Poradnik Przedsiębiorcy

Wyjazd służbowy pracownika – czy zawsze jest to delegacja?

Wyjazd służbowy pracownika odbywa się na wyraźne polecenie pracodawcy w celu wykonywania zadań związanych z pracą. Taki wyjazd potocznie nazywany jest delegacją. Jakie uprawnienia przysługują osobie odbywającej wyjazd służbowy?

Czym jest wyjazd służbowy?

Zgodnie z art. 77(5) § 1 Kodeksu pracy (dalej jako kp) wyjazd służbowy to wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika lub siedziba pracodawcy. Wynika z tego, że dla zaistnienia podróży służbowej niezbędne jest spełnienie wszystkich warunków, co oznacza, że wyjazd pracownika:

  • musi być poza stałe miejsce pracy lub poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy,
  • powinien być zlecony przez pracodawcę,
  • jest w celu wykonania określonego służbowego zadania.

Mimo spełnienia wszystkich tych warunków nie każdy wyjazd pracownika może być jednak potraktowany jak podróż służbowa. Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 20 lutego 2007 roku, akt II PK 165/06, „jeśli pracownik zawrze z pracodawcą porozumienie, w którym zgodzi się na świadczenia przez pewien okres pracy w innym niż stale miejscu, to pozbawi się prawa do świadczeń z tytułu podróży służbowej. Może wówczas przysługiwać mu dodatek miesięczny”.

Polecenie wyjazdu

Dokumentem potwierdzającym odbycie podróży służbowej jest polecenie wyjazdu służbowego. To na jego podstawie pracodawca dokonuje rozliczenia kosztów delegacji. Polecenie wyjazdu służbowego powinno zawierać:

  • dane pracownika, który odbywa podróż służbową,
  • cel wyjazdu,
  • termin wyjazdu i czas jego trwania,
  • miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży,
  • środek transportu,
  • informacje o zaliczce, jaką pracownik otrzymał na pokrycie kosztów podróży,
  • termin rozliczenia się,
  • podpis osoby do tego upoważnionej, np. kierownika.

Na podstawie rozliczenia się z wyjazdu służbowego pracownik otrzymuje:

  • diety,
  • zwrot kosztów za:
    • przejazdy,
    • noclegi,
    • środki komunikacji miejskiej,
    • inne udokumentowane wydatki.

Wysokość diety określają przepisy – wpływ na nią ma ilość czasu spędzonego w podróży. Nie przysługuje ona natomiast w przypadku podróży służbowej do miejscowości, w której pracownik mieszka oraz gdy zapewniono pracownikowi bezpłatne całodzienne wyżywienie. Wysokość diety w przypadku podróży krajowej, poczynając od 1 marca 2013 roku, wynosi 30 zł za dobę podróży i jest uzależniona od długości wyjazdu służbowego. Gdy trwa on:

  • krócej niż 8 godzin, wówczas dieta nie nie przysługuje,
  • od 8 do 12 godzin – uprawnia do otrzymania diety w połowie jej wysokości (15 zł),
  • powyżej 12 godzin – wówczas przysługuje dieta w pełnej wysokości (30 zł).

Dieta ulega także pomniejszeniu o koszt otrzymanego bezpłatnego posiłku:

  • śniadanie i kolacja po 25% diety,
  • obiad o 50% diety. 

Dietę obniża się także w sytuacji, gdy w koszt usługi hotelarskiej wliczony jest posiłek. Inaczej jest w przypadku podróży zagranicznych, kiedy dieta przeznaczona jest na wyżywienie oraz na inne drobne wydatki. Sama wysokość diety jest natomiast uzależniona od państwa, do którego pracownik się udaje. W przypadku niepełnej doby wysokość diety wynosi:

  • do 8 godzin – 1/3 diety zagranicznej,
  • do 12 godzin – 1/2 diety zagranicznej,
  • ponad 12 godzin – pełna dieta.

Tak samo jak w przypadku diety krajowej, zapewnienie pracownikowi wyżywienia obniża wysokość diety:

  • śniadania po 15% diety,
  • obiady i kolacje po 30% diety.

Jeśli pracownik ma zagwarantowane całodzienne wyżywienie, należy mu się 25% diety.

Koszty związane z wyjazdem służbowym są zwykle rozliczane dopiero po powrocie pracownika. Gdy podróż odbywa się poza granice Polski, pracodawca jest jednak zobowiązany do wydania zaliczki. W przypadku wyjazdu krajowego jest ona wypłacana na wniosek pracownika i to nawet nie w formie pisemnej – wystarczy prośba ustna. Zaliczki powinno udzielić się na podstawie kalkulacji kosztów podróży.

Wyjazd służbowy – odmowa pracownika

Odmowa wyjazdu służbowego przysługuje:

W przypadku wyżej wymienionych pracowników każdorazowo należy uzyskać ich zgodę na wyjazd w delegację. Dla pozostałych polecenie wyjazdu jest poleceniem służbowym i zwykle pracownik nie może odmówić jego wykonania.

Jak długi może być wyjazd służbowy?

W przepisach Kodeksu pracy nie określono maksymalnego czasu trwania delegacji. Przyjmuje się jednak, że nie powinna przekraczać trzech miesięcy. Okres ten wynika z art. 42 § 4 kp: „Wypowiedzenie dotychczasowych warunków pracy lub płacy nie jest wymagane w razie powierzenia pracownikowi, w przypadkach uzasadnionych potrzebami pracodawcy, innej pracy niż określona w umowie o pracę na okres nieprzekraczający 3 miesięcy w roku kalendarzowym, jeżeli nie powoduje to obniżenia wynagrodzenia i odpowiada kwalifikacjom pracownika”. Ten przepis nie odnosi się wprost do podróży służbowej, przyjmuje się na jego podstawie, że delegacja nie może trwać dłużej niż trzy miesiące. Mimo wszystko nie można wykluczyć sytuacji, gdy podróż będzie trwała dłużej – należy tu uwzględniać faktyczne potrzeby pracodawcy i pamiętać o incydentalnym charakterze takiego wyjazdu.

Podsumowanie

W wielu firmach podróże służbowe, zarówno te krajowe, jak i zagraniczne, stają się codziennością. Każdy tego typu wyjazd pracownika wiąże się z obowiązkiem jego prawidłowego rozliczenia, dlatego tak ważna jest znajomość przepisów o podróżach służbowych.