Kontrola ZUS-u to jeden z rodzajów kontroli, które mogą zdarzyć się w każdej w firmie. Jak przebiega taka kontrola, czego dotyczy, a wreszcie jakie dokumenty należy udostępnić w jej toku kontrolującym? Jak przebiega kontrola ZUS - wszystkie te kwestie omawiamy w treści niniejszego wpisu.
Kontrola ZUS-u – czego dotyczy?
ZUS może prowadzić kontrolę u płatnika składek. W imieniu ZUS-u kontrolę przeprowadzają zatrudnieni przez niego inspektorzy.
- zgłaszania do ubezpieczeń społecznych;
- prawidłowości i rzetelności obliczania, potrącania i opłacania składek oraz innych składek i wpłat, do których pobierania zobowiązany jest ZUS;
- ustalania uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych i wypłacanie tych świadczeń oraz dokonywanie rozliczeń z tego tytułu;
- prawidłowości i terminowości opracowywania wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe;
- wystawiania zaświadczeń lub zgłaszania danych dla celów ubezpieczeń społecznych;
- dokonywanie oględzin składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek;
- prawidłowości i rzetelność danych, informacji i oświadczeń przekazanych przez płatnika składek we wniosku o wakacje składkowe.
Materiały, jakie należy udostępnić kontrolującemu
Inspektor prowadzący kontrolę z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w jej trakcie ma prawo do:
- badania wszelkich ksiąg, dokumentów finansowo-księgowych i osobowych oraz innych nośników informacji związanych z zakresem kontroli;
- dokonywania oględzin i spisu składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek;
- zabezpieczania zebranych dowodów;
- żądania udzielania informacji przez płatnika składek i ubezpieczonego;
- legitymowania osób w celu ustalenia ich tożsamości, jeśli jest to niezbędne dla potrzeb kontroli;
- wzywania i przesłuchiwania świadków;
- wzywania i przesłuchiwania płatnika składek i ubezpieczonego, jeżeli z powodu braku lub po wyczerpaniu innych środków dowodowych pozostały niewyjaśnione okoliczności mające znaczenie dla postępowania kontrolnego.
- książkę kontroli,
- upoważnienia,
- protokoły kontroli,
- pozostałą dokumentację.
Inspektor przeprowadzający kontrolę korzysta także z informacji zawartych na kontach ubezpieczonych i na kontach płatników składek.
Z powyższego wynika, że płatnik obowiązany jest udostępnić kontrolującemu wszelkie dokumenty, jakie są związane z kontrolą. Jeśli kontrola ma z tym związek, jako materiał dowodowy mogą być traktowane także oględziny majątku. Skoro inspektor ma prawo wzywania i przesłuchiwania świadków, może żądać umożliwienia przesłuchania pracowników czy innych osób.
Jeśli chodzi o materiały w formie dokumentów mających związek z zakresem kontroli, to w przypadku, kiedy płatnik powierzył prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniami społecznymi innemu podmiotowi, który jednocześnie przechowuje te dokumenty, powinien przedłożyć te dokumenty inspektorowi prowadzącemu kontrolę. Dopuszczalna jest też kontrola tych dokumentów u przechowującego je podmiotu.
Płatnicy powinni wiedzieć, że kontrolujący ich inspektorzy mogą domagać się sporządzenia kopii dokumentacji, a gdyby dokumentacja była prowadzona w obcym języku, także jej tłumaczenia na język polski. Tłumaczenie nie musi w tej sytuacji być sporządzone przez tłumacza przysięgłego.
Wszczęcie kontroli ZUS-u
Kontrola zostaje wszczęta po okazaniu przez Inspektora ZUS-u legitymacji służbowej i po doręczeniu upoważnienia do przeprowadzenia kontroli.
Datą wszczęcia kontroli jest dzień doręczenia kontrolowanemu płatnikowi składek upoważnienia do przeprowadzenia kontroli. Kontrola może być wszczęta po okazaniu legitymacji i upoważnienia osobie upoważnionej do reprezentowania lub prowadzenia spraw płatnika składek, gdy płatnik jest nieobecny. Płatnik składek, a także osoba przez niego wskazana mają prawo uczestniczyć w czynnościach kontrolnych.
