Porównanie systemu kadrowo-płacowego: wFirma a Systim

Prowadzenie własnej firmy nie należy do czynności najprostszych. Ciągle zmieniające się przepisy, współpraca z kontrahentami czy zatrudnianie pracowników są bardzo wymagające. Dlatego osoba prowadząca działalność gospodarczą powinna wyposażyć się w najlepsze narzędzia, wspierające ją w zarządzaniu swoim biznesem. Nie każdy chce zlecać prowadzenie księgowości czy spraw kadrowych do biura rachunkowego, szczególnie ze względu na to, że jest to niemały wydatek. W naszym artykule przedstawimy porównanie dwóch programów do prowadzenia rozliczeń płacowych i kadr – wFirma oraz Systim. Przeczytaj!

Jak wybrać dobry program kadrowo-płacowy?

Przy wyborze większości produktów kierujemy się zwykle kategorią cenową. Jednakże aby zdecydować się na odpowiedni system do zarządzania sprawami związanymi z pracownikami, konieczne jest zwrócenie uwagi nie tylko na cenę, ale przede wszystkim na to, czy dane narzędzie będzie dla nas kompleksowe, wygodne w obsłudze i czy faktycznie pozwoli zaoszczędzić czas.

Przewagą systemów wFirma i Systim jest to, że dostęp do nich można mieć z każdego miejsca – wystarczy posiadać połączenie do internetu. Dzięki temu klienci mogą sięgać po niezbędne dane i informacje przez 24 godziny na dobę. Dodatkowo oba te systemy działają także na urządzeniach mobilnych.

Poniżej przedstawiamy podstawowe funkcje, jakie powinien posiadać program kadrowo-płacowy, oraz porównujemy pod tym kątem oba wspomniane systemy korzystając z 30-dniowej wersji bezpłatnej.

Wprowadzanie danych pracownika w systemie wFirma i Systim

Dodawanie pracownika w systemie wFirma zostało uproszczone do minimum dzięki wprowadzeniu funkcji kwestionariusza online. Jego działanie polega na tym, że użytkownik podaje jedynie imię, nazwisko i e-mail pracownika, a osoba zatrudniona wypełnia swoje dane na specjalnie utworzonym koncie (panel ePracownik został opisany poniżej). Po wprowadzeniu wszystkich informacji pracownik odsyła dane, a po stronie pracodawcy wymagana jest ich akceptacja. Nie ma potrzeby ręcznego przepisywania i samodzielnego wprowadzania danych pracownika z przekazanej przez niego dokumentacji. Jest to maksymalna oszczędność czasu w tym procesie. Oczywiście możliwe jest również dodanie wszystkich informacji ręcznie. Po etapie wprowadzania najważniejszych danych na cele rozliczeń można dodać również informację o wykształceniu i zatrudnieniu czy rodzinie; dane dotyczące płac i czasu pracy wprowadzane są w późniejszych etapach.

W programie Systim pracownik może wprowadzić swoje dane, jeśli ma nadane odpowiednie uprawnienia w systemie. Taka funkcja jest dostępna jedynie w pełnopłatnej wersji systemu. . W pojawiającym się oknie można podać nie tylko dane osobowe czy adresowe, ale także inne nieobowiązkowe informacje, których wprowadzenie może się okazać przydatne przy późniejszym rozliczeniu pracownika. W tym miejscu można dodać:

• terminy badań lekarskich i szkoleń BHP;
• okres uzyskania orzeczenia o niepełnosprawności oraz termin uzyskania prawa do dodatkowego 10-dniowego urlopu;
• termin uzyskania prawa do 26-dniowego urlopu.

Generowanie umów

Gotowy wzór umowy dla pracownika jest kluczowy w procesie zatrudnienia. W systemie wFirma można generować umowy o pracę, umowy zlecenia oraz umowy o dzieło. Są one dostosowane do zmieniających się przepisów. Ponadto możliwe jest utworzenie tu aneksów czy dokumentów do rozwiązania umowy. Wystarczy podać tryb rozwiązania, a wszystkie dane zostaną zaczytane na odpowiedni druk. Do zakończonej umowy możliwe jest także wygenerowanie świadectwa pracy, w którym automatycznie podstawią się informacje z całego okresu zatrudnienia.

