Otrzymywanie fałszywych dokumentów księgowych to problem, z którym mierzy się wielu przedsiębiorców. Zjawisko to dotyczy również Krajowego Systemu e-Faktur. Wyjaśniamy, czym jest faktura scamowa w KSeF, jakie niesie za sobą zagrożenia i w jaki sposób przedsiębiorca może zgłosić takie nadużycie, aby skutecznie chronić swoją firmę przed potencjalnym wyłudzeniem.
Czym jest faktura ustrukturyzowana?
Faktura ustrukturyzowana to faktura w postaci elektronicznej, której format to ustandaryzowany plik (struktura) XML.
Faktura ustrukturyzowana jest obsługiwana (wystawiana, odbierana, archiwizowana) wyłącznie przy pomocy elektronicznego Krajowego Systemu e-Faktur.
Wystawianie faktur ustrukturyzowanych będzie obowiązkowe zarówno dla czynnych podatników VAT, jak i podatników zwolnionych z VAT (poza wyjątkami), począwszy od:
- 1 lutego 2026 roku w przypadku dużych podmiotów (u których wartość sprzedaży wraz z kwotą należnego podatku VAT przekroczyła w 2024 roku 200 000 000 zł),
- 1 kwietnia 2026 roku w przypadku pozostałych podmiotów.
Czym jest Krajowy System e-Faktur?
Krajowy System e-Faktur to teleinformatyczny system administrowany i zarządzany przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Zgodnie z art. 106nd ust. 1 Ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług Krajowy System e-Faktur służy do:
- nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur;
- powiadamiania uprawnionych podmiotów do KSEF o nadanych uprawnieniach do korzystania z KSEF lub ich odebraniu;
- uwierzytelnienia oraz weryfikacji uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, posiadanych przez podmioty uprawnione do korzystania z KSEF;
- wystawiania faktur ustrukturyzowanych;
- dostępu do faktur ustrukturyzowanych;
- otrzymywania faktur ustrukturyzowanych;
- przechowywania faktur ustrukturyzowanych;
- oznaczania faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym przydzielonym w Krajowym Systemie e-Faktur;
- analizy i kontroli prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych;
- powiadamiania podmiotów uprawnionych (uwierzytelnionych) o dacie i czasie wystawienia faktury ustrukturyzowanej oraz numerze identyfikującym fakturę ustrukturyzowaną przydzielonym w Krajowym Systemie e-Faktur oraz dacie i czasie jego przydzielenia;
- powiadamiania podmiotów uprawnionych (uwierzytelnionych) o dacie i czasie odrzucenia faktury w przypadku jej niezgodności ze wzorem faktury udostępnionym przez KSEF;
- powiadamiania podmiotów uprawnionych (uwierzytelnionych) o braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej – w przypadku niedostępności Krajowego Systemu e-Faktur;
- powiadamiania podmiotów innych niż uprawnione (uwierzytelnione) o braku uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.
Z Krajowego Systemu e-Faktur mogą korzystać następujące podmioty:
- podatnik;
- podmioty wskazane przez podatnika;
- organy egzekucyjne, komornicy sądowi wykonujący czynności egzekucyjne;
- osoby fizyczne wskazane przez organy egzekucyjne lub komorników sądowych wykonujących czynności egzekucyjne;
- osoby fizyczne wskazane w zawiadomieniu o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSEF, którym podatnik lub organy egzekucyjne, komornicy sądowi wykonujący czynności egzekucyjne nadali uprawnienia do korzystania z tego systemu;
- podmioty inne niż wymienione w pkt 1-5, wskazane przez osoby fizyczne korzystające z KSEF, jeżeli prawo do wskazywania innego podmiotu wynika z uprawnień nadanych tym osobom fizycznym
– uwierzytelnieni w sposób określony w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2021 roku w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.
Faktura scamowa w KSeF
Faktura scamowa to z reguły faktura niedokumentująca rzeczywistej operacji gospodarczej albo dokumentująca operację gospodarczą, która w ogóle nie miała miejsca.
Faktury scamowe trafiają to podatników, aby wywołać pozór wystąpienia rzeczywistej operacji gospodarczej mającej na celu wyłudzenie środków pieniężnych.
Faktura scamowa najczęściej zostaje wystawiona przez podmiot nieistniejący albo podmiot istniejący, ale biorący udział np. w karuzeli podatkowej.
Zgłoszenie nadużycia w przypadku otrzymania faktury „scamowej” w KSeF
W aplikacji Krajowej Systemu e-Faktur w wersji 2.0 przewidziano funkcję umożliwiającą przedsiębiorcom zgłaszanie tego typu nadużyć jak faktura scamowa administracji zarządzającej KSEF.
Należy jednak uważać na to, kto zgłasza taką fakturę. Dlaczego?
