Poradnik Przedsiębiorcy

Potwierdzenie zapłaty jako podstawa do ujęcia wydatku w kosztach

Definicja kosztów uzyskania przychodu, jak i same warunki uznania wydatku za koszt firmowy powinny być znane każdemu podatnikowi. Kosztami firmowymi mogą być koszty poniesione w celu uzyskania przychodu, zachowania lub zabezpieczenia jego źródła (z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT). Jednocześnie wydatki te muszą być odpowiednio udokumentowane. Czy potwierdzenie zapłaty może być podstawą ujęcia wydatku w kosztach?

Dokumentowanie wydatków

Aby wydatek mógł być kosztem uzyskania przychodu, musi nie tylko spełniać ustawową definicję, ale również być odpowiednio udokumentowany. Najpopularniejszym dowodem księgowym jest oczywiście faktura, ale nie tylko na jej podstawie można zaksięgować wydatek w kosztach. Podstawą zapisów w KPiR mogą być także inne dokumenty, w tym potwierdzenie zapłaty, jednak wyłącznie te wymienione w rozporządzeniu Ministra Finansów.

Podstawą zapisów w KPiR mogą być:

  • faktury VAT, faktury VAT marża, faktury VAT RR, faktury - metoda kasowa,

  • dokumenty celne,

  • rachunki,

  • faktury korygujące i noty korygujące,

  • dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania zbiorczym zapisem,

  • noty księgowe,

  • dowody przesunięć,

  • dowody opłat pocztowych i bankowych,

  • inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane wymagane dla dowodów księgowych,

  • dowody wewnętrzne - jednak wyłącznie w ściśle określonych sytuacjach,

  • paragony lub dowody kasowe - wyłącznie w ściśle określonych sytuacjach,

  • opisy lub specyfikacje otrzymanych materiałów lub towarów handlowych.

Uwaga!

Koszt może zostać zaksięgowany na podstawie paragonu tylko w określonych sytuacjach. Paragon fiskalny może być podstawą księgowania:

  • zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości i bhp oraz materiałów biurowych,

  • wydatków poniesionych za granicą na zakup paliwa i olejów.

Za dowód księgowy może zostać również uznany paragon za przejazd autostradą, jeśli zawiera:

  • numer i datę wystawienia,

  • imię i nazwisko lub nazwę podatnika (sprzedawcy),

  • numer, za pomocą którego sprzedawca jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,

  • informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi, w szczególności nazwę autostrady, za której przejazd pobierana jest opłata,

  • kwotę podatku,

  • kwotę należności ogółem.

Jeśli paragony za przejazd autostradą zawierają powyższe dane, to uznawane są za faktury, co dodatkowo umożliwia podatnikom odliczenie od nich VAT.

Za dowody księgowe uznaje się również tzw. faktury uproszczone. Jeżeli ogólna kwota transakcji nie przekracza 450 zł lub 100 euro (gdy należność jest wyrażona w walucie euro), podatnicy na wystawianej fakturze nie muszą umieszczać wszystkich niezbędnych danych. Konieczne jest jednak umieszczanie m.in. NIP-u nabywcy, stawek podatku i jego kwoty. Dokument taki jest wówczas uznawany za fakturę uproszczoną i może zostać zaksięgowany.

W ustawie wymienione zostały również przypadki, kiedy wydatek może być kosztem dopiero w momencie jego zapłaty. Sprawdź, kiedy potwierdzenie zapłaty jest wymagane aby wydatek mógł zostać uznany za koszt firmowy!

Składki ZUS przedsiębiorcy a potwierdzenie zapłaty

Jednym z wydatków, który może zostać rozliczony dopiero w momencie zapłaty, są składki ZUS.

W praktyce najczęściej opłacone w danym okresie składki ZUS rozliczane są w zaliczce na podatek dochodowy za ten okres (opłacona składka społeczna pomniejsza dochód do opodatkowania, a opłacona składka zdrowotna pomniejsza podatek do zapłaty). Jeżeli przedsiębiorca opłaca Fundusz Pracy, to zawsze księguje się go do KPiR.

Alternatywą dla przedsiębiorcy może być księgowanie zapłaconej składki na ubezpieczenie społeczne i Fundusz Pracy bezpośrednio w KPiR jako koszt uzyskania przychodu. Księgowania dokonuje się dopiero w dacie faktycznej płatności.

Uwaga!

Składka na ubezpieczenie zdrowotne może zostać odliczona wyłącznie od podatku, a więc nie można wliczyć jej w koszty uzyskania przychodu, a jedynie odliczyć z momencie wyliczania zaliczki na podatek dochodowy za okres, w którym została zapłacona.

Przykład 1.

9 maja 2016 r. pan Piotr opłacił składki ZUS za kwiecień. Oznacza to, że mogą one być rozliczone dopiero w maju.