Poradnik Przedsiębiorcy

Potwierdzenie zapłaty a ujęcie wydatku w kosztach

Za koszty uzyskania przychodu uznaje się wydatki, które poniesione zostały w celu osiągnięcia przychodu lub zabezpieczenia źródła przychodu, dodatkowo należy pamiętać, że wydatek nie może być ujęty w katalogu wyłączeń zawartym w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Większość wydatków zaliczana jest do kosztów uzyskania na podstawie faktury. W ustawie wymienione zostały przypadki, kiedy wydatek w celu jego zaliczenia do kosztów firmowych musi być dodatkowo opłacony. Moment zaliczenia do kosztów determinowany jest przez moment zapłaty. Sprawdź, kiedy wymagane jest potwierdzenie zapłaty!

Odsetki od zobowiązań a potwierdzenie zapłaty

Odsetki od zobowiązań zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 32 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych znajdują się w grupie wydatków ponoszonych przez przedsiębiorców, które mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodu wyłącznie po opłaceniu. Należy również pamiętać, że nie wszystkie rodzaje odsetek mogą być zaliczane do kosztów firmowych. Do kosztów firmowych zaliczyć można:

  • odsetki od pożyczek i kredytów zaciągniętych na potrzeby prowadzonej działalności,

  • odsetki za zwłokę z tytułu nieuregulowania zobowiązań z kontrahentami,

  • część odsetkową raty leasingu finansowego.

Wynagrodzenia w kosztach a potwierdzenie zapłaty

Wynagrodzenia pracowników z reguły są wypłacane tzw. z dołu. Oznacza to, że wynagrodzenie wypłacane jest najpóźniej do dnia 10. następnego miesiąca za przepracowany miesiąc. Jeśli rozliczenia między pracownikiem a pracodawcą są dokonywane według innych terminów niż miesięczne rozliczenie, terminy wypłaty są regulowane przez wewnętrzne zapisy firmy. Zasady wypłaty wynagrodzeń mają decydujący wpływ na termin rozliczenia tego wydatku w kosztach firmowych. Należy pamiętać, że do kosztów uzyskania przychodu można zaliczyć wynagrodzenia faktycznie wypłacone pracownikowi.

Przykład 1.

Regulamin wynagrodzeń w danym przedsiębiorstwie zakłada, że premie uznaniowe wypłacane są do 20. dnia miesiąca po zakończeniu kwartału. Premia została wypłacona 15. dnia miesiąca. Premia może być zaliczona do kosztów w kwartale, w którym nastąpiła wypłata.

Jeżeli wynagrodzenia zostały wypłacone zgodnie z terminem wynikającym z przepisów prawa pracy lub wewnętrznych uregulowań, do kosztów uzyskania przychodu, zgodnie z art. 22 ust. 6ba ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zaliczane są w miesiącu, za który są należne. Jeśli wynagrodzenie nie zostanie wypłacone w terminie, do kosztów, należy je zaliczyć dopiero z chwilą faktycznej zapłaty, o czym mowa w art. 23 ust. 1 pkt 55.

Przykład 2.

Regulamin wynagrodzeń w danym przedsiębiorstwie zakłada, że wynagrodzenie wypłacane jest do 20. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni. Wynagrodzenie pracowników za luty miało zostać wypłacone do dnia 20 marca. Z powodu problemów z finansowych wynagrodzenie zostało wypłacone 15 kwietnia. Do kosztów uzyskania przychodów wydatek ten może zostać zaliczony dopiero w kwietniu.

Zasada zaliczania do kosztów firmowych wypłaconych wynagrodzeń dopiero po ich faktycznej zapłacie dotyczy również umów cywilnoprawnych.

Potwierdzenie zapłaty składki ZUS

Składki ZUS opłacane są przez przedsiębiorcę z tytułu prowadzonej działalności. Wyróżniamy składki obowiązkowe:

  • ubezpieczenie społeczne:

    • emerytalne,

    • rentowe,

    • wypadkowe,

  • ubezpieczenie zdrowotne.

W przypadku podmiotów prowadzących działalność gospodarczą charakter dobrowolny mają składki na ubezpieczenie chorobowe.

Jeśli wynagrodzenia zostały wypłacone w terminie, to składki ZUS w części finansowanej przez pracodawcę również mogą zostać w tym samym miesiącu zaliczone do kosztów, o ile składki te zostały opłacone terminowo. Wynika to z art. 22 ust. 6bb pkt 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Jeśli wynagrodzenia wypłacane są terminowo, lecz w miesiącu następnym (zgodnie z zawartymi z pracownikami umowami) to naliczone składki ZUS zaliczane są do kosztów uzyskania przychodu w miesiącu wypłaty wynagrodzenia, o ile zostały opłacone nie później niż do 15.  dnia miesiąca, w którym wynagrodzenie wypłacono.

Przykład 3.

Wynagrodzenie dla pracownika wypłacone zostało 8 kwietnia. Składki ZUS opłacane przez pracodawcę opłacone zostały 10 kwietnia. Zarówno wysokość wynagrodzenia, jak i składek może zostać zakwalifikowana do kosztów uzyskania przychodu w kwietniu.

Należy pamiętać, że składki ZUS do kosztów uzyskania przychodu mogą zostać zaliczone dopiero w momencie ich opłacenia.

Zasada zaliczania do kosztów firmowych składek ZUS dopiero po ich faktycznej zapłacie dotyczy również umów cywilnoprawnych.

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych

Obowiązkowo Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych tworzony jest przez pracodawców, którzy na dzień 1 stycznia zatrudniają minimum 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Jeśli pracodawca nie spełnia tego wymogu ZFŚS może tworzyć dobrowolnie. Nie ma sztywnych przepisów, wyznaczających wysokość odpisów na ZFŚS. Odpisy na ZFŚS mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu dopiero w momencie wpłaty środków pieniężnych na wyodrębniony rachunek bankowy.

Przykład 4.

Pracodawca zobowiązany był do wpłaty określonej sumy na rachunek bankowy na rzecz ZFŚS w marcu. Niestety ze względu na problemy z płynnością finansową zobowiązanie zostało uregulowane dopiero w maju. Wydatek do kosztów uzyskania przychodów może zostać zaliczony dopiero w maju, czyli w miesiącu faktycznej zapłaty.