Elektroniczne zwolnienie lekarskie (e-ZLA) to podstawa do wypłaty świadczeń chorobowych. Zdarza się jednak, że dokument ten zawiera błędy, co prowadzi do jego unieważnienia. Takie anulowanie zwolnienia lekarskiego stawia pracodawcę w złożonej sytuacji, która wymaga natychmiastowej reakcji w obszarze kadr, płac i rozliczeń z ZUS. Wyjaśniamy, jakie kroki należy podjąć w takiej sytuacji.
Kto podlega ubezpieczeniu chorobowemu?
Obowiązkowym ubezpieczeniem chorobowym objęte są następujące osoby:
członek rolniczej spółdzielni produkcyjnej,
członek spółdzielni kółek rolniczych,
osoba odbywająca służbę zastępczą,
małżonek Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej.
Dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym objęte mogą być osoby, takie jak:
wykonujące pracę nakładczą;
wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług bądź współpracujące z osobą, która wykonuje taką umowę;
nianie zatrudnione na podstawie umowy uaktywniającej;
prowadzące pozarolniczą działalność i osoby współpracujące z osobą, która prowadzi taką działalność;
współpracujące z osobą korzystającą z „Ulgi na start”;
wykonujące odpłatnie pracę na podstawie skierowania do pracy w czasie odbywania kary pozbawienia wolności lub tymczasowego aresztowania;
duchowni;
doktoranci.
Wynagrodzenie za czas choroby a zasiłek chorobowy
Pracownik do 50. roku życia ma prawo do wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy przez 33 dni w ciągu roku kalendarzowego w następującej wysokości:
80% wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną, chyba że obowiązujące u danego pracodawcy przepisy prawa pracy przewidują wyższe wynagrodzenie z tego tytułu,
100% wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy w związku z wypadkiem w drodze do pracy lub z pracy albo choroby przypadającej w czasie ciąży,
100% wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy w związku z poddaniem się niezbędnym badaniom lekarskim przewidzianym dla kandydatów na dawców komórek, tkanek i narządów oraz poddania się zabiegowi pobrania komórek, tkanek i narządów.
Pracownik, który ukończył 50. rok życia, ma prawo do wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy przez 14 w ciągu roku kalendarzowego w następującej wysokości:
80% wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną, chyba że obowiązujące u danego pracodawcy przepisy prawa pracy przewidują wyższe wynagrodzenie z tego tytułu,
100% wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy w związku z wypadkiem w drodze do pracy lub z pracy albo choroby przypadającej w czasie ciąży,
100% wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy w związku z poddaniem się niezbędnym badaniom lekarskim przewidzianym dla kandydatów na dawców komórek, tkanek i narządów oraz poddania się zabiegowi pobrania komórek, tkanek i narządów.
Regulacje odnoszące się do pracownika w wieku 50 lat dotyczą niezdolności do pracy przypadającej po roku kalendarzowym, w którym ukończył 50. rok życia.
Zasiłek chorobowy przysługuje przez okres trwania niezdolności do pracy, nie dłużej niż przez 182 dni. Jeżeli niezdolność do pracy jest spowodowana gruźlicą lub przypada w trakcie ciąży, okres ten wynosi 270 dni. Za okres niezdolności do pracy przypadający po ustaniu ubezpieczenia zasiłek chorobowy przysługuje nie dłużej niż przez 91 dni, jednak nie dotyczy to niezdolności do pracy powstałej wskutek poddania się niezbędnym badaniom lekarskim przewidzianym dla kandydatów na dawców komórek, tkanek i narządów oraz zabiegowi pobrania komórek, tkanek i narządów, oraz niezdolności spowodowanej gruźlicą lub występującej w trakcie ciąży.
Wypłata zasiłku chorobowego
Zakład Ubezpieczeń Społecznych wypłaca zasiłki ubezpieczonym, jeżeli ich płatnicy składek zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego nie więcej niż 20 ubezpieczonych.
O tym, kogo obciąża obowiązek wypłaty zasiłków w kolejnym roku kalendarzowym, decyduje liczba ubezpieczonych zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego na 30 listopada każdego roku.
Po przekroczeniu wskazanego limitu wypłata zasiłku należy do obowiązków pracodawcy.
Dokument potwierdzający wypłatę świadczeń z tytułu choroby
Świadczenia przysługujące za czas choroby mogą być wypłacone po wystawieniu zwolnienia lekarskiego, które może mieć formę:
dokumentu elektronicznego (e–ZLA);
wydruku zaświadczenia wystawionego elektronicznie (wydruk e–ZLA);
formularza wydrukowanego z systemu teleinformatycznego, gdy wystawienie zwolnienia lekarskiego e-ZLA nie jest możliwe.
Od 1 grudnia 2018 roku lekarze wystawiają wyłącznie zwolnienia lekarskie w formie elektronicznej. Lekarz przekazuje zaświadczenie lekarskie elektronicznie do ZUS po jego podpisaniu za pomocą certyfikatu z ZUS, kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub podpisu zaufanego (PZ ePUAP).
Zaświadczenie lekarskie jest wydawane w trybie alternatywnym, gdy wystawienie e-ZLA nie jest możliwe. W takich sytuacjach lekarz korzysta z wcześniej wydrukowanych formularzy z systemu teleinformatycznego zaopatrzonych w unikatowy identyfikator i zarejestrowanych w systemie. Możliwe jest wystawienie zwolnienia na druku niesformalizowanym, które zawiera wymagane przepisami dane oraz jest opatrzone pieczęcią imienną lekarza i jego podpisem.
