyczące obowiązkowego stosowania KSeF zaczną obowiązywać od 1 lutego 2026 roku. Jednocześnie trzeba zwrócić uwagę, że ustawodawca zdecydował się na wydłużenie terminów przejściowych w zakresie pewnych grup podatników.
Mianowicie zgodnie z art. 145l Ustawy z 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT): w okresie od 1 lutego 2026 roku do 31 marca 2026 roku podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników nie przekroczyła w 2024 r. kwoty 200 000 000 zł.
Natomiast według art. 145m ustawy o VAT: w okresie od 1 kwietnia 2026 roku do 31 grudnia 2026 roku podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10 000 zł. Podatnik traci prawo do wystawiania faktur elektronicznych oraz faktur w postaci papierowej począwszy od faktury, którą przekroczono kwotę 10 000 zł.
W rezultacie z KSeF korzystać będą:
- obligatoryjnie od 1 lutego 2026 roku podatnicy, w przypadku których wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) przekroczyła w 2024 roku kwotę 200 000 000 zł;
- dobrowolnie od 1 kwietnia 2026 roku podatnicy, w przypadku których wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) nie przekroczyła w 2024 roku kwoty 200 000 000 zł;
- od 1 stycznia 2027 roku podatnicy, w przypadku których wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) dokumentowana zwykłymi fakturami nie przekracza u nich w danym miesiącu w 2026 roku 10 000 zł.
Zasady wystawiania e-faktur
Analizując praktyczne aspekty wdrożenia KSeF, należy mieć na uwadze regulacje dotyczące wystawiania faktur ustrukturyzowanych. W tym zakresie warto zwrócić uwagę, że podatnicy mogą wybrać tryb – online lub offline24.
Po pierwsze zgodnie z art. 106na ustawy o VAT: ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur. [...] Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.
Powyższa norma reguluje tryb online. Natomiast tryb offline24 opisany został w art. 106nda ustawy o VAT. Zgodnie z tą normą podatnik obowiązany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych może wystawiać faktury w postaci elektronicznej zgodnie ze wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8 tego aktu prawnego.
Jeżeli podatnik wystawi fakturę w ten sposób, jest obowiązany niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym po jej wystawieniu, przesłać ją do KSeF w celu przydzielenia numeru identyfikującego w tym systemie. Tak wystawiona faktura jest otrzymywana przez nabywcę przy użyciu KSeF.
Za datę wystawienia faktury uznaje się datę, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, wskazaną przez podatnika. Natomiast za datę otrzymania faktury uznaje się datę przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF.
Praktyczne aspekty wdrożenia KSeF
W myśl art. 106gb ust. 1–2 ustawy VAT faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu KSeF za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie ze wzorem dokumentu elektronicznego w rozumieniu Ustawy z 17 lutego 2005 roku o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Oprogramowanie interfejsowe jest dostępne w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych.
Fakturę ustrukturyzowaną można wystawić bezpośrednio przy użyciu komercyjnych programów finansowo-księgowych podatnika. Faktury te będą przesyłane do KSeF przez API. Ministerstwo Finansów udostępniło także bezpłatne narzędzia, za pomocą których możliwe jest wystawienie faktury ustrukturyzowanej. Należy do nich:
- aplikacja podatnika KSeF pozwalająca na korzystanie z systemu podatnikom i podmiotom uprawnionym przez nich, zarządzanie uprawnieniami oraz tokenami, wystawianie i odbieranie e-faktur, podgląd e-faktury, weryfikację statusu wysyłki i możliwość pobrania UPO KSeF;
- aplikacja mobilna KSeF;
- zaktualizowana e-mikrofirma umożliwiająca powiązanie istniejącego konta z KSeF, wystawianie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych z KSeF oraz przenoszenie ich bezpośrednio do ewidencji VAT bez konieczności ręcznego przepisywania danych.
Faktura ustrukturyzowana przyjmuje format XLM zgodny ze strukturą logiczną opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP. Strukturę logiczną w wersji FA(2) obowiązującą od 1 września 2023 roku należy stosować do 31 stycznia 2026 roku. Od 1 lutego 2026 r. obowiązującym wzorem faktury ustrukturyzowanej będzie struktura logiczna FA(3).
Pola (elementy) w pliku XML przyjmują następujący charakter:
- obligatoryjny – zapisów dokonuje się obowiązkowo (np. NIP w elemencie „Podmiot1/DaneIdentyfikacyjne”);
- opcjonalny – zapisów dokonuje się obowiązkowo w przypadku spełnienia warunku ustawowego (np. „P_11A” w elemencie „Fa/FaWiersz”); wypełnienie pola nie jest wymagane dla poprawności semantycznej pliku,
- fakultatywny – wypełnienie pola nie jest wymagane do zachowania poprawności semantycznej pliku, ani nie jest wymagane na gruncie przepisów ustawy (np. pole „PKWiU” w elemencie „Fa/FaWiersz”); natomiast, może być wymagane na podstawie przepisów innych aktów prawnych.
Jeżeli chodzi o budowę struktury logicznej FA(3), to zgodnie z objaśnieniami Ministerstwa Finansów:
- w nagłówku faktury zawarte są dane techniczne dotyczące przesyłanej faktury.
- w danych dotyczących podmiotów („Podmiot1”, „Podmiot2”, „Podmiot3” i „PodmiotUpowazniony”) ujmuje się informacje o podmiotach zawartych na tej fakturze, takie jak: dane sprzedawcy, dane nabywcy, dane dodatkowych podmiotów lub dane podmiotów upoważnionych np. komornika sądowego czy przedstawiciela podatkowego.
- faktura zawiera również część dotyczącą szczegółowych danych, takich jak wartości kwotowe, stawki podatku, wymagane adnotacje, ale również dodatkowe informacje dotyczące płatności czy transportu.
- stopka faktury pozwala na zawarcie wszelkich dodatkowych informacji.
- istnieje możliwość dodania załącznika do faktury – w tym celu należy dopełnić formalności w postaci złożenia zgłoszenia w e-US, a następnie wypełnić element „Zalacznik” w FA(3).
Struktura logiczna FA(3) pozwoli na wystawienie wszystkich typów faktur (m.in. podstawowych, korygujących, zaliczkowych, rozliczających) zawierających wszystkie dane określone w ustawie o VAT, a także inne dane dodatkowe.
Podsumowując, od 1 stycznia 2027 roku stosowanie KSeF będzie obligatoryjne dla wszystkich podatników. To oznacza, że do tego czasu podmioty muszą dostosować wewnętrzne systemy księgowe do warunków, w jakich odbywać się będzie wystawienie e-faktury.