Z kolei w programie Systim wiele parametrów do umowy podanych jest bezpośrednio podczas wprowadzania pracownika w systemie. Podobnie jak w wFirma możliwe jest utworzenie umów o pracę, zleceń i umów o dzieło, aneksów czy świadectw pracy. Dużą zaletą jest możliwość określania wynagrodzenia – wprowadzić można nie tylko pensję zasadniczą w pełnej miesięcznej wysokości, ale także stawkę, wartość premii, prowizji, akordu, praw autorskich, wynagrodzenia za urlop, nadgodziny czy pracę w nocy.

Oba programy mają podgląd wyliczeń wynagrodzenia – zarówno składek po stronie przedsiębiorcy i pracownika, jak i podatku pobieranego z wynagrodzenia. Można od razu ustawić stawkę netto czy całkowity koszt zatrudnienia, a system odpowiednio przeliczy wskazane kwoty. Jest to spore uproszczenie, bowiem dzięki temu nie ma potrzebny korzystania z zewnętrznych kalkulatorów wynagrodzeń w celu sprawdzenia, ile pracownik otrzyma na rękę czy jaki koszt w związku z zatrudnieniem poniesie przedsiębiorca.

E-akta osobowe i dokumenty pracownicze

Możliwość prowadzenia akt osobowych oraz dokumentacji pracowniczej w wersji elektronicznej jest bardzo przydatna. Szczególnie funkcjonalne okazało się to w dobie pandemii. Jedną z funkcji, jakie posiada w swoim pakiecie wFirma, jest opcja tworzenia e-teczek oraz dokumentacji pracowniczej. Oprogramowanie spełnia wszystkie wymogi techniczne określone przepisami. Dzięki temu bezpośrednio w systemie można m.in.:

• opatrzyć podpisem kwalifikowanym poszczególne dokumenty, aby potwierdzić ich zgodność;
• pobierać foldery z dokumentami pracownika, aby móc mu je przekazać;
• w szybki sposób wyszukiwać wybrane dokumenty i podejrzeć, co jest w nich zawarte.

Dodatkowym plusem modułu kadrowego wFirma jest możliwość pobierania paczek dokumentów do zatrudnienia, generowanie zaświadczeń, informacji o przechowywaniu akt osobowych i wiele innych. To rozwiązanie jest o tyle wygodne, że nie trzeba szukać pojedynczo wzorów dokumentów, a można pobrać komplet i przekazać go zatrudnionej osobie do uzupełnienia.

Program Systim również posiada opcję przechowywania dokumentacji elektronicznej i spełnia wymogi nałożone przepisami. Jednakże oprogramowanie nie udostępnia możliwości podpisu dokumentów elektronicznych bezpośrednio w systemie. Można jednak oznaczyć, które z nich zostały podpisane. Nie ma natomiast podglądu do danego dokumentu, przez co nie zweryfikuje się, czy na pewno jest to ten dokument, który chcieliśmy w systemie załączyć. Można to sprawdzić dopiero po jego pobraniu. Dostępne są wzory dokumentów do wypełnienia, jednak nie stanowią tak kompleksowej paczki dokumentów jak w module kadrowym wFirma. Jest to zaledwie kilka podstawowych dokumentów, które można umieścić w aktach pracownika.

Panel pracownika

Wśród pracowników coraz częściej pojawia się potrzeba wglądu w swoją dokumentację czy sprawdzenia limitów urlopów do wykorzystania lub pobrania elektronicznych deklaracji podatkowych. Dobrze zatem, aby moduł kadrowy posiadał funkcję intranetu, gdzie pracownik będzie mógł tego typu informacje otrzymać od ręki.

Takie rozwiązanie zostało przewidziane w module kadrowym wFirma. Panel ePracownik może zostać udostępniony osobie zatrudnionej już przy pierwszym kontakcie – podczas wypełniania przez niego kwestionariusza online. Panel ten pozwala na:

• pobranie paska płacowego;
• podgląd wysłanych do ZUS-u i urzędu skarbowego deklaracji;
• wgląd w akta osobowe oraz dokumentację pracowniczą;
• sprawdzenie grafiku pracy;
• weryfikację limitu urlopu do wykorzystania;
• wprowadzenie propozycji urlopu;
• wypełnienie deklaracji Z-15a lub z-15b, którą należy przekazać pracownikowi.

W Systim można nadać pracownikowi uprawnienia, dzięki czemu ma on możliwość wprowadzania swojego czasu pracy. Następnie osoba rozliczająca ewidencję może zaakceptować podane przez pracownika godziny pracy. W płatnej wersji systemu  jest możliwość wprowadzania przez osobę z nadanymi odpowiednimi uprawnieniami delegacji (krajowych i zagranicznych), kilometrówki, planera. Ponadto użytkownicy mają możliwość wysyłania do siebie wiadomości.

