Zamawiający wybiera najkorzystniejszą ofertę na podstawie kryteriów oceny ofert określonych w dokumentach zamówienia. Najkorzystniejsza oferta to taka, która przedstawia najbardziej opłacalny stosunek jakości do ceny lub kosztu bądź taka z najniższą ceną lub kosztem. Sprawdź, jakie są kryteria oceny ofert w zamówieniach publicznych.
Kryteria oceny ofert w zamówieniach publicznych
Zamawiający opisuje kryteria oceny ofert w sposób jednoznaczny i zrozumiały.
Kryteria oceny ofert muszą być związane z przedmiotem zamówienia. Związek taki istnieje wówczas, gdy kryteria te dotyczą robót budowlanych, dostaw lub usług, będących przedmiotem zamówienia w dowolnych aspektach oraz w odniesieniu do dowolnych etapów ich cyklu życia, w tym do elementów składających się na proces produkcji, dostarczania lub wprowadzania na rynek, nawet jeżeli elementy te nie są istotną cechą przedmiotu zamówienia.
Kryteria jakościowe oceny ofert
Najkorzystniejsza oferta może zostać wybrana na podstawie:
- kryteriów jakościowych oraz ceny lub kosztu;
- ceny lub kosztu.
Kryteriami jakościowymi mogą być w szczególności kryteria odnoszące się do:
- jakości, w tym do parametrów technicznych, właściwości estetycznych i funkcjonalnych takich jak dostępność dla osób niepełnosprawnych lub uwzględnianie potrzeb użytkowników;
- aspektów społecznych, w tym integracji zawodowej i społecznej;
- aspektów środowiskowych, w tym efektywności energetycznej przedmiotu zamówienia;
- aspektów innowacyjnych;
- organizacji, kwalifikacji zawodowych i doświadczenia osób wyznaczonych do realizacji zamówienia, jeżeli mogą one mieć znaczący wpływ na jakość wykonania zamówienia;
- serwisu posprzedażnego, pomocy technicznej, warunków dostawy takich jak termin, sposób lub czas dostawy, oraz okresu realizacji.
Przykład
Czy możliwe jest określenie w dokumentach zamówienia wyłącznie kryteriów jakościowych?
Tak, ale wyjątkowo. Ofertę najkorzystniejszą wybiera się wyłącznie na podstawie kryteriów jakościowych, jeżeli w oparciu o powszechnie obowiązujące przepisy lub decyzje właściwych organów cena lub koszt są stałe.
W postępowaniach, których przedmiot zamówienia obejmuje świadczenia z zakresu działalności twórczej lub naukowej, których rezultatu nie można z góry opisać w sposób jednoznaczny lub wyczerpujący, najkorzystniejsza oferta jest wybierana wyłącznie na podstawie ceny lub kosztu oraz kryteriów jakościowych.
Zgodnie z orzecznictwem: „Kryteria pozacenowe to określone parametry/właściwości dotyczące przedmiotu zamówienia. Celem wprowadzenia takich kryteriów co do zasady winno być uzyskanie przez zamawiających świadczenia o możliwie najwyższej jakości za proporcjonalnie najniższą cenę, czyli realizacja szeroko pojętej zasady efektywności zakupów finansowych ze środków publicznych. Weryfikacja kryteriów pozacenowych dotyczy zawsze konkretnego postępowania i konkretnych potrzeb i celów zamawiającego, jakie zostały przyjęte na etapie doboru takich kryteriów i które to cele i potrzeby mają zostać zrealizowane w ramach wdrożenia takich pozacenowych kryteriów oceny ofert” [Wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 16 maja 2022 roku, KIO 1128/22].
Kryterium kosztu w ocenie ofert
Kryterium kosztu może być oparte na metodzie efektywności kosztowej, jaką jest rachunek kosztów cyklu życia. Może on obejmować w odpowiednim zakresie niektóre lub wszystkie koszty ponoszone w czasie cyklu życia produktu, usługi lub robót budowlanych.
Do kosztów takich należą w szczególności koszty poniesione przez zamawiającego lub innych użytkowników, związane z:
- nabyciem;
- użytkowaniem, w szczególności zużyciem energii i innych zasobów;
- utrzymaniem;
- wycofaniem z eksploatacji, w szczególności koszty rozbiórki i recyklingu.
Do kosztów, o których mowa wyżej, należą również przypisywane ekologicznym efektom zewnętrznym, związane z produktem, usługą lub robotami budowlanymi w okresie ich cyklu życia, o ile ich wartość pieniężną można określić i zweryfikować, w szczególności koszty emisji gazów cieplarnianych i innych zanieczyszczeń oraz inne związane z łagodzeniem zmian klimatu.
Metoda szacowania kosztów przypisywanych ekologicznym efektom zewnętrznym musi spełniać łącznie następujące warunki:
- opierać się na kryteriach obiektywnie możliwych do zweryfikowania i niedyskryminujących;
- być dostępna dla wszystkich zainteresowanych stron;
- zapewniać, aby dostarczanie danych przez wykonawców działających z należytą starannością nie było nadmiernie uciążliwe, także dla wykonawców z państw trzecich będących stronami Porozumienia Światowej Organizacji Handlu w sprawie zamówień rządowych lub innych umów międzynarodowych, których stroną jest Unia Europejska.
Kryterium ceny w ocenie ofert jako jedyne brane pod uwagę
Jednostki sektora finansów publicznych oraz inne państwowe jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, a także ich związki, nie stosują kryterium ceny jako jedynego kryterium oceny ofert albo jako kryterium o wadze przekraczającej 60%.
Mogą jednak to zrobić, jeżeli określą w opisie przedmiotu zamówienia wymagania jakościowe odnoszące się do co najmniej głównych elementów składających się na przedmiot zamówienia.
Określenie wagi kryteriów oceny ofert
W ogłoszeniu o zamówieniu lub dokumentach zamówienia zamawiający określa wagę, jaką przypisuje każdemu z kryteriów wybranych do celów ustalenia oferty najkorzystniejszej, z wyjątkiem sytuacji, gdy najkorzystniejszą ofertę określa się wyłącznie na podstawie ceny.
Wagi przypisane każdemu z kryteriów mogą być wyrażone za pomocą przedziału z odpowiednią rozpiętością maksymalną.
Wybór oferty w oparciu o kryteria oceny ofert
Jeżeli nie można wybrać najkorzystniejszej oferty z uwagi na to, że dwie lub więcej z nich przedstawiają taki sam bilans ceny lub kosztu i innych kryteriów oceny ofert, zamawiający wybiera spośród tych propozycji taką, która otrzymała najwyższą ocenę w kryterium o najwyższej wadze. Jeżeli oferty otrzymały taką samą ocenę we wspomnianym zakresie, zamawiający wybiera ofertę z najniższą ceną lub najniższym kosztem.
Jeżeli nie można dokonać wyboru oferty w sposób, o którym mowa wyżej, zamawiający wzywa wykonawców, którzy je składali, do złożenia w terminie określonym przez zamawiającego ofert dodatkowych zawierających nową cenę lub koszt.
