Poradnik Przedsiębiorcy

Kontrola z ZUS, jak wygląda i jak się do niej przygotować?

Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność może się spotkać nie tylko z kontrolą skarbową odnoszącą się do zagadnień podatkowych, ale również i z kontrolą ze strony Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Kontrola z ZUS za swoje zadanie przyjęła ocenę rzetelności i prawidłowości wywiązywania się z zadań i obowiązków w zakresie ubezpieczeń społecznych przez płatników składek.

Szczegółowej kontroli może podlegać:

  • już samo zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych;

  • prawidłowość i rzetelność obliczania, potrącania i opłacania składek przed przedsiębiorcę będącego u płatnikiem;

  • ustalanie uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych i wypłacanie tych świadczeń oraz dokonywanie rozliczeń z tego tytułu;

  • prawidłowość i terminowość opracowywania wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe;

  • wystawianie zaświadczeń lub zgłaszanie danych dla celów ubezpieczeń społecznych - również bieżąca aktualizacja danych;

  • dokonywanie oględzin składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek.

Rozpoczęcie kontroli

Kontrola z ZUS rozpoczyna się od doręczenia zawiadomienia o samym zamiarze wszczęcia kontroli. Po doręczeniu informacji o planowanej kontroli ZUS może ją rozpocząć najwcześniej po upływie 7 dni jednak nie później niż po upływie 30 dni. Jeżeli Inspektorzy nie pojawią się w wyznaczonym terminie aby rozpocząć kontrolę mają obowiązek ponownego zawiadomienia i dotrzymania ustawowych terminów.

Z zawiadomienia powinno wynikać przede wszystkim jaki jest zakres kontroli, przewidywany czas jej trwania oraz kim są kontrolujący i kogo kontrolują

Zapewnienie warunków kontrolującym

Kontroli dokonują Inspektorzy oddelegowani przez ZUS lub pracownicy ZUS nie będący Inspektorami pod warunkiem, posiadania upoważnienia. Kontrolujących przedsiębiorca może przyjąć w miejscu prowadzenia działalności lub może on wyrazić zgodę (w formie pisemnej) na dokonywanie kontroli w siedzibie  ZUS.

Podczas dokonywania czynności kontrolnych Inspektorzy mają możliwość przesłuchiwania świadków np. byłych pracowników. W tym zakresie czynności odbywają się zwykle w jednostce ZUS.

Przedsiębiorca jako płatnik składek ma obowiązek na prośbę kontrolujących:

  • udostępnić wszelkie dokumenty i inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli (książkę kontroli, upoważnienia, protokoły kontroli, pozostałą dokumentację),

  • udostępnić do oględzin składniki majątku,

  • sporządzić i wydać kopie dokumentów związanych z zakresem kontroli,

  • zapewnić niezbędne warunki do przeprowadzenia czynności kontrolnych,

  • udzielać wyjaśnień w zagadnieniach dotyczących zakresu kontroli,

  • przedstawić tłumaczenia dokumentacji sporządzonej w języku obcym na język polski..

Obowiązek przechowywania dokumentacji

Kontrola z ZUS dotyczy zwykle okresu nie dalej niż poprzednich 5 lat. Przedsiębiorca powinien więc pamiętać o przechowywaniu dokumentacji związanej z rozliczaniami z ZUS oraz poszczególnymi pracownikami. Dokumenty takie jak deklaracje ZUS DRA oraz miesięczne raporty jak ZUS RCA, ZUS RZA, ZUS RSA należy przechowywać przez okres co najmniej 5 lat. Natomiast dokumentację pracowniczą przechowuje się przez okres 50 lat od dnia zakończenia pracy danego pracownika. Dokumentacja ta to m.in. listy płac, karty wynagrodzeń czy umowy zleceń od których odprowadzane były składki ubezpieczeń. Warto również przechowywać dokumenty płatnicze jakie potwierdzą opłacanie składek ZUS. Mogą być to m.in. potwierdzenia przelewów, wyciągi bankowe czy inne potwierdzenia wpłat.

Ile może trwać kontrola z ZUS

Czas trwania kontroli zależy od wielkości badanego przedsiębiorstwa. W danym roku kontrola z ZUS przedsiębiorcy jako płatnika składek nie powinna przekroczyć terminów:

  • 12 dni roboczych u mikroprzedsiębiorców,

  • 18 dni roboczych u małych przedsiębiorców,

  • 24 dni roboczych u średnich przedsiębiorców,

  • 48 dni roboczych u pozostałych przedsiębiorców.

Ustalenie wyników kontroli

Kontrola z ZUS dobiegając końca wymaga sporządzenia protokołu kontrolnego określającego oprócz danych płatnika i jednostki kontrolującej:

  • zakres kontroli,

  • czas trwania czynności kontrolnych,

  • opis ustaleń z kontroli z podaniem podstaw prawnych,

  • przedstawienie dowodów,

  • pouczenie o prawie złożenia zastrzeżeń,

  • pieczęć i podpis inspektora/inspektorów kontroli ZUS,

  • informacje o wpisie do książki kontroli.

Protokół sporządzany jest w dwóch egzemplarzach z czego jeden otrzymuje poddany kontroli przedsiębiorca. Dzień otrzymania przez niego protokołu uważa się za dzień zamknięcia kontroli.