Świadczenia wypłacane pracownikowi z tytułu niezdolności do pracy są wyłączone z podstawy wymiaru opłat, jednak temat relacji: składki ZUS a wynagrodzenie w czasie choroby budzi liczne pytania pracodawców. Jeżeli przedsiębiorca, oprócz zasiłków, przekazuje podwładnemu określone składniki płacy za okres nieobecności, mogą być one zwolnione z oskładkowania, pod warunkiem że stanowią tak przepisy wewnątrzzakładowe.
Wyłączenie świadczeń chorobowych z oskładkowania
Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracownika stanowi przychód ze stosunku pracy, czyli wszelkiego rodzaju wypłaty oraz wartość pieniężna świadczeń w naturze lub ich ekwiwalenty bez względu na źródło ich finansowania. Chodzi tutaj w szczególności o: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została ustalona z góry. Ponadto można tu wymienić świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, a także wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.
W podstawie wymiaru składek nie uwzględnia się jednak wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną oraz zasiłków i świadczenia rehabilitacyjnego wypłacanych z ubezpieczenia chorobowego oraz ubezpieczenia wypadkowego.
Wyłączenie świadczeń chorobowych z oskładkowania: składki ZUS a wynagrodzenie w czasie choroby
Za czas niezdolności pracownika do pracy wskutek:
- choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną trwających łącznie do 33 dni w ciągu roku kalendarzowego, a w przypadku pracownika, który ukończył 50 lat – do 14 dni w ciągu roku kalendarzowego – pracownik zachowuje prawo do 80% wynagrodzenia, chyba że obowiązujące u danego pracodawcy przepisy prawa pracy przewidują wyższe wynagrodzenie z tego tytułu;
- wypadku w drodze do pracy lub z pracy albo choroby przypadającej w czasie ciąży – w okresie wskazanym w pkt 1 – pracownik zachowuje prawo do 100% wynagrodzenia;
- poddania się niezbędnym badaniom lekarskim przewidzianym dla kandydatów na dawców komórek, tkanek i narządów oraz poddania się zabiegowi pobrania komórek, tkanek i narządów – w okresie wskazanym w pkt 1 – pracownik zachowuje prawo do 100% wynagrodzenia.
Za czas niezdolności do pracy z wyżej wspomnianych przyczyn trwający łącznie dłużej niż 33 dni w ciągu roku kalendarzowego, a w przypadku pracownika, który ukończył 50 lat – dłużej niż 14 dni w ciągu roku kalendarzowego, pracownikowi przysługuje zasiłek chorobowy na zasadach określonych w Ustawie z 25 czerwca 1999 roku o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa. Zasiłek ten przysługuje przez okres trwania niezdolności do pracy, niedłużej jednak niż przez 182 dni, a jeżeli niezdolność do pracy została spowodowana gruźlicą lub występuje w trakcie ciąży – niedłużej niż przez 270 dni.
Jeżeli po wyczerpaniu zasiłku chorobowego pracownik jest nadal niezdolny do pracy, a dalsze leczenie lub rehabilitacja lecznicza rokują odzyskanie przez niego zdolności do pracy, może mu zostać przyznane świadczenie rehabilitacyjne na okres niezbędny do przywrócenia zdolności do pracy, niedłużej jednak niż przez 12 miesięcy.
Wyżej wspomniane świadczenia – wynagrodzenie chorobowe, zasiłek chorobowy i świadczenie rehabilitacyjne – nieuwzględniane w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne należy odróżnić od składników wynagrodzenia niebędących świadczeniami chorobowym, których pracodawca nie przestaje wypłacać w okresie choroby. Jako przykład można tu podać dodatek za wieloletnią pracę przysługujący pracownikom samorządowym. W myśl § 7 ust. 2 Rozporządzenia Rady Ministrów z 25 października 2021 roku w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych dodatek ten przysługuje pracownikowi samorządowemu za dni, za które otrzymuje wynagrodzenie, oraz za dni nieobecności w pracy z powodu niezdolności do pracy wskutek choroby albo konieczności osobistego sprawowania opieki nad dzieckiem lub chorym członkiem rodziny, za które pracownik samorządowy otrzymuje z tego tytułu zasiłek z ubezpieczenia społecznego.