Czas pracy

Prawidłowe rozliczanie czasu pracy jest jedną z funkcji, jaką musi posiadać dobre oprogramowanie kadrowo-płacowe. W programie wFirma prowadzenie ewidencji czasu pracy jest rozbudowane. System daje możliwość wprowadzania wszystkich nieobecności pracownika, które następnie są uwzględniane podczas wyliczania płac. Dodatkowo bezpośrednio po ich dodaniu można generować zaświadczenia Z-3/Z-3a oraz wnioski Z-15a/Z-15b. Moduł Kadry posiada ponadto funkcję wprowadzania godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz indywidualnych harmonogramów dla każdego z pracowników.

Systim oferuje podobne rozwiązania jak wFirma, jednakże nie odnaleźliśmy tam opcji generowania zaświadczeń płatnika składek czy wniosku o zasiłek opiekuńczy. Warto jednak zwrócić uwagę na rozliczanie czasu pracy na podstawie harmonogramów dla pracownika. Szczegółowe pokazują czas pracy w godzinach rozliczenia i zakończenia pracy, podstawowe wskazują całkowity czas przepracowany. Jak wspomniano wcześniej, zatrudniony może uzupełniać je samodzielnie, co jest dużym ułatwieniem. Ponadto moduł kadrowo-płacowy Systim pozwala na ustalenie okresów rozliczeniowych, czego w wFirma na ten moment brakuje.

Rozliczanie wynagrodzeń

Kluczowa przy wyborze oprogramowania powinna być przede wszystkim kwestia rozliczania płac. W oprogramowaniu wFirma można tworzyć listy płac do każdego rodzaju wymienionych wcześniej umów. Przy tym możliwe jest także rozliczanie wynagrodzeń z praktyki absolwenckiej, pracy nakładczej, młodocianych pracowników, organów zarządzających czy kontraktów menedżerskich. Ponadto dostępne jest dodanie listy płac dla dywidendy. Naliczoną wypłatę można kreować elastycznie dzięki funkcji edycji listy. Dodatki do wynagrodzeń uzupełnia się masowo dla wszystkich pracowników lub pojedynczo dla poszczególnych osób, jest też opcja wprowadzania ich bezpośrednio przy już wyliczonym wynagrodzeniu. Potrącenia można dodawać ręcznie. Brakuje jednak funkcji pilnowania kwoty wolnej od potrąceń, nie ma też wariantu wprowadzenia całkowitej kwoty potrącenia, aby możliwe było ściąganie z wynagrodzenia tylko odpowiedniej raty, np. potrącenia komorniczego.

Bardzo ważne jest również to, że system wFirma kontroluje, czy nie zostały przekroczone limity:

• podstawy składki na ubezpieczenie emerytalno-rentowe;
• zwolnienia z PIT dla młodych;
• progu podatkowego;
• kosztów autorskich.

Dzięki temu użytkownik nie musi pilnować, kiedy górna granica ograniczenia zostanie przekroczona, a także jakie naliczenia będą stosowane po tym, jak poszczególne wartości staną się wyższe od tych wyznaczonych przepisami.

Program wFirma posiada również opcję rozliczania cudzoziemców, zarówno tych mających status rezydenta, jak i obcokrajowców bez rezydencji podatkowej. Możliwe jest dzięki temu sporządzanie odpowiednich zeznań rocznych, o czym piszemy w dalszej części artykułu.

Oprogramowanie Systim również udostępnia możliwość rozliczania płac dla pracowników, zleceniobiorców, wykonawców czy zarządu. Tu moduł jest bardziej rozbudowany – oprócz podstawowych funkcji, jak dodatki do list płac czy uwzględnianie nieobecności lub innych limitów występujących przy wynagrodzeniach (zwolnienie z PIT, ograniczenie podstawy emerytalno-rentowej, progi podatkowe), posiada również:

• funkcję wyliczania kosztów autorskich przy umowach o pracę;
• potrącenia z podziałem na alimentacyjne i niealimentacyjne przeliczane są automatycznie z uwzględnieniem przepisów kodeksowych;
• możliwość edycji wyliczeń wynagrodzenia za nadgodziny, pracę w nocy czy za urlop.

Minusem jest mało intuicyjne tworzenie list płac, które wymaga wykonania kilku kroków zabierających sporo czasu: 

• pierwszy to dodanie listy płac na której pojawi się lista pracowników zatrudnionych w okresie za który wyliczane są wynagrodzenia,
• drugi, to automatyczne wyliczanie wynagrodzenia przez kliknięcie na każdego pracownika osobno.

