Przedsiębiorcy, a także pracownicy, udając się na różnego rodzaju spotkania biznesowe lub występując w imieniu firmy, noszą specjalnie zakupione w tym celu ubrania – garnitury, garsonki – mające służyć dobremu wizerunkowi oraz stworzeniu pozytywnego obrazu o firmie. Podatnicy spotykają się później często z problemem właściwego ujęcia wydatków na zakup takiej odzieży w księgach firmy. Stoją oni przed problemem, czy garnitur z logo firmy można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, czy stanowią one koszty reprezentacji i tym samym nie zalicza się ich do kosztów podatkowych.
Zakup garnituru a koszty uzyskania przychodów
Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy. Ponadto koszty takie muszą zostać właściwie udokumentowane. Organy podatkowe stoją na stanowisku, że zakup garnituru co do zasady nie stanowi kosztów uzyskania przychodów, ponieważ, ogólnie rzecz biorąc, zakupy tego rodzaju stanowią wydatki związane z faktem funkcjonowania danej jednostki w życiu społecznym. Zatem niezależnie od rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej, każda osoba musi nabywać i używać dostosowane do własnych wymagań odzież i obuwie. Dlatego też zakupy tych rzeczy stanowią spełnienie zwykłych, normalnych potrzeb danej osoby fizycznej. Odstępstwa od tej zasady mogą wynikać z nałożonego na prowadzącego działalność gospodarczą prawnego obowiązku używania określonego rodzaju odzieży, a rzeczy te utraciły charakter osobisty (np. z uwagi na dostosowanie tychże do pełnienia określonych funkcji bądź zawodów czy np. poprzez trwałe opatrzenie zakupionych ubiorów i obuwia cechami charakterystycznymi np. logo reprezentowanej przez podatnika firmy).
Przykładowo w interpretacji indywidualnej (sygn. 0114-KDIP3-1.4011.756.2022.2.MS2) z 6 października 2022 roku Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał, że zakup garnituru dla iluzjonisty nie stanowi kosztów uzyskania przychodów. Zdaniem organu podatkowego dbałość o wizerunek zewnętrzny, ubiór, wygląd sceniczny jest bardzo istotna, jednakże nie można tu mówić o sytuacji znacząco odbiegającej od ogólnie przyjętych norm społecznych. Poprawa wizerunku dzięki odpowiedniej odzieży nie może stanowić przesłanki pozwalającej uznać przedmiotowe wydatki za koszty uzyskania przychodu. Wydatek osoby fizycznej na zakup odpowiedniej odzieży osobistej czy obuwia nie może być uznany za koszt uzyskania przychodu z działalności gospodarczej, gdyż jego poniesienie uwarunkowane jest głównie innymi względami niż uzyskiwanie przychodu z tej działalności. Przede wszystkim należy zwrócić uwagę na fakt, że koszty powinny być poniesione „w celu uzyskania przychodu”, a nie np.: „w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą”. Zatem wydatki poniesione na zakup odzieży estradowej oraz butów nie zostały poniesione wyłącznie w celu uzyskania przychodu z działalności gospodarczej. W konsekwencji wydatki te w istocie rzeczy mają charakter osobisty i służą zaspokojeniu osobistych potrzeb wizerunkowych przedsiębiorcy, a to oznacza, że nie można uznać ich uznać za koszt uzyskania przychodów z działalności gospodarczej, ponieważ nie spełniają przesłanek art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
#zobacztez
W kontekście zakupu garnituru zwróćmy jeszcze uwagę, że wśród wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów ustawodawca wymienił m.in. w pkt 23 tego przepisu koszty reprezentacji. Pojęcie reprezentacji nie zostało wyjaśnione w ustawie. Przyjmuje się, że celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, działalności etc., wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami. Oceniając, czy dane koszty mają charakter reprezentacyjny, należy rozpatrywać zasadność ich poniesienia przez pryzmat ich celu. Jeśli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest właśnie stworzenie lub utrwalenie dobrego wizerunku firmy, to koszty te mają charakter reprezentacyjny. Jak wyjaśnił Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej (sygn. 0114-KDIP3-1.4011.540.2020.1.MK1) z 25 września 2020 roku dotyczącej zakupu garnituru przez adwokata, niezbędnego do wykonywania działalności gospodarczej, z reguły zakupy tego rodzaju stanowią spełnienie zwykłych, normalnych potrzeb danej osoby fizycznej i mają charakter wydatków osobistych, nie spełniają przesłanek, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, co oznacza, że nie mogą obiektywnie przyczyniać się do osiągnięcia przychodu bądź też służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów. Ponadto Dyrektor KIS podkreślił, że gdyby nawet przyjąć, że ww. wydatki spełniałyby przesłanki wskazane w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, to zważywszy na to, że poniesienie wskazanych we wniosku wydatków w głównej mierze ma na celu budowanie odpowiedniego, w pewien sposób niepowtarzalnego wizerunku i prezencji wnioskodawcy, zasadne byłoby wskazanie na ich reprezentacyjny charakter, który tym samym przesądza, że nie mogą one stanowić kosztów podatkowych.