Składników wynagrodzenia, takich jak dodatek za wieloletnią pracę, do których – zgodnie z postanowieniami układów zbiorowych pracy lub przepisów o wynagradzaniu – pracownik zachowuje prawo w okresie pobierania wynagrodzenia lub zasiłku chorobowego czy też świadczenia rehabilitacyjnego, nie uwzględnia się przy ustalaniu podstawy wymiaru wspomnianych świadczeń chorobowych, jeżeli są one wypłacane za okres pobierania tych świadczeń (art. 41 ust. 1 Ustawy z 25 czerwca 1999 roku o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa).
Wynagrodzenie chorobowe nie jest wynagrodzeniem w ścisłym tego słowa znaczeniu, gdyż nie przysługuje z tytułu wykonanej pracy. Jest to świadczenie typu gwarancyjnego mające w istocie tę samą funkcję co zasiłek chorobowy i świadczenie rehabilitacyjne. Te trzy rodzaje świadczeń chorobowych, jak wyżej wskazano, nie są uwzględniane w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Odrębną kwestią wymagającą rozważenia jest oskładkowanie świadczeń niezaliczanych do tej grupy, jaką są składniki normalnego wynagrodzenia, wypłacane za okres choroby.
Składki ZUS a wynagrodzenie w czasie choroby - kiedy składnik wypłacany w okresie absencji wchodzi do podstawy?
Jak wynika z § 2 ust. 1 pkt 24 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 roku w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne nie stanowią składniki wynagrodzenia, do których pracownik ma prawo w okresie pobierania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, w myśl postanowień układów zbiorowych pracy lub przepisów o wynagradzaniu, jeżeli są one wypłacane za okres pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku.
Aby można było skorzystać ze zwolnienia z oskładkowania, prawo pracownika do otrzymywania danego składnika wynagrodzenia w okresie pobierania świadczenia z ubezpieczenia w razie choroby i macierzyństwa (świadczenia chorobowego), musi wynikać z postanowień układów zbiorowych pracy lub przepisów o wynagradzaniu.
Przykład 1.
Stosownie do art. 38 ust. 1 Ustawy z 21 listopada 2008 roku o pracownikach samorządowych pracownikowi urzędu gminy przysługuje dodatek za wieloletnią pracę w wysokości 15% miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego w związku z osiągnięciem 15-letniego stażu pracy. Od 20 kwietnia do 28 lipca 2026 roku pracownik ten był niezdolny do pracy z powodu choroby. W tym czasie otrzymywał wynagrodzenie chorobowe, a następnie zasiłek chorobowy. Jednocześnie w okresie pobierania wspomnianych świadczeń pracodawca, zgodnie z rozporządzeniem w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych, miał obowiązek wypłacania pracownikowi dodatku za wieloletnią pracę. Ponieważ prawo pracownika do otrzymywania dodatku w tym okresie wynikało przepisów o wynagradzaniu (z rozporządzenia), kwoty dodatku wypłacone za czas choroby nie podlegały uwzględnieniu w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.
Przykład 2.
W prywatnej firmie wypłaca się pracownikom dodatki motywacyjne zarówno w okresie świadczenia przez nich pracy, jak i podczas choroby. Praktyka ta nie została jednak określona w postanowieniach aktów wewnątrzzakładowych (w szczególności układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania) ani nie wynika ona z żadnych przepisów prawa. W tych okolicznościach kwoty dodatków motywacyjnych wypłacanych w okresie choroby należy uwzględniać w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, tak samo jako kwoty wypłacane w okresie świadczenia pracy.
Omówione wyżej warunki wyłączenia składników wynagrodzenia wypłacanych w okresie choroby z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne należy stosować również w odniesieniu do składki na ubezpieczenie zdrowotne. Jak bowiem wynika z art. 81 ust. 1 Ustawy z 27 sierpnia 2004 roku o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych, do ustalenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne pracownika stosuje się przepisy określające podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.
Podsumowując, o ile świadczenia chorobowe nie podlegają oskładkowaniu z mocy prawa, o tyle składniki wynagrodzenia wypłacane w okresie choroby są objęte takim zwolnieniem tylko w przypadku, gdy zostało ono określone w przepisach wewnątrzzakładowych pracodawcy albo w prawie powszechnym.
