0 0
dni
0 0
godz
0 0
min
0 0
sek

Jak przebiega kontrola ZUS?

Nasz ekspert:
Artykuły autora

Wielkość tekstu:

Kontrola ZUS-u to jeden z rodzajów kontroli, które mogą zdarzyć się w każdej w firmie. Jak przebiega taka kontrola, czego dotyczy, a wreszcie jakie dokumenty należy udostępnić w jej toku kontrolującym? Jak przebiega kontrola ZUS - wszystkie te kwestie omawiamy w treści niniejszego wpisu. 

Kontrola ZUS-u – czego dotyczy?

ZUS może prowadzić kontrolę u płatnika składek. W imieniu ZUS-u kontrolę przeprowadzają zatrudnieni przez niego inspektorzy. 

Zakres kontroli obejmuje wykonywanie zadań i obowiązków w zakresie ubezpieczeń społecznych przez płatników składek, a w szczególności:

  1. zgłaszania do ubezpieczeń społecznych;
  2. prawidłowości i rzetelności obliczania, potrącania i opłacania składek oraz innych składek i wpłat, do których pobierania zobowiązany jest ZUS;
  3. ustalania uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych i wypłacanie tych świadczeń oraz dokonywanie rozliczeń z tego tytułu;
  4. prawidłowości i terminowości opracowywania wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe;
  5. wystawiania zaświadczeń lub zgłaszania danych dla celów ubezpieczeń społecznych;
  6. dokonywanie oględzin składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek;
  7. prawidłowości i rzetelność danych, informacji i oświadczeń przekazanych przez płatnika składek we wniosku o wakacje składkowe.

Materiały, jakie należy udostępnić kontrolującemu

Inspektor prowadzący kontrolę z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w jej trakcie ma prawo do:

  • badania wszelkich ksiąg, dokumentów finansowo-księgowych i osobowych oraz innych nośników informacji związanych z zakresem kontroli;
  • dokonywania oględzin i spisu składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek;
  • zabezpieczania zebranych dowodów;
  • żądania udzielania informacji przez płatnika składek i ubezpieczonego;
  • legitymowania osób w celu ustalenia ich tożsamości, jeśli jest to niezbędne dla potrzeb kontroli;
  • wzywania i przesłuchiwania świadków;
  • wzywania i przesłuchiwania płatnika składek i ubezpieczonego, jeżeli z powodu braku lub po wyczerpaniu innych środków dowodowych pozostały niewyjaśnione okoliczności mające znaczenie dla postępowania kontrolnego.

Wśród dokumentów, które płatnik powinien udostepnić, należy wymienić m.in.:

  • książkę kontroli,
  • upoważnienia, 
  • protokoły kontroli,
  • pozostałą dokumentację.

Inspektor przeprowadzający kontrolę korzysta także z informacji zawartych na kontach ubezpieczonych i na kontach płatników składek.

Z powyższego wynika, że płatnik obowiązany jest udostępnić kontrolującemu wszelkie dokumenty, jakie są związane z kontrolą. Jeśli kontrola ma z tym związek, jako materiał dowodowy mogą być traktowane także oględziny majątku. Skoro inspektor ma prawo wzywania i przesłuchiwania świadków, może żądać umożliwienia przesłuchania pracowników czy innych osób.

Jeśli chodzi o materiały w formie dokumentów mających związek z zakresem kontroli, to w przypadku, kiedy płatnik powierzył prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniami społecznymi innemu podmiotowi, który jednocześnie przechowuje te dokumenty, powinien przedłożyć te dokumenty inspektorowi prowadzącemu kontrolę. Dopuszczalna jest też kontrola tych dokumentów u przechowującego je podmiotu.

Należy wskazać na wyrok Sądu Apelacyjnego we Wrocławiu z 10 kwietnia 2012 roku (sygn. III AUa 33/12), w którym zauważono, że: „Płatnik składek ma udostępnić wszelkie księgi, dokumenty i inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli, które są przechowywane u płatnika oraz u osób trzecich w związku z powierzeniem tym osobom niektórych czynności na podstawie odrębnych umów”.

