Prowadzę działalność opodatkowaną VAT i sprzedaję towary zarówno dla firm, jak i osób prywatnych – w tym również w ramach procedury VAT OSS ze względu na prowadzenie sklepu internetowego i sprzedaż wysyłkową. Czy muszę wystawiać faktury dla osób prywatnych w KSeF?
Michał, Łódź
Obowiązek wystawiania faktur za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) przez wszystkich przedsiębiorców wejdzie w życie w 2026 roku:
- od 1 lutego 2026 roku dla podmiotów dużych (których wartość sprzedaży w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł),
- od 1 kwietnia 2026 roku dla wszystkich podmiotów.
W przypadku najmniejszych podatników, których transakcje obejmują niewielkie kwoty (do łącznej wartości sprzedaży do 10 tys. zł brutto miesięcznie), termin wdrożenia zostanie odroczony do 1 stycznia 2027 r.
Najważniejsze zagadnienia o KSeF - webinar
Kto jest zwolniony z obowiązku wystawiania faktur w KSeF?
Zgodnie z art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT z obowiązku fakturowania w KSeF zwolnieni zostali:
- podatnicy nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski;
- podatnicy nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium Polski, którzy posiadają stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;
- podatnicy korzystający z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;
- podatnicy wystawiający faktury na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej, czyli dla osób prywatnych;
- podatnicy dokonujący odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s.;
- podatnicy korzystający ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1. (zwolnienie ze względu na nieprzekroczony limit obrotu 200 tys. zł).
Jak wystawiać faktury dla osób prywatnych w KSeF?
W okresie dobrowolnego korzystania z KSeF przedsiębiorcy, pomimo braku takiego obowiązku, mogą dobrowolnie wystawiać faktury w KSeF również dla osób prywatnych. Przy czym należy mieć na uwadze, że osoba prywatna nieprowadząca działalności nie posiada dostępu do indywidualnego konta w KSeF, ponieważ nie ma firmy lub nadanego NIP-u. W takiej sytuacji należy przekazać klientowi numer KSeF faktury, dzięki czemu będzie mógł pobrać ją z Aplikacji Podatnika KSeF w trybie anonimowego dostępu. W celu uzyskania dostępu do wystawionej faktury klient na stronie Ministerstwa Finansów musi jedynie wprowadzić jej numer KSeF.
Jeżeli podatnik zdecyduje się na wystawianie wszystkich faktur w ramach KSeF, to w przypadkach, gdy sprzedaż nie jest objęta obowiązkowym fakturowaniem poprzez KSeF, muszą zostać spełnione dodatkowe warunki.
Warto zwrócić również uwagę na art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT, zgodnie z którym w przypadku, gdy:
- miejscem świadczenia jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium Polski lub terytorium państwa trzeciego lub
- nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski, lub
- nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium Polski, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w nabyciu towaru lub usługi, dla których wystawiono fakturę
– należy udostępnić nabywcy wystawioną fakturę ustrukturyzowaną w sposób z nim uzgodniony.
Co ważne, procedura VAT OSS dotyczy sprzedaży towarów oraz usług telekomunikacyjnych, nadawczych i elektronicznych na rzecz osób prywatnych z innych krajów UE, co oznacza, że jest to zazwyczaj sprzedaż na rzecz osób prywatnych.
Dokonując sprzedaży towarów w ramach procedury VAT OSS, nabywcą jest zatem podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski. Oznacza to, że faktury dotyczące procedury VAT OSS również nie zostały objęte obowiązkiem wystawiania w KSeF.
Kiedy faktura powinna mieć nadany kod QR?
Obowiązek nadawania kodu QR dla faktur sprzedaży wejdzie w życie wraz z chwilą, gdy KSeF będzie obowiązkiem dla przedsiębiorców. Zgodnie z art. 106gb ust. 6 ustawy o VAT w sytuacji, gdy nabywca nie jest podatnikiem VAT czynnym, podatnik musi zapewnić temu nabywcy dostęp do faktury ustrukturyzowanej poprzez:
- podanie kodu QR oraz danych umożliwiających zidentyfikowanie tej faktury albo
- oznaczenie kodem QR umożliwiającym dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur, w przypadku gdy faktura jest użyta poza tym systemem.
Jeżeli nabywcą jest osoba prywatna, sprzedawca może zostać zwolniony przez nabywcę z obowiązku udostępniania faktury wystawionej w KSeF.
Jak wystawić fakturę w KSeF w systemie wFirma.pl?
Wystawianie faktury w KSeF w systemie wFirma.pl jest bardzo intuicyjne i nie wymaga skomplikowanych czynności po stronie przedsiębiorcy. Aby włączyć integrację z KSeF należy w pierwszej kolejności przejść do zakładki: USTAWIENIA » FAKTURY » E-FAKTURY i zaznaczyć opcję WŁĄCZ INTEGRACJĘ.
Następnie w celu wystawienia faktury należy przejść do zakładki: PRZYCHODY » SPRZEDAŻ » WYSTAW » WERSJĘ ROBOCZĄ FAKTURY i uzupełnić wymagane dane. Następnie należy wybrać opcję ZAPISZ I WYŚLIJ DO KSEF.
Po pozytywnej wysyłce faktury do KSeF (czyli po przetworzeniu jej w KSeF) faktura będzie uznana za wystawioną i zostanie jej nadany systemowy numer KSeF. Dodatkowo, faktura będzie dostępna w KSeF po stronie nabywcy. Taką fakturę nabywca będzie mógł pobrać z KSeF i zaimportować do systemu księgowego.
