Nadpłata wynagrodzenia z powodu dostarczenia zwolnienia lekarskiego po wypłacie

Pracownik w czasie choroby nie zachowuje prawa do pełnego wynagrodzenia – zgodnie z przepisami kodeksu pracy, przysługuje mu 80% wynagrodzenia. Co w sytuacji, gdy pracownik dostarczy zwolnienie lekarskie już po wypłacie wynagrodzenia? Jak postąpić w takiej sytuacji? Czy nadpłata wynagrodzenia powinna zostać rozliczona?

Wynagrodzenie pracownika za czas choroby – za ile dni płaci pracodawca i w jakiej wysokości?

Kodeks pracy reguluje kwestie wynagrodzenia, które przysługuje pracownikowi w czasie, w którym pozostaje on na zwolnieniu lekarskim. W artykule 92 Kodeksu pracy zawarte są obowiązujące regulacje, z których wynika, że:

1. Za czas niezdolności pracownika do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną – trwającej łącznie do 33 dni w ciągu roku kalendarzowego, a w przypadku pracownika, który ukończył 50 rok życia – trwającej łącznie do 14 dni w ciągu roku kalendarzowego – pracownik zachowuje prawo do 80% wynagrodzenia, chyba że obowiązujące u danego pracodawcy przepisy prawa pracy przewidują wyższe wynagrodzenie z tego tytułu;
2. Za czas niezdolności pracownika do pracy wskutek wypadku w drodze do lub z pracy albo choroby przypadającej w czasie ciąży – trwającej łącznie do 33 dni w ciągu roku kalendarzowego, a w przypadku pracownika, który ukończył 50 rok życia – trwającej łącznie do 14 dni w ciągu roku kalendarzowego – pracownik zachowuje prawo do 100% wynagrodzenia;
3. Za czas niezdolności pracownika do pracy wskutek poddania się niezbędnym badaniom lekarskim przewidzianym dla kandydatów na dawców komórek, tkanek i narządów oraz poddania się zabiegowi pobrania komórek, tkanek i narządów – trwającej łącznie do 33 dni w ciągu roku kalendarzowego, a w przypadku pracownika, który ukończył 50 rok życia – trwającej łącznie do 14 dni w ciągu roku kalendarzowego – pracownik zachowuje prawo do 100% wynagrodzenia.

Jeżeli zatem pracownik przedstawi zwolnienie lekarskie, z którego wynika, że jest chory (równocześnie nie będąc w ciąży), to pracodawca wypłaca mu wynagrodzenie przez 33 dni w roku kalendarzowym, a jeżeli pracownik ukończył 50 rok życia – przez 14 dni jego nieobecności w pracy. Po tym czasie pracownik będzie otrzymywał zasiłek chorobowy wypłacany przez ZUS. Istotne jest, że pracodawca wypłaca wynagrodzenie chorobowe przez odpowiednio 33 lub 14 dni w ciągu roku kalendarzowego. Pracownik może zatem chorować „na raty”, może wykorzystać przysługujące mu dni, na przykład, w pierwszym kwartale roku, co sprawi, że kolejne okresy choroby będą już wypłacane przez ZUS, a pracodawca nie będzie musiał płacić wynagrodzenia w ogóle. Jeżeli jednak pracownik zachoruje 30 listopada, a jego zwolnienie będzie trwało do 1 lutego kolejnego roku, przy założeniu, że wcześniej nie chorował, pracodawca będzie wypłacał wynagrodzenie chorobowe łącznie przez 60 dni z rzędu. Przepis jasno określa, że obowiązek ten ciąży na nim przez 33 dni roku kalendarzowego.

Dostarczenie zwolnienia po wypłacie wynagrodzenia

Podstawą do przyjęcia, że pracownik jest niezdolny do pracy z powodu choroby, jest przesłane zaświadczenie lekarskie w postaci elektronicznej przez Platformę Usług Elektronicznych. Od 1 stycznia 2023 r. został wprowadzony obowiązek posiadania profilu na PUE dla wszystkich płatników składek, które umożliwia załatwianie spraw w ZUS online - w dowolnym miejscu i czasie. Mimo że aktualnie obowiązuje system elektronicznych zwolnień lekarskich, które są automatycznie generowane i przesyłane do pracodawców za pomocą Platformy Usług Elektronicznych, pracownik ma obowiązek poinformować pracodawcę o swojej nieobecności w pracy. Zawiadomienia tego pracownik dokonuje osobiście lub przez inną osobę, telefonicznie lub za pośrednictwem innego środka łączności albo drogą pocztową.

Nadal istnieje jednak przypadek, w którym pracownik otrzyma zaświadczenie o niezdolności do pracy w postaci papierowej, należy je dostarczyć pracodawcy w ciągu 7 dni od chwili wydania. Lekarz może wystawić papierowe zwolnienie lekarskie w razie awarii systemu teleinformatycznego ZUS albo braku możliwości dostępu do internetu. W takim przypadku lekarz ma obowiązek wprowadzić takie zaświadczenie w formie elektronicznej do systemu w terminie 3 dni roboczych.

Nadpłata wynagrodzenia

Nadpłata wynagrodzenia wystąpi wtedy, gdy pracownik otrzyma wynagrodzenie w wyższej wysokości, niż powinien.

Przykład 1.

Pracownik Jan Nowak otrzymuje wynagrodzenie na koniec miesiąca kalendarzowego. Dostał on wypłatę za cały sierpień 2024 r. Jednak 2 września 2024 r. pracownik otrzymał zwolnienie lekarskie, z którego wynika, że jego niezdolność do pracy z powodu choroby trwa od 25 sierpnia do 6 września 2024 r.

