Definicja kosztów uzyskania przychodu, jak i same warunki uznania wydatku za koszt firmowy powinny być znane każdemu podatnikowi. Kosztami firmowymi mogą być koszty poniesione w celu uzyskania przychodu, zachowania lub zabezpieczenia jego źródła (z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT). Jednocześnie wydatki te muszą być odpowiednio udokumentowane. Czy potwierdzenie zapłaty może być podstawą ujęcia wydatku w kosztach?
Dokumentowanie wydatków
Aby wydatek mógł być kosztem uzyskania przychodu, musi nie tylko spełniać ustawową definicję, ale również być odpowiednio udokumentowany. Najpopularniejszym dowodem księgowym jest oczywiście faktura, ale nie tylko na jej podstawie można zaksięgować wydatek w kosztach. Podstawą zapisów w KPiR mogą być także inne dokumenty, w tym potwierdzenie zapłaty, jednak wyłącznie te wymienione w rozporządzeniu Ministra Finansów.
Podstawą zapisów w KPiR mogą być:
- faktury VAT, faktury VAT marża, faktury VAT RR, faktury - metoda kasowa,
- dokumenty celne,
- rachunki,
- faktury korygujące i noty korygujące,
- dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania zbiorczym zapisem,
- noty księgowe,
- dowody przesunięć,
- dowody opłat pocztowych i bankowych,
- inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane wymagane dla dowodów księgowych,
- dowody wewnętrzne - jednak wyłącznie w ściśle określonych sytuacjach,
- paragony lub dowody kasowe - wyłącznie w ściśle określonych sytuacjach,
- opisy lub specyfikacje otrzymanych materiałów lub towarów handlowych.
| Uwaga! Koszt może zostać zaksięgowany na podstawie paragonu tylko w określonych sytuacjach. Paragon fiskalny może być podstawą księgowania:
Za dowód księgowy może zostać również uznany paragon za przejazd autostradą, jeśli zawiera:
Jeśli paragony za przejazd autostradą zawierają powyższe dane, to uznawane są za faktury, co dodatkowo umożliwia podatnikom odliczenie od nich VAT. |
Za dowody księgowe uznaje się również tzw. faktury uproszczone. Jeżeli ogólna kwota transakcji nie przekracza 450 zł lub 100 euro (gdy należność jest wyrażona w walucie euro), podatnicy na wystawianej fakturze nie muszą umieszczać wszystkich niezbędnych danych. Konieczne jest jednak umieszczanie m.in. NIP-u nabywcy, stawek podatku i jego kwoty. Dokument taki jest wówczas uznawany za fakturę uproszczoną i może zostać zaksięgowany.
W ustawie wymienione zostały również przypadki, kiedy wydatek może być kosztem dopiero w momencie jego zapłaty. Sprawdź, kiedy potwierdzenie zapłaty jest wymagane aby wydatek mógł zostać uznany za koszt firmowy!
Składki ZUS przedsiębiorcy a potwierdzenie zapłaty
Jednym z wydatków, który może zostać rozliczony dopiero w momencie zapłaty, są składki ZUS.
W praktyce najczęściej opłacone w danym okresie składki ZUS rozliczane są w zaliczce na podatek dochodowy za ten okres (opłacona składka społeczna pomniejsza dochód do opodatkowania, a opłacona składka zdrowotna pomniejsza podatek do zapłaty). Jeżeli przedsiębiorca opłaca Fundusz Pracy, to zawsze księguje się go do KPiR.
Alternatywą dla przedsiębiorcy może być księgowanie zapłaconej składki na ubezpieczenie społeczne i Fundusz Pracy bezpośrednio w KPiR jako koszt uzyskania przychodu. Księgowania dokonuje się dopiero w dacie faktycznej płatności.
| Uwaga! Składka na ubezpieczenie zdrowotne może zostać odliczona wyłącznie od podatku, a więc nie można wliczyć jej w koszty uzyskania przychodu, a jedynie odliczyć z momencie wyliczania zaliczki na podatek dochodowy za okres, w którym została zapłacona. |
Przykład 1.
9 maja 2016 r. pan Piotr opłacił składki ZUS za kwiecień. Oznacza to, że mogą one być rozliczone dopiero w maju.
Odsetki od zobowiązań
Odsetki od zobowiązań mogą być zasadniczo kosztem uzyskania przychodu, pod warunkiem, że zostały opłacone przez przedsiębiorcę - wymagane jest potwierdzenie zapłaty. Do kosztów firmowych można zaliczyć:
- odsetki od pożyczek i kredytów zaciągniętych na potrzeby prowadzonej działalności,
- odsetki za zwłokę z tytułu nieuregulowania zobowiązań z kontrahentami,
- część odsetkową raty leasingu finansowego.
Wynagrodzenia w kosztach a potwierdzenie zapłaty
Wynagrodzenia pracowników w praktyce najczęściej są wypłacane z dołu, a więc dopiero po przepracowanym miesiącu. Zazwyczaj najpóźniej do 10. dnia kolejnego miesiąca. Jeśli rozliczenia między pracownikiem a pracodawcą są dokonywane według innych terminów niż miesięczne rozliczenie, terminy wypłaty są regulowane przez wewnętrzne zapisy firmy. Do kosztów uzyskania przychodu można zaliczyć wynagrodzenia, które faktycznie zostały wypłacone.
Wynagrodzenia podstawowe za dany miesiąc wypłacone w terminie, tj. do 10. dnia kolejnego miesiąca, księgowane są w miesiącu, którego dotyczą. Jeśli wynagrodzenie podstawowe nie zostanie wypłacone w terminie, do kosztów należy je zaliczyć dopiero z chwilą faktycznej zapłaty.
Inaczej jest w przypadku umów cywilnoprawnych, bowiem zawsze stanowią koszt w miesiącu, w którym faktycznie zostały wypłacone.
Wynagrodzenia a składki ZUS w kosztach
Jeśli wynagrodzenia podstawowe zostały wypłacone w terminie, to składki ZUS w części finansowanej przez pracodawcę również mogą zostać w tym samym miesiącu zaliczone do kosztów, o ile zostały opłacone w obowiązującym terminie.
Jeśli wynagrodzenia podstawowe wypłacane są terminowo, lecz w miesiącu następnym (zgodnie z zawartymi z pracownikami umowami) to naliczone składki ZUS zaliczane są do kosztów uzyskania przychodu w miesiącu jego wypłaty (pod warunkiem, że zostały opłacone do 15. dnia miesiąca, w którym wypłacono wynagrodzenie).
W przypadku umów cywilnoprawnych składki ZUS zawsze mogą być kosztem firmowym dopiero, gdy zostaną zapłacone.
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych tworzony jest przez pracodawców, którzy na dzień 1 stycznia zatrudniają minimum 20 pracowników (w przeliczeniu na pełne etaty). Jeśli warunek ten nie jest spełniony, ZFŚS pracodawca może tworzyć dobrowolnie. Żaden przepis nie określa wysokości odpisów na ZFŚS.
Odpisy na ZFŚS mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu dopiero w momencie wpłaty środków pieniężnych na wyodrębniony rachunek bankowy.