Jeśli więc przedsiębiorca kupił strój biznesowy, w tym wypadku garnitur, służący spotkaniom z klientami, ale bez żadnego oznaczenia reklamowego, jak np. trwałe logo, wydatku na jego nabycie nie zaliczy do kosztów uzyskania przychodów. Garnitur ten bowiem może być wykorzystywany przez przedsiębiorcę również w celach osobistych i nie można udowodnić, w jakiej mierze użytkowany jest w celach firmowych. Jeśli natomiast na garniturze czy innym stroju znajdzie się logo firmy, ale dana osoba nie będzie miała kontaktu z klientem, wydatku na zakup tego stroju również nie będzie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.
Przykład 1.
Pan Maksymilian prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą jako pośrednik nieruchomości i rozlicza się według skali podatkowej. W ramach swojej pracy zajmuje się sprzedażą oraz wynajmem luksusowych nieruchomości i często reprezentuje klientów podczas negocjacji oraz prezentacji drogich apartamentów i domów. Ze względu na charakter pracy musi wyglądać profesjonalnie, dlatego postanowił kupić elegancki garnitur. Chciał umieścić na nim logo swojej agencji, jednak klienci sprzedający nieruchomości tego nie chcą, ponieważ preferują, aby pośrednik wyglądał neutralnie i nie afiszował się z marką swojej firmy podczas ekskluzywnych transakcji. Czy może zaliczyć garnitur do kosztów działalności?
Nie, zakup garnituru nie może zostać ujęty w kosztach uzyskania przychodów. Mimo że jest on niezbędny do budowania profesjonalnego wizerunku, nadal stanowi odzież osobistą, którą można nosić również prywatnie. Co więcej, brak trwałego oznaczenia firmy eliminuje możliwość uznania go za odzież służbową. W związku z tym garnitur nie spełnia warunków uznania za koszt podatkowy.
Garnitur z logo firmy w kosztach firmowych
W przypadku zakupu garnituru, który na ogół nie stanowi kosztów uzyskania przychodów, odstępstwem od tej reguły może być garnitur opatrzony trwale logo firmy. Jak wskazują organy podatkowe w negatywnych dla podatników interpretacjach indywidualnych uznających zakup garnituru za wydatek o charakterze osobistym przedsiębiorcy, „odstępstwa od tej zasady mogą wynikać z nałożonego na prowadzącego działalność gospodarczą prawnego obowiązku używania określonego rodzaju odzieży, a rzeczy te utraciły charakter osobisty (np. z uwagi na dostosowanie tychże do pełnienia określonych funkcji bądź zawodów czy np. poprzez trwałe opatrzenie zakupionych ubiorów i obuwia cechami charakterystycznymi, np. logo reprezentowanej przez podatnika firmy)”. I tak możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów garnituru opatrzonego trwale logo firmy znajduje potwierdzenie w wydawanych interpretacjach, czego przykładem może być interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (sygn. 0115-KDIT3.4011.219.2022.1.JS) z 15 kwietnia 2022 roku czy z 5 sierpnia 2024 roku (sygn. 0114-KDIP3-1.4011.439.2024.3.MS2).
