Każdy pracownik wykonuje swoje obowiązki zgodnie z zawartą umową o pracę. Zdarzają się jednak sytuacje, w których uzasadnione potrzeby firmy wymagają czasowej zmiany zadań lub miejsca ich wykonywania. Właśnie w takich okolicznościach pracodawca może zdecydować się na oddelegowanie pracownika, czyli powierzenie mu innych obowiązków niż te dotychczasowe.
Oddelegowanie pracownika - wzór
Czym jest oddelegowanie pracownika?
Oddelegowanie pracownika jest formą wykonania polecenia pracodawcy w ramach istniejącego stosunku pracy. W skrócie polega ono na przejściu do innego miejsca pracy niż to, które obowiązywało dotychczas, i rozpoczęcie zupełnie innych zadań niż te wpisane do umowy o pracę. Oddelegowanie pracownika może nastąpić wyłącznie na pewien okres, stąd pracodawca nie może postanowić o trwałej zmianie warunków zatrudnienia danej osoby. Takie działania wymagałyby aneksowania istniejącej umowy lub zawarcia całkowicie nowej.
Podstawą prawną czasowego oddelegowania pracownika do innej pracy jest art. 42 §4 Kodeksu pracy, który stanowi, że wypowiedzenie dotychczasowych warunków pracy lub płacy nie jest wymagane w razie powierzenia pracownikowi, w przypadkach uzasadnionych potrzebami pracodawcy, innej pracy niż określona w umowie o pracę na okres nieprzekraczający 3 miesięcy w roku kalendarzowym, jeżeli nie powoduje to obniżenia wynagrodzenia i odpowiada kwalifikacjom pracownika. Jak wynika z powyższego, oddelegowanie pracownika może mieć miejsce tylko z uzasadnionych powodów i na ściśle określony czas. Oddelegowanie nie powinno być mylone ani z podróżą służbową, ani z tzw. transferem pracownika do innej firmy. W tym pierwszym przypadku mamy bowiem do czynienia z krótkotrwałym (zazwyczaj kilkudniowym) wysłaniem pracownika w celu wykonania konkretnego zadania, bez zmiany miejsca świadczenia pracy na stałe. W drugim przypadku chodzi natomiast o stałą zmianę miejsca zatrudnienia lub pracodawcy danej osoby.
„Określenie »uzasadnione potrzeby pracodawcy« oznacza uzasadnione potrzeby zakładu pracy jako całości, a nie tylko jednostki (komórki) organizacyjnej zakładu pracy, do której pracownik został skierowany. Jeśli pracodawca spełni powyższe warunki, to nie ulega wątpliwości, iż odmowa podjęcia czynności pracowniczych, powierzonych w trybie przepisu art. 42 § 4 KP w przypadkach uzasadnionych potrzebami zakładu pracy, może stanowić podstawę do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika. Niewykonanie takiego polecenia bowiem jest ciężkim naruszeniem podstawowych obowiązków pracowniczych”.
Przykład 1.
Pani Magdalena została poproszona przez pracodawcę, aby na okres 1 miesiąca wykonywała w oddziale firmy w innym mieście zadania, które przekraczają zakres jej obowiązków. Po tym czasie pracownica będzie mogła wrócić na swoje dotychczasowe stanowisko. Czy w tym przypadku mamy do czynienia z oddelegowaniem pracownika? Tak, ponieważ zmiana zakresu obowiązków pracowniczych i miejsca świadczenia pracy jest okresowa i nie przekracza 3 miesięcy.
Przykład 2.
Pan Paweł otrzymał od przełożonego pismo, z którego wynika, że musi wykonać dodatkowe zadanie, które nie wchodzi w zakres jego kompetencji. Ze względu na charakter zadania mężczyzna będzie musiał wyjechać na kilka dni poza swoje miejsce zamieszkania. Po wykonaniu zadania będzie mógł świadczyć swoją pracę na dotychczasowych warunkach. Czy doszło w tym przypadku do oddelegowania pracownika? Nie, ponieważ mamy tutaj do czynienia z podróżą służbową – wykonaniem jednego konkretnego zadania poza siedzibą firmy.
Rodzaje oddelegowania pracownika
Oddelegowanie może przybierać różne formy w zależności od celu i miejsca:
- oddelegowanie krajowe – pracownik jest oddelegowany do innej miejscowości w tym samym kraju;
- oddelegowanie zagraniczne – pracownik jest oddelegowany do pracy w innym kraju. Ten rodzaj oddelegowania jest najbardziej złożony ze względu na różnice w przepisach prawa pracy, ubezpieczeń społecznych i podatkowych;
- oddelegowanie w ramach grupy kapitałowej – pracownik jest oddelegowany do innej spółki w tej samej grupie kapitałowej;
- oddelegowanie do podmiotu trzeciego (np. w ramach kontraktu) – firma wysyła pracownika do klienta lub partnera biznesowego w celu wykonania konkretnego projektu.
