Podpisanie umowy cywilnoprawnej jest co do zasady warunkiem potwierdzenia jej warunków i wpływa na ważność zaciągniętego zobowiązania. Dotyczy to również popularnych kontraktów B2B. W jakiej formie należy jednak podpisać taką umowę, aby pod względem prawnym była ona skuteczna? Czy w tym przypadku możliwe jest podpisanie umowy B2B przez mObywatel?
Czym jest podpis elektroniczny?
W dobie cyfryzacji i posiadania narzędzi do komunikacji elektronicznej składanie podpisów przy pomocy różnego rodzaju aplikacji i programów nie jest już dziś niczym nowym. Polskie prawo dopuszcza stosowanie tego rodzaju metod przy zaciąganiu zobowiązań, czego dowodem jest funkcjonowanie przepisów regulujących podpisy elektroniczne i kwalifikowane. Aby podpis cyfrowy był skuteczny i wiążący prawnie, musi mieć najwyższy stopień kwalifikacji i bezpieczeństwa. Zgodnie z treścią art. 781 Kodeksu cywilnego do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.
„Kwalifikowany podpis elektroniczny można uznać za prawidłowo złożony tylko wówczas, gdy można go skutecznie zweryfikować i potwierdzić jego ważność. Powyższe może nastąpić w ten sposób, że zamawiający, posługując się narzędziem do walidacji podpisu elektronicznego pochodzącego od kwalifikowanego podmiotu uprawnionego do dokonywania walidacji takich podpisów, jest w stanie zweryfikować, czy złożony podpis jest oparty na kwalifikowanym certyfikacie, czy też nie. Dla przyjęcia, że dokument został opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym, konieczne jest, aby zamawiający, jako osoba ufająca, miał możliwość dokonania walidacji podpisu za pośrednictwem kwalifikowanego dostawcy usług zaufania, który jest wpisany do rejestru”.
mObywatel a podpis na umowie B2B
Ustawodawca w żaden sposób nie rozróżnia umów, które powinny być podpisywane własnoręcznie od tych, które mogłyby zostać zatwierdzone podpisem elektronicznym. W praktyce oznacza to, że w przypadku umów cywilnoprawnych strony mogą podpisywać je w dowolnie wybranej przez siebie formie, w tym pod postacią elektroniczną – o ile spełniają warunki wskazane w przytoczonym wcześniej art. 781 kc. Przekładając to na kwestię podpisywania umów B2B, należy przyjąć, że takie kontrakty mogą być zatwierdzane także poprzez składanie podpisów elektronicznych. W tym miejscu warto wskazać, że pojawienie się i dynamiczny rozwój aplikacji mObywatel 2.0 wprowadziło nowe narzędzia, w tym usługę Podpis osobisty (z e-dowodu) oraz nowszy Podpis kwalifikowany, które mogą pomóc przy podpisywaniu umów cywilnoprawnych.
W tym miejscu należy jednak wskazać, że umowy B2B (business-to-business) nie mają jednolitej formy, lecz opierają się na różnych typach umów cywilnoprawnych, które regulują współpracę między dwoma przedsiębiorcami. Najczęstsze rodzaje takich zobowiązań to umowa o świadczenie usług, która jest elastyczną formą współpracy przypominającą umowę zlecenie, umowa o współpracę, często nazywana tak w przypadku długoterminowych relacji oraz umowa o dzieło, stosowana, gdy celem jest stworzenie konkretnego rezultatu, np. projektu. Rodzaj umowy, do którego najbardziej zbliżony jest kontrakt B2B, ma istotne znaczenie z punktu widzenia możliwości podpisywania go w formie elektronicznej.
Aplikacja mObywatel oferuje obecnie dwa główne sposoby na złożenie podpisu elektronicznego, każdy z inną mocą prawną:
- podpis osobisty (za pomocą e-dowodu) – to usługa, która pozwala na podpisanie dokumentu PDF za pomocą certyfikatu podpisu osobistego zawartego w e-dowodzie (plastikowym dowodzie osobistym z warstwą elektroniczną);
- podpis kwalifikowany (za pomocą mObywatela) – jest to najnowsza i najbardziej rewolucyjna funkcja w aplikacji mObywatel. W skrócie polega ona na udostępnieniu (częściowo bezpłatnego – do 5 podpisów miesięcznie) podpisu kwalifikowanego. Usługa ta działa we współpracy z akredytowanymi dostawcami usług zaufania (QTSP), a mObywatel służy do zdalnego potwierdzenia tożsamości.
W odniesieniu do podpisu osobistego należy uznać, że jest on równoważny z podpisem własnoręcznym – ale tylko w kontaktach z podmiotami publicznymi (urzędy, szkoły, sądy, etc.). W relacjach prywatnych, a więc także w przypadku kontraktów B2B, podpis osobisty ma moc prawną równą podpisowi własnoręcznemu pod warunkiem, że strony umowy (kontrahenci) wyraźnie zaakceptują ten sposób podpisania dokumentu. Jeśli druga strona zobowiązania nie wyrazi takiej zgody, dokument może być traktowany jedynie jako forma dokumentowa (co do zasady wystarczająca dla ważności wielu umów, ale o niższej sile dowodowej niż forma pisemna). W tym przypadku umowa będzie co prawda ważna, jednak dużo łatwiej będzie ją można podważyć przed sądem.
Przykład 1.
