Firmowe wyposażenie razem ze środkami trwałymi tworzą rzeczowy majątek trwały, który jest wykorzystywany w działalności gospodarczej. Warto zaznaczyć, że środki trwałe rozliczane są w czasie (poprzez amortyzację), natomiast wydatki poniesione na wyposażenie mogą zostać ujęte bezpośrednio w kosztach. Wydawać by się mogło, że wyposażenie dużo łatwiej można rozliczyć w kosztach firmowych. Praktyka jednak pokazuje, że nie zawsze jest to takie proste. Wyróżnić można dwie grupy składników wyposażenia. Pierwszą tworzą składniki, które spełniają definicję środka trwałego, ale ich wartość nie przekracza wartości początkowej 3500 zł netto (dla czynnych podatników VAT). Druga grupa to składniki, których wartość przekracza 3500 zł netto, ale okres jego użytkowania będzie krótszy niż rok.
Wyposażenie firmowe - data zakupu
Wartość zakupionego wyposażenia zaliczana jest do kosztów podatkowych w sposób bezpośredni, jednakże nie zawsze w dacie poniesienia wydatku. Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych, składniki wyposażenia, których wartość nie przekracza 3500 zł netto, zaliczone będą do kosztów w momencie oddania ich do użytkowania. Warto również pamiętać, że jeżeli wartość początkowa wyposażenia przekracza 1500 zł netto i przewidywany okres użytkowania jest krótszy niż rok, podatnik ma obowiązek wykazać je w ewidencji wyposażenia.
Firmowe wyposażenie sfinansowane dotacją
Wydatki finansowane z otrzymanego wsparcia (dotacji), na przykład na zakup wyposażenia, nie stanowią co do zasady kosztów uzyskania przychodów. W związku z tym nie podlegają księgowaniu do podatkowej księgi przychodów i rozchodów Związane jest to z tym, że większość dotacji jest zwolniona z podatku dochodowego, dlatego wyłącza się z kosztów uzyskania przychodów koszty i wydatki sfinansowane właśnie z tego źródła. Wyjątkiem może być dotacja przyznana bezrobotnemu na podjęcie działalności gospodarczej ze środków Funduszu Pracy, przy czym wydatki z dotacji mogą być kosztem firmowym (dotyczy to jednak pozycji innych niż środki trwałe i wartości niematerialne i prawne).
Kiedy wyposażenie staje się środkiem trwałym?
Istnieją przypadki, w których składnik majątku, którego wartość przekracza 3500 zł, pierwotnie został zakwalifikowany jako część wyposażenia ze względu na fakt, że jego przewidywany okres użytkowania miał być krótszy niż rok. W rzeczywistości jednak wykorzystywany był w przedsiębiorstwie dłużej niż rok. W takiej zgodnie z art. 22e ust. 1 ustawy o PIT sytuacji w pierwszym miesiącu po upływie tego roku należy:
zaliczyć składnik do środków trwałych (wpisać do ewidencji po cenie nabycia),
skorygować koszty podatkowe o różnicę pomiędzy ceną nabycia a odpisami amortyzacyjnymi, które przypadają na dotychczasowy czas użytkowania,
w całym okresie amortyzacji stosować stawkę amortyzacyjną właściwą dla danego środka trwałego
dokonać wpłaty w terminie do 20. dnia tego miesiąca do urzędu skarbowego kwoty odsetek naliczonych od dnia zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na nabycie tego składnika majątku do dnia, w którym okres jego używania przekroczył rok, i wykazania naliczonej kwoty odsetek w zeznaniu rocznym; odsetki te naliczane są według stawki odsetek za zwłokę od zaległości podatkowych, obowiązującej w dniu zaliczenia składnika majątku do środków trwałych.
Firmowe wyposażenie przekazane na cele prywatne
W przypadku składników majątku, których wartość nie przekracza 3500 zł, ich wycofanie z majątku firmowego na rzecz majątku prywatnego przedsiębiorcy nie wymaga korekty zmniejszającej koszty niezależnie od sposobu ich późniejszego wykorzystania. Jeśli podatnik jest w stanie wykazać, że poniesione wydatki na ich nabycie są uzasadnione i racjonalne a ich użytkowanie przyczyniło się do zwiększenia przychodów lub zabezpieczenia źródła dochodów oznacza to, że warunki konieczne do pozostawienia ich w kosztach są spełnione. Należy jednak uwzględniać wyłączenia z kosztów na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 49 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Przepis ten mówi, że w przypadku, gdy zostanie stwierdzone, że wyposażenie zostało nabyte na potrzeby prywatne przedsiębiorcy, pracowników lub innych osób lub też bez uzasadnienia znajduje się poza siedzibą, wydatki poniesione na zakup nie stanowią kosztów podatkowych. W praktyce oznacza to konieczność skorygowania kosztów firmowych o te wydatki.
