Zgodnie z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych (PZP) oferent, który złożył najkorzystniejszą ofertę i wygrał postępowanie, powinien podpisać umowę z zamawiającym. W przypadku odmowy zawarcia umowy lub nieprzystąpienia do jej podpisania oferent może się narazić na konsekwencje. Czy niezawarcie umowy przez wykonawcę zamówienia jest możliwe? Przeczytaj poniższy artykuł i dowiedz się więcej o procedurze wyboru, terminach zawarcia umowy i konsekwencjach odmowy jej zawarcia.
Wygrana w przetargu – procedura wyboru oferty
Zamawiający wybiera najkorzystniejszą ofertę na podstawie kryteriów oceny ofert określonych w dokumentach zamówienia.
Najkorzystniejsza oferta to oferta przedstawiająca najkorzystniejszy stosunek jakości do ceny lub kosztu lub oferta z najniższą ceną lub kosztem.
Zamawiający wybiera najkorzystniejszą ofertę w terminie związania ofertą określonym w dokumentach zamówienia. Jeżeli termin związania ofertą upłynął przed wyborem najkorzystniejszej oferty, zamawiający wzywa wykonawcę, którego oferta otrzymała najwyższą ocenę, do wyrażenia, w wyznaczonym przez zamawiającego terminie, pisemnej zgody na wybór jego oferty.
W przypadku braku zgody, o której mowa wyżej, zamawiający zwraca się o wyrażenie takiej zgody do kolejnego wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona, chyba że zachodzą przesłanki do unieważnienia postępowania.
Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty zamawiający, podając uzasadnienie faktyczne i prawne, informuje wykonawców, którzy złożyli oferty, o:
- wyborze najkorzystniejszej oferty, podając nazwę albo imię i nazwisko, siedzibę albo miejsce zamieszkania, jeżeli jest miejscem wykonywania działalności wykonawcy, którego ofertę wybrano, oraz nazwy albo imiona i nazwiska, siedziby albo miejsca zamieszkania, jeżeli są miejscami wykonywania działalności wykonawców, którzy złożyli oferty, a także punktację przyznaną ofertom w każdym kryterium oceny ofert i łączną punktację;
- wykonawcach, których oferty zostały odrzucone.
Zawarcie umowy jako sposób zakończenia postępowania
Postępowanie o udzielenie zamówienia kończy się:
- zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego, albo
- unieważnieniem postępowania.
Zamawiający może w ogłoszeniu oznaczyć niektóre informacje jako nieprzeznaczone do publikacji, jeżeli ich ujawnienie w treści opublikowanego ogłoszenia mogłoby utrudnić egzekwowanie prawa lub w inny sposób byłoby sprzeczne z interesem publicznym, mogłoby zaszkodzić uzasadnionym interesom gospodarczym konkretnego wykonawcy lub mogłoby negatywnie wpłynąć na uczciwą konkurencję pomiędzy wykonawcami.
Jeżeli wykonawca, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, uchyla się od zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego lub nie wnosi wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy, zamawiający może:
- dokonać ponownego badania i oceny ofert spośród ofert pozostałych w postępowaniu wykonawców oraz wybrać najkorzystniejszą ofertę, albo
- unieważnić postępowanie.
Jak wskazuje orzecznictwo Sądu Najwyższego: „[…] przez uchylenie się od zawarcia umowy należy rozumieć tylko bezpodstawną odmowę. […]” (wyrok Sądu Najwyższego – Izba Cywilna z 9 maja 2001 roku, II CKN 440/00).
Z kolei KIO podkreśla, że: „Ustawa nie wskazuje, jakie zachowanie wykonawcy należy uznać za uchylanie się od zawarcia umowy. Uchylanie się wcale nie musi oznaczać bezpośredniej odmowy zawarcia umowy, lecz może wynikać z okoliczności i z zachowania (działań lub zaniechań) wykonawcy. Tego rodzaju przypadki wymagają każdorazowo osobnej oceny z uwzględnieniem wszystkich okoliczności sprawy. Nie do zaakceptowania jest sytuacja, w której wykonawca, który niezwłocznie po otrzymaniu projektu umowy, zwraca uwagę zamawiającemu na fakt, iż przekazany mu projekt zawiera postanowienia, które nie są zgodne z wcześniejszymi zapowiedziami i czynnościami zamawiającego, zostaje uznany za uchylającego się od zawarcia umowy. Tym bardziej, gdy oceny tej zamawiający dokonał pomimo tego, że termin na skorzystanie ze środka ochrony prawnej w postaci odwołania jeszcze nie upłynął” (wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 28 marca 2022 roku, KIO 686/22).