W jakiej sytuacji będzie można zgłosić fakturę „scamową” w KSeF?
Sytuacje, w których będzie można zgłaszać fakturę scamową w KSEF, można odnaleźć chociażby w art. 88 ust. 3a ustawy o VAT.
Należy podkreślić, że zgłoszenie faktury scamowej będzie czynnością dobrowolną. Nabywca nie będzie do tego w żaden sposób zobligowany. To on zdecyduje, czy zgłosi taką fakturę, czy też nie.
W jakich przypadkach będzie można zgłaszać tego typu fakturę?
Resort Finansów wspomina w najnowszym podręczniku KSEF 2.0, że jeżeli nabywca chce zgłosić fakturę scamową do administracji KSEF, wówczas musi wziąć pod uwagę zaistniałe w tym wypadku okoliczności (m.in. wymienione także z art. 88 ust. 3a ustawy o VAT), takie jak zaprezentowano w poniższej tabeli.
Przesłanki zgłoszenia faktury jako „scamowej” | |
Lp. | Wykaz |
1. | Faktura otrzymana jest od podmiotu, z którym dany nabywca nigdy nie współpracował i nie współpracuje |
2. | Brak wystąpienia transakcji udokumentowanej fakturą (nabywca w rzeczywistości nie dokonał żadnego nabycia od podatnika, który występuje na fakturze) |
3. | Podatnik podjął próby kontaktu z podmiotem wskazanym na fakturze jako sprzedawca celem wyjaśnienia zasadności wystawienia faktury (np. telefonicznie, drogą e-mail), która zakończyła się niepowodzeniem, co może sugerować, że podmiot wystawiający fakturę nie jest rzetelny |
4. | Nabywca zweryfikował dane sprzedawcy i okazało się, że nie znajduje się on w Wykazie podatników, jak również informacje na jego temat nie są dostępne w ogólnodostępnych bazach dotyczących prowadzenia działalności (np. w CEIDG, KRS itp.) |
5. | W otrzymanej fakturze pojawiają się oczywiste błędy językowe (ortograficzne, składniowe itp.), które sugerują, że faktura została wystawiona przez osobę zagraniczną, nieznającą zasad języka polskiego lub przy jej wystawieniu skorzystano z programów do automatycznego tłumaczenia treści na j. polski |
6. | Na fakturze określono bardzo krótki termin płatności, wymuszający szybkie działania ze strony nabywcy (nieuzgodnione z nim wcześniej, niewynikające z żadnej umowy łączącej strony transakcji wskazane na fakturze) |
7. | W fakturze zawarte są adresy stron internetowych np. z informacją o nadwyżce lub niedoborze w rozliczeniach, wskazujące na wyjątkowo korzystne oferty/ceny bądź odsyłające do pochodzących z niesprawdzonego źródła załączników |
Podatnik, który chce zgłosić daną fakturę jako „scamową”, musi obiektywnie ocenić, czy wystąpiły ww. okoliczności. Jeżeli miała miejsce pojedyncza z wyżej wymienionych przesłanka, to nie oznacza to od razu konieczności zakwalifikowania danej faktury jako „scamowej” i dokonania jej zgłoszenia.
Zgłoszeniu do administracji KSEF nie podlegają faktury o charakterze spornym, tzn. faktury, co do wartości których strony toczą spór z różnych tytułów, np. błędne wykonanie zlecenia, dostarczenie wadliwych towarów.
Resort Finansów podkreśla, że powinny wystąpić co najmniej dwie lub więcej przesłanek w celu wystąpienia konieczności zgłoszenia danej faktury jako „scamowej”, ponieważ celem tego mechanizmu jest wykrycie pustych faktur występujących w procederach przestępczych.
Zgłoszenie faktury jako „scamowej” w KSeF
Podatnik, który zdecyduje na zgłoszenie faktury jako „scamowej”, musi zawrzeć w tym zgłoszeniu uzasadnienie dokonania zgłoszenia. Za pomocą jednego zgłoszenia można zgłosić tylko jedną fakturę, jednakże może ona zostać zgłoszona w różnych kontekstach.
Administracja KSEF będzie analizowała otrzymane zgłoszenia. Nie będzie ona jednak informować zgłaszających o procesie weryfikacji danego zgłoszenia. Niemniej będzie można sprawdzić status zgłoszenia albo wycofania zgłoszenia nadużycia dotyczącego faktury.
Warto zaznaczyć, że będzie możliwe także wycofanie przesłanego do administracji KSEF zgłoszenia faktury jako „scamowej”. Do zgłoszenia o wycofaniu będzie jednak również wymagane uzasadnienie.
Podobnie jak wcześniej wycofania zgłoszenia nie może dokonać sam sprzedawca, a tylko nabywca lub osoba przez niego uprawniona.
