Jazda autem firmowym przez żonę – czy jest legalna w świetle prawa?

Kwestia korzystania z samochodu firmowego przez członków rodziny przedsiębiorcy, w tym jazda autem firmowym przez żonę, wywołuje wiele pytań natury prawnej. Samochód wpisany do ewidencji środków trwałych i wykorzystywany w działalności gospodarczej może być bowiem uznawany za narzędzie pracy, które powinno służyć celom związanym z uzyskiwaniem przychodów. Tymczasem praktyka pokazuje, że pojazdy firmowe bardzo często są wykorzystywane również w celach prywatnych, w tym przez najbliższych członków rodziny przedsiębiorcy. Sprawdź poniższy artykuł i dowiedz się więcej o prawnych aspektach korzystania ze służbowego samochodu małżonka-przedsiębiorcy.

Definicja środka trwałego i jego znaczenie w działalności gospodarczej

Zgodnie z art. 22a ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (ustawa o PIT) amortyzacji podlegają co do zasady stanowiące własność lub współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania maszyny, urządzenia i środki transportu o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy określonej w art. 23a pkt 1 ustawy o PIT.

Oznacza to, że samochód jako środek trwały powinien być faktycznie wykorzystywany w działalności gospodarczej, a nie jedynie wpisany do ewidencji. W przeciwnym razie fiskus może zakwestionować prawo do zaliczania odpisów amortyzacyjnych do kosztów uzyskania przychodów.

Wyłączne wykorzystywanie samochodu a VAT a jazda autem firmowym przez żonę

W przypadku wydatków związanych z pojazdami samochodowymi kwotę podatku naliczonego stanowi 50% kwoty podatku:

• wynikającej z faktury otrzymanej przez podatnika;
• należnego z tytułu świadczenia usług, dla którego zgodnie z przepisami o VAT podatnikiem jest ich usługobiorca;
• należnego z tytułu dostawy towarów, dla której zgodnie z przepisami o VAT podatnikiem jest ich nabywca;
• należnego z tytułu wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów;
• należnego, w przypadku importu towarów przez podatnika w przypadkach, w których przepisy dopuszczają rozliczenie podatku na zasadach analogicznych do importu usług i wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów;
• wynikającej z otrzymanego dokumentu celnego, deklaracji importowej w przypadkach określonych ustawą.

Do wydatków związanych z pojazdami samochodowymi, o których mowa wyżej, zalicza się wydatki dotyczące:

• nabycia, importu lub wytworzenia tych pojazdów oraz nabycia lub importu ich części składowych;
• używania tych pojazdów na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze, związane z tą umową, inne niż wymienione niżej;
• nabycia lub importu paliw silnikowych, oleju napędowego i gazu, wykorzystywanych do napędu tych pojazdów, usług naprawy lub konserwacji tych pojazdów oraz innych towarów i usług związanych z eksploatacją lub używaniem tych pojazdów.

Pojazdy samochodowe są uznawane za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika, jeżeli:

• sposób wykorzystywania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu, wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą, lub
• konstrukcja tych pojazdów wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne.

Orzecznictwo podkreśla rygorystyczne traktowanie omawianych wymogów, wskazując m.in., że: „Zgodnie z art. 86a ust. 4 pkt 1 VATU, pojazd samochodowy będzie mógł być uznany za wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej prowadzonej przez podatnika, jeżeli sposób wykorzystywania tego pojazdu, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach jego używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną dla niego ewidencją przebiegu pojazdu, wykluczy użycie go do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą. Przepisy VATU nie określają sposobu, w jaki podatnik ma zapewnić w swojej firmie wyeliminowanie użytku prywatnego używanych w niej pojazdów samochodowych dla celów pełnego odliczenia podatku naliczonego. Z perspektywy art. 86a ust. 4 pkt 1 VATU wykluczenie (wyeliminowanie) użycia pojazdów do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą należy więc postrzegać jako ustalenie i wprowadzenie takich mechanizmów i zasad używania pojazdów, które dadzą maksymalną gwarancję wykorzystania ich wyłącznie w działalności gospodarczej podatnika” (wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu z 18 czerwca 2024 roku, I SA/Po 189/24).

Tym samym korzystanie przez małżonkę z samochodu firmowego męża – o ile małżonka nie wykorzystuje tego samochodu do celów działalności gospodarczej męża – będzie miało swoje konsekwencje na gruncie rozliczeń z tytułu podatku VAT.

Przykład 1.

Przedsiębiorca – pan Jan – przewiduje, że zakupiony przez niego samochód będzie użytkowany zarówno do celów firmowych, jak i prywatnych, do których wlicza się jazda autem firmowym przez żonę przedsiębiorcy – panią Annę. Czy jest to dopuszczalne?

Tak, przedsiębiorca może zadeklarować tzw. użytkowanie mieszane. Taka deklaracja oznacza możliwość odliczenia 50% podatku VAT od wydatków eksploatacyjnych. W praktyce jest to rozwiązanie najczęściej stosowane przez przedsiębiorców, ponieważ pozwala uniknąć prowadzenia uciążliwej ewidencji przebiegu pojazdu i jednocześnie formalizuje możliwość korzystania z auta przez osoby trzecie, w tym członków rodziny.

Obowiązek prowadzenia ewidencji dla pojazdów wyłącznie do działalności

Ewidencja przebiegu pojazdu jest prowadzona od dnia rozpoczęcia wykorzystywania pojazdu samochodowego wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika do dnia zakończenia wykorzystywania tego pojazdu wyłącznie do tej działalności.

Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać:

• numer rejestracyjny pojazdu samochodowego;
• dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji;
• stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji;
• wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu, obejmujący: kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd-dokąd), liczbę przejechanych kilometrów, imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem – potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem;
• liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

W przypadku gdy pojazd samochodowy jest udostępniany osobie niebędącej pracownikiem podatnika, wpis, o którym mowa wyżej:

• jest dokonywany przez osobę, która udostępnia pojazd;
• obejmuje kolejny numer wpisu, datę i cel udostępnienia pojazdu, stan licznika na dzień udostępnienia pojazdu, liczbę przejechanych kilometrów, stan licznika na dzień zwrotu pojazdu, imię i nazwisko osoby, której udostępniony został pojazd.

Podatnicy wykorzystujący wyłącznie do działalności gospodarczej pojazdy samochodowe, dla których są obowiązani prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, mają obowiązek złożyć naczelnikowi urzędu skarbowego informację o tych pojazdach w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym poniosą pierwszy wydatek związany z tymi pojazdami, nie później jednak niż w dniu przesłania ewidencji, o której mowa w art. 109 ust. 3 ustawy o PIT. W przypadku niezłożenia w terminie informacji uznaje się, że pojazd samochodowy jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika dopiero od pierwszego dnia miesiąca, w którym podatnik złoży tę informację.