Przedsiębiorcy muszą liczyć się z tym, że poza kontrolą skarbową odnoszącą się do zagadnień podatkowych, może spotkać ich kontrola ZUS w firmie. Przedmiot takiego zdarzenia stanowi ocena rzetelności i prawidłowości wywiązywania się z zadań i obowiązków w zakresie ubezpieczeń społecznych przez płatników składek.
Szczegółowa kontrola ZUS może dotyczyć:
- już samego zgłaszania do ubezpieczeń społecznych,
- prawidłowości i rzetelności obliczania, potrącania i opłacania składek przez przedsiębiorcę będącego płatnikiem,
- ustalania uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych i wypłacania tych świadczeń oraz dokonywania rozliczeń z tego tytułu,
- prawidłowości i terminowości opracowywania wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe,
- wystawiania zaświadczeń lub zgłaszania danych dla celów ubezpieczeń społecznych - również bieżąca aktualizacja danych,
- dokonywania oględzin składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek.
Rozpoczęcie kontroli przez ZUS
Kontrola ZUS w firmie rozpoczyna się od doręczenia zawiadomienia o samym zamiarze wszczęcia kontroli. Po doręczeniu informacji o planowanej kontroli ZUS może ją rozpocząć najwcześniej po upływie 7 dni, jednak nie później niż po upływie 30 dni. Co ważne - jeżeli Inspektorzy nie pojawią się w firmie w wyznaczonym terminie mają obowiązek ponownego zawiadomienia i dotrzymania ustawowych terminów.
Z zawiadomienia takiego powinien wynikać przede wszystkim zakres kontroli, a ponadto przewidywany czas jej trwania oraz kim są kontrolujący i kogo kontrolują.
Jakie warunki przedsiębiorca powinien zapewnić kontrolującym?
Kontroli dokonują Inspektorzy oddelegowani przez ZUS lub pracownicy ZUS niebędący Inspektorami (pod warunkiem, posiadania upoważnienia). Przedsiębiorca ma prawo przyjąć kontrolujących w miejscu prowadzenia działalności lub po wyrażeniu przez niego zgody (w formie pisemnej) czynności kontrolne mogą zostać podjęte w siedzibie ZUS.
Podczas kontroli Inspektorzy mają możliwość przesłuchiwania świadków np. byłych pracowników. W tym zakresie czynności odbywają się zwykle w jednostce ZUS.
Przedsiębiorca, jako płatnik składek, na prośbę kontrolujących ma obowiązek:
- udostępnić wszelkie dokumenty i inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli (książkę kontroli, upoważnienia, protokoły kontroli, pozostałą dokumentację),
- udostępnić do oględzin składniki majątku,
- sporządzić i wydać kopie dokumentów związanych z zakresem kontroli,
- zapewnić niezbędne warunki do przeprowadzenia czynności kontrolnych,
- udzielać wyjaśnień w zagadnieniach dotyczących zakresu kontroli,
- przedstawić tłumaczenia dokumentacji sporządzonej w języku obcym na język polski.
Obowiązek przechowywania dokumentacji
Kontrola ZUS w firmie sięga zwykle nie dalej niż poprzednich 5 lat. W związku z tym przedsiębiorca powinien pamiętać o przechowywaniu dokumentacji związanej z rozliczaniami z ZUS oraz poszczególnymi pracownikami. Dokumenty, jak deklaracje ZUS-DRA oraz miesięczne raporty (ZUS RCA, ZUS RZA, ZUS RSA) należy przechowywać przez okres co najmniej 5 lat. Natomiast dokumentację pracowniczą, zgodnie z przepisami, powinno się przechowywać przez okres 50 lat od dnia zakończenia pracy danego pracownika. Dotyczy to m.in. listy płac, karty wynagrodzeń czy umowy zleceń od których odprowadzane były składki ubezpieczeń. Warto również przechowywać dokumenty płatnicze jakie potwierdzą opłacanie składek ZUS. Mogą być to m.in. potwierdzenia przelewów, wyciągi bankowe czy inne potwierdzenia wpłat.
Ile trwa kontrola ZUS w firmie?
Czas trwania kontroli zależy od wielkości badanego przedsiębiorstwa. W danym roku kontrola przedsiębiorcy jako płatnika składek ZUS nie powinna przekroczyć terminów:
- 12 dni roboczych u mikro-przedsiębiorców,
- 18 dni roboczych u małych przedsiębiorców,
- 24 dni roboczych u średnich przedsiębiorców,
- 48 dni roboczych u pozostałych przedsiębiorców.
Ustalenie wyników kontroli
Zakończenie czynności kontrolnych polega na sporządzeniu protokołu kontrolnego określającego, poza danymi płatnika i jednostki kontrolującej:
- zakres kontroli,
- czas trwania czynności kontrolnych,
- opis ustaleń z kontroli z podaniem podstaw prawnych,
- przedstawienie dowodów,
- pouczenie o prawie złożenia zastrzeżeń,
- pieczęć i podpis inspektora/inspektorów kontroli ZUS,
- informacje o wpisie do książki kontroli.
Protokół taki powinien zostać sporządzony w dwóch egzemplarzach, z czego jeden otrzymuje przedsiębiorca, u którego miała miejsce kontrola ZUS. Dzień otrzymania przez niego protokołu uważa się za dzień zamknięcia kontroli.
Odwołanie od wyników kontroli ZUS
Jeżeli przedsiębiorca nie zgadza się z wynikiem kontroli przedstawionym w protokole, ma on możliwość wyrażenia swoich zastrzeżeń. Termin na zgłoszenie sprzeciwu w formie pisemnej upływa 14 dnia od daty otrzymania protokołu. Inspektor z ZUS ma obowiązek rozpatrzyć zgłoszony sprzeciw oraz podjąć czynności wyjaśniające. O tym, co zostanie zrobione informuje przedsiębiorcę na piśmie.
Ile czasu na złożenie korekt deklaracji ZUS?
W ciągu 30 dni od daty otrzymania protokołu przedsiębiorca, który zgadza się z wynikiem kontroli ma obowiązek złożyć dokumenty korygujące lub te, w zakresie których wykazano braki.
W sytuacji, gdy płatnik nie wywiąże się z ww. obowiązków, Inspektor ZUS w terminie jednego lub dwóch miesięcy wydaje decyzję. Po jej uprawomocnieniu przedsiębiorca jest zobowiązany dokonać stosownych korekt w terminie kolejnych 30 dni.
Płatnicy składek, którzy prowadzą jednoosobową działalność, w związku z czym odprowadzają składki wyłącznie na własne ubezpieczenia, zwykle są “bezpieczni”. Co do zasady ZUS nie wszczyna bowiem wobec nich postępowania kontrolnego, ponieważ sprawy wyjaśniane są na bieżąco. Jednak przedsiębiorcy, którzy zatrudniają pracowników muszą być przygotowani, że spotka ich kontrola ZUS. Dlatego też tak ważne jest przechowywanie stosownych dokumentów, które mogą pomóc w wyjaśnianiu spraw rozliczeń z ZUS.