W pierwszej interpretacji wnioskodawca osiąga przychody z pozarolniczej działalności gospodarczej polegającej na audytowaniu producentów żywności i opakowań. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej podejmuje działalność w kontaktach zarówno z najwyższym kierownictwem audytowanych przedsiębiorstw, jak i na halach produkcyjnych, gdzie występuje bardzo duże ryzyko zabrudzenie odzieży krwią zwierząt lub farbami drukarskimi. Wykonywanie działalności wymaga propagowania jej i zwiększania rozpoznawalności na spotkaniach z pracownikami firm oraz dojścia do maszyn i urządzeń audytowanych procesów. Wnioskodawca kupuje odzież, tj. koszule, garnitury, spodnie, kurtkę, którą nosi wyłącznie w celach zawodowych. Wnioskodawca zlecił usługę oznaczenia stosowanej zawodowo odzieży trwałego oznaczenia logiem firmy w celu zachęcania klientów do utrzymania kontaktów z wnioskodawcą oraz nabywania usług. Logo stanowi graficzne przedstawienie stosowane również w kontaktach z klientami w e-mailach, pismach, materiałach reklamowych. Jest trwale zamieszczone na zakupionej odzieży w widocznym miejscu i z tego też powodu ww. odzież traci charakter odzieży osobistej. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej zgodził się ze stanowiskiem podatnika, że zakup garnituru stosowanego wyłącznie w celach zawodowych, oznaczonego trwale i w widocznym miejscu logo firmy stanowi koszt uzyskania przychodów jako element ubioru, który utracił osobisty charakter. Dyrektor KIS podkreślił, że garnitur musi być opatrzony w sposób trwały i widoczny cechami charakterystycznymi dla firmy (nazwa firmy) i nie będzie wykorzystywany przez wnioskodawcę w celach prywatnych.
Fragment uzasadnienia interpretacji:„[…] aby poniesione wydatki na wskazane we wniosku elementy wyposażenia (ubioru) dla Wnioskodawcy mogły zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej, nie mogą być one wykorzystywane w celach prywatnych, co oznacza, iż muszą utracić charakter odzieży osobistej. Wskazać należy, że za logo uznać należy znak handlowy o charakterze graficznym, używany przez daną firmę do identyfikowania marki swojego produktu lub oferowanych usług oraz odróżniania ich od innych. Logo może obejmować zarówno nazwę przedsiębiorcy, jej skrót jak też nazwę konkretnego produktu lub usługi. Każda z tych form, jeżeli jest stosowana w określonych okolicznościach, spełnia funkcje reklamowe. Identyfikowana bowiem jest z daną firmą i oferowanymi przez nią towarami lub usługami, zwiększając ich rozpoznawalność oraz pośrednio zachęcając do ich nabycia.
W złożonym wniosku Wnioskodawca wskazał, że stosowana przez Niego zawodowo odzieży została oznaczona trwale logo firmy. Logo stanowi graficzne przedstawienie stosowane również w kontaktach z klientami w emailach, pismach, materiałach reklamowych. Logo jest trwale zamieszczone na zakupionej odzieży w widocznym miejscu. Jeżeli zatem w istocie ww. elementy ubioru Wnioskodawcy zostały w sposób trwały oznaczone w widocznym miejscu logo firmy, to oznacza to, iż ww. elementy ubioru utraciły charakter osobisty.
Zatem, mając powyższe na względzie, stwierdzić należy, iż o ile spełnione zostaną powyższe warunki, a ww. ubrania nie będą wykorzystywane przez Wnioskodawcę w celach prywatnych, to wydatki na ich zakup, opatrzony w sposób trwały i widoczny cechami charakterystycznymi dla firmy (nazwa firmy), mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej przez Wnioskodawcę działalności gospodarczej, o ile poniesienie tych wydatków zostało właściwie udokumentowane”.
Aby wydatki na zakup odzieży mogły zostać uznane za koszty uzyskania przychodów, muszą one przyczyniać się promocji i reklamy firmy, a co za tym idzie – do osiągania przez przedsiębiorstwo przychodów. Zwyczajem jest umieszczanie na garniturach czy też strojach pracowniczych widocznego logo, które pozwala klientowi zapamiętać oraz identyfikować określoną firmę. W takiej sytuacji wydatki na zakup garniturów czy żakietów można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Zaliczenie takie dozwolone jest ze względu na fakt, iż możliwe jest wykazanie związku pomiędzy wydatkiem na zakup garnituru a osiągnięciem przychodu. Dzięki umieszczeniu logo przedsiębiorca może wykazać, iż poniesiony wydatek na strój biznesowy może mieć wpływ na rozpoznawalność firmy, co w dalszej kolejności pozwoli na pozyskanie nowych klientów, a także wpłynie na wzrost sprzedaży. Warunkiem zaliczenia wydatków na zakup garnituru do kosztów podatkowych jest użytkowanie tego stroju podczas kontaktów z klientami firmy.
Ponadto przedsiębiorcy mają w zwyczaju wyposażać swoich pracowników, którzy mają bezpośredni kontakt z klientem, w jednolite stroje – uniformy. Strój taki spełnia dwie funkcje:
- identyfikującą – dzięki strojowi klient kojarzy markę i firmę;
- reklamową – dzięki zastosowaniu logo na ubiorze.
