Kontrola ZUS - jak przebiega? Jak ZUS może kontrolować firmy?

Kontrola ZUS z wykonywania zadań z zakresu ubezpieczeń społecznych regulują Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jednolity Dz. U. z 2009 r., Nr 205, poz. 1585 z późn. zm.), Ustawa z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (tekst jednolity Dz. U. z 2010 r., Nr 220, poz. 1447 z późn. zm.), ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity Dz. U. z 2000 r., Nr 98, poz. 1071 z późn. zm.) oraz Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania kontroli płatników składek (Dz. U. z 1998 r., Nr 164, poz. 1165).

Kogo może dosięgnąć kontrola ZUS?

Kontrola ZUS może dotknąć zarówno płatników składek, jak i ubezpieczonych. Czyli Inspektor ZUS może zapukać do drzwi dużego przedsiębiorcy zatrudniającego kilkuset pracowników, jak i małego, dla którego prowadzona działalność gospodarcza jest dodatkowym źródłem przychodów.

Oznacza to, że np. osoba, która jest zatrudniona na umowę o pracę, dodatkowo prowadząca pozarolniczą działalność gospodarczą (nie zatrudnia pracowników), będzie podlegać kontroli ZUS. Taki płatnik ma obowiązek odprowadzania składek samodzielnie.

Pracownik zatrudniony na pełny etat w dużym przedsiębiorstwie i dodatkowo prowadzący w domu własną działalność gospodarczą także może spodziewać się, że zostanie u niego przeprowadzona kontrola ZUS.

Jak często może się odbywać kontrola ZUS?

Przyjęto zasadę, że kontrola ZUS powinna być przeprowadzana nie rzadziej niż raz na 5 lat. Takie podejście uzasadnione jest tym, że w takim okresie możliwe jest ściągnięcie ewentualnych długów od płatnika składek (zasadniczo po 5 latach następuje przedawnienie, licząc od dnia, w którym upłynął termin ich płatności). Niewykluczone jednak, że kontrole mogą być przeprowadzane częściej. Płatników samodzielnie opłacających składki ZUS sprawdza jednak w uzasadnionych przypadkach.

Kontrola ZUS - przedmiot i zakres

Przedmiotem kontroli jest ocena rzetelności i prawidłowości wywiązywania się z zadań oraz obowiązków w zakresie ubezpieczeń społecznych przez płatników składek. Inspektorzy ZUS podczas kontroli mogą sprawdzić, czy płatnik składek:

dochował terminów zgłoszenia pracowników do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego,
prawidłowo naliczył wszystkie składki oraz je zadeklarował,
prawidłowo obliczył wysokość świadczeń z ubezpieczeń społecznych oraz czy właściwie udokumentował prawo do ich wypłaty,
terminowo i bez błędów opracował wnioski o emerytury i renty,
rzetelnie wystawił zaświadczenia i zgłosił dane do celów ubezpieczeniowych.

Jak przebiega kontrola ZUS?

Wielu płatników składek martwi się, że inspektor ZUS może pojawić się w drzwiach firmy zupełnie niezapowiedzianie. Otóż taka sytuacja nie może mieć miejsca. Zgodnie z art. 79 Ustawy o swobodzie działalności gospodarczej płatnik musi zostać zawiadomiony o zamiarze przeprowadzenia kontroli przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Po otrzymaniu zawiadomienia płatnik może się spodziewać inspektora ZUS co najmniej po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od doręczenia zawiadomienia. Wszczęcie kontroli szybciej niż przed upływem 7 dni jest możliwe tylko wówczas, kiedy płatnik złoży taki wniosek w ZUS.

Pismo zawiadamiające musi zawierać co najmniej:

oznaczenie organu,
datę i miejsce wystawienia,
oznaczenie przedsiębiorcy,
wskazanie zakresu przedmiotowego kontroli,
podpis osoby upoważnionej do zawiadomienia.

Brak któregokolwiek z wyżej wymienionych elementów zawiadomienia powoduje, że wszczęcie kontroli staje się bezskuteczne.

Kontrola ZUS powinna się zacząć od okazania przez inspektora legitymacji służbowej i doręczenia upoważnienia do przeprowadzenia kontroli. W razie nieobecności płatnika upoważnienie doręcza się osobie upoważnionej do reprezentowania go lub prowadzenia jego spraw.

Czego inspektor ZUS może żądać od płatnika?

Inspektor ZUS może:

badać wszelkie księgi, dokumenty finansowo-księgowe i osobowe oraz inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli;

dokonywać oględzin i spisu składników majątku płatników składek;
zabezpieczać zebrane dowody;
żądać udzielania informacji przez płatnika składek i ubezpieczonego, a także przesłuchiwać świadków;
legitymować osoby w celu ustalenia ich tożsamości, jeśli jest to niezbędne dla potrzeb kontroli.

Kontrola ZUS a czas jej trwania

To, ile kontrola trwa, uzależnione jest od statusu płatnika. I tak - płatnik składek niebędący przedsiębiorcą może być kontrolowany nie dłużej niż miesiąc. Natomiast w przypadku płatnika składek będącego: