Odrzucona reklamacja a koszt uzyskania przychodu. Jak rozliczyć?

W przypadku ujawnienia wad zakupionego towaru nabywca ma prawo do złożenia reklamacji. Odrzucona reklamacja a koszt uzyskania przychodu to jednak sytuacja, z którą często zmagają się przedsiębiorcy ponoszący wydatki związane z reklamowanym towarem. Poniżej wyjaśniamy, czy nakłady poniesione w związku z nieuznanym roszczeniem mogą stanowić koszt podatkowy.

Odrzucona reklamacja a koszt uzyskania przychodu a przepisy prawa cywilnego

W pierwszej kolejności odnieśmy się do odpowiednich zapisów z prawa cywilnego dotyczących reklamacji w przypadku wad towarów. Otóż zgodnie z art. 556 Ustawy z 23 kwietnia 1964 roku – Kodeks cywilny: sprzedawca jest odpowiedzialny względem kupującego, jeżeli rzecz sprzedana ma wadę fizyczną lub prawną (rękojmia).

W myśl art. 556¹ § 1 Kodeksu cywilnego: wada fizyczna polega na niezgodności rzeczy sprzedanej z umową. W szczególności rzecz sprzedana jest niezgodna z umową, jeżeli:

1. nie ma właściwości, które rzecz tego rodzaju powinna mieć ze względu na cel w umowie oznaczony albo wynikający z okoliczności lub przeznaczenia;
2. nie ma właściwości, o których istnieniu sprzedawca zapewnił kupującego, w tym przedstawiając próbkę lub wzór;
3. nie nadaje się do celu, o którym kupujący poinformował sprzedawcę przy zawarciu umowy, a sprzedawca nie zgłosił zastrzeżenia co do takiego jej przeznaczenia;
4. została kupującemu wydana w stanie niezupełnym.

Zgodnie z art. 577 § 1 Kodeksu cywilnego: udzielenie gwarancji następuje przez złożenie oświadczenia gwarancyjnego, które określa obowiązki gwaranta i uprawnienia kupującego w przypadku, gdy rzecz sprzedana nie ma właściwości określonych w tym oświadczeniu. Oświadczenie gwarancyjne może zostać złożone w reklamie.

Stosownie do art. 577 § 3 Kodeksu cywilnego: jeżeli została udzielona gwarancja co do jakości rzeczy sprzedanej, poczytuje się w razie wątpliwości, że gwarant jest obowiązany do usunięcia wady fizycznej rzeczy lub do dostarczenia rzeczy wolnej od wad, o ile wady te ujawnią się w ciągu terminu określonego w oświadczeniu gwarancyjnym.

Odrzucona reklamacja a koszt uzyskania przychodu w praktyce podatkowej

Przechodząc na grunt prawa podatkowego, wskażmy, że zgodnie z art. 15 ust. 1 Ustawy z 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: ustawa o CIT): kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Z przepisu tego wynika, że wydatki poniesione w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą stanowią koszty uzyskania przychodów, jeżeli nie zostały wyłączone na mocy ustawy i pozostają w związku przyczynowym z osiąganymi przychodami. Kosztami uzyskania przychodów są więc wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów.

Aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił koszt uzyskania przychodu, musi on:

• zostać poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi zostać pokryty z jego zasobów majątkowych (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez inne osoby),
• być definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostawać w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą,
• zostać poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• zostać właściwie udokumentowany,
• nie znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Katalog wydatków, które nie stanowią kosztów uzyskania przychodów pomimo ich związku z przychodami i prowadzoną działalnością gospodarczą, został określony w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. Nie oznacza to jednak, że każdy wydatek niewymieniony w tym przepisie automatycznie stanowi koszt uzyskania przychodów. Aby mógł zostać za taki uznany, musi spełniać również pozostałe warunki określone w ustawie.

W zakresie analizowanego zagadnienia warto zwrócić uwagę na wyłączenie z kosztów, o którym mowa w art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT. Zgodnie z tym przepisem: nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kar umownych i odszkodowań z tytułu wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług oraz zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad albo zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług.

Do kosztów uzyskania przychodów na tej podstawie nie będą mogły zatem zostać zaliczone kary umowne i odszkodowania z tytułu:

• wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług
• zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad,
• zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług.

Wszystkie wskazane wyżej kary umowne i odszkodowania wiążą się z nienależytym wykonaniem zobowiązań. Ustawodawca wyłącza je z kosztów uzyskania przychodów, nie chcąc dopuszczać do czerpania korzyści podatkowych z przypadków nienależytego wykonania zobowiązań.

Z treści przytoczonych powyżej przepisów wynika, że jeśli przekazany towar okazuje się wadliwy, sprzedawca (wykonawca usługi) ma obowiązek jego naprawy lub wymiany. Co istotne, obsługa gwarancyjna nie podlega dyspozycji art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Z punktu widzenia sprzedawcy wydatki reklamacyjne poniesione np. w związku z wadliwością towaru nie mają charakteru ani kar umownych ani odszkodowań wskazanych w przepisie art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT

Ustawodawca nie ograniczył producentom (sprzedawcom) prawa do zaliczania w kosztach uzyskania przychodów wydatków związanych z usuwaniem wad sprzedawanych towarów oraz innych obowiązków gwarancyjnych, które są nierozerwalnie związane z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Analogiczne wnioski można odnieść do sytuacji kupującego, który poniósł wydatki związane z reklamacją towaru. Tego rodzaju wydatki mogą stanowić koszt podatkowy niezależnie od tego, czy reklamacja została rozpatrzona pozytywnie, czy negatywnie.

Przykład 1.

Spółka X kupiła maszynę od innego przedsiębiorstwa. Po roku używania złożyła reklamację uwagi na wady techniczne maszyny. Poniosła wydatki związane z zabezpieczeniem oraz transportem sprzętu, a także z obsługą prawną roszczenia. Ostatecznie roszczenie reklamacyjne zostało odrzucone, ponieważ wada maszyny powstała z przyczyn niezależnych od sprzedawcy.

Czy wydatki poniesione przez spółkę X mogą stanowić koszt uzyskania przychodów?

Poniesione przez spółkę X wydatki pozostają w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz nie zostały wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. To zatem oznacza, że choć reklamacja nie została uznana, wydatki te mogą stanowić koszt podatkowy w podatku dochodowym od osób prawnych.

Podsumowując, wydatki poniesione w związku z odrzuconą reklamacją mogą stanowić dla kupującego koszty uzyskania przychodów. Sam fakt nieuznania reklamacji nie oznacza automatycznego wyłączenia tych wydatków z kosztów podatkowych.