Podsumowując, każdy z tych dwóch systemów umożliwia rozliczanie zarówno pracodawców niebędących, jak i będących płatnikami zasiłków.

ZUS

Opcja sporządzania deklaracji zgłoszeniowych, rozliczeniowych czy innych druków na cele ubezpieczeniowe w programie kadrowo-płacowym jest niezwykle ważna. W wFirma możliwe jest sporządzanie deklaracji zgłoszeniowych dla pracowników, w tym zestawów, w których można oznaczyć kolejność wysyłania formularzy do ZUS-u. Wszystkie dane potrzebne do deklaracji są zaczytywane na podstawie parametrów podanych przy wprowadzaniu pracownika. Dodatkowo w systemie jest również funkcja generowania deklaracji DRA, przy której podłączone są bezpośrednio raporty imienne za wszystkich ubezpieczonych. Wszelkie informacje, jakie pojawiają się w komplecie rozliczeniowym, są zaciągane z umów oraz utworzonych w systemie list płac. Wielkim uproszczeniem jest możliwość wysyłki utworzonych deklaracji bezpośrednio z systemu do ZUS-u. Co więcej, użytkownik nie musi do tego posiadać podpisu kwalifikowanego, może korzystać z podpisów należących do pracowników wFirma. Wystarczy uiścić jednorazową opłatę weryfikacyjną w wysokości 10 zł.

Systim także jest zintegrowany z systemem EWD ZUS, dzięki czemu można wysyłać deklaracje do ZUS-u z jednego miejsca, bez konieczności korzystania z systemów zewnętrznych. Tu jednak należy posiadać własny podpis kwalifikowany, nie ma możliwości skorzystania z podpisów pracowników tego oprogramowania.

Zeznania podatkowe

Program płacowy bezsprzecznie powinien posiadać funkcję do sporządzania zeznań rocznych. System wFirma umożliwia generowanie deklaracji podatkowych indywidualnych: PIT-11 czy IFT-1R, jak i zbiorczych: PIT-4R czy PIT-8AR. Dane do tych zeznań zaciągane są bezpośrednio z utworzonych list płac i rachunków. Co ważne, wszystkie te deklaracje można wysłać do urzędu skarbowego, autoryzując wysyłkę przychodem z zeznania rocznego, upoważniając pracownika wFirma do przekazania deklaracji, bądź korzystając z własnego podpisu elektronicznego.

W Systim również można utworzyć wspomniane deklaracje (dane do nich zaczytywane są z list płac i rachunków), a następnie wysłać je do urzędu za pomocą danych autoryzujących czy podpisu kwalifikowanego.

Obsługa PPK

Wprowadzenie w firmie Pracowniczych Planów Kapitałowych to stosunkowo nowy obowiązek pracodawców. Rozliczanie wpłat może budzić wiele wątpliwości, dlatego warto, aby oprogramowanie płacowe wykonywało czynności automatycznie za użytkownika. Przy tworzeniu list płac w wFirma system nalicza uczestnikowi PPK wpłaty finansowane przez niego oraz przez pracodawcę, a także rozlicza osiągnięty przez pracownika przychód z tytułu wpłaty finansowanej przez pracodawcę. Ponadto możliwe jest generowanie deklaracji zgłoszeniowych oraz comiesięcznych deklaracji rozliczeniowych, które należy przekazywać instytucji finansowej, z którą zawarto umowę o zarządzanie i prowadzenie PPK.

Systim również posiada opcję rozliczania PPK za pracowników na listach płac, wylicza podatek od przychodu powstałego z tytułu wpłaty finansowanej przez pracodawcę. Możliwe jest też eksportowanie deklaracji rozliczeniowych do systemów instytucji finansowych obsługujących PPK. Nie ma tu jednak funkcji tworzenia deklaracji zgłoszeniowych dla pracowników.

Pozostałe ciekawe i warte uwagi funkcje

Warto wspomnieć o funkcjach znacznie ułatwiających pracę użytkowników. W systemie wFirma są to:

• możliwość tworzenia zaświadczeń Z-3a, Z-15a i Z-15B oraz zgłoszenia RUD;
• eksport zaświadczeń z-3/z-3a i z-3b do pliku i import ich do PUE;
• import e-ZLA z PUE; 
• tworzenie raportu zatrudnienia na cele PFRON.

