ZUS analizuje prawdopodobieństwo naruszenia prawa w zakresie ubezpieczeń społecznych i innych obowiązków płatników składek, a na podstawie tej analizy powstaje roczny plan kontroli. Jednym z obszarów kontrolowanych przez ZUS jest prawidłowość naliczania składek i innych należności. Co ZUS może kontrolować w firmie? Jak wygląda taka kontrola? Co zrobić, jeżeli wykaże ona nieprawidłowo naliczone składki w firmie? Jak skorygować deklaracje po decyzji ZUS-u? Sprawdzisz to w naszym artykule.
Co kontroluje ZUS - zakres kontroli ZUS-u
Zasady przeprowadzania kontroli przez ZUS określa Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1998 roku w sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania kontroli płatników składek. Wynika z niego, że kontrole płatników składek zobowiązanych do opłacania składek na ubezpieczenie społeczne, z wyjątkiem płatników składek, którzy opłacają składki wyłącznie za siebie, przeprowadza się z częstotliwością umożliwiającą dochodzenie należności z tytułu składek i wypłaconych świadczeń.
Zgodnie z art.86 Ustawy z dnia 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych kontrola może obejmować w szczególności:
- zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych;
- prawidłowość, rzetelność obliczania, potrącania i opłacania składek oraz innych wpłat, do których pobierania zobowiązany jest zakład pracy;
- ustalanie uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych i wypłacanie tych świadczeń oraz dokonywanie rozliczeń z tego tytułu;
- prawidłowość i terminowość wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe;
- wystawianie zaświadczeń lub zgłaszanie danych dla celów ubezpieczeń społecznych;
- dokonywanie oględzin składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek.
Jednak, jak wskazuje w swoim postanowieniu z 13 kwietnia 2021 roku Sąd Najwyższy (I USK 52/21): „[…] zakres kontroli nie jest ograniczony do ściśle określonych czynności. Świadczy o tym zwrot, że »kontrola może obejmować w szczególności«. Oznacza to, że zakres kontroli może objąć wykonywanie przez płatników składek i inne podmioty wszelkich obowiązków związanych z ubezpieczeniami społecznymi. Przedmiotem kontroli mogą być także inne zdarzenia, co do których istnieje podejrzenie, że podejmowane są w celu obejścia przepisów prawa”. Jak często możemy liczyć się z kontrolą, obejmującą między innymi nieprawidłowo naliczone składki?
Kontrola ZUS w firmie
Kontrole przeprowadza inspektor kontroli ZUS-u, który najpierw musi doręczyć płatnikowi składek zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli. Kontrola może się zacząć najwcześniej po 7 dniach a najpóźniej po 29 dniach od dostarczenia zawiadomienia o kontroli. Jednocześnie kontrolę może przeprowadzić tylko 1 instytucja publiczna, chyba że przedsiębiorca wyraża zgodę na prowadzenie większej liczby kontroli w tym samym terminie.
Jeżeli płatnik składek nie jest przedsiębiorcą, kontrola nie powinna trwać dłużej niż miesiąc. Natomiast, jeżeli płatnik składek jest przedsiębiorcą, to w 1 roku kalendarzowym kontrola z ZUS-u nie może przekraczać:
- 12 dni roboczych – mikroprzedsiebiorcy,
- 18 dni roboczych – mali przedsiębiorcy,
- 24 dni roboczych – średni przedsiębiorcy,
- 48 dni roboczych – inni przedsiębiorcy.
Po zakończonej kontroli płatnikowi składek doręczony zostaje protokół kontroli. Ma on prawo złożyć pisemne zastrzeżenia do ustaleń inspektora w ciągu 14 dni od otrzymania protokołu. W ciągu 30 dni od otrzymania protokołu płatnik składek musi złożyć dokumenty korygujące. Jeśli tego nie zrobi, ZUS po miesiącu wyda decyzję w sprawie złożenia dokumentów korygujących. Płatnik składek ma wówczas 7 dni na złożenie dokumentów korygujących od daty uprawomocnienia się decyzji ZUS-u.
Od decyzji ZUS-u można się odwołać do sądu okręgowego – sądu pracy i ubezpieczeń społecznych (sądu I instancji) w ciągu miesiąca od dnia, w którym doręczono decyzję. Odwołanie do sądu składa się w oddziale ZUS-u, który wydał decyzję.
Jak skorygować nieprawidłowo naliczone składki?
Jeżeli podczas kontroli inspektor ZUS wykryje nieprawidłowości w naliczaniu składek, wydaje stosowną decyzję. Jeżeli decyzja się uprawomocni, a płatnik składek wyczerpie wszystkie możliwości sporu sądowego, ma obowiązek dokonać korekty podstaw naliczania składek ZUS za cały okres podany w decyzji. Pracodawca musi też dokonać wpłaty zaległych składek wraz z odsetkami.
Przykład 1.
