Poradnik Przedsiębiorcy

Pracownik na zagranicznej delegacji – w dobie pandemii

Pomimo COVID-19 musimy żyć i pracować dalej. Jednak delegacja pracownika poza granice kraju podczas pandemii, może nieść ze sobą wiele pytań i wątpliwości.

Polscy przedsiębiorcy pomimo obostrzeń mogą w dalszym ciągu delegować pracowników do pracy za granicą. Delegowanie pracowników w krajach UE zostało uregulowane dyrektywą 96/71/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 16 grudnia 1996 r. dotyczącej delegowania pracowników w ramach świadczenia usług. 

Przed rozpoczęciem świadczenia usługi na terenie innego kraju, pracodawca powinien zrealizować ciążące na nim obowiązki,  jednak w związku z epidemią nie zmieniano przepisów, wydano bowiem na poziomie UE jasne wytyczne, aby pracownicy w obrębie UE – zwłaszcza zatrudnieni w zawodach o krytycznym znaczeniu dla walki z pandemią koronawirusa – mogli dotrzeć do swojego miejsca pracy. 

Nawet kiedy, granice były zamknięte w początkowej fazie epidemii, w aktach prawnych wyodrębniono kategorie osób, które mimo obostrzeń mogły podróżować w związku z wykonywaną pracą.

Istotne informacje przed delegowaniem pracownika

Podstawową informacją dla pracodawcy jest to, że w okresie delegowania musi on zagwarantować swoim pracownikom takie same warunki zatrudnienia jak te obowiązujące z mocy prawa lub powszechnie stosowanych umów zbiorowych w kraju przyjmującym pracowników.

Odnosi się to do: minimalnych okresów odpoczynku, maksymalnego czasu pracy, minimalnego wymiaru płatnych urlopów rocznych,  wynagrodzenia (w tym wszystkich jego obowiązkowych elementów) określonego w prawie krajowym lub powszechnie stosowanych umowach zbiorowych, BHP i inne. 

Kolejnym obowiązkiem jest konieczność wcześniejszego poinformowania administracji kraju przyjmującego o wysłaniu pracowników a także dopełnienie formalności poprzez złożenie wniosku o formularz PD A1 (tzw. dokument przenośny A1), który jest wydawany przez zakład ubezpieczeń społecznych w kraju, w którym są ubezpieczeni pracownicy.

Od 30 lipca 2020 w całej Unii Europejskiej wprowadzono m.in. obowiązek ustalania i przyznawania wynagrodzenia wg przepisów państwa przyjmującego oraz ograniczono możliwość stosowania polskiego prawa w zakresie warunków pracy tylko do 12 lub 18 miesięcy, chyba że polskie przepisy będą dla pracownika korzystniejsze.

Delegacja pracowników a covid-19

W zależności od kraju destynacji, obowiązują różne restrykcje i obowiązki.

Najbardziej aktualne, informacje należy zawsze poszukiwać na stronie ministerstwa, ambasad czy konsulatu. informacje można także znaleźć na strona przewoźników, lub Głównego Inspektoratu Sanitarnego, Światowej Organizacji Zdrowia oraz Europejskiego Centrum ds. Zapobiegania i Kontroli Chorób.

  • Belgia – osoby podróżujące do i z Belgii muszą posiadać oświadczenie (déclaration sur l’honneur), które musi być powiązane z formularzem lokalizacji pasażera i poparte niezbędnymi dokumentami. Dozwolone są tylko podróże konieczne, w tym podróże wynikające z pracy transgranicznej oraz podróże służbowe i związane z wykonywaniem zawodu. Wszyscy nierezydenci (niezarejestrowani na pobyt stały lub czasowy) przyjeżdżający do Belgii z Polski muszą okazać negatywny wynik testu na Covid-19 wykonanego maksymalnie 72 godziny przed przyjazdem (test PCR z wynikiem w j. niderlandzkim, francuskim, niemieckim lub angielskim). Przedstawienie negatywnego testu nie pociąga za sobą żadnego wyjątku od wypełnienia formularza lokalizacji pasażera (Passenger Locator Form) oraz kwarantanny i obowiązku poddania się testowi siódmego dnia po przybyciu do Belgii, nie dotyczy to przypadku podróży służbowych poświadczonych przez pracodawcę numerem BTA. Przewoźnicy mają żądać okazania dowodu wypełnienia formularza lokalizacji pasażera (Passenger Locator Form) i/lub negatywnego testu na Covid-19 od pasażerów (nie rezydentów) – w przypadku braku powyższych odmówić wejścia na pokład (Komunikat Ministerstwa Spraw Zagranicznych www.gov.pl).