Płatnicy powinni wiedzieć, że kontrolujący ich inspektorzy mogą domagać się sporządzenia kopii dokumentacji, a gdyby dokumentacja była prowadzona w obcym języku, także jej tłumaczenia na język polski. Tłumaczenie nie musi w tej sytuacji być sporządzone przez tłumacza przysięgłego.

Wszczęcie kontroli ZUS-u

Kontrola zostaje wszczęta po okazaniu przez Inspektora ZUS-u legitymacji służbowej i po doręczeniu upoważnienia do przeprowadzenia kontroli. 

W upoważnieniu powinno się znaleźć co najmniej: wskazanie podstawy prawnej, oznaczenie jednostki organizacyjnej ZUS-u, data i miejsce wystawienia, imię i nazwisko inspektora kontroli oraz numer jego legitymacji służbowej, oznaczenie kontrolowanego płatnika składek, wskazanie daty rozpoczęcia kontroli i przewidywanego terminu jej zakończenia, zakres przedmiotowy kontroli, podpis osoby udzielającej upoważnienia z podaniem zajmowanego stanowiska lub funkcji oraz pouczenie o prawach i obowiązkach kontrolowanego płatnika składek.

Datą wszczęcia kontroli jest dzień doręczenia kontrolowanemu płatnikowi składek upoważnienia do przeprowadzenia kontroli. Kontrola może być wszczęta po okazaniu legitymacji i upoważnienia osobie upoważnionej do reprezentowania lub prowadzenia spraw płatnika składek, gdy płatnik jest nieobecny. Płatnik składek, a także osoba przez niego wskazana mają prawo uczestniczyć w czynnościach kontrolnych.

Maksymalny okres kontroli

Przepisy określają maksymalne okresy kontroli płatnika przez ZUS:

  1. u płatnika, który nie jest przedsiębiorcą, kontrola nie powinna trwać dłużej niż miesiąc, chyba że trzeba pozyskać dowody ze źródeł osobowych, opinię z innych instytucji, wówczas termin ten nie powinien przekroczyć okresu dłuższego niż 2 miesiące;
  2. u płatnika, który jest przedsiębiorcą, w 1 roku kalendarzowym kontrola nie może przekraczać 12 dni roboczych, jeśli jest on mikroprzedsiębiorcą, czyli takim przedsiębiorcą, który w co najmniej 1 roku z 2 ostatnich lat obrotowych spełniał łącznie następujące warunki:
    • zatrudniał średniorocznie mniej niż 10 pracowników,
    • osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz z operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w zł 2 milionów euro, lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec 1 z tych lat nie przekroczyły równowartości w zł 2 milionów euro;
  3. u płatnika, który jest przedsiębiorcą, w 1 roku kalendarzowym kontrola nie może przekraczać 18 dni roboczych, jeśli jest on małym przedsiębiorcą, czyli takim przedsiębiorcą, który w co najmniej 1 roku z 2 ostatnich lat obrotowych spełniał łącznie następujące warunki:
    • zatrudniał średniorocznie mniej niż 50 pracowników,
    • osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz z operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w zł 10 milionów euro, lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec 1 z tych lat nie przekroczyły równowartości w zł 10 milionów euro,
    • nie jest mikroprzedsiębiorcą;
  4. u płatnika, który jest przedsiębiorcą, w 1 roku kalendarzowym kontrola nie może przekraczać 24 dni roboczych, jeśli jest on średnim przedsiębiorcą, czyli takim przedsiębiorcą, który w co najmniej 1 roku z 2 ostatnich lat obrotowych spełniał łącznie następujące warunki:
    • zatrudniał średniorocznie mniej niż 250 pracowników,
    • osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz z operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w zł 50 milionów euro, lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec 1 z tych lat nie przekroczyły równowartości w zł 43 milionów euro,
    •  nie jest mikroprzedsiębiorcą ani małym przedsiębiorcą;
  5. u płatnika, który jest przedsiębiorcą, w 1 roku kalendarzowym kontrola nie może przekraczać 48 dni roboczych, jeśli jest on innym przedsiębiorcą niż wymienieni wcześniej.