Termin zawarcia umowy
Zamawiający zawiera umowę w sprawie zamówienia publicznego w terminie nie krótszym niż 10 dni od dnia przesłania zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty, jeżeli zawiadomienie to zostało przesłane przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, albo 15 dni – jeżeli zostało przesłane w inny sposób.
Zamawiający może zawrzeć umowę w sprawie zamówienia publicznego przed upływem terminu, o którym mowa wyżej, jeżeli:
- w postępowaniu o udzielenie zamówienia prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego złożono tylko 1 ofertę;
- w postępowaniu o udzielenie zamówienia prowadzonym w trybie przetargu ograniczonego, negocjacji z ogłoszeniem, dialogu konkurencyjnego oraz partnerstwa innowacyjnego złożono tylko 1 wniosek albo złożono tylko 1 ofertę i upłynął termin do wniesienia odwołania na czynność odrzucenia wniosku albo w następstwie wniesienia odwołania Krajowa Izba Odwoławcza ogłosiła wyrok lub postanowienie kończące postępowanie odwoławcze;
- umowa w sprawie zamówienia publicznego dotyczy zamówienia udzielanego w trybie negocjacji bez ogłoszenia, w ramach dynamicznego systemu zakupów albo na podstawie umowy ramowej.
W przypadku wniesienia odwołania zamawiający nie może zawrzeć umowy do czasu ogłoszenia przez Izbę wyroku lub postanowienia kończącego postępowanie odwoławcze.
Zamawiający może złożyć do Izby wniosek o uchylenie zakazu zawarcia umowy.
Izba może uchylić zakaz zawarcia umowy, jeżeli:
- niezawarcie umowy mogłoby spowodować negatywne skutki dla interesu publicznego, przewyższające korzyści związane z koniecznością ochrony wszystkich interesów, w odniesieniu do których zachodzi prawdopodobieństwo doznania uszczerbku w wyniku czynności podjętych przez zamawiającego w postępowaniu o udzielenie zamówienia;
- zamawiający uprawdopodobnił, że odwołanie wnoszone jest wyłącznie w celu uniemożliwienia zawarcia umowy.
Wniosek rozpoznaje skład orzekający wyznaczony do rozpoznania odwołania. W sprawie wniosku Izba rozstrzyga na posiedzeniu niejawnym, w formie postanowienia, nie później niż w terminie 5 dni od dnia jego złożenia. Na postanowienie Izby nie przysługuje skarga.
Izba umarza, w formie postanowienia, postępowanie wszczęte na skutek złożenia wniosku w przypadku:
- ogłoszenia przez Izbę orzeczenia przed rozpoznaniem wniosku;
- cofnięcia wniosku;
- stwierdzenia, że dalsze postępowanie stało się z innej przyczyny zbędne lub niedopuszczalne.
Niezawarcie umowy przez wykonawcę zamówienia a zwrot wadium
Zamawiający zwraca wadium niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia wystąpienia jednej z okoliczności:
- upływu terminu związania ofertą;
- zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego;
- unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia, z wyjątkiem sytuacji, gdy nie zostało rozstrzygnięte odwołanie na czynność unieważnienia albo nie upłynął termin do jego wniesienia.
Zamawiający zatrzymuje wadium wraz z odsetkami, a w przypadku wadium wniesionego w formie gwarancji lub poręczenia występuje odpowiednio do gwaranta lub poręczyciela z żądaniem zapłaty wadium, jeżeli wykonawca, którego oferta została wybrana:
- odmówił podpisania umowy w sprawie zamówienia publicznego na warunkach określonych w ofercie;
- nie wniósł wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy;
- zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego stało się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie wykonawcy, którego oferta została wybrana.
Przykład 1.
Spółka XYZ złożyła ofertę w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz wniosła wadium. Upłynął termin związania ofertą. Oferta spółki XYZ została wybrana jako najkorzystniejsza po upływie terminu związania ofertą. Spółka nie jest już zainteresowana zawarciem umowy z zamawiającym. Czy może tej umowy nie podpisać?
W tym wypadku oferta jest nadal ważna, ale zawarcie umowy na warunkach w ofercie oznaczonych po upływie związania ofertą jest już zależne od decyzji wykonawcy. W przypadku odmowy podpisania umowy zamawiający nie będzie miał podstawy do zatrzymania wadium.
Co do zasady zatem podpisanie umowy po wyborze oferty jako najkorzystniejszej jest obowiązkowe – uchylanie się od jej podpisania może w takich wypadkach wiązać się z konsekwencjami, w tym zatrzymaniem wadium. Są jednak takie sytuacje, gdy obowiązek zawarcia się nie aktualizuje.
