Powszechność stosowania potwierdzenia przelewu daje podstawę do postawienia pytania, czy przedsiębiorca prowadzący pozarolniczą działalność może zastosować potwierdzenie zapłaty z banku jako dokument księgowy. W tym zakresie konieczne będzie odniesienie się do treści rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (KPiR).
Potwierdzenie zapłaty z banku jako dokument księgowy
Jak podaje § 11 ust. 1 ww. rozporządzenia, zapisy w księdze są dokonywane w języku polskim i w walucie polskiej w sposób staranny, czytelny i trwały, na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów.
Podstawowym dowodem księgowym jest faktura. Należy jednak podkreślić, że nie jest to jedyny dokument.
Zgodnie z § 12 rozporządzenia za specjalne rodzaje dowodów księgowych uważa się również:
- dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;
- noty księgowe sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;
- dowody przesunięć;
- dowody opłat pocztowych i bankowych;
- inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 11 ust. 3 pkt 3.
Powyższa reguła odnosi się zatem do dokumentów potwierdzających opłaty bankowe. W konsekwencji, jeżeli dana transakcja bankowa jest obciążona prowizją (opłatą), to księgowanie tego kosztu może odbyć się bezpośrednio na podstawie wygenerowanego z systemu bankowego potwierdzenia zapłaty.
Inne wydatki dokumentowane potwierdzeniem przelewu
W świetle powyższego pojawia się jednak pytanie, czy przepisy dopuszczają, aby również inne wydatki były dokumentowane w KPiR wyłącznie potwierdzeniem przelewu.
Jak wynika z treści § 12 pkt 5 rozporządzenia, dowodem księgowym mogą być również dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 11 ust. 3 pkt 3, tj.:
- wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy;
- datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty;
- przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych;
- podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych
– oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.
W kontekście dokumentowania kosztu należy mieć jednak na uwadze, że zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy PIT kosztem podatkowym może być każdy wydatek poniesiony przez podatnika i wykazujący związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. Naturalnie wydatek taki musi zostać wiarygodnie udokumentowany, jednak za nadinterpretację należy uznać takie stanowisko, że braki formalne dowodu księgowego wykluczają prawo do zaliczenia właściwie poniesionego wydatku w koszty podatkowe (tak twierdzi np. NSA w wyroku z 18 lipca 2012 roku, II FSK 28/11).
Potwierdzenie zapłaty nie może być traktowane jako uniwersalny dowód poniesienia kosztu w przypadku braku faktury, paragonu lub innego dokumentu dla danego rodzaju wydatku czy przychodu. Podatnicy powinni dokumentować zdarzenia gospodarcze dowodami wskazanymi w rozporządzeniu
Natomiast ewentualne braki można uzupełnić dodatkowymi dokumentami, a nawet opisem przez podatnika, zgodnie z zasadą wynikającą z art. 180 Ordynacji podatkowej dowodem może być bowiem wszystko, co przyczynia się do wyjaśnienia sprawy.
Jak wskazał Dyrektor KIS w interpretacji z 18 września 2017 roku (nr 0112-KDIL3-1.4011.171.2017.1.AN) wydruk potwierdzenia operacji z internetowego rachunku bankowego stwierdzający fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem może być dokumentem będącym podstawą do ujęcia w podatkowej księdze przychodów i rozchodów i zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatku objętego tym dokumentem.
Jednocześnie organ podatkowy w ww. interpretacji podkreślił, że potwierdzenie bankowe jako dowód nie będzie stosowane do podatnika, który nie wystąpił do sprzedawcy towaru czy usługi o wystawienie faktury. Wprawdzie powołane wyżej przepisy zezwalają na zaksięgowanie w podatkowej księdze przychodów i rozchodów kwoty poniesionego wydatku na podstawie innego dokumentu niż faktura, jednak dokument tego rodzaju (faktura) jest traktowany jako podstawowy dowód poniesienia wydatku, w przypadku gdy podatnik ma podstawy prawne do jej otrzymania.
Dopiero spełnienie innych przesłanek, na podstawie których podatnik nie może udokumentować zakupu towaru bądź usługi fakturą, może stanowić przesłankę do zaksięgowania poniesionego wydatku na podstawie innego dowodu księgowego.
Dyrektor KIS podkreślił zatem pierwszorzędną rolę faktury jako dokumentu księgowego. Taka faktura nie może być dowolnie zastępowana przez inne dowody księgowe.
Przykład 1.
Pan Michał zakupił towar od swojego kontrahenta. Zapłacił przelewem bankowym, jednak nie otrzymał faktury od sprzedawcy i nie wystąpił z żądaniem jej wystawienia. Czy pan Michał może dokonać księgowania wydatku w KPiR na podstawie potwierdzenia zapłaty przelewem bankowym?
W opisanym przypadku decydujące znaczenie należy przypisać fakturze, ponieważ to jest właściwy dokument w transakcjach pomiędzy przedsiębiorcami. Brak tego dokumentu powoduje, że wydatek nie może zostać zaksięgowany w podatkowej księdze przychodów i rozchodów na podstawie wydruku potwierdzenia operacji przelewu z internetowego rachunku bankowego.
Przykład 2.
Pan Michał zakupił na aukcji internetowej towar od osoby prywatnej. Zapłacił przelewem bankowym. Pomimo prób kontaktu telefonicznego nie udało się skontaktować ze sprzedawcą w celu uzyskania umowy sprzedaży. Czy pan Michał może dokonać księgowania wydatku w KPiR tylko na podstawie potwierdzenia zapłaty przelewem bankowym?
Powinien on zadbać o dodatkowe dowody, takie jak np. korespondencja mailowa ze sprzedawcą czy też wydruk aukcji internetowej (print screen). Ogół tak zgromadzonych dowodów daje podstawy do zaksięgowania wydatku na podstawie potwierdzenia przelewu bankowego.
W konsekwencji należy uznać, że potwierdzenie zapłaty z banku jako dokument księgowy nie może stanowić substytutu faktury. We wszystkich tych przypadkach gdzie transakcja powinna być dokumentowana fakturą, podatnik powinien uzyskać ten dokument jako potwierdzenie operacji w KPiR.
