Prawidłowe rozwiązanie umowy o pracę to kluczowy proces dla każdego pracodawcy, kończący formalną współpracę z podwładnym. Jego zlekceważenie może prowadzić do poważnych konsekwencji, takich jak straty finansowe, utrata reputacji czy zaufania kontrahentów. Należy pamiętać, że pracownik posiada prawa gwarantowane przez Kodeks pracy, których trzeba bezwzględnie przestrzegać, nawet w trudnych okolicznościach rozstania. Każdy krok musi być dobrze przemyślany i ostrożnie wykonany, aby uniknąć przeniesienia konfliktu na salę sądową.
Rozwiązanie umowy o pracę – lepiej zrobić to dobrze
Rozwiązanie umowy o pracę to nie tylko przekazanie pracownikowi, żeby zabrał swoje rzeczy i opuścił zakład. To formalna procedura, która musi być przeprowadzona zgodnie z przepisami prawa pracy. W innym wypadku pracodawca odkrywa się na ataki zwolnionego pracownika, który każdy błąd może wykorzystać w sądzie. Co więcej, źle potraktowany podopieczny może poczuć się skrzywdzony, przez co – niezależnie od powodu zwolnienia – będzie chciał się zemścić. I najpewniej zrobi to nie tylko na sali sądowej, lecz także w internecie. Kilka negatywnych komentarzy, niskich ocen i niepochlebnych opinii może skutecznie podkopać reputację firmy.
Poniżej przedstawimy najczęściej popełniane błędy przez pracodawców, które mogą mieć daleko idące negatywne konsekwencje. Pracodawcy powinni o nich pamiętać i nie popełniać ich w przyszłości, w sytuacji gdy dochodzi do rozwiązania umowy o pracę. Oszczędzi to dużo nerwów i pieniędzy.
Podejście do rozwiązania umowy o pracę bez przygotowania
Do rozwiązania umowy o pracę lepiej nie podchodzić „z marszu”. Pracodawca w pierwszej kolejności powinien całą sprawę dobrze przemyśleć, a następnie przygotować każdy krok – zarówno pod kątem formalnym, jak i organizacyjnym. Pracodawca powinien poprowadzić rozmowę z pracownikiem w taki sposób, aby nie doszło do eskalacji konfliktu, która bardzo szybko może nastąpić. W końcu chodzi tu o utratę pracy i środków na życie. Trzeba pamiętać, że pracownik ma prawo do emocjonalnych reakcji. Zatem jedna niefortunna wypowiedź przełożonego może skończyć się sprawą sądową lub publiczną krytyką w internecie.
Oprócz tego pracodawca powinien mieć przygotowane argumenty oraz potrafić wyjaśnić podwładnemu formalno-prawne aspekty związane z wypowiedzeniem umowy. Należy zadbać o profesjonalizm i takt. Zakończenie współpracy kończy jakąkolwiek możliwość wpływania na byłego już pracownika. Lepiej zatem, aby nie nosił on w sobie urazy i żalu.
Niezachowanie okresu wypowiedzenia a rozwiązanie umowy o pracę
Mimo że przepisy prawa pracy wszystko jasno i wyraźnie opisują, w dalszym ciągu pracodawcy potrafią mieć problem z określeniem, jaki okres wypowiedzenia przysługuje pracownikowi.
Okres wypowiedzenia zależy od stażu pracownika i rodzaju zawartej umowy. Przy niewłaściwym jego określeniu pracownik może zażądać wypłaty wynagrodzenia za pozostałą część czasu, który powinien przepracować, ale tego nie zrobił z winy przełożonego.
Zasady wypowiadania umów o pracę zostały opisane w art. 32 i nast. kp. Jedynie przypominając – długość wypowiedzenia przy umowie o pracę na czas określony i nieokreślony uzależniona jest od okresu zatrudnienia u danego pracodawcy i wynosi:
- 2 tygodnie, jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy;
- 1 miesiąc, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 6 miesięcy;
- 3 miesiące, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 3 lata.
Ponadto dla umów na okres próbny to:
- 3 dni robocze, jeżeli okres próbny nie przekracza 2 tygodni;
- 1 tydzień, jeżeli okres próbny jest dłuższy niż 2 tygodnie;
- 2 tygodnie, jeżeli okres próbny wynosi 3 miesiące.
Warto również pamiętać, że w przypadku ogłoszenia upadłości lub likwidacji zakładu 3-miesięczne okresy wypowiedzenia mogą zostać skrócone maksymalnie do 1 miesiąca. W takim przypadku jednak pracownikowi przysługuje ekwiwalent w wysokości wynagrodzenia za pozostałą część okresu wypowiedzenia.