Firma A (freelancer) chce podpisać umowę z firmą B (agencją). Umowa ta nie wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. Czy umowa B2B może być w tym przypadku podpisana poprzez aplikację mObywatel?
Tak, choć w tym przypadku możemy mieć do czynienia z dwoma różnymi scenariuszami. Jeśli strony umowy B2B uzgodnią w jej treści, że akceptują podpisanie jej za pomocą podpisu osobistego z mObywatela, to w takim wypadku umowa jest ważna jako ta, która została zawarta w formie pisemnej. Jeżeli strony nie uzgadniają jednak ww. formy takiego podpisu w treści swojego kontraktu, a freelancer podpisze go podpisem osobistym z aplikacji mObywatel, to kontrahent B może kwestionować, czy została zachowana forma pisemna umowy – gdy nie wyraził na to zgody. Wtedy umowa przyjmie formę dokumentową.
Jeśli chodzi o kwalifikowany podpis elektroniczny, to jest on jedynym rodzajem podpisu elektronicznego, który zgodnie z rozporządzeniem eIDAS należy do kategorii podpisów prawnie równoważnych z własnoręcznym podpisem w całej Unii Europejskiej – bez żadnych dodatkowych warunków i bez konieczności zgody drugiej strony. Innymi słowy, strony, podpisując umowę B2B przy pomocy kwalifikowanego podpisu elektronicznego, robią to tak, jak gdyby składały podpisy własnoręczne przy pomocy długopisów.
Przykład 2.
Firma X chce podpisać umowę o roboty budowlane z firmą Y. Kc wymaga dla takiej umowy formy pisemnej pod rygorem nieważności, co wprost wynika z art. 648 § 1 kc. Czy strony mogą podpisać ten kontrakt przy pomocy podpisu kwalifikowanego z mObywatela?
Jeśli obie strony podpiszą umowę za pomocą podpisu kwalifikowanego z mObywatela, umowa jest w pełni ważna, ponieważ zachowano wymóg formy pisemnej. Podpis kwalifikowany jest w tym przypadku prawnie tożsamy z tuszowym podpisem na papierze.
Przykład 3.
Firma IT (zleceniodawca) planuje zawrzeć z agencją ramową umowę współpracy na świadczenie usług graficznych i programistycznych na najbliższe 2 lata. Umowa ramowa ustanawia ogólne warunki współpracy, a konkretne projekty będą realizowane na podstawie odrębnych zamówień. W trosce o bezpieczeństwo prawne dział prawny firmy IT wymaga, aby cała umowa ramowa była sporządzona w formie pisemnej dla celów dowodowych i uniknięcia późniejszych sporów co do jej treści. Strony nie mogą się spotkać osobiście, a wykonawca proponuje, aby umowę podpisać za pomocą funkcji podpisu osobistego dostępnej w aplikacji mObywatel (z wykorzystaniem e-dowodu). Czy użycie wyłącznie podpisu osobistego z mObywatela do zawarcia tej umowy ramowej w relacji B2B gwarantuje, że została zachowana wymagana przez strony forma pisemna?
Nie, jeśli strony zobowiązania nie podejmą dodatkowych kroków. Podpis osobisty (z e-dowodu) jest równoważny podpisowi własnoręcznemu tylko w kontaktach z podmiotami publicznymi. W relacjach B2B jest to podpis elektroniczny o mocy prawnej równej podpisowi własnoręcznemu tylko wtedy, gdy obie strony wyrażą na to zgodę. Jeśli dział prawny firmy IT oczekuje formy pisemnej, a strony nie uzgodniły wcześniej w sposób wyraźny, że akceptują podpis osobisty jako jej spełnienie, podpis ten może być potraktowany jedynie jako forma dokumentowa. Aby mieć pewność zachowania formy pisemnej i spełnienia wewnętrznych wymagań prawnych, obie firmy powinny skorzystać z funkcji podpisu kwalifikowanego dostępnego w mObywatelu (we współpracy z kwalifikowanym dostawcą usług zaufania – QTSP). Jest to jedyny podpis, który jest prawnie równoważny z podpisem własnoręcznym w relacjach biznesowych i cywilnoprawnych bezwarunkowo.
Podpisanie umowy B2B przez mObywatel - podsumowanie
Do umów B2B, dla których prawo wymaga formy pisemnej (np. umowa o roboty budowlane, umowa leasingu, umowa najmu nieruchomości na czas dłuższy niż rok itp.), należy bezwzględnie użyć podpisu kwalifikowanego (dostępnego przez mObywatela we współpracy z QTSP). Do pozostałych umów B2B (np. umowa zlecenie, umowa o świadczenie usług, umowa sprzedaży), gdzie wystarczająca jest forma dokumentowa, można użyć podpisu osobistego, jeśli obie strony zaakceptują tę metodę. Jeśli chcemy uzyskać wyższą pewność formy pisemnej bez dodatkowych uzgodnień, również w tym wypadku najbezpieczniejszy jest podpis kwalifikowany. W praktyce biznesowej podpis kwalifikowany jest zawsze najbezpieczniejszym i najpewniejszym rozwiązaniem, dającym gwarancję zachowania formy pisemnej w świetle prawa, co jest kluczowe w relacjach B2B. Nowa funkcja w mObywatelu znacznie upraszcza i obniża koszty dostępu do tego narzędzia dla przedsiębiorców.
Polecamy:
