Porównanie systemu kadrowo-płacowego: wFirma a R2płatnik

Zatrudniając pracowników, przedsiębiorca musi liczyć się z dodatkowymi obowiązkami, których wypełnienie może być skomplikowane. Przepisy prawa pracy nie należą do najłatwiejszych, dlatego osoby zatrudniające pracowników korzystają z programów wspierających ich w poprawnym rozliczeniu wynagrodzeń. Dobry program płacowo-kadrowy nie tylko pomaga wyliczyć wynagrodzenia, ale powinien także posiadać dodatkowe funkcje, które są niezbędne przy zatrudnianiu pracowników. W poniższym artykule omawiamy jedne z najbardziej popularnych programów kadrowo-płacowych w ostatnim czasie, czyli R2płatnik i wFirma.

System R2płatnik a wFirma

Analizując oba programy, już na początku możemy odnieść wrażenie, że R2płatnik i wFirma są systemami, które różnią się od siebie dostępnością. R2płatnik w wersji standard to program stacjonarny, czyli taki, który instaluje się na jednym komputerze, dedykowany wyłącznie kadrom i płacom. Jego cena zależy od liczby pracowników, których chce się rozliczać. W ofercie można znaleźć również wersje sieciowe, ale ich cena jest odpowiednio większa w zależności od tego, ilu użytkowników równocześnie może pracować w programie. W przypadku R2płatnika wybranie odpowiedniej wersji programu może więc przysporzyć wielu dylematów, ponieważ jego cena waha się od 0 zł w przypadku rozliczania do 3 pracowników do nawet 15 tys., gdy rozlicza się 1000 osób i korzysta z wersji sieciowej do 32 użytkowników. Oczywiście R2płatnik oferuje różnego rodzaju promocje, dzięki którym cena programu może być niższa, jednak firma do 50 pracowników powinna liczyć się z kosztem około 1400 zł przy wersji jednostanowiskowej. Co ważne, użytkownik może korzystać z pomocy wdrożeniowca, ale jest to opcja dodatkowo płatna i jej cena waha się od 480 zł do 4640 zł w zależności od wybranej opcji programu. Dostępna jest instrukcja obsługi, którą użytkownik może przeglądać podczas pracy z programem, co zdecydowanie jest dużym plusem.

Natomiast wFirma jest dostępna dla swoich użytkowników online, czyli praktycznie z każdego miejsca. Sam moduł Kadrowy jest jednym z elementów systemu i użytkownik bez problemu może w nim połączyć księgowość oraz kadry. Dzięki temu automatycznie zostaną zaksięgowane koszty związane z zatrudnianiem pracowników. Znacznie prostszy jest tu cennik – cena za moduł Kadry jest niezależna od liczby pracowników oraz stanowisk, czyli wybór pakietu jest znacznie łatwiejszy. Koszt pakietu to 49 zł netto miesięcznie, gdzie użytkownik w tej cenie może korzystać z pomocy technicznej. Można też wybrać opcję z Asystentem kadrowym i wówczas koszt to 59 zł miesięcznie, a użytkownik może korzystać z pomocy ekspertów technicznych oraz kadrowych. Dużym plusem narzędzia jest pomoc, która jest zawsze aktualna oraz fakt, że jego twórcami są eksperci z Poradnika Przedsiębiorcy i Poradnika Pracownika, z których porad korzystają miliony czytelników. Dodatkowo wFirma oferuje specjalny pakiet dla biur rachunkowych, które bez problemu mogą obsługiwać wszystkich swoich klientów w systemie.

Oba omawiane programy pozwalają na prowadzenie rozliczeń kadrowo-płacowych, jednak z pewnością ich zakres i funkcje różnią się. Sprawdźmy zatem, jakie różnice można w nich znaleźć!

Pracownik w systemie

Rozpoczynając pracę z każdym z programów, należy zwrócić uwagę na wprowadzenie informacji o pracowniku i przygotowanie odpowiednich dokumentów związanych z jego zatrudnieniem.

