Przedsiębiorcy a także pracownicy, udając się na różnego rodzaju spotkania biznesowe lub występując w imieniu firmy, noszą specjalnie zakupione w tym celu ubrania - garnitury, garsonki- mające służyć dobremu wizerunkowi oraz stworzeniu pozytywnego obrazu o firmie. Podatnicy spotykają się później często z problemem właściwego ujęcia wydatków na zakup takiej odzieży w księgach firmy. Stoją oni przed problemem, czy koszty zakupu garnituru można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, czy może stanowią one jednak koszty reprezentacji i tym samym nie zalicza się ich do kosztów podatkowych?
Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy. Ponadto koszty takie muszą zostać właściwie udokumentowane. W artykule 23 ustawy, z kosztów uzyskana przychodów wyłączone zostały m.in. koszty reprezentacji. W przypadku rozważania właściwego zaliczenia kosztów związanych z zakupem garnituru do kosztów podatkowych ma to duże znaczenie. Często bowiem istnieją wątpliwości, czy wydatku takiego nie zaliczyć właśnie do kosztów reprezentacji.
Koszty stanowiące koszty uzyskania przychodów
Aby wydatki na zakup odzieży mogły zostać uznane za koszty uzyskania przychodów, muszą one przyczyniać się promocji i reklamy firmy, a co za tym idzie do osiągania przez przedsiębiorstwo przychodów. Zwyczajem jest umieszczanie na garniturach czy też strojach pracowniczych, widocznego logo firmy, które pozwala klientowi zapamiętać oraz identyfikować określoną firmę. W takiej sytuacji wydatki na zakup garniturów czy żakietów można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Zaliczenie takie dozwolone jest ze względu na fakt, iż możliwe jest wykazanie związku pomiędzy wydatkiem na zakup garnituru a osiągnięciem przychodu. Dzięki umieszczeniu logo, przedsiębiorca może wykazać, iż poniesiony wydatek na strój biznesowy może mieć wpływ na rozpoznawalność firmy, co w dalszej kolejności pozwoli na pozyskanie nowych klientów, a także wpłynie na wzrost sprzedaży. Warunkiem zaliczenia wydatków na zakup garnituru do kosztów podatkowych jest użytkowanie tego stroju podczas kontaktów z klientami firmy.
Ponadto, przedsiębiorcy mają w zwyczaju wyposażać swoich pracowników, którzy mają bezpośredni kontakt z klientem, w jednolite stroje - uniformy. Strój taki spełnia dwie funkcje:
- identyfikującą - dzięki strojowi klient kojarzy markę i firmę,
- reklamową - dzięki zastosowaniu logo na ubiorze.
Zakup różnego rodzaju strojów, w tym garniturów, musi być każdorazowo indywidualnie rozpatrywany pod względem możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów. Można wskazać ogólne przesłanki, dzięki którym zaliczenie do kosztów podatkowych będzie możliwe, a mianowicie:
- pomiędzy wydatkiem na zakup stroju służbowego, a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowo-skutkowy. Oznacza to, iż poniesiony wydatek musi mieć wpływ na uzyskanie przychodu albo na funkcjonowanie firmy. Podatnik powinien wykazać, że wydatek związany z takim strojem może mieć wpływ na rozpoznawalność firmy, co pozwoli na pozyskanie nowych klientów, a także wpłynie na wzrost sprzedaży;
- brak odpowiedniego stroju firmowego może wpłynąć na zmniejszenie przychodów z tytułu prowadzonej działalności lub też przyczynić się do mniej skutecznej reklamy firmy. Skutkiem tego będzie zmniejszenie dynamiki prowadzonej działalności a także obniżenie osiąganych przychodów;
- obowiązek posiadania stroju służbowego wypływa np. z regulaminu firmy;
- strojem firmowym może być tylko taki ubiór, który posiada trwałe cechy charakterystyczne dla określonej firmy np. logo, krój, barwa. Takie trwałe oznaczenie powinno być widoczne na tyle, aby mogło stanowić element o funkcji reklamowej i jednoznacznie identyfikować konkretną firmę;
- pracownik noszący taki strój musi mieć bezpośredni kontakt z klientem.
Podsumowując, jeśli zakupione garnitury czy też inna odzież będzie:
- użytkowana wyłącznie w celach służbowych,
- opatrzona logo firmy,
- służyć reklamie firmy,
- wtedy można wydatki na zakup takiej odzieży zaliczyć do kosztów podatkowych.
Koszty niestanowiące kosztów uzyskania przychodów
Ustawa o PIT, z kosztów uzyskania przychodów wyłącza koszty reprezentacji. Pojęcie reprezentacji nie zostało wyjaśnione w ustawie. Reprezentacja jest definiowana jako okazałość i wystawność w czyimś sposobie życia. która związana jest ze stanowiskiem, pozycją społeczną. W przypadku przedsiębiorstwa reprezentacja może być rozumiana jako występowanie w imieniu firmy, które wiąże się z okazałością, w celu sprawienia dobrego wrażenia o firmie. W ramach reprezentacji rozumie się oficjalne kontakty z kontrahentami - spotkania, przyjęcia. Reprezentacja ma celu stworzenie bądź utrwalenie dobrego wizerunku firmy.
Zgodnie z powyższym, jeśli więc przedsiębiorca kupił strój biznesowy, w tym wypadku garnitur, służący spotkaniom z klientami, ale bez żadnego oznaczenia reklamowego, jak trwałe logo, wydatku na jego nabycie nie zaliczy do kosztów uzyskania przychodów. Garnitur ten bowiem może być wykorzystywany przez przedsiębiorcę również w celach osobistych i nie można udowodnić, w jakiej mierze użytkowany jest w celach firmowych. Jeśli natomiast na garniturze czy innym stroju znajdzie się logo firmy, ale dana osoba nie będzie miała kontaktu z klientem, wydatku na zakup tego stroju również nie będzie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.
