Korekta listy płac - kiedy i jak ją sporządzić?

Obowiązkiem pracodawcy jest wypłata pracownikom wynagrodzenia za wykonaną pracę. Wynagrodzenia naliczane są na liście płac. Niekiedy zdarza się, że konieczna jest korekta listy płac, np. jeżeli pracownik dostarczył zwolnienie lekarskie po wypłacie wynagrodzenia lub zostanie orzeczony wypadek przy pracy. Wówczas należy sporządzić korektę listy płac. Jak dokonać tego prawidłowo?

Zwolnienie lekarskie dostarczone po wypłacie wynagrodzenia

W sytuacji kiedy zwolnienie lekarskie wystawiane jest na przełomie miesiąca a pracodawca dokonuje wypłaty w tym samym miesiącu, tj. np. za marzec wypłata zostanie dokonana 27 marca lub kiedy zwolnienie wystawiane jest po zakończeniu leczenia szpitalnego, konieczne będzie skorygowanie wypłaconych list płac.

Za czas zwolnienia lekarskiego pracownikowi przysługuje wynagrodzenie chorobowe lub zasiłek chorobowy (od 34. dnia niezdolności do pracy lub od 15. dnia w przypadku osób powyżej 50. roku życia).

Wynagrodzenie chorobowe wynosi:

• 80% lub
• 100%:

• wypadek w drodze do lub z pracy,

• choroba przypadająca w trakcie ciąży,

• poddanie się niezbędnym badaniom lekarskim przewidzianym dla kandydatów na dawców komórek, tkanek i narządów oraz poddanie się zabiegowi pobrania komórek tkanek i narządów.

Jeżeli pracodawca jest płatnikiem zasiłków, wypłaca pracownikom również zasiłek chorobowy, który może wynosić:

• 80% lub
• 100% - w przypadkach podanych powyżej.

W przypadku krótkotrwałej niezdolności do pracy nie ma potrzeby korygowania listy płac. Jeżeli wynagrodzenie jest nadpłacone, odliczenia pracodawca może dokonać przy okazji kolejnej wypłaty.

Co istotne, do odliczenia nie jest potrzebna zgoda pracownika.

Jeżeli natomiast mamy do czynienia z długotrwałą niezdolnością do pracy, tj. taką, która trwa ponad 30 dni, należy dokonać korekty listy płac, a także dokumentów rozliczeniowych, jeśli zostały już przekazane do ZUS-u. W przypadku powstania nadpłaty wynagrodzenia, odliczenia należy dokonać w kolejnym miesiącu. Jak wskazuje Departament Prawny Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej, nie jest potrzebna do tego zgoda pracownika, nawet jeżeli w danym miesiącu pracownikowi przysługuje jedynie wynagrodzenie lub zasiłek chorobowy. Na to wskazuje również wyrok Sądu Najwyższego z 14 października 1997 r. (sygn. akt I PKN 319/97, OSNP 1998/15/450).

Dokonując odliczenia od wynagrodzenia, należy odróżnić je od potrącenia, bowiem w przypadku odliczeń nie obowiązują kwoty wolne od potrąceń ani granice odliczeń, odliczenia dokonywane są w całości.

Korekta listy płac w przypadku orzeczenia wypadku przy pracy po wypłacie wynagrodzenia

Za czas niezdolności do pracy spowodowanej wypadkiem przy pracy lub chorobą zawodową, pracownikowi przysługuje zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego wypłacany w wysokości 100% (art. 8 ust. 2 i art. 9 ust. 1 ustawy o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych). Jeżeli wypadek przy pracy zostanie uznany po wypłacie wynagrodzenia i rozliczeniu z ZUS-u, konieczne jest dokonanie korekty listy płac oraz dokumentów rozliczeniowych. Należy również wypłacić pracownikowi różnicę między poprzednio wypłaconym wynagrodzeniem lub zasiłkiem chorobowym, a skorygowanym zasiłkiem z ubezpieczenia wypadkowego.

Przekroczenie rocznej podstawy wymiaru składek ZUS a korekta listy płac

Istnieje ograniczenie podstawy składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe. Po przekroczeniu tej kwoty odpowiadającej 30-krotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy, określonego w ustawie budżetowej, pracownikowi nie są naliczane składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe.

Jeżeli składki emerytalno-rentowe za pracownika opłacane są przez więcej niż jednego ubezpieczonego, ma on obowiązek poinformować wszystkich płatników o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek emerytalno-rentowych. Jeżeli tego nie zrobi, a płatnik błędnie naliczy składki, to ubezpieczony ponosi skutki błędnie naliczonych składek.

Po przekroczeniu rocznej podstawy płatnik jest zobowiązany skorygować dokumenty rozliczeniowe, jeśli zostały już przekazane do ZUS-u. W wyniku korekty powstaje:

• nadpłata składek emerytalno-rentowych po stronie ubezpieczonego i płatnika,
• niedopłata składki zdrowotnej po stronie ubezpieczonego.