Dodawanie pracownika

R2płatnik umożliwia wprowadzanie danych pracownika ręcznie. Oznacza to, że osoba obsługująca program samodzielnie wprowadza wszystkie dane w odpowiednich miejscach. Proces ten może wydawać się skomplikowany, ponieważ w innym miejscu wprowadza się podstawowe dane, np. PESEL, a w innym dane adresowe. Konieczne jest tu poznanie wszystkich ikon widocznych na pasku, aby nie ominąć żadnego miejsca, w którym trzeba wpisać jakąś informację. Co ważne, na wprowadzane dane nie ma walidacji, czyli nie jest konieczne ich uzupełnianie, a ich brak zostanie zasygnalizowany zwykle dopiero przy sporządzeniu PIT-11. Takie rozwiązanie ma swoje plusy, ponieważ system na każdym kroku nie wymaga konkretnych danych, ale i minusy – np. w przypadku kiedy okaże się, że podczas wystawiania deklaracji rocznej nie mamy wszystkich koniecznych informacji, a pracownik nie jest już pracownikiem i trudno będzie je uzyskać.

W przypadku wFirma istnieją dwa sposoby, aby uzupełnić danych pracownika:

• ręcznie, gdzie wszystkie dane można wprowadzić w jednym oknie lub
• za pomocą kwestionariusza online, dzięki któremu to przyszły pracownik wprowadza dane do systemu i zmniejsza ilość pracy kadrowego lub innej osoby odpowiedzialnej za ten proces w firmie.

Co istotne, informacje o brakujących danych otrzyma się tu znacznie szybciej, bo już na etapie wprowadzania umowy, co ułatwia ich pozyskanie od pracownika jeszcze wtedy, kiedy jest zatrudniony. Takie rozwiązanie wydaje się bardzo bezpieczne i wygodne. Część żmudnej pracy, czyli wypełnienia danych w systemie, przejmuje pracownik, a osoba odpowiedzialna tylko akceptuje bądź odrzuca przesłane informacje, jeśli te są niekompletne.

Dokumenty do zatrudnienia

R2płatnik w swojej bazie posiada wzory dokumentów, jakie są potrzebne w procesie zatrudnienia. Tak samo jak system wFirma, który oferuje swoim użytkownikom możliwość automatycznego generowania gotowych wydruków potrzebnych do zatrudniania, takich jak: skierowanie na badania lekarskie, kwestionariusz osobowy, PIT-2 itp. W tym aspekcie programy oferują funkcjonalność na zbliżonym poziomie.

Generator umów

W obu systemach istnieje możliwość wprowadzania i generowania umów tego samego typu. R2płatnik w tym zakresie umożliwia jednak wprowadzanie umów z niestandardowymi ustawieniami, co z pewnością przyda się w firmach stosujących nietypowe rozwiązania i rozliczenia. Natomiast wFirma oferuje bardzo intuicyjne wprowadzanie umów do systemu, co niewątpliwie docenią osoby bez dużej wiedzy kadrowej. Po dodaniu umów w obu systemach można je wydrukować czy to na szablonach przygotowanych przez twórców systemu, czy też na własnych wzorach.

E-akta pracownicze

R2płatnik w standardowej wersji nie oferuje możliwości prowadzenia e-akt w systemie. W wFirma e-akta można natomiast prowadzić w formie elektronicznej. Twórcy systemu zadbali o narzędzie, które jest zgodne z obowiązującymi przepisami. Dzięki temu użytkownik nie będzie musiał prowadzić akt w formie papierowej, których przechowywanie zajmuje miejsce i powoduje powstanie dodatkowych kosztów. Należy także wspomnieć, że moduł e-akt w wFirma jest zupełnie darmowy, a elektroniczne teczki są tworzone od razu po dodaniu umowy o pracę do systemu.

Panel e-pracownik

W przypadku omawiane wersji R2płatnika nie ma możliwości korzystania z funkcji, jaką jest ePracownik. Panel ten jest natomiast dużym atutem w systemie wFirma. Umożliwia tworzenie kont dla pracowników, gdzie można zarządzać zadaniami, wystawiać wnioski urlopowe i mieć wgląd w swój grafik pracy, a także do dokumentacji pracowniczej i płacowej. Podobnie jak moduł e-akt również i ta funkcjonalność jest darmowa.

ZUS w systemie

System R2płatnik na chwilę obecną umożliwia generowanie deklaracji zgłoszeniowych oraz rozliczeniowych. Nie można ich jednak wysłać bezpośrednio z systemu, konieczny jest ich import do Płatnik ZUS lub PUE ZUS. Takie działanie znacznie wydłuża cały proces przekazywania dokumentów do ZUS-u. Tym niemniej funkcjonalność jest dość intuicyjna.