W Systim szczególnie uwagę zwracają:

• liczne raporty i zestawienia dotyczące pracowników;
• rozliczanie delegacji;
• zaczytywanie zwolnień lekarskich pracowników bezpośrednio z PUE do systemu.

Oba systemy posiadają także: 

• funkcję automatycznego księgowania wynagrodzeń;
• bilans otwarcia (wprowadzenie danych z innych zatrudnień dla pracownika zatrudnionego w trakcie roku);
• funkcję powiadomień mailowych i (w wFirma również powiadomień SMS);
• eksport płatności do banku z rachunków i list plac;
• modyfikacja wszelkich szablonów umów (w Systim również rachunków).

Wsparcie użytkowników

Nawet w przypadku bardzo intuicyjnego programu kadrowo-płacowego użytkownik nie zawsze będzie wiedział, jakie kroki wykonać w danej sytuacji. Dlatego niezbędnym elementem jest oferowanie wsparcia użytkownikowi w poruszaniu się po systemie. W wFirma klient może zadawać nielimitowaną liczbę pytań do obsługi technicznej. Tu preferowaną formą kontaktu jest korespondencja e-mail. Dzięki takiemu rozwiązaniu pracownicy działu obsługi klienta mają czas na sprawdzenie pracy systemu i odtworzenie ścieżki postępowania klienta. Dodatkowo użytkownik ma możliwość przeglądania historii korespondencji, co pozwala przeanalizować udzieloną odpowiedź oraz zapoznać się z załączonymi materiałami. Platforma wFirma oferuje również opcję wykupienia dodatkowego wsparcia Asystenta Kadrowego, który tłumaczy problematykę zagadnień związanych z prawem pracy oraz służy wsparciem w tematyce kadrowo-płacowej. Dużym plusem jest rozbudowany serwis pomocy, gdzie można znaleźć wiele instrukcji i odpowiedzi na pytania związane z pracą w systemie. Istnieje również specjalne forum, gdzie użytkownicy systemu mogą zgłaszać propozycje dotyczące rozwoju i usprawnień systemu wFirma. Bardzo przydatnym rozwiązaniem dla korzystających z wFirma jest wariant skorzystania z dodatkowej usługi – porad prawnych online, które świadczone są za uiszczeniem dodatkowej opłaty.

Systim pomaga swoim użytkownikom zarówno drogą mailową, jak i poprzez infolinię. Dzięki temu wątpliwości związane z obsługą systemu są szybko wyjaśniane. Dodatkowo na swojej stronie program udostępnia filmiki instruktażowe, pliki PDF z instrukcjami, funkcjonuje także serwis pomocy z najczęściej zadawanymi pytaniami oraz forum dla użytkowników. Dostępna jest również opcja wsparcia VIP, która jednak nie jest widoczna na stronie tego dostawcy czy w cenniku.

Ceny

Nie jest tajemnicą, że przy wyborze programu kadrowo-płacowego w dużej mierze kierujemy się ceną. Na początku należy wspomnieć, że oba porównywane systemy można testować przez 30 dni za darmo. Po tym okresie cennik wFirma wygląda następująco:

• pakiet Kadry, płace i ubezpieczenia: 49 zł netto za 30 dni;
• pakiet Kadry, płace i ubezpieczenia z Asystentem Kadrowym: 59 zł netto za 30 dni.

Z kolei ceny pakietów w Systim zróżnicowane są ze względu na to, na jaki okres zostanie wykupiony moduł Kadry i płace. Wygląda to następująco:

• 32 zł netto przy wykupie pakietu na rok;
• 36 zł netto przy wykupie pakietu na 6 miesięcy;
• 39 zł netto przy wykupie pakietu na 3 miesiące;
• 44 zł netto przy wykupie pakietu na miesiąc.

Prowadzenie kadr i płac online – podsumowanie

Prowadzenie kadr i płac dzięki oprogramowaniu w chmurze, dostępnemu z każdego miejsca, jest dla użytkownika niezwykle wygodne. Porównywane w artykule systemy nie posiadają limitu użytkowników, może z nich korzystać dowolna liczba osób, a także nie obowiązują w nich limity rozliczanych pracowników – niezależnie od liczby użytkowników czy pracowników ceny pozostają takie same. Dzięki 30-dniowym darmowym pakietom można dokładnie przetestować oba systemy i zdecydować, który z nich będzie najbardziej dopasowany do naszych potrzeb.

Artykuł Partnera: Web Innovative Software Sp. z o.o.