Stąd wynagrodzenie, które zostało pracownikowi wypłacone za okres od 25 do 31 sierpnia, stanowi nadpłatę. Jan Nowak otrzymał wynagrodzenie w pełnej wysokości, a powinien był otrzymać 80% wynagrodzenia z uwagi na niezdolność do pracy wskutek choroby. Co więcej, w tym przypadku nadpłata wynagrodzenia zawyżyła również podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne oraz podatek (które są uzależnione od wysokości wynagrodzenia).

Nadpłata wynagrodzenia i sposób na jej rozliczenie

Z wynagrodzenia za pracę odlicza się, w pełnej wysokości, kwoty wypłacone w poprzednim (bezpośrednio) terminie płatności, za okresy nieobecności w pracy, za które pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia. Takie odliczenie nie wymaga zgody pracownika. Nie stanowi to w żadnym wypadku, potrącenia z wynagrodzenia za pracę, mimo że w rzeczywistości, wypłacone wynagrodzenie ulega pomniejszeniu.

Odliczenie może być dokonane w całości

Podstawową różnicą między odliczeniem a potrąceniem jest to, że regulacje dotyczące potrąceń chronią pracowników przed nadmiernymi potrąceniami. W przypadku odliczeń zasady te nie obowiązują. Nie ma zatem obowiązku pozostawienia pracownikowi kwoty wolnej, nie trzeba dbać o to, by odliczenie nie przekroczyło procentowo określonej wysokości wynagrodzenia.

Z problemem tym, co do zasady, nie spotykają się pracodawcy, który wypłacają wynagrodzenie w kolejnym miesiącu, z dołu, bo zazwyczaj mają już informację o tym, że pracownik przez konkretny okres przebywał już na zwolnieniu lekarskim i w związku z chorobą był nieobecny w pracy. Oczywiście pracodawca może dowiedzieć się o tych okolicznościach na tyle późno, że również będzie musiał dokonać rozliczenia nadpłaconego wynagrodzenia.

Zgoda pracownika – czy i kiedy jest wymagana?

W ustawie kodeks pracy zawarty jest art. 87 § 7. Wynika z niego, że z wynagrodzenia za pracę odlicza się, w pełnej wysokości, kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia. W tym przypadku pracownik nie zachowuje prawa do 20% wynagrodzenia, z uwagi na chorobę i to, że pracodawca wypłaca mu 80% wynagrodzenia.

Pracodawca jest ograniczony dokonaniem takiego odliczenia w najbliższym terminie płatności. Skutkuje to tym, że po upływie kilku miesięcy od wystąpienia wypłaty zbyt wysokiej pensji, nadpłata wynagrodzenia nie może zostać odliczona.

Na podstawie art. 91 Kodeksu pracy, będzie mógł je jednak odliczyć, ale tylko za zgodą pracownika, która zostanie wyrażona na piśmie. Zatem warunkiem dopuszczalności dokonania przez pracodawcę odliczenia z wynagrodzenia za wcześniejsze miesiące jest zgoda pracownika. Jeżeli pracownik nie udzieli takiej zgody, a pracodawca odliczy z jego wynagrodzenia nadpłatę, będzie działał sprzecznie z przepisami o ochronie wynagrodzenia na pracę i narazi się na postępowanie cywilne, jeżeli pracownik zdecyduje się je wszcząć. Stanowisko to jest potwierdzone nadal aktualnym wyrokiem Sądu Najwyższego z dnia 4 października 1994 r. w sprawie I PRN 71/94.

Przykład 2.

Wynagrodzenia u pracodawcy Marka Milewskiego wypłacane są 28 dnia miesiąca. Po wypłacie wynagrodzenia za czerwiec 2024 r. Jan Nowak, którego miesięczne wynagrodzenie wynosi 4500 zł miesięcznie, dostarczył zwolnienie lekarskie, z którego wynika, że jest niezdolny do pracy od 28 czerwca do 3 lipca 2024 r. (6 dni). Za czerwiec otrzymał pełne wynagrodzenie 4500 zł.

Odliczenia nadpłaconego wynagrodzenia za wrzesień br. należy dokonać z wynagrodzenia należnego za październik, pomniejszając go o łączną liczbę dni absencji chorobowej, w następujący sposób:

4500 zł : 30 dni = 150 zł
150 zł x 6 dni absencji chorobowej = 900 zł
4500 zł – 900 zł = 3600 zł 

Kiedy pracownikowi nie przysługuje w ogóle wynagrodzenie chorobowe?

Może jednak dojść do sytuacji, gdy pracodawca nie był w ogóle obowiązany do wypłaty pracownikowi 80% przysługującego mu wynagrodzenia. Ma to miejsce w następujących przypadkach:

• w czasie przebywania przez pracownika na urlopie bezpłatnym, urlopie wychowawczym;
• w okresie tymczasowego aresztowania lub odbywania kary pozbawienia wolności przez pracownika (jeżeli stosunek pracy nie wygasł lub nie został wypowiedziany);
• gdy niezdolność do pracy powstała wskutek popełnienia umyślnego przestępstwa lub wykroczenia przez pracownika;
• gdy została spowodowana nadużyciem alkoholu (przez pierwsze 5 dni niezdolności);
• jeżeli pracownik sfałszował zwolnienie lekarskie;
• jeżeli pracownik wykorzystywał zwolnienie lekarskie niezgodnie z jego celem, na przykład wykonywał inną pracę zarobkową – dorabiał sobie.

Wówczas pracodawca odlicza całość wypłaconego wynagrodzenia chorobowego, które zostało przez niego wypłacone pracownikowi, bez jego zgody, gdy zapłata nastąpiła w poprzednim terminie płatności.