Maksymalny okres kontroli
Przepisy określają maksymalne okresy kontroli płatnika przez ZUS:
- u płatnika, który nie jest przedsiębiorcą, kontrola nie powinna trwać dłużej niż miesiąc, chyba że trzeba pozyskać dowody ze źródeł osobowych, opinię z innych instytucji, wówczas termin ten nie powinien przekroczyć okresu dłuższego niż 2 miesiące;
- u płatnika, który jest przedsiębiorcą, w 1 roku kalendarzowym kontrola nie może przekraczać 12 dni roboczych, jeśli jest on mikroprzedsiębiorcą, czyli takim przedsiębiorcą, który w co najmniej 1 roku z 2 ostatnich lat obrotowych spełniał łącznie następujące warunki:
- zatrudniał średniorocznie mniej niż 10 pracowników,
- osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz z operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w zł 2 milionów euro, lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec 1 z tych lat nie przekroczyły równowartości w zł 2 milionów euro;
- u płatnika, który jest przedsiębiorcą, w 1 roku kalendarzowym kontrola nie może przekraczać 18 dni roboczych, jeśli jest on małym przedsiębiorcą, czyli takim przedsiębiorcą, który w co najmniej 1 roku z 2 ostatnich lat obrotowych spełniał łącznie następujące warunki:
- zatrudniał średniorocznie mniej niż 50 pracowników,
- osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz z operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w zł 10 milionów euro, lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec 1 z tych lat nie przekroczyły równowartości w zł 10 milionów euro,
- nie jest mikroprzedsiębiorcą;
- u płatnika, który jest przedsiębiorcą, w 1 roku kalendarzowym kontrola nie może przekraczać 24 dni roboczych, jeśli jest on średnim przedsiębiorcą, czyli takim przedsiębiorcą, który w co najmniej 1 roku z 2 ostatnich lat obrotowych spełniał łącznie następujące warunki:
- zatrudniał średniorocznie mniej niż 250 pracowników,
- osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz z operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w zł 50 milionów euro, lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec 1 z tych lat nie przekroczyły równowartości w zł 43 milionów euro,
- nie jest mikroprzedsiębiorcą ani małym przedsiębiorcą;
- u płatnika, który jest przedsiębiorcą, w 1 roku kalendarzowym kontrola nie może przekraczać 48 dni roboczych, jeśli jest on innym przedsiębiorcą niż wymienieni wcześniej.
Protokół kontroli
Inspektor po przeprowadzeniu kontroli zawiera ustalenia z niej w protokole, który ma następujące elementy:
- oznaczenie terytorialnej jednostki organizacyjnej ZUS-u;
- oznaczenie kontrolowanego płatnika składek;
- oznaczenie inspektorów kontroli ZUS-u wykonujących kontrolę;
- określenie zakresu kontroli;
- czas trwania kontroli z określeniem daty wszczęcia i zakończenia kontroli oraz z wymienieniem dni przerwy w kontroli;
- opis dokonanych ustaleń z podaniem podstaw prawnych;
- przedstawienie dowodów;
- pouczenie o prawie złożenia zastrzeżeń;
- podpis inspektora kontroli ZUS-u z podaniem imienia i nazwiska;
- informacje o wpisie do książki kontroli.
Protokół kontroli stanowi podstawę do wydania stosownych decyzji przez ZUS.
Sprzeciw przeciwko kontroli ZUS-u
Przedsiębiorcy jako płatnicy składek powinni pamiętać, że mogą sprzeciwić się przeprowadzeniu kontroli, jeżeli inspektor ją rozpoczął lub prowadzi ją niezgodnie z przepisami. W tej sytuacji płatnik musi złożyć sprzeciw na piśmie w terminie 3 dni roboczych od dnia, w który rozpoczęła się kontrola lub wystąpiła przesłanka uzasadniająca jego złożenie.
Sprzeciw przedsiębiorca wnosi na piśmie do ZUS-u i o jego wniesieniu zawiadamia kontrolującego na piśmie. Termin na rozpatrzenie sprzeciwu przez ZUS wynosi 3 dni robocze od dnia, w którym go otrzyma. Po rozpoznaniu sprzeciwu ZUS wyda postanowienie o odstąpieniu od czynności kontrolnych bądź ich kontynuowaniu.
Przedsiębiorca ma prawo do złożenia zażalenia na to postanowienie, co również musi nastąpić w ciągu 3 dni od dnia, w którym otrzyma to postanowienie. ZUS na rozstrzygnięcie zażalenie ma 7 dni od dnia, w którym je wniesiono.
ZUS, rozpatrując zażalenie, wyda postanowienie o:
- utrzymaniu w mocy zaskarżonego postanowienia,
- uchyleniu zaskarżonego postanowienia i odstąpieniu od czynności kontrolnych.
Od wydanego postanowienia w sprawie zażalenia płatnik składek może wnieść skargę do sądu administracyjnego. Ma na to 30 dni od daty doręczenia postanowienia o rozpatrzeniu zażalenia. Taka skarga nie wstrzymuje kontroli.
Podsumowanie - jak przebiega kontrola ZUS?
Podsumowując, inspektor w toku kontroli może żądać udostępniania wszelkiego rodzaju dokumentów, które mają z nią związek. Dodatkowo może przesłuchiwać świadków, płatnika, ubezpieczonego czy dokonywać oględzin. Kontrola pod względem materiału dowodowego jest podobna do prowadzenia postępowania sądowego.
