Czym jest i na czym polega postępowanie przetargowe?

Niniejszy artykuł skierowany jest do osób, które interesują się zamówieniami publicznymi, oferują różne usługi, dostawy, towary czy roboty budowlane i chciałyby rozpocząć swoją działalność w tym zakresie. Czym jest postępowanie przetargowe? Jakie są podstawy prawne przetargu i jakie kryteria muszą być spełnione?

Postępowanie przetargowe

Zgodnie z art. 10 ustawy Prawo zamówień publicznych podstawowym trybem udzielania zamówień publicznych są przetargi.

Zgodnie zaś z Kodeksem cywilnym umowa między stronami może zostać zawarta w drodze przetargu. W ogłoszeniu przetargu należy określić:

• czas przetargu,
• miejsce przetargu,
• przedmiot przetargu,
• warunki przetargu.

W toku przetargu składa się oferty. Złożona oferta przestaje wiązać, gdy wybrana zostanie inna albo gdy przetarg zostanie zamknięty bez wybrania oferty.

Postępowanie przetargowe jest zatem procesem, podczas którego wyłania się najlepszego kontrahenta, którego zadaniem będzie spełnienie oczekiwań zamawiającego – świadczenie usług, dostawa towarów.

Ustawa prawo zamówień publicznych określa, jaka powinna być najlepsza, najkorzystniejsza oferta – powinna ona cechować się najkorzystniejszym bilansem ceny lub kosztu i innych kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia publicznego, w szczególności w przypadku zamówień w zakresie działalności twórczej lub naukowej, których przedmiotu nie można z góry, jednoznacznie i wyczerpująco opisać, lub która najlepiej spełnia kryteria inne niż cena lub koszt, gdy cena lub koszt jest stały.

Zdarzają się także przetargi, w których jedynym kryterium jest najniższa cena lub koszt i wówczas to wykonawca oferujący najniższą cenę za usługi, dostawę, będzie wybrany. Nierzadko jest to ze szkodą dla jakości, choć oczywiście istnieją branże i zamówienia, w których sposób wykonania usługi jest raczej jednolity i najniższa cena będzie rzeczywiście kluczowa.

Rodzaje przetargów

Ustawa wyróżnia 2 rodzaje przetargów:

1. nieograniczony,
2. ograniczony.

Przetarg nieograniczony charakteryzuje się tym, że każda osoba spełniająca warunki w nim określone, może wziąć w nim udział – zarówno duże przedsiębiorstwo, jak i osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą. Nie ma w tym zakresie żadnych ograniczeń.

Z kolei przetarg ograniczony polega na tym, że wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu mogą składać wszyscy zainteresowani przedsiębiorcy, ale oferty będą przyjmowane wyłącznie od tych, którzy zostali zaproszeni do ich składania.

Obowiązki wykonawców – co zrobić, by móc wziąć udział w procesie?

Wykonawca, żeby wziąć udział w procesie przetargowym, musi:

• mieć uprawnienia do wykonywania czynności, działalności, jeśli jest to przewidziane przepisami ustawy – np. gdy podmiot poszukuje obsługi prawnej, radcy prawnego, to niewątpliwie aplikujący wykonawcy muszą mieć uprawnienia do wykonywania zawodu radcy prawnego;
• mieć niezbędną wiedzę, doświadczenie, potencjał techniczny, nierzadko specjalne urządzenia, które pozwolą na wykonywanie zamówienia, zasoby ludzkie – wykwalifikowanych w tym zakresie pracowników;
• mieć taką sytuację ekonomiczną i finansową, która pozwoli na wykonanie zamówienia – chodzi o to, aby wykonawca, który wygra, nie ogłosił upadłości czy likwidacji, co skutkowałoby niezrealizowaniem zamówienia;
• nie podlegać wykluczeniu z procesu o udzielenie zamówień – regulują to przepisy szczególne, np. związane z prawomocnym skazaniem za przestępstwa karnoskarbowe.

Przedmiot postępowania przetargowego

Przedmiotem zamówień publicznych mogą być:

• usługi,
• dostawa towarów,
• roboty budowlane.

W procesie przetargowym przedmiot postępowania należy opisać w sposób wyczerpujący, jednoznaczny, ze wskazaniem cech technicznych, a także jakościowych.

W opisie muszą być zawarte wszystkie wymagania, kwestie mające znaczenie i wpływ na sporządzenie oferty.

Muszą spełniać zasady równego traktowania, uczciwej konkurencji, przejrzystości, bezstronności. 

Zamawiający w tym celu tworzy tzw. SWZ – specyfikację warunków zamówienia. Musi ona zawierać:

1. nazwę oraz adres zamawiającego;
2. tryb udzielenia zamówienia;
3. opis przedmiotu zamówienia oraz części, jeśli zamawiający zakłada składanie ofert częściowych;
4. informację o przewidywanych zamówieniach uzupełniających;
5. opis sposobu przedstawiania ofert wariantowych oraz minimalne warunki, jakim muszą odpowiadać te oferty;
6. termin wykonania zamówienia;
7. opis warunków udziału w procesie przetargowym oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków;
8. informację o oświadczeniach i dokumentach, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu spełnienia warunków udziału w postępowaniu;
9. wymagania dotyczące wadium;
10. opis sposobu przygotowywania ofert;
11. miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert;
12. opis sposobu obliczenia ceny;
13. opis kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów oraz sposobu oceny ofert;
14. inne istotne kwestie, zależnie od przedmiotu postępowania przetargowego.

Komisja przetargowa

Zgodnie z art. 19 ustawy Prawo zamówień publicznych, jeżeli wartość zamówienia przekracza równowartość w zł 60 000 euro, obligatoryjnie powoływana jest komisja przetargowa. Oczywiście kierownicy placówek rządowych lub samorządowych organizujących przetargi mogą powoływać komisję przetargową także przy mniejszej wartości zamówienia. Komisja składa się z co najmniej 3 członków.

Zadaniem komisji jest pomoc kierownikowi w ocenie wykonawców, którzy biorą udział w procesie przetargowym, a także w ocenie samych ofert.

Zapoznanie się z ofertami

Z treścią oferty zamawiający, a także pozostali wykonawcy, nie mogą zapoznać się wcześniej niż przed terminem otwarcia ofert.

Określany jest bowiem termin otwarcia ofert i od tego momentu są one jawne, równocześnie jest to termin zakończenia składania ofert – nikt nie może zatem widzieć innych ofert i na tej podstawie proponować niższej ceny, licząc na wybór własnej propozycji. Ma to na celu zapewnienie ochrony konkurencji i równość stron, przejrzystość.

W toku badania ofert zamawiający mogą poprosić wykonawców o wyjaśnienia. Negocjacje są niedopuszczalne.

Po zakończonym procesie o wyborze oferty zamawiający jest zobowiązany niezwłocznie powiadomić wykonawców, a jeśli wartość zamówienia przekracza równowartość 60 000 euro, również Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych.

Jeśli w procesie przetargowym zamówienia jedynym kryterium oceny jest cena i nie można dokonać wyboru z uwagi na złożenie ofert o takiej samej cenie, zamawiający wzywa wykonawców do złożenia ofert dodatkowych.