Poradnik Przedsiębiorcy

Kiedy należy wypełnić zaświadczenie Z-3a dla zleceniobiorcy?

W przypadku choroby zleceniobiorcy, który podlega ubezpieczeniom społecznym, w tym ubezpieczeniu chorobowemu, które jest dla niego dobrowolne, możliwe jest otrzymanie przez niego zasiłku chorobowego. Zleceniodawca, który nie jest płatnikiem zasiłków, ma obowiązek przekazać do ZUS-u zaświadczenie lekarskie ZUS ZLA oraz zaświadczenie Z-3a. Jakie składniki wynagrodzenia należy wykazać w zaświadczeniu Z-3a?

Okres wyczekiwania na prawo do zasiłku chorobowego

Zleceniobiorca, który z tytułu wykonywania umowy podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, może przystąpić na zasadzie dobrowolności do ubezpieczenia chorobowego. Z tego tytułu przysługuje mu:

  • zasiłek chorobowy oraz świadczenie rehabilitacyjne,
  • zasiłek opiekuńczy,
  • zasiłek macierzyński.

Zleceniobiorca nabywa prawo do zasiłku chorobowego po upływie okresu wyczekiwania, który w przypadku dobrowolnego podlegania ubezpieczeniu chorobowemu wynosi 90 dni nieprzerwanego okresu tego ubezpieczenia. Do okresu ubezpieczenia chorobowego zalicza się poprzednie okresy ubezpieczenia chorobowego, jeżeli przerwa między nimi nie przekroczyła 30 dni lub była spowodowana urlopem wychowawczym, bezpłatnym lub odbywaniem czynnej służby wojskowej przez żołnierza niezawodowego.

Jeżeli zleceniobiorca posiada 90-dniowy okres wyczekiwania, wówczas ZUS na podstawie przekazanego przez płatnika składek zwolnienia lekarskiego oraz zaświadczenia Z-3a, wypłaci zasiłek chorobowy.

Zaświadczenie Z-3a a przychód zleceniobiorcy

Wypełniając zaświadczenie Z-3a należy wykazać przychód osiągnięty przez zleceniobiorcę, który stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe, uzyskany:

  • za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy lub
  • za pełne kalendarzowe miesiące trwania ubezpieczenia, jeżeli okres jest krótszy niż 12 miesięcy.

Podstawę wymiaru zasiłku dla zleceniobiorcy ustala się odpowiednio do przepisów dotyczących pracowników, z wyjątkiem uwzględniania w niej składników wynagrodzenia, do których w myśl przepisów wewnątrzzakładowych zachowują oni prawo w okresach pobierania zasiłków. W związku z tym w przypadku zleceniobiorcy wypłacona mu nagroda czy premia podlega wliczeniu do podstawy wymiaru zasiłku bez względu na zasady jej wypłaty.

Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego zleceniobiorcy stanowią wszystkie składniki wynagrodzenia, które podlegają oskładkowaniu. Należy je doliczyć do przychodu za miesiąc, za który składniki te zostały wypłacone i wykazać w zaświadczeniu Z-3a wraz z wynagrodzeniem za dany miesiąc.

Jeżeli składnik wynagrodzenia jest wypłacany za okres dłuższy niż miesiąc, np. kwartalnie, to należy doliczyć go do wynagrodzenia za miesiąc, w którym składnik został wypłacony.

Choroba zleceniobiorcy we wcześniejszym okresie a zaświadczenie Z-3a

W przypadku gdy, w jednym z miesięcy wchodzących do podstawy wymiaru zasiłku zleceniobiorca był niezdolny do pracy z powodu choroby, ale nie posiadał prawa do zasiłku, wówczas wypełniając zaświadczenie Z-3a, należy wprowadzić jego wysokość w kwocie faktycznie uzyskanej. Natomiast gdyby w okresie choroby zleceniobiorca pobierał zasiłek chorobowy, wówczas przychodu za ten miesiąc nie należy wliczać do podstawy wymiaru zasiłku.

Wynagrodzenie za nieprzepracowany w pełni miesiąc należy wyłączyć z podstawy wymiaru zasiłku, gdy przychód zleceniobiorcy został pomniejszony na skutek niewykonywania pracy w okresie pobierania zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego lub odbywania ćwiczeń wojskowych, pod warunkiem, że zleceniobiorca wykonywał w tym miesiącu pracę przez mniej niż połowę miesiąca. Zmniejszenie wynagrodzenia na skutek pobierania zasiłku nie powoduje wyłączenia go z podstawy wymiaru, jeśli praca była wykonywana przez co najmniej połowę miesiąca.

Generowanie zaświadczenia Z-3a dla zleceniobiorcy w systemie płacowym

System wFirma.pl pozwala w prosty sposób rozliczyć chorego zleceniobiorcę oraz wygenerować dla niego zaświadczenie Z-3a. Aby to zrobić należy dodać nieobecność w KADRY » PRACOWNICY klikając na nazwisko pracownika. W oknie Szczegółów pracownika należy przejść do zakładki CZAS PRACY » NIEOBECNOŚCI, gdzie należy wybrać DODAJ.

Dodawanie Z-3a - wprowadzanie nieobecności

Warto pamiętać, że zleceniobiorca nie otrzymuje wynagrodzenia chorobowego, a od pierwszego dnia choroby otrzymuje zasiłek, dlatego ważne jest aby jako kod świadczenia przerwy podać 313. Po wprowadzeniu danych ze zwolnienia zamiast opcji Zapisz po kliknięciu na rozwinięcie przycisku wybrać należy ZAPISZ I GENERUJ ZUS Z-3A.

 Dodawanie Z-3a w systemie wfirma.pl

Po uzupełnieniu formularza należy do zapisać, wtedy będzie dostępny w zakładce KADRY » DEKLARACJE. Wygenerowane zaświadczenie można pobrać w formacie XML i wysłać poprzez platformę PUE ZUS o czym więcej można przeczytać w opracowaniu Eksport zaświadczeń Z-3, Z-3a i Z-3b i ich wysyłka z PUE.