Zwrot kosztów sądowych - jakie niesie skutki podatkowe?

Wiele firm w toku prowadzenia działalności kieruje sprawy na drogę sądową, co wiąże się z poniesieniem określonych opłat. W przypadku wygranej przedsiębiorcy często otrzymują zwrot kosztów sądowych. Jakie skutki podatkowe rodzi takie zdarzenie i w jaki sposób należy je prawidłowo rozliczyć w księgach firmy?

Wydatek poniesiony na cele działalności stanowiący koszt uzyskania przychodów 

Zgodnie z art. 22 Ustawy z 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: ustawa o PIT) wydatek, który ma być uznany za koszt uzyskania przychodów:

• musi być poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów z działalności gospodarczej,
• powinien zostać poniesiony przez przedsiębiorcę na cele prowadzonej działalności,
• powinien wykazywać związek przyczynowo-skutkowy z uzyskiwanymi przychodami z działalności,
• nie może zostać zwrócony przedsiębiorcy w żadnej formie (dotacja, subwencja, inny zwrot kosztów),
• musi być właściwie udokumentowany,
• nie może znajdować w katalogu wydatków wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów.

Co więcej, każdy wydatek poniesiony na cele prowadzonej działalności gospodarczej musi być racjonalnie uzasadniony. 

Wydatki o charakterze podstawowym albo bezpośrednio związane z przychodami łatwo jest uzasadnić. Znacznie trudniej wykazać związek wydatków o bardziej nietypowym charakterze z osiąganymi przychodami.

Koszty sądowe jako wydatek związany z działalnością

Wydatek poniesiony na cele prowadzonej działalności może, ale nie musi, stanowić koszt uzyskania przychodu. Dlaczego jest to tak ważne?

Wydatek będący kosztem uzyskania przychodu obniża podatek dochodowy w przeciwieństwie do wydatku niekwalifikującego się jako koszt uzyskania przychodu.

Analizując, czy dany wydatek jest kosztem uzyskania przychodu, podatnik powinien wziąć pod uwagę cel, na jaki został poniesiony. 

Jeżeli poniesienie kosztów sądowych wiąże się z odzyskaniem należności przysługujących przedsiębiorcy z tytułu realizacji usługi czy dostawy towaru, wówczas cel poniesienia tych wydatków można uznać za usprawiedliwiony i związany z prowadzoną działalnością.

Windykacja należności firmowej wiąże się bowiem z zabezpieczeniem przychodów z prowadzonej działalności gospodarczej, a co za tym idzie – z ochroną interesów przedsiębiorcy i jego przychodu. 

Koszty sądowe w takiej sytuacji, a więc związane z odzyskaniem długu, mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. 

Ich wartość podatnik ujmuje w podatkowej księdze przychodów i rozchodów (KPiR) w kolumnie, 13 jako pozostałe koszty.

Należy jednak podkreślić, iż nie wszystkie koszty sądowe można uznać za koszty uzyskania przychodów. Zależy to od konkretnego przypadku. Jednakże koszty sądowe związane z odzyskaniem należności z działalności gospodarczej, poniesione przez wierzyciela, mogą być zaliczone do jego kosztów uzyskania przychodów.

Czy wierzycielowi należy się zwrot kosztów?

Dłużnik, który przegrywa w sądzie, zobowiązany jest zwrócić pozywającemu koszty procesu. Po rozpatrzeniu sprawy, w której wygrywa wierzyciel, sąd wydaje wyrok lub nakaz zapłaty, a ponadto zasądza od pozwanego dłużnika zwrot kosztów sądowych, co wynika z art. 98 Ustawy z 17 listopada 1964 roku – Kodeks postępowania cywilnego.

Do niezbędnych kosztów procesu prowadzonego przez stronę osobiście lub przez pełnomocnika, który nie jest adwokatem, radcą prawnym lub rzecznikiem patentowym, zalicza się poniesione:

• koszty sądowe, 
• koszty przejazdów do sądu strony lub jej pełnomocnika,
• równowartość zarobku utraconego wskutek stawiennictwa w sądzie. 

Suma kosztów przejazdów i równowartość utraconego zarobku nie może przekraczać wynagrodzenia jednego adwokata wykonującego zawód w siedzibie sądu procesowego.

