Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność może się spotkać nie tylko z kontrolą skarbową odnoszącą się do zagadnień podatkowych, ale również i z kontrolą ze strony Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Kontrola z ZUS za swoje zadanie przyjęła ocenę rzetelności i prawidłowości wywiązywania się z zadań i obowiązków w zakresie ubezpieczeń społecznych przez płatników składek.
Szczegółowej kontroli może podlegać:
już samo zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych;
prawidłowość i rzetelność obliczania, potrącania i opłacania składek przed przedsiębiorcę będącego u płatnikiem;
ustalanie uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych i wypłacanie tych świadczeń oraz dokonywanie rozliczeń z tego tytułu;
prawidłowość i terminowość opracowywania wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe;
wystawianie zaświadczeń lub zgłaszanie danych dla celów ubezpieczeń społecznych - również bieżąca aktualizacja danych;
dokonywanie oględzin składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek.
Rozpoczęcie kontroli
Kontrola z ZUS rozpoczyna się od doręczenia zawiadomienia o samym zamiarze wszczęcia kontroli. Po doręczeniu informacji o planowanej kontroli ZUS może ją rozpocząć najwcześniej po upływie 7 dni jednak nie później niż po upływie 30 dni. Jeżeli Inspektorzy nie pojawią się w wyznaczonym terminie aby rozpocząć kontrolę mają obowiązek ponownego zawiadomienia i dotrzymania ustawowych terminów.
Z zawiadomienia powinno wynikać przede wszystkim jaki jest zakres kontroli, przewidywany czas jej trwania oraz kim są kontrolujący i kogo kontrolują
Zapewnienie warunków kontrolującym
Kontroli dokonują Inspektorzy oddelegowani przez ZUS lub pracownicy ZUS nie będący Inspektorami pod warunkiem, posiadania upoważnienia. Kontrolujących przedsiębiorca może przyjąć w miejscu prowadzenia działalności lub może on wyrazić zgodę (w formie pisemnej) na dokonywanie kontroli w siedzibie ZUS.
Podczas dokonywania czynności kontrolnych Inspektorzy mają możliwość przesłuchiwania świadków np. byłych pracowników. W tym zakresie czynności odbywają się zwykle w jednostce ZUS.
Przedsiębiorca jako płatnik składek ma obowiązek na prośbę kontrolujących:
udostępnić wszelkie dokumenty i inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli (książkę kontroli, upoważnienia, protokoły kontroli, pozostałą dokumentację),
udostępnić do oględzin składniki majątku,
sporządzić i wydać kopie dokumentów związanych z zakresem kontroli,
zapewnić niezbędne warunki do przeprowadzenia czynności kontrolnych,
udzielać wyjaśnień w zagadnieniach dotyczących zakresu kontroli,
przedstawić tłumaczenia dokumentacji sporządzonej w języku obcym na język polski..
Obowiązek przechowywania dokumentacji
Kontrola z ZUS dotyczy zwykle okresu nie dalej niż poprzednich 5 lat. Przedsiębiorca powinien więc pamiętać o przechowywaniu dokumentacji związanej z rozliczaniami z ZUS oraz poszczególnymi pracownikami. Dokumenty takie jak deklaracje ZUS DRA oraz miesięczne raporty jak ZUS RCA, ZUS RZA, ZUS RSA należy przechowywać przez okres co najmniej 5 lat. Natomiast dokumentację pracowniczą przechowuje się przez okres 50 lat od dnia zakończenia pracy danego pracownika. Dokumentacja ta to m.in. listy płac, karty wynagrodzeń czy umowy zleceń od których odprowadzane były składki ubezpieczeń. Warto również przechowywać dokumenty płatnicze jakie potwierdzą opłacanie składek ZUS. Mogą być to m.in. potwierdzenia przelewów, wyciągi bankowe czy inne potwierdzenia wpłat.
Ile może trwać kontrola z ZUS
Czas trwania kontroli zależy od wielkości badanego przedsiębiorstwa. W danym roku kontrola z ZUS przedsiębiorcy jako płatnika składek nie powinna przekroczyć terminów:
12 dni roboczych u mikroprzedsiębiorców,
18 dni roboczych u małych przedsiębiorców,
24 dni roboczych u średnich przedsiębiorców,
48 dni roboczych u pozostałych przedsiębiorców.
Ustalenie wyników kontroli
Kontrola z ZUS dobiegając końca wymaga sporządzenia protokołu kontrolnego określającego oprócz danych płatnika i jednostki kontrolującej:
zakres kontroli,
czas trwania czynności kontrolnych,
opis ustaleń z kontroli z podaniem podstaw prawnych,
pouczenie o prawie złożenia zastrzeżeń,
pieczęć i podpis inspektora/inspektorów kontroli ZUS,
informacje o wpisie do książki kontroli.
Protokół sporządzany jest w dwóch egzemplarzach z czego jeden otrzymuje poddany kontroli przedsiębiorca. Dzień otrzymania przez niego protokołu uważa się za dzień zamknięcia kontroli.
Odwołanie do wyników kontroli
Przedsiębiorca, który nie zgadza się z wynikiem kontroli przedstawionym w protokole ma możliwość wyrażenia swoich zastrzeżeń. Termin na zgłoszenie sprzeciwu w formie pisemnej upływa 14-ego dnia od daty otrzymania protokołu. Inspektor z ZUS ma obowiązek rozpatrzyć zgłoszony sprzeciw oraz podjąć czynności wyjaśniające. O tym jakie będą to czynności informuje przedsiębiorcę na piśmie.
Termin złożenia korekt
W ciągu 30 dni od daty otrzymania protokołu przedsiębiorca, który zgadza się z wynikiem kontroli ma obowiązek złożyć dokumenty korygujące lub te, w zakresie których wykazano braki.
W przypadku gdy przedsiębiorca nie wywiąże się z obowiązków korekt narzuconych przez inspektora ZUS, ten w terminie jednego lub dwóch miesięcy wydaje decyzję. Po jej uprawomocnieniu przedsiębiorca jest zobowiązany dokonać stosownych korekt w terminie kolejnych 30 dni.
Płatnicy składek, którzy prowadzą działalność jednoosobową i odprowadzają składki wyłącznie na własne ubezpieczenia zwykle są “bezpieczni”. Co do zasady ZUS nie wszczyna bowiem wobec nich postępowania kontrolnego ponieważ sprawy wyjaśniane są na bieżąco. Jednak już przedsiębiorcy zatrudniający pracowników muszą być przygotowani, że ZUS może ich objąć kontrolą. Dlatego też tak ważne jest chociażby przechowywanie stosownych dokumentów, które mogą przedsiębiorcy pomóc w wyjaśnianiu spraw rozliczeń z ZUS.
