Ustalenie wynagrodzenia jest elementem obowiązkowym każdej zawieranej umowy o pracę – obok określenia rodzaju, miejsca, wymiaru czasu pracy i terminu jej rozpoczęcia. Przepisy prawa pracy nie nakazują wprost, jaka wartość wynagrodzenia – brutto czy netto – powinna być ustalona w umowie o pracę z pracownikiem. Jednak decyzja może mieć wpływ na rozliczenie należności dla pracownika, które z kolei mogą przyczynić się do zwiększenia kosztów pracodawcy. Jak obliczyć wynagrodzenie z umowy o pracę?
Wynagrodzenie z umowy o pracę – wynagrodzenie brutto a netto
Wynagrodzenie brutto to kwota, od której pracodawca powinien dokonać obowiązkowych potrąceń, czyli pomniejszyć je o należne:
- składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne;
- zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych;
- wpłaty na PPK, jeśli pracownik przystąpił do tego programu.
Kwota netto natomiast to wynagrodzenie wypłacone pracownikowi po potrąceniu zobowiązań składkowych, podatkowych, tzw. wynagrodzenie „na rękę”.
Jakie wynagrodzenie z umowy o pracę – brutto czy netto?
Przepisy definiują jedynie, że pracodawca jest zobowiązany do zatrudnienia pracownika za wynagrodzeniem, które powinno być adekwatne do rodzaju świadczonej pracy, jej ilości i jakości oraz wymaganych od pracownika kwalifikacji zawodowych czy uprawnień. Nie jest jednak uściślone, czy wynagrodzenie z umowy o pracę powinno być określone w stawce netto czy brutto. W orzecznictwie sądowym przeważający jest pogląd, zgodnie z którym wynagrodzenie za pracę należne pracownikowi stanowi całość obejmującą także obowiązkowe potrącenia z wynagrodzenia.
„Pojęcie wynagrodzenia «brutto» w ogóle nie występuje w przepisach prawa pracy i ma raczej znaczenie potoczne. Prawo pracy posługuje się bowiem tylko pojęciem wynagrodzenia za pracę jako takiego. Potoczne znaczenie ma też pojęcie wynagrodzenia «netto», przez które należy rozumieć część wynagrodzenia za pracę wypłacaną pracownikowi, ale tylko wtedy, gdy pracodawca dokona stosownych odliczeń na podstawie innych przepisów prawa. (...) Powyższe stwierdzenia mają oparcie w art. 87 § 1 k.p., według którego z wynagrodzenia za pracę – po odliczeniu zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych – podlegają potrąceniu określone należności. (...)
Wynagrodzenie za pracę, jako pojęcie prawa pracy, oznacza całość należnej na podstawie przepisów płacowych i umowy o pracę zapłaty za pracę, obejmując także część, którą pracodawca odlicza jako składki na ubezpieczenia społeczne i zaliczki na podatek dochodowy. W rezultacie pracodawca jest wobec pracownika dłużnikiem zobowiązanym do zapłaty przysługującego wynagrodzenia w pełnej wysokości, a kwoty, które przekazuje jako płatnik podatku dochodowego i zaliczki na składki ubezpieczeniowe, są częścią wynagrodzenia pracownika. To, że nie są one fizycznie wypłacane pracownikowi, lecz przekazywane odpowiednim organom jako zaliczki i składki, jest w tym wypadku wymaganym przez prawo sposobem realizacji obowiązku zapłaty pracownikowi części wynagrodzenia. Wobec tego całe wynagrodzenie za pracę jest przedmiotem wierzytelności pracownika wobec pracodawcy z tytułu zapłaty za pracę (art. 22 § 1 k.p.)”.
Ponadto minimalne wynagrodzenie z umowy o pracę również ustalane jest w stawce brutto. Zgodnie z art. 29 § 1 pkt 3 i § 2 k.p. wynagrodzenie powinno być wskazane na piśmie w umowie o pracę. Jeśli w umowie nie użyto dodatkowego określenia „brutto” albo „netto”, to zapis ten jest ważny i powinien być traktowany jako pensja brutto.