  • Niemcy – terytorium Polski jest uznawane za obszar podwyższonego ryzyka. Dlatego przy podróży z Polski do Niemiec należy liczyć się co do zasady z obowiązkiem dokonania zgłoszenia wjazdu, wykonaniem testu na obecność koronawirusa, przebywaniem w kwarantannie. Osoby wjeżdżające z obszarów o szczególnie wysokim ryzyku związanym z dużą liczbą zakażeń muszą posiadać wynik testu wykonanego najwcześniej 48h już przed wjazdem do Niemiec i okazać negatywny wynik testu przewoźnikowi lub funkcjonariuszowi granicznemu podczas kontroli. W tym przypadku istnieją zwolnienia z wykonywania testu przed wjazdem dla osób: przejeżdżających przez taki obszar bez postoju; przejeżdżających przez Niemcy w tranzycie; przewożących zawodowo osoby, towary i dobra przy pobycie w danym obszarze lub w Niemczech do 72h; posiadających zgodę właściwego urzędu ds. zdrowia ze względu na ważny powód wjazdu. koszty badania (co najmniej 60 euro) trzeba pokryć z własnej kieszeni (Komunikat Ministerstwa Spraw Zagranicznych www.gov.pl).

  • Norwegia – 29 stycznia br. Norwegia zamknęła granice dla osób, które nie mają stałego zameldowania w Norwegii, z nielicznymi wyjątkami. Granice pozostaną zamknięte co najmniej do 28 lutego br. Niektóre norweskie gminy wprowadziły obowiązek wykonania testu na covid-19/kwarantanny jeśli wracasz z jednej z gmin objętych ostrzejszymi restrykcjami (w tym z Oslo). Z obowiązku wykonywania testu przy wjeździe zwolnieni są: dzieci do lat 12; osoby pełniące krytyczne funkcje społeczne, kierowcy w tranzycie towarowym długodystansowym, dyplomaci (Komunikat Ministerstwa Spraw Zagranicznych www.gov.pl).

Koszty uzyskania przychody a testy na covid-19

Do kosztów uzyskania przychodu można zaliczyć wydatki na zakup płynów do dezynfekcji, maseczek ochronnych na twarz, rękawiczek, usług związanych z odkażeniem biura.

Wynika to z obowiązków pracodawcy, jakie nakłada na niego Kodeks pracy, w związku z koniecznością zapewnienia pracownikom bezpiecznych i higienicznych warunków pracy.  Mając na uwadze, że w interesie pracodawcy pozostaje oddelegowanie pracownika do pracy wydaje się, że wymagane testy na Covid-19 niezbędne do wjazdu do danego kraju mogą stanowić koszty uzyskania przychodu, dlatego przedsiębiorca powinien pokryć koszt testów. Wbrew jednak tak postawionej tezie, Krajowa Izba Skarbowa jeszcze niedawno próbowała się sprzeciwić, podnosząc, że wartość testu na obecność koronawirusa u pracownika, która została sfinansowana przez pracodawcę, powinna zostać opodatkowana podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

W odpowiedzi Ministerstwo Finansów uznało, że nie ma mowy o opodatkowaniu podatkiem dochodowym pracowników. 

Wydaje się, że powiększenie aktywów pracownika nie wchodzi w opisanym aspekcie w grę, bowiem gdyby nie delegacja, czyli odgórna decyzja pracodawcy o wysłaniu go do pracy poza terytorium Polski, sam pracownik nie zrobiłby sobie takiego badania we własnym zakresie, gdyż po prostu nie byłby ono mu potrzebne.

Wobec powyższego, argumentacja jakoby koszt koniecznych do wykonania testów na covid-19 nie mogły stanowić kosztu podatkowego pracodawcy, nie powinna być uwzględniania. 

Zaleca się jednak, na wypadek kontroli, sporządzenia adekwatnych dokumentacji, a także uzupełnienie przepisów o przetwarzaniu danych osobowych w firmach w związku z przetwarzaniem danych wrażliwych na temat choroby i wyników badań, co implikuje obowiązek pracodawcy do otoczenia ich szczególną dbałością.

Podstawa prawna:

  • Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r.o podatku dochodowym od osób fizycznych, Dz.U.2020.1426 t.j.

  • Dyrektywa 96/71/We Parlamentu Europejskiego I Rady z dnia 16 grudnia 1996 r. dotycząca delegowania pracowników w ramach świadczenia usług, Dz.U.UE.L. 1997.18.1 

  • Ustawa z dnia 10 czerwca 2016 r. o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług, Dz.U.2018.2206 t.j.

Materiał opracowany przez zespół „Tak Prawnik”.
Właścicielem marki „Tak Prawnik” jest BZ Group Sp. z o.o.