Poradnik Przedsiębiorcy

Mieszkanie służbowe - obowiązki względem ZUS i urzędu skarbowego

Zdarza się, że niektórzy pracodawcy, chcąc uatrakcyjnić warunki zatrudnienia w swoich firmach, oferują pracownikom świadczenia pozapłacowe. Jednym z nich jest mieszkanie służbowe. Udostępnienie lokalu mieszkalnego pracownikowi przez firmę może mieć wpływ na wysokość składek na jego ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz stanowić przychód pracownika, od którego należy naliczyć podatek.

Mieszkanie służbowe a składki ZUS

Podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia pracownika jest przychód ze stosunku pracy w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z ustawą o PIT za przychód ze stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń w tym m.in. mieszkanie służbowe.

Od wartości udostępnionego pracownikowi przez pracodawcę mieszkania służbowego należy naliczać składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.

W podstawie wymiaru składek ZUS wartość pieniężną tego świadczenia uwzględnia się w wysokości ekwiwalentu pieniężnego określonego w przepisach o wynagradzaniu, a w razie ich braku:

a) dla lokali spółdzielczych typu lokatorskiego i własnościowego - w wysokości czynszu obowiązującego dla tego lokalu w danej spółdzielni mieszkaniowej,

b) dla lokali komunalnych - w wysokości czynszu wyznaczonego dla tego lokalu przez gminę,

c) dla lokali własnościowych, z wyłączeniem wymienionych w lit. a), oraz domów stanowiących własność prywatną - w wysokości czynszu określonego według zasad i stawek dla mieszkań komunalnych na danym terenie, a w miastach - w danej dzielnicy,

d) dla lokali w hotelach - w wysokości kosztu udokumentowanego rachunkami wystawionymi przez hotel.

 

Ważne!

Powołane przepisy stosuje się odpowiednio do zleceniobiorców.

 

W przypadku gdy mieszkanie służbowe udostępniamy jednocześnie kilku osobom, wówczas dla ustalenia podstawy wymiaru składek ZUS u każdej z nich, wartość pieniężną świadczenia (przyjmowaną do oskładkowania) należy podzielić przez liczbę osób, którym udostępniany jest ten lokal.

Jednak gdy udostępniony pracownikowi lokal mieszkalny stanowi własność pracodawcy, a pracownik ponosi częściową odpłatność za jego udostępnienie i wynika to z układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, świadczenie materialne jest wolne od składek na ubezpieczenia.

Udostępnione mieszkanie służbowe a obowiązek naliczenia podatku 

Świadczenie w postaci nieodpłatnego udostępnienia mieszkania dla pracownika nie jest w pełni objęte zwolnieniem od podatku dochodowego od osób fizycznych. W związku z tym wartość takiego świadczenia należy doliczyć do przychodów pracownika ze stosunku pracy.

W przypadku pracowników etatowych przychód ten może korzystać ze zwolnienia od podatku. Wolna od podatku jest wartość świadczeń ponoszonych przez pracodawcę z tytułu zakwaterowania pracowników, do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie 500 zł. Skorzystanie przez pracownika z tego zwolnienia jest jednak możliwe, gdy miejsce zamieszkania pracownika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy i pracownik nie korzysta z podwyższonych kosztów uzyskania przychodów.

Kwota 500 zł jest limitem miesięcznym, przypadającym na jednego pracownika. Gdy wartość omawianego świadczenia przypadającego na poszczególnego pracownika w danym miesiącu przekroczy 500 zł, nadwyżka ponad tę kwotę podlega opodatkowaniu.

Kwota wolna od podatku może być zastosowana jedynie u pracowników etatowych. Oznacza to, że mieszkanie służbowe udostępnione zleceniobiorcy wiąże się z powstaniem przychodu podlegającego opodatkowaniu w całości.

Podsumowując, pracodawca pokrywający koszty służbowego mieszkania pracownika, którego miejsce zamieszkania jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, musi pamiętać o zwolnieniu od podatku dochodowego od osób fizycznych przychodu pracownika, który powstanie w związku z tym oraz o obowiązkach wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.