Aby zaliczyć wydatek na zakup garnituru z logo firmy, muszą być łącznie spełnione następujące warunki:
- garnitur został zakupiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów;
- wydatek został poniesiony przez podatnika;
- wydatek jest definitywny, czyli wartość poniesionego wydatku nie może zostać podatnikowi w żaden sposób zwrócona;
- logo firmy musi być trwale zamieszczone na zakupionej odzieży w widocznym miejscu (dopiero wtedy można uznać, że odzież utraciła osobisty charakter);
- garnitur opatrzony logo firmy służy celom reklamowym;
- garnitur nie będzie wykorzystywany przez przedsiębiorcę;
- wydatek został właściwie udokumentowany.
Przykład 2.
Pan Aleksander prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą jako mistrz ceremonii na ekskluzywnych eventach firmowych i galach biznesowych. Rozlicza się według skali podatkowej. Jego praca wymaga profesjonalnego i eleganckiego wyglądu, dlatego zdecydował się na zakup garnituru. Umieścił na nim w widocznym miejscu haftowane logo swojej firmy (trwale), co czyni garnitur jednoznacznie elementem ubioru służbowego. Garnitur nie będzie wykorzystywany w celach prywatnych. Pan Aleksander będzie nosił go jedynie podczas oficjalnych wydarzeń, które prowadzi jako część swojej działalności. Czy może zaliczyć garnitur do kosztów działalności?
Tak, w tym przypadku wydatek na zakup garnituru może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów. Dzięki trwałemu oznaczeniu logo firmy w widocznym miejscu strój przestaje mieć charakter odzieży osobistej, a jego wykorzystanie jest ściśle związane z działalnością gospodarczą. Należy przy tym pamiętać, że przy zaliczeniu wydatku do kosztów uzyskania przychodów, garnitur nie może być wykorzystywany w celach prywatnych.
Monogram nie wystarczy, by garnitur utracił charakter osobisty!
Przedsiębiorca kupujący garnitur do użytku w celach firmowych powinien mieć na uwadze, że oznaczenie garnituru monogramami w postaci inicjałów identyfikujących działalność gospodarczą przedsiębiorcy nie zmienia charakteru osobistego odzieży. Takie stanowisko potwierdzone zostało w interpretacji indywidualnej (sygn. 0112-KDIL2-2.4011.483.2022.1.AA) z 25 lipca 2022 roku wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej.
Wnioskodawca prowadzi działalność w zakresie świadczenia usług związanych z analizą biznesowo-informatyczną. Istotna część jego działalności to przeprowadzanie rozmów oraz spotkania z klientami. Współpraca z klientem, którą podejmuje wnioskodawca, wymaga od niego nienagannej prezencji wpływającej na postrzeganie jego osoby, a co za tym idzie – rozpoznawalność jego działalności gospodarczej. W związku z powyższym planuje on zakupić garnitur wraz z akcesoriami (marynarka, kamizelka, spodnie, koszula, pasek do spodni oraz buty). W celu indywidualnego wyróżnienia marynarka oraz spodnie, jako wierzchnie części ubioru, byłyby na stałe opatrzone monogramami w postaci inicjałów identyfikujących zarówno firmę wnioskodawcy, jak i jego samego. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał, że sam fakt oznaczenia zakupionej odzieży monogramami w postaci inicjałów identyfikujących firmę wnioskodawcy i samego wnioskodawcę nie zmienia tego, że odzież ta utraciła osobisty charakter. Jak podkreślił organ podatkowy, niewątpliwie w świadczonych przez wnioskodawcę usługach w ramach prowadzonej działalności gospodarczej dbałość o wizerunek zewnętrzny jest bardzo istotna, jednak nie można tu mówić o sytuacji znacząco odbiegającej od ogólnie przyjętych norm społecznych. Nie istnieją żadne szczególne standardy dotyczące ubioru przy prowadzeniu działalności gospodarczej. Nie sposób również przyjąć, aby wydatek na zakup marynarki, kamizelki, spodni, koszuli, paska do spodni oraz butów został poniesiony wyłącznie w celu uzyskania przychodów z działalności gospodarczej. W konsekwencji należy przyjąć, że wydatek ten w istocie rzeczy ma charakter osobisty i służy zaspokojeniu osobistych potrzeb wizerunkowych wnioskodawcy, a co za tym idzie, nie można uznać go za koszt uzyskania przychodów z działalności gospodarczej, ponieważ nie spełnia przesłanek wyrażonych w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