Zasadniczo oddelegowanie, zwłaszcza to wiążące się ze zmianą miejsca zamieszkania, wymaga zgody pracownika. Dotyczy to także przypadków oddelegowania na okres przekraczający 3 miesiące, kiedy wymagana jest zgoda pracownika lub zastosowanie wypowiedzenia zmieniającego warunki pracy lub płacy. W przypadku krótkotrwałych delegacji służbowych, wpisanych w zakres obowiązków, taka zgoda może być dorozumiana lub zawarta w umowie o pracę. Pracownik oddelegowany ma prawo do warunków zatrudnienia (w tym wynagrodzenia) nie gorszych niż te, które obowiązują w państwie przyjmującym dla pracowników wykonujących podobną pracę. Jest to szczególnie istotne w przypadku oddelegowania zagranicznego. Pracodawca jest zobowiązany do pokrycia kosztów związanych z oddelegowaniem, takich jak koszty podróży, zakwaterowania, wyżywienia (diety), a także ewentualne koszty relokacji rodziny. W przypadku oddelegowania zagranicznego kluczowe jest ustalenie, w którym kraju pracownik podlega ubezpieczeniom społecznym. W Unii Europejskiej najczęściej stosuje się zasadę utrzymania ubezpieczenia w kraju wysyłającym pod warunkiem uzyskania dokumentu A1.
Kwestie opodatkowania wynagrodzenia pracownika oddelegowanego są złożone i zależą od długości oddelegowania, rezydencji podatkowej pracownika oraz umów o unikaniu podwójnego opodatkowania między krajami. Pamiętajmy również, że pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy pracownikowi oddelegowanemu, zgodnie z przepisami obowiązującymi w miejscu wykonywania pracy.
„Powierzenie na podstawie art. 42 §4 KP pracownikowi pracy nieodpowiadającej jego kwalifikacjom, w sytuacji, gdy nie wystąpiły uzasadnione (względami organizacyjnymi, technologicznymi lub ekonomicznymi) potrzeby pracodawcy, może stanowić naruszenie przez pracodawcę obowiązku poszanowania godności pracownika, jeżeli nosiło znamiona intencjonalnego, świadomego i natężonego złą wolą działania zmierzającego do poniżenia i zdyskredytowania pracownika.
Powierzenie – na podstawie art. 42 §4 KP – długoletniemu pracownikowi pracy nieodpowiadającej jego kwalifikacjom wynikającym z posiadanego wykształcenia i doświadczenia zawodowego w sytuacji, gdy nie wystąpiły uzasadnione (jakimikolwiek względami) potrzeby pracodawcy oraz traktowanie go jak pracownika zbędnego, stanowi naruszenie obowiązku poszanowania dóbr osobistych w postaci dobrego imienia i godności”.
Forma oddelegowania pracownika
Jeśli pracodawca chce oddelegować swojego pracownika do wykonywania innych zadań, powinien to zrobić na piśmie. Oświadczenie sporządzone przez pracodawcę powinno zawierać następujące elementy:
- miejscowość i data sporządzenia pisma;
- dane pracodawcy;
- dane pracownika, który ma zostać oddelegowany;
- tytuł pisma, np. „Pismo oddelegowania/Skierowanie do pracy poza stałym miejscem wykonywania pracy”;
- podstawa prawna oddelegowania – warto powołać się na odpowiednie przepisy kp (w tym na art. 42 §4). W przypadku oddelegowania zagranicznego można wspomnieć o dyrektywie o delegowaniu pracowników. Ten element pisma nie jest jednak obowiązkowy;
- okres oddelegowania;
- miejsce oddelegowania, tj. dokładny adres, pod którym pracownik będzie świadczył pracę. W przypadku oddelegowania zagranicznego należy podać kraj, miasto i adres, a także nazwę firmy lub placówki, do której pracownik jest oddelegowany;
- cel oddelegowania/zakres obowiązków zawierający zwięzły opis celu oddelegowania (np. „realizacja projektu X”, „udział w szkoleniu Y”, „wsparcie techniczne w oddziale Z”). Trzeba również wskazać, czy zakres obowiązków pozostaje niezmieniony, czy też ulega modyfikacji na czas oddelegowania;
- podpisy osoby upoważnionej do reprezentowania pracodawcy oraz pracownika.
Podsumowanie
Pracodawca ma możliwość czasowego oddelegowania pracownika ze względu na uzasadnione potrzeby swojej firmy. Co do zasady okres oddelegowania nie powinien przekraczać 3 miesięcy i wówczas zgoda zatrudnionego na taką zmianę nie jest wymagana. Jeśli oddelegowanie ma być znacznie dłuższe lub pojawia się w danym roku częściej, pracodawca musi uzyskać zgodę podwładnego na takie oddelegowanie albo zastosować wypowiedzenie zmieniające warunki pracy lub płacy danej osoby.