System wFirma także umożliwia generowanie deklaracji zgłoszeniowych oraz rozliczeniowych, jednak tym, co go wyróżnia jest możliwość bezpośredniej wysyłki tych deklaracji do ZUS-u. Opcja ta maksymalnie upraszcza cały proces. Dodatkowo deklaracje przygotowane w systemie można także zaimportować do Płatnika ZUS lub PUE ZUS, tak samo jak w R2płatniku. Jeśli chodzi o wysyłkę deklaracji do ZUS-u, bez wątpienia system wFirma gwarantuje bardziej zaawansowane i innowacyjne rozwiązanie. Nie bez znaczenia są również koszty – w przypadku wFirma użytkownik nie musi posiadać własnego klucza kwalifikowanego, który jest dodatkowo płatny. Deklaracje mogą być wysyłane bezpośrednio przy użyciu podpisów elektronicznych należących do wFirma.

Rozliczanie wynagrodzeń

Osoby korzystające z systemu płacowego oczekują, że będzie on ułatwiał wyliczanie wynagrodzeń i jest to zdecydowanie najważniejsza funkcja w omawianych systemach.

Lista płac

Generowanie list płac w R2płatniku jest podzielone na etapy: określenie okresu, za jaki jest generowana, wybór osób, które mają być wykazane na danej liście płac i wyliczenie dla nich wynagrodzeń. Przez podział tej czynności wydaje się ona bardziej skomplikowana i bardzo długa. Jednak największym plusem R2płatnika jest możliwość ingerowania w wyliczenia już na liście płac: użytkownik samodzielnie może zmieniać wysokość wyliczonych składek, podatku, wynagrodzenia urlopowego, nadgodzin. Jest to z pewnością bardzo ważne w wyjątkowych sytuacjach i docenią to kadrowe z większą wiedzą. Ta elastyczność i łatwość wprowadzania zmian w listy płac stanowi duży plus, szczególnie dla bardziej zaawansowanych kadrowych lub użytkowników.

Proces generowania listy płac w systemie wFirma został natomiast bardzo uproszczony i dzięki temu oszczędza czas. Po wyborze okresu listy płac zostaje wygenerowana lista płac dla wszystkich zatrudnionych. Oczywiście istnieje możliwość generowania listy płac wyłącznie dla wybranych pracowników. Na tak wyliczonych listach płac można ręcznie modyfikować jedynie wynagrodzenie zasadnicze oraz dodatki wprowadzone przez użytkownika. Nie można ingerować w wyliczenia list płac, które w standardowych przypadkach są bezbłędne. Takie rozwiązanie z pewnością stanowi duże ułatwienie dla mniej doświadczonych użytkowników. Może jednak stanowić ograniczenie w sytuacjach mniej typowych.

Dodatki do wynagrodzeń

Zarówno w systemie R2płatnik, jak i wFirma istnieje możliwość wprowadzania dodatków do wynagrodzenia pracowników. W obu programach można to zrobić zarówno w ustawieniach pracowników, jak i na listach płac. Znacznie przyjemniej i łatwiej dodatki wprowadza się w wFirma, gdzie ustawienia są bardziej przejrzyste i zrozumiałe. Natomiast w R2płatnik, mimo że oferuje on w tym względzie znacznie większe możliwości, ustawienie prawidłowych parametrów dodatku może stanowić niemałe wyzwanie.

Zasiłki

W przypadku firm zatrudniających powyżej 20 pracowników ważną funkcją jest rozliczanie zasiłków. Zarówno R2płatnik, jak i wFirma pozwalają na rozliczanie nieobecności zasiłkowych, a po wprowadzeniu informacji o niezdolności do wykonywania pracy przez pracownika możliwe jest wygenerowanie list płac z ujęciem świadczeń chorobowych.

Co ważne, mniejsze firmy w przypadku nieobecności zasiłkowych przekazują do ZUS-u druk Z3, Z3a, które w obydwu programach można wygenerować w łatwy sposób.

Czas pracy

Czas pracy jest bardzo szerokim pojęciem i dodatkowo bardzo skomplikowanym. Dlatego warto, aby system kadrowo-płacowy pomagał w jego rozliczeniu. Oba systemy wspierają swoich użytkowników w prawidłowym rozliczaniu czasu pracy. Jednak w tym przypadku bardziej zaawansowanym jest tu R2płatnik.