Pani Joanna zatrudniona jest w jednostce budżetowej i została jej wypłacona nagroda jubileuszowa w wysokości 21 240 zł. W związku z tym, że od nagrody jubileuszowej nie opłaca się składek ZUS, z kwoty świadczenia został pobrany jedynie podatek dochodowy. Podczas kontroli inspektor ZUS stwierdził, że nagroda jubileuszowa pani Joanny została wypłacona niezgodnie z przepisami i dlatego nie może korzystać ze zwolnienia z opłacania składek. Okazało się, że w wyniku błędu pracownika kadr pani Joanna otrzymała nagrodę jubileuszową za wcześnie, a tylko nagroda jubileuszowa wypłacana nie częściej niż co 5 lat korzysta ze zwolnienia.
W tej sytuacji pracodawca musi dokonać korekty imiennych raportów miesięcznych RCA oraz deklaracji rozliczeniowej DRA za miesiąc, w którym nagroda jubileuszowa została wypłacona. Pracodawca ma obowiązek dokonać korekty listy płac, a także deklaracji PIT-11. Obowiązek zapłaty składek od kwoty brutto zmieni wysokość należnego podatku dochodowego. Składki do ZUS-u pracodawca powinien wpłacić wraz z odsetkami. Od pracownika ma prawo żądać zwrotu nienależnie wypłaconego wynagrodzenia, które pokrywa się ze składkami przez niego płaconymi.
Opłacenie składek ZUS przez pracodawcę za pracownika
Może się zdarzyć sytuacja, że w wyniku kontroli ZUS-u pracodawca zobowiązany do zapłaty składek ZUS zapłaci je także w części finansowanej przez pracownika. Jak wskazuje w swoim piśmie z 29 lipca 2016 roku Centrala Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (WPI/200000/43/657/2016): „[…] w sytuacji, gdy zakład pracy opłaci za pracownika pozostającego w zatrudnieniu z własnych środków składki ZUS, które powinny być potrącone z wynagrodzenia, pracownik osiąga przychód ze stosunku pracy. W świetle powyższego wartość opłaconej przez pracodawcę za aktualnie zatrudnionych pracowników części składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenia zdrowotne obciążających ubezpieczonych stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne […]”.
Powstanie nadpłaty w składkach ZUS
W wyniku przeprowadzonej kontroli płatnik składek nie zawsze musi wpłacać składki do ZUS-u. Zdarza się, że nieprawidłowo naliczone składki powodują powstanie nadpłaty. W tej sytuacji nadpłacone składki powinny zostać zwrócone pracownikowi. Taki zwrot stanowi dla pracownika przychód ze stosunku pracy. Potwierdzenie tego faktu znajdujemy w piśmie Izby Skarbowej w Warszawie z 30 maja 2008 roku (IPPB/415-308/08-4AS), w którym czytamy: „kwota składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, zwrócona za pośrednictwem pracodawcy jako płatnika składek, stanowi dla pracownika przychód ze stosunku pracy, który winien być uwzględniony przy ustalaniu zaliczek na podatek dochodowy za okres, w którym dokonano zwrotu”.
Dalej czytamy, że „w przypadku zwrotu składek za lata ubiegłe nie ma podstaw prawnych do zastosowania innych rozwiązań podatkowych, takich jak obniżenie pobieranych na bieżąco składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe czy korekty informacji o dochodach uzyskanych przez pracownika na stosownym druku PIT-11 sporządzonej przez pracodawcę za lata poprzednie, gdyż informacja ta wystawiana jest za rok, ma odzwierciedlać stan faktyczny, a więc wysokości pobranych przez płatnika składek, a nie wysokości składek należnych”.
Przykład 2.
Pan Piotr pracował w jednostce organizacyjnej miasta i jako pracownik samorządowy otrzymał odprawę rentowo-emerytalną w wysokości 6-miesięcznego wynagrodzenia, która wyniosła 33 000 zł. Podczas kontroli ZUS-u okazało się, że od odprawy niesłusznie pobrano składki ZUS, gdyż odprawa emerytalno-rentowa korzysta ze zwolnienia od składek ZUS. Co powinien zrobić w tej sytuacji pracodawca? Pracodawca musi dokonać korekty listy płac, zwrócić pracownikowi pobrane niesłusznie składki ZUS, a kwotę zwrotu doliczyć do przychodu w danym miesiącu. Kolejnym krokiem jest także korekta deklaracji RCA, gdzie należy wyzerować niesłusznie pobrane składki oraz korekta DRA. Nienależne oskładkowanie odprawy ma także konsekwencje w podatku dochodowym, gdyż w związku z obniżeniem podstawy opodatkowania przez naliczenie składek pracodawca zapłacił za niski podatek dochodowy. Po dokonaniu korekty pracodawca będzie musiał dopłacić również kwotę podatku, która powinna zostać naliczona od kwoty brutto.
Kontrola ZUS-u nie jest niczym przyjemnym, gdyż często ujawnione błędy mają konsekwencje finansowe. Pracodawca musi dopłacić brakujące składki wraz z odsetkami. Czasami dotyczy to jednorazowego świadczenia, ale często brakujące składki należy zapłacić za dłuższy okres. W razie problemów z jednorazową spłatą pracodawca zawsze może wystąpić do ZUS-u o rozłożenie należności na raty.