Wpływ ustalenia kwoty wynagrodzenia na koszty pracodawcy
Pracodawca może przyszłemu pracownikowi określić wynagrodzenie z umowy o pracę w kwocie netto, bowiem przepisy tego nie zabraniają. Działanie takie może mieć jednak wpływ na wysokość kosztów pracowniczych, jakie pracodawca będzie zobowiązany pokryć. Kosztem zatrudnienia pracownika są:
- wynagrodzenie brutto, w którym zawierają się składki ZUS oraz wpłaty na PPK stanowiące koszt pracownika, a także zaliczka na podatek;
- finansowane przez pracodawcę składki na ubezpieczenia społeczne, FP oraz FGŚP;
- finansowane przez pracodawcę wpłaty na PPK.
W przypadku zmiany miejsca zamieszkania i złożenia oświadczenia uprawniającego do stosowania przy naliczaniu wypłaty tak zwanych podstawowych kosztów uzyskania przychodu, kiedy wcześniej były stosowane podwyższone, pracownik mający określone wynagrodzenie w wartości netto nie poniesie żadnej straty. Jego wynagrodzenie brutto, od którego odprowadzane są składki, będzie jednak musiało zostać powiększone, a tym samym pracodawca będzie zobligowany do zapłaty wyższej kwoty wynagrodzenia oraz większych składek ZUS.
Podobna sytuacja będzie występowała w przypadku pracownika do 26. roku życia, który jest zwolniony z opłacania zaliczek na PIT. Wtedy bowiem, bez względu na ulgę, będzie otrzymywał określoną stawkę. W takim przypadku pracodawca będzie zobowiązany zmienić wysokość pensji brutto, gdy osoba zrezygnuje ze wspomnianej ulgi bądź ukończy wiek uprawniający ją do korzystania z takiego przywileju.
W razie zmiany wysokości składek ZUS, podatku dochodowego czy wpłat do PPK to pracodawca będzie ponosił koszty ubruttowienia wynagrodzenia, tak aby pracownik zawsze otrzymywał kwotę netto wynikającą z umowy o pracę. Jedyne rozwiązanie w takim wypadku to zmiana warunków umowy, na które pracownik będzie musiał wyrazić zgodę.
Przykład 1.
Pani Anna ma zawartą umowę na kwotę 3 000,00 zł netto. Ze względu na wiek korzysta ze zwolnienia z PIT, nie jest uczestniczką PPK. Jej wynagrodzenie brutto ustalone jest na poziomie 3 820,49 zł. W czerwcu 2021 roku kończy 26 lat, w związku z czym pracodawca powinien rozpocząć pobieranie zaliczek na podatek. Wzrośnie zatem koszt pracodawcy, bowiem wynagrodzenie brutto dla kwoty 3 000,00 zł netto bez zwolnienia z PIT wyniesie 3 965,68 zł.
Przykład 2.
Wynagrodzenie pana Damiana ustalone jest w wysokości 4 500,00 zł netto. Pracownik nie korzysta ze zwolnienia z PIT, pensja brutto wynosi 6 315,27 zł a całkowity koszt wynagrodzenia w tej sytuacji to 7 608,64 zł. Pan Damian od marca przystąpił do PPK. Wpłaty będą naliczane w standardowych stawkach – 2% pracownika i 1,5% pracodawcy. Pensja brutto wzrośnie do kwoty 6 545,67 zł w pierwszym miesiącu pobierania pierwszych wpłat na PPK:
wynagrodzenie brutto: 6 545,67 zł
składki społeczne: 6 545,67 zł x 13,71% = 897,42 zł
podstawa składki zdrowotnej: 6 545,67 zł – 897,42 zł = 5 648,25 zł
składka zdrowotna: 508,34 zł
PPK pracownika: 130,91 zł
podstawa opodatkowania: 6 545,67 zł – 897,42 zł – 250,00 zł = 5 498,25 zł ~ 5 498 zł
zaliczka na podatek: 5 498 zł x 17% – 425,00 zł = 509,00 zł
wynagrodzenie netto: 4 500,00 zł
Co ważne, w kolejnym miesiącu pracownik będzie miał także naliczony przychód z tytułu finansowania mu składki na PPK przez pracodawcę wynoszący 96,60 zł. Od tego przychodu powinien zostać pobrany podatek, więc pracodawca musiałby ponownie zmienić wynagrodzenie brutto, a co za tym idzie – kolejny raz wzrósłby koszt zatrudnienia pracownika.
Wynagrodzenie z umowy o pracę powinno zostać ustalone w kwocie brutto. Takie rozwiązanie pozwala uniknąć wielu wątpliwości w procesie naliczania wynagrodzeń i w konsekwencji – ewentualnych sporów pracowników z pracodawcami.