Anulowanie zwolnienia lekarskiego
Ustalenie prawa do świadczeń i jego wypłata może nastąpić na podstawie poprawnie wystawionego e-ZLA. Może zdarzyć się wystąpienie błędu przy wystawianiu zaświadczenia i wówczas stwierdzana jest jego nieważność.
Błędne e-ZLA lekarz unieważnia w ciągu 3 dni roboczych od wykrycia pomyłki lub zgłoszenia błędu. Musi on wtedy przekazać do ZUS informację o anulowaniu zaświadczenia albo wysłać nową, poprawioną wersję dokumentu wraz z zawiadomieniem o korekcie. ZUS udostępnia te dane na profilu płatnika na PUE ZUS najpóźniej następnego dnia po ich otrzymaniu.
Jeśli błąd w zaświadczeniu lekarskim wpływa na prawo do zasiłku lub jego wymiar, konieczne jest wydanie decyzji o odmowie świadczenia lub korekcie jego kwoty. ZUS wydaje ją z urzędu, o ile sam realizuje wypłaty. Jeżeli natomiast za świadczenie odpowiada płatnik składek, rozstrzygnięcie dotyczące uprawnień zasiłkowych zapada na wniosek ubezpieczonego lub płatnika.
Wystąpienie błędu w zaświadczeniu lekarskim wystawionym w trybie alternatywnym wymaga, aby lekarz poinformował ubezpieczonego o stwierdzeniu nieważności tego zaświadczenia lekarskiego i przekazał nowe zaświadczenie lekarskie wystawione w trybie alternatywnym. Lekarz przesyła informację o stwierdzeniu nieważności formularza zaświadczenia lekarskiego w systemie teleinformatycznym ZUS.
Lekarz orzecznik ZUS, prowadząc kontrolę, może określić wcześniejszą datę ustania niezdolności do pracy orzeczonej na podstawie e-ZLA. W takiej sytuacji wystawia zaświadczenie lekarskie e-ZLA/K. Takie zaświadczenie oznacza brak przeciwwskazań do pracy na dotychczasowym stanowisku. Lekarz orzecznik ZUS może wydać je w formie dokumentu elektronicznego podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym, profilem zaufanym ePUAP lub z wykorzystaniem certyfikatu z ZUS i udostępnia na profilu płatnika na PUE ZUS. Jeżeli ubezpieczony nie ma założonego profilu, otrzyma wydruk zaświadczenia lekarskiego e-ZLA/K i musi dostarczyć go płatnikowi składek.
Obowiązki pracodawcy po otrzymaniu informacji o anulowaniu zwolnienia lekarskiego pracownika
Pracodawca, który otrzymał informację o anulowaniu zwolnienia lekarskiego, powinien pamiętać o:
wstrzymaniu lub korekcie wypłaty wynagrodzenia lub zasiłku z tytułu choroby;
wznowieniu naliczania składek;
zaktualizowaniu dokumentacji pracowniczej,
dopuszczeniu pracownika do pracy.
Dopuszczenie pracownika do pracy
Powrót pracownika do pracy może nastąpić, jeśli po anulowaniu zwolnienia nie został wydany inny dokument stwierdzający jego niezdolność do pracy. Pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy, jeśli na podstawie zaświadczenia lekarskiego została stwierdzona jego niezdolność do pracy, a jeśli to zrobi, może to być niezgodne z prawem. Dodatkowo zgodnie z art. 229 § 2 Ustawy z 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy: w przypadku niezdolności do pracy trwającej dłużej niż 30 dni, spowodowanej chorobą, pracownik podlega ponadto kontrolnym badaniom lekarskim w celu ustalenia zdolności do wykonywania pracy na dotychczasowym stanowisku.
Korekta dokumentacji kadrowej
Ponadto pracodawca w sferze kadrowej powinien odpowiednio odnotować w dokumentacji dni, kiedy pracownik powinien przyjść do pracy, a miał wystawione zwolnienie, które zostało anulowane. Najczęściej rodzi to konsekwencje w postaci nieusprawiedliwionych nieobecności.
Przykład 1.
Pan Joachim udał się do lekarza, który omyłkowo wystawił mu zwolnienie na 5 dni. 4 dnia zwolnienia lekarz zorientował się w pomyłce i doszło do anulowania zwolnienia. Co w tej sytuacji powinien zrobić pracodawca? Pracodawca powinien skorygować dokumenty, wstrzymać wypłatę świadczenia chorobowego, dodatkowo poprawić dokumentację pracowniczą. Jeśli Pan Joachim nie stawił się w pracy, będzie miał odnotowaną nieusprawiedliwioną nieobecność.
Obowiązek wznowienia naliczenia składek
Na czas choroby nie trzeba opłacać składek ubezpieczeniowych. Gdy dojdzie do anulowania zwolnienia, pracodawca musi pamiętać o ponownym wyliczaniu składek na ubezpieczenia społeczne pracownika.
Korekta dokumentacji ZUS
Zwolnienie lekarskie pracownika należy wykazać w raporcie imiennym ZUS RSA załączonym do deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA. Pracodawca w przypadku anulowania zwolnienia powinien skorygować dokumentację. Anulowanie zwolnienia będzie wymagało korekty ZUS RCA i ZUS RSA.
Wstrzymanie lub skorygowanie wypłaty świadczeń
Wraz z anulowaniem zwolnienia może zaistnieć konieczność wstrzymania wypłaty świadczenia z tytułu choroby lub ich skorygowania.
Podsumowanie
Podsumowując, pracodawca musi zostać powiadomiony o anulowaniu zwolnienia. Po otrzymaniu takiej wiadomości powinien skorygować dokumentację, zaktualizować dokumenty kadrowe, dopuścić pracownika do pracy i wstrzymać lub dokonać korekty wypłaconych świadczeń.