Nie wszyscy wierzyciele zdają sobie sprawę, iż na mocy art. 10 Ustawy z 8 marca 2013 roku o terminach zapłaty w transakcjach handlowych przysługuje im: od dłużnika, bez wezwania, rekompensata za koszty odzyskiwania należności, stanowiąca równowartość kwoty:

• 40 euro – gdy wartość świadczenia pieniężnego nie przekracza 5000 złotych,
• 70 euro – gdy wartość świadczenia pieniężnego jest wyższa niż 5000 złotych, ale niższa niż 50 000 złotych,
• 100 euro – gdy wartość świadczenia pieniężnego jest równa lub wyższa od 50 000 złotych.

Na wymienioną w ustawie kwotę nie ma wpływu rodzaj i wysokość kosztów, jakie wierzyciel poniósł.

Równowartość kwoty wspomnianej wyżej rekompensaty jest ustalana przy zastosowaniu średniego kursu euro ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym świadczenie pieniężne stało się wymagalne.

Warto wspomnieć, iż poza kwotą rekompensaty wierzycielowi przysługuje również zwrot, w uzasadnionej wysokości, poniesionych kosztów odzyskiwania należności przewyższających tę kwotę.

Zwrot kosztów sądowych jako przychód z działalności

Wygrana sprawa w postępowaniu dotyczącym dochodzenia odzyskania należności zakończona wyrokiem sądowym powoduje, że wierzyciel otrzymuje na swój rachunek bankowy zwrot kwoty nie tylko długu, ale także kosztów postępowania sądowego. 

Jeżeli w momencie ich poniesienia podatnik zaliczył je do kosztów uzyskania przychodów w prowadzonej przez siebie działalności, ich odzyskanie będzie skutkować powstaniem przychodu. 

Zwrot kosztów sądowych wierzyciel ujmuje w kolumnie 8 KPiR, wykazując pozostały przychód związany z działalnością. Datą powstania przychodu jest dzień otrzymania zwróconych kosztów.

Warto natomiast wspomnieć, iż zwrot ten będzie neutralny podatkowo, jeżeli kwota zasądzona tytułem zwrotu kosztów postępowania nie przewyższała faktycznie poniesionych przez wierzyciela kosztów sądowych.

Powyższe potwierdza stanowisko Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej zawarte w interpretacji indywidualnej z 3 lipca 2025 roku (sygn. 0115-KDST2-1.4011.255.2025.2.AP): […] Przechodząc do Państwa wątpliwości dotyczących zwrotu kosztów procesu, wskazać należy, że zgodnie z art. 98 § 1 ustawy – Kodeks postępowania cywilnego: strona przegrywająca sprawę obowiązana jest zwrócić przeciwnikowi na jego żądanie koszty niezbędne do celowego dochodzenia praw i celowej obrony (koszty procesu).

Zgodnie z art. 98 § 4 Kodeksu postępowania cywilnego: wysokość kosztów sądowych, zasady zwrotu utraconego zarobku lub dochodu oraz kosztów stawiennictwa strony w sądzie, a także wynagrodzenie adwokata, radcy prawnego i rzecznika patentowego regulują odrębne przepisy.

Jak wynika z powyższych przepisów, koszty procesu (w tym zastępstwa procesowego) mają charakter zwrotu wydatków poniesionych przez powoda.

Mając, zatem na uwadze zwrotny charakter kosztów procesu należy uznać, że zwrot ten nie rodzi obowiązku podatkowego w świetle przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, o ile kwota zasądzona tytułem zwrotu kosztów postępowania nie przewyższała faktycznie poniesionych przez powoda wydatków.

Wynika to z tego, że koszty te w pierwszej kolejności zostały sfinansowane z własnych środków powoda, a następnie na podstawie ugody zostały mu zwrócone. W takim wypadku kwota ta stanowi jedynie zwrot poniesionych wcześniej nakładów - nie jest, więc dochodem podlegającym opodatkowaniu. Dla celów podatkowych otrzymana kwota tytułem zwrotu kosztów postępowania sądowego jest obojętna podatkowo.

Skoro w przedmiotowej sprawie mamy do czynienia ze zwrotem przez bank poniesionych przez klienta kosztów postępowania sądowego, to należy uznać, że zwrot ten (do wysokości poniesionych przez klienta wydatków) nie będzie stanowił dla klienta przychodu.

W konsekwencji, skoro w związku z dokonywaniem zwrotów kosztów procesu po stronie klienta nie powstaje przychód w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym, to również nie są Państwo zobowiązani do sporządzenia informacji o wysokości przychodów, o której mowa w art. 42a ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Państwa stanowisko w powyższym zakresie również należało uznać za prawidłowe. 

Należy zatem pamiętać, że jeżeli wydatki związane z postępowaniem sądowym zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodu, to ich zasądzony zwrot będzie przychodem z działalności.