Po skorygowaniu dokumentów rozliczeniowych płatnik powinien zwrócić ubezpieczonemu kwotę nadpłaconych składek, którą należy pomniejszyć o niedopłaconą składkę na ubezpieczenie zdrowotne.

Kiedy nie można dokonać odliczenia bez zgody pracownika?

Jeżeli korekta listy płac jest dokonywana w związku z innymi okolicznościami niż nieobecność pracownika, np. jeżeli pracodawca błędnie naliczył wynagrodzenia za pracę, w przypadku powstania nadpłaty wynagrodzenia pracodawca nie ma prawa bez zgody pracownika potrącić w kolejnym miesiącu nadpłaconego wynagrodzenia (Stanowisko Głównego Inspektoratu Pracy z 1 lipca 2009 r. w sprawie dokonywania potrąceń z nadpłaconego wynagrodzenia pracownika, sygn. GPP-110–4560–43/09/PE/RP). Jeśli pracownik nie zgodzi się na odliczenie, pracodawca może jedynie wnieść roszczenie do sądu o zwrot nadpłaconego wynagrodzenia.

Pracodawca ponosi odpowiedzialność za prawidłowe obliczenie i wypłacenie pracownikowi wynagrodzenia. Jeżeli w wyniku błędu pracodawcy pracownik otrzymuje wyższe wynagrodzenie niż mu przysługuje, to od dobrej woli pracownika zależy zwrot nadpłaconego wynagrodzenia.

Jeżeli pracownik zgodzi się na odliczenie, to jego kwotę należy wykazać na liście płac w odrębnej pozycji.

Zwrot nadpłaconego wynagrodzenia

Jeżeli z kolei pracownik zwróci nadpłacone wynagrodzenie, kwotę zwrotu wraz z pobraną zaliczką na podatek dochodowy należy odliczyć od dochodu pracownika (art. 41b ustawy o pdof). Jeśli dochód, który uzyska pracownik w danym miesiącu, jest za niski, aby odliczyć pełną kwotę nadpłaconego wynagrodzenia, nadwyżkę można rozliczać sukcesywnie w kolejnych miesiącach roku podatkowego.

Pracodawca w związku z nadpłatą powinien:

• dokonać korekty dokumentów rozliczeniowych w ZUS-ie,
• powstałą nadpłatę składek ZUS doliczyć do dochodu pracownika i potrącić należną zaliczkę na podatek dochodowy,
• zwrócić pracownikowi składkę zdrowotną, którą pracownik zobowiązany jest doliczyć do podatku.

Problem pojawia się, jeżeli zwrotu nadpłaconego wynagrodzenia dokona były pracownik. Wówczas pracodawca nie może rozliczyć tego zwrotu, bo nie łączy go już z pracownikiem stosunek pracy, a więc ten nie osiąga dochodów, które pracodawca mógłby pomniejszyć o zwrot. W takiej sytuacji rozliczenia zwróconego wynagrodzenia dokonuje były pracownik w zeznaniu rocznym za rok podatkowy, w którym dokonał zwrotu, a kwotę zwrotu wykazuje w załączniku do zeznania rocznego (PIT-O). Jeśli kwota zwrotu przekracza dochód uzyskany w danym roku, kwotę przekraczającą dochód można odliczyć w ciągu najbliższych 5 lat podatkowych.

Niedopłata wynagrodzenia

Zdarzają się również sytuacje, kiedy pracownik otrzymuje niższe wynagrodzenie niż mu się należy. Nie musi to być wynik umyślnego działania pracodawcy. Wówczas pracodawca powinien niezwłocznie wypłacić pracownikowi brakującą część wynagrodzenia. Dodatkowo do brakującej części powinien doliczyć odsetki za zwłokę, które są wolne od podatku dochodowego (art. 21 ust. 1 pkt 95 ustawy o pdof).

Co istotne, wypłata pracownikowi niższego wynagrodzenia może skutkować rozwiązaniem przez pracownika umowy w trybie natychmiastowym. W takiej sytuacji pracownikowi przysługuje odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za okres wypowiedzenia (art. 55 § 11 Kodeksu pracy). PIP może także nałożyć na pracodawcę karę grzywny w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł (art. 282 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy).

Wypłata brakującej części stanowi dochód pracownika, od którego należy odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych. Brakująca część stanowi również podstawę wymiaru składek ZUS.

Korygowanie listy płac – podsumowanie

Pracodawca w niektórych przypadkach niezbędne może być skorygowanie wypłaconego już wynagrodzenia. Często ma to również wpływ na późniejsze rozliczenie podatku dochodowego za pracownika oraz sporządzenie deklaracji DRA. Warto wiedzieć kiedy w razie nadpłaty wynagrodzenia można dokonać potrącenia bez uzyskania zgody pracownika.