Krajowy System e-Faktur (KSeF) zmienia zasady wystawiania dokumentów księgowych, w tym również tych generowanych poza systemem – w tzw. trybie offline. W przypadku wystąpienia awarii, niedostępności systemu lub braku dostępu do internetu przepisy dopuszczają sporządzenie faktury bez natychmiastowego połączenia z KSeF, nakładając jednocześnie obowiązek, by na fakturze offline zostały umieszczone specjalne kody QR. Niniejszy artykuł precyzyjnie wyjaśnia, jakie są konsekwencje braku tych kodów oraz jakie zasady fakturowania w trybie offline należy bezwzględnie stosować.
Czym jest KSeF i jakie są terminy wdrożenia?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralny system teleinformatyczny prowadzony przez administrację skarbową, służący do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych w jednolitym formacie.
Celem systemu jest automatyzacja obiegu dokumentów i uszczelnienie systemu VAT. System obejmuje przede wszystkim transakcje B2B, w tym transakcje krajowe zwolnione z VAT oraz faktury międzynarodowe (sprzedaż).
Etapy obowiązkowego stosowania KSeF z poziomu faktur sprzedaży:
- Od 1 lutego 2026 roku – dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (razem z VAT) w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł.
- Od 1 kwietnia 2026 roku – dla pozostałych przedsiębiorców.
- Od 1 stycznia 2027 roku – dla najmniejszych podatników, u których sprzedaż dokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł miesięcznie.
Tryby wystawiania faktur w KSeF
W KSeF funkcjonują dwa tryby wystawiania faktur.
Tryb ONLINE – jest to tryb, w którym faktura jest wystawiana w czasie rzeczywistym w KSeF, a plik XML przesyłany jest w dniu wskazanym przez podatnika w polu P_1 faktury. Zapewnia natychmiastową weryfikację i nadanie numeru KSeF.
Tryb OFFLINE – stosowany jest, gdy przesłanie faktury do KSeF w danym momencie nie jest możliwe. Faktura jest wystawiana poza systemem i dosyłana w ustawowym terminie. Tryb offline obejmuje kilka procedur:
- offline24 – stosowany np. w przypadku problemów z dostępem do internetu (art. 106nda ustawy o VAT),
- offline – niedostępność KSeF – stosowany w czasie prac serwisowych (art. 106nh ustawy o VAT),
- tryb awaryjny – stosowany w przypadku ogłoszonej awarii systemu (art. 106nf ustawy o VAT).
Jakie kody QR na fakturze offline są wymagane?
Kody QR na fakturze offline stanowią kluczowy element bezpieczeństwa i weryfikacji w przypadku braku możliwości połączenia z systemem KSeF. Są to graficzne kody, które muszą być umieszczone na fakturach wystawionych poza systemem w celu spełnienia wymogów prawnych. Na fakturze wystawionej w trybie offline udostępnianej nabywcy poza KSeF (przed przesłaniem faktury do KSeF) należy umieścić dwa kody QR.
Pierwszy z napisem „OFFLINE” umożliwia weryfikację podstawowych danych faktury w KSeF. Po zeskanowaniu kodu będą zawarte takie dane jak:
- adres zasobu oprogramowania interfejsowego,
- data wystawienia faktury z pola P_1,
- identyfikator NIP sprzedawcy,
- wyróżnik faktury.
Drugi z napisem „CERTYFIKAT” potwierdza autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury. Po zeskanowaniu kodu będą zawarte takie dane jak:
- adres zasobu oprogramowania interfejsowego;
- typ identyfikatora kontekstu i jego wartość;
- identyfikator NIP sprzedawcy;
- identyfikator certyfikatu KSeF;
- wyróżnik faktury;
- składniki, o których mowa wyżej, opatrzone certyfikatem KSeF.
Aby odbiorca mógł faktycznie zapoznać się z fakturą i ująć ją w księgach, konieczne jest przekazanie jej w ustalony sposób – tj. bezpośrednio poprzez KSeF albo w formie wizualizacji (zawierającej kody QR) przesłanej w pliku PDF drogą mailową. Kod QR należy więc traktować wyłącznie jako narzędzie wspierające, które pełni funkcję pomocniczą i weryfikacyjną, a nie jako samodzielny nośnik faktury.
Konsekwencje braku kodów QR na fakturze offline
Brak wymaganych kodów QR na fakturach offline może prowadzić do poważnych konsekwencji finansowych. Od 1 stycznia 2027 roku, na podstawie art. 106ni ustawy o VAT, naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć decyzją karę pieniężną:
- do 100% kwoty VAT wykazanego na fakturze;
- do 18,7% wartości należności ogółem, jeśli faktura nie wykazuje VAT.
Nałożoną karę pieniężną należy zapłacić samodzielnie, bez czekania na wezwanie naczelnika urzędu skarbowego, na rachunek bankowy właściwego urzędu w ciągu 14 dni od doręczenia decyzji.
Jednak do końca 2026 roku ustawodawca przewidział okres przejściowy. Do tego czasu nie będą wszczynane postępowania karne za błędne stosowanie procedur offline (art. 106ni ust. 4 ustawy).
Przykład 1.
Pani Oliwia 15 lipca 2026 roku wystawiła fakturę w trybie offline podczas awarii systemu, ale nie zamieściła kodów QR. Czy poniesie z tego tytułu konsekwencje?
Nie, pani Oliwia nie poniesie żadnych konsekwencji, ponieważ do końca 2026 roku obowiązuje okres przejściowy. Daje on przedsiębiorcom czas na dostosowanie procedur i systemów do nowych wymogów KSeF.
Przykład 2.
Spółka z o.o. 2 stycznia 2027 roku wystawiła fakturę VAT w trybie offline24 z powodu braku internetu, ale nie umieściła kodów QR i nie przesłała faktury do KSeF w wymaganym terminie. Czy w tej sytuacji grożą jej sankcje?
Tak. Ponieważ nabywca nie może zweryfikować faktury w systemie KSeF, naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć karę wynoszącą nawet do 100% kwoty VAT wykazanej na tej fakturze.
Integracja z KSeF w systemie wFirma.pl
Przejście na KSeF jest procesem, który wymaga dostosowania narzędzi księgowych. System wFirma.pl oferuje wygodną integrację z Krajowym Systemem e-Faktur bez dodatkowych opłat. Aby umożliwić komunikację z KSeF, niezbędna jest aktywacja dedykowanej integracji. Po jej włączeniu system zyskuje zdolność do automatycznego przesyłania faktur sprzedaży oraz pobierania dokumentów kosztowych i przychodowych. Integrację uruchamia się, wybierając: PRZYCHODY » KSEF » KONFIGURACJA INTEGRACJI.