Wprowadzanie nieobecności

Wprowadzanie nieobecności w R2płatniku dokonywane jest w kilku miejscach w zależności od tego, czy jest to nieobecność związana z urlopem, ze świadczeniami z ZUS-u, czy taka, za którą nie otrzymuje się wynagrodzenia. Rozwiązanie to może z początku wydawać się dość nieintuicyjne i nielogiczne, ale użytkownik przekonuje się, że w łatwy sposób może kontrolować różnego typu nieobecności.

System wFirma postawił w tym zakresie na prostotę – nieobecności można wprowadzać z kilku poziomów: czy to z grafiku, ECP, czy też nieobecności pracownika, ale zawsze ukazuje się jedno okno, w którym można wybrać każdy rodzaj nieobecności. Stanowi to duże ułatwienie, ponieważ użytkownik może wybrać sposób wprowadzania nieobecności, który najbardziej mu odpowiada.

Rozliczanie czasu pracy

Jeśli chodzi o rozliczanie czasu pracy, to tu zdecydowanie więcej możliwości oferuje R2płatnik, ponieważ można w nim importować czas pracy z czytników RCP, rozliczać czas pracy kierowców, wprowadzać dłuższe okresy rozliczeniowe. Dzięki dłuższym okresom rozliczeniowym R2Płatnik przekazuje informacje o tym, czy przekroczono limit godzin, co zdecydowanie ułatwia wyliczenia w firmach, gdzie czas pracy jest nieregularny i zdarzają się nadgodziny.

Narzędzie wFirma pozwala natomiast na ewidencjonowanie czasu pracy i odpowiednie jego rozliczanie, ale w podstawowym okresie rozliczeniowym, tzn. miesięcznym, który jest stosowany najczęściej.

PPK

Stosunkowo nowym obowiązkiem pracodawców są Pracownicze Plany Kapitałowe. W tym przypadku oba programy przygotowały się na rozliczanie wpłat i opracowały odpowiednie mechanizmy ułatwiające powinności związane z PPK. Bez problemu można w nich wyliczyć wpłaty na PPK, przygotować eksport plików rozliczeniowych i zgłoszeniowych do zewnętrznych systemów. Funkcjonalności oferowane w obydwu programach mają podobny zakres, ale nieco inaczej zaprogramowano ich obsługę.

Rozliczanie cudzoziemców

W niektórych branżach coraz częściej zatrudniani są obywatele innych państw. Dlatego istotne jest, aby system pozwalał na ich rozliczenie. R2płatnik dzięki temu, że daje wiele możliwości samodzielnej ingerencji w wyliczenia na listach płac, pozwala na rozliczanie praktycznie każdego przypadku związanego z rozliczaniem obcokrajowców. Z pewnością docenią to osoby, które zatrudniają cudzoziemców, oraz firmy, gdzie obowiązują nietypowe przepisy, np. o zerowym podatku.

Natomiast system wFirma przygotował rozwiązania umożliwiające rozliczanie cudzoziemców. W łatwy sposób rozlicza się także nierezydentów podatkowych, u których należy uwzględnić zryczałtowany 20% podatek dochodowy.

Zeznania roczne

Oba systemy umożliwiają generowanie najbardziej popularnych deklaracji podatkowych PIT-11, IFT-1, IFT-1R, PIT-4R, PIT-8AR. Dokumenty te wytwarzane są automatycznie na podstawie danych zawartych w systemie. W obydwu przypadkach istnieje możliwość dokonania wysyłki deklaracji rocznych bezpośrednio z programu do urzędu skarbowego.

Natomiast R2płatnik dodatkowo oferuje generowanie dokumentów, które wypełnia się bardzo rzadko: PIT-8C, PIT-R lub obecnie już nieobowiązujące PIT-12, PIT-40.

R2płatnik a wFirma – porównanie

System R2płatnik zdecydowanie przeznaczony jest dla bardziej zaawansowanych użytkowników, którzy posiadają odpowiednią wiedzę kadrowo-płacową. Natomiast wFirma jest dedykowana głównie dla małych i średnich przedsiębiorstw, którym ułatwia prowadzenie kadr, ponieważ jest narzędziem bardziej intuicyjnym i prostym w obsłudze.