Protokół kontroli 

Inspektor po przeprowadzeniu kontroli zawiera ustalenia z niej w protokole, który ma następujące elementy: 

  • oznaczenie terytorialnej jednostki organizacyjnej ZUS-u;
  • oznaczenie kontrolowanego płatnika składek;
  • oznaczenie inspektorów kontroli ZUS-u wykonujących kontrolę;
  • określenie zakresu kontroli;
  • czas trwania kontroli z określeniem daty wszczęcia i zakończenia kontroli oraz z wymienieniem dni przerwy w kontroli;
  • opis dokonanych ustaleń z podaniem podstaw prawnych;
  • przedstawienie dowodów;
  • pouczenie o prawie złożenia zastrzeżeń;
  • podpis inspektora kontroli ZUS-u z podaniem imienia i nazwiska;
  • informacje o wpisie do książki kontroli.

Protokół kontroli sporządzany jest w 2 egzemplarzach, z których 1 otrzymuje płatnik lub osoba upoważniona do reprezentowania lub prowadzenia jego spraw. Płatnik składek ma prawo w terminie 14 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli złożyć zastrzeżenia do zawartych w nim ustaleń, wskazując równocześnie stosowne środki dowodowe. Zgłoszone zastrzeżenia Inspektor kontroli Zakładu ma obowiązek rozpatrzyć.

Protokół kontroli stanowi podstawę do wydania stosownych decyzji przez ZUS.

Sprzeciw przeciwko kontroli ZUS-u

Przedsiębiorcy jako płatnicy składek powinni pamiętać, że mogą sprzeciwić się przeprowadzeniu kontroli, jeżeli inspektor ją rozpoczął lub prowadzi ją niezgodnie z przepisami. W tej sytuacji płatnik musi złożyć sprzeciw na piśmie w terminie 3 dni roboczych od dnia, w który rozpoczęła się kontrola lub wystąpiła przesłanka uzasadniająca jego złożenie. 

Sprzeciw przedsiębiorca wnosi na piśmie do ZUS-u i o jego wniesieniu zawiadamia kontrolującego na piśmie. Termin na rozpatrzenie sprzeciwu przez ZUS wynosi 3 dni robocze od dnia, w którym go otrzyma. Po rozpoznaniu sprzeciwu ZUS wyda postanowienie o odstąpieniu od czynności kontrolnych bądź ich kontynuowaniu. 

Przedsiębiorca ma prawo do złożenia zażalenia na to postanowienie, co również musi nastąpić w ciągu 3 dni od dnia, w którym otrzyma to postanowienie. ZUS na rozstrzygnięcie zażalenie ma 7 dni od dnia, w którym je wniesiono. 

ZUS, rozpatrując zażalenie, wyda postanowienie o:

  • utrzymaniu w mocy zaskarżonego postanowienia,
  • uchyleniu zaskarżonego postanowienia i odstąpieniu od czynności kontrolnych.

Nierozpatrzenie sprzeciwu bądź zażalenia w terminie oznacza uznanie za zasadne sprzeciwu lub zażalenia i odstąpienie od kontroli.

Od wydanego postanowienia w sprawie zażalenia płatnik składek może wnieść skargę do sądu administracyjnego. Ma na to 30 dni od daty doręczenia postanowienia o rozpatrzeniu zażalenia. Taka skarga nie wstrzymuje kontroli.

Podsumowanie - jak przebiega kontrola ZUS?

Podsumowując, inspektor w toku kontroli może żądać udostępniania wszelkiego rodzaju dokumentów, które mają z nią związek. Dodatkowo może przesłuchiwać świadków, płatnika, ubezpieczonego czy dokonywać oględzin. Kontrola pod względem materiału dowodowego jest podobna do prowadzenia postępowania sądowego.

 

Artykuły
Brak wyników.
Więcej artykułów
Wzory
Brak wyników.
Więcej wzorów