Zwolnienie w czasie ochrony
Nie każda osoba może zostać zwolniona. Pracodawcy powinni o tym pamiętać i tego pilnować. Grup pracowników „chronionych” przepisami prawa pracy jest cała masa (około 40), jednakże najczęściej chodzi o pracownice w ciąży, osoby przebywające na urlopie (m.in. macierzyńskim, chorobowym, wypoczynkowym) oraz pracowników znajdujących się w wieku przedemerytalnym (brakuje im 4 lata do emerytury).
Przykład 1.
Pan Jan, 63-letni pracownik magazynu, otrzymał wypowiedzenie umowy o pracę z powodu „potrzeby zwiększenia efektywności”. Pracodawca nie wskazał w swoim oświadczeniu żadnych uchybień w pracy pracownika, nie doszło również do likwidacji jego stanowiska. Czy takie rozwiązanie umowy o pracę jest prawidłowe?
Nie – jest to przykład naruszenia ochrony przedemerytalnej. Wypowiedzenie motywowane wiekiem pracownika, bez rzeczywistej przyczyny, jest niezgodne z prawem. Pan Jan powinien zostać przywrócony do pracy.
Rozwiązanie umowy o pracę bez zachowania właściwej formy
Jak już powtórzyliśmy kilkukrotnie – pracodawca musi zachować wszelkie aspekty formalne przy rozwiązaniu umowy o pracę. Jednym z nich jest obowiązek sporządzenia oświadczenia w prawidłowej formie wymaganej prawem. Wypowiedzenie musi mieć formę pisemną. Pracodawca powinien zatem darować sobie wypowiadanie umowy o pracę ustnie, SMS-em czy za pośrednictwem poczty mailowej.
Warto podkreślić, że każda forma oświadczenia pracodawcy będzie oznaczała zakończenie współpracy z podwładnym. Brak zachowania właściwej formy otwiera jednak pracownikowi możliwość odwołania się do sądu pracy, który z kolei może uznać wypowiedzenie za bezskuteczne, co w rezultacie może oznaczać konieczność przywrócenia pracownika do pracy lub wypłacenie mu odszkodowania.
Nieprawidłowe doręczenie wypowiedzenia
Równie ważne, co zachowanie formy oświadczenia, jest prawidłowe jego doręczenie. Brak doręczenia wypowiedzenia lub nieprawidłowe doręczenie skutkuje nieważnością tej czynności.
Pracownik musi otrzymać dokument osobiście lub przez upoważnioną osobę, najlepiej z potwierdzeniem odbioru. Nieprawidłowe, a także „nietaktowne” będzie przesyłanie skanu pisma emailem czy zdjęcia za pomocą MMS-a. Oświadczenie pracodawcy o rozwiązaniu umowy o pracę musi dotrzeć do rąk własnych pracownika, tak aby miał on możliwość zapoznać się z treścią dokumentu.
Jeżeli pracownik nie pojawia się w zakładzie, pracodawca może przesłać wypowiedzenie przesyłką pocztową. W takim wypadku najlepiej wybrać list polecony z potwierdzeniem odbioru – w innym wypadku pracownik może skutecznie zakwestionować doręczenie, a pracodawca będzie miał trudność z wykazaniem, że dokument został dostarczony.
Brak uzasadnienia decyzji w przedmiocie rozwiązania umowy o pracę
Jest to jeden z najczęściej popełnianych błędów. Trzeba go jednak szczególnie unikać, brak uzasadnienia decyzji o zakończeniu współpracy może bowiem szybko się zemścić, a pracodawca może zostać posądzony o dyskryminację w miejscu pracy.
Niezależnie, czy umowa została zawarta na czas określony, czy bezterminowo, pracodawca ma obowiązek przedstawić rzeczywisty powód swojej decyzji oraz go uargumentować. Treść uzasadnienia musi być jasna, konkretna i oparta na faktach oraz dowodach. Ogólne sformułowania w stylu „niespełnianie oczekiwań” czy „brak efektywności” są dalece niewystarczające. Jeżeli rozwiązanie umowy o pracę nie ma uzasadnienia albo takowe jest niekonkretne lub nieprawdziwe, pracownik, korzystając z drogi sądowej, nie tylko może zostać przywrócony do pracy, lecz także domagać się wysokiego odszkodowania.
Korzystanie ze zwolnienia dyscyplinarnego bez ważnego powodu
Wielu pracodawców cały czas korzysta z art. 52 kp jako „wytrych”, kiedy nie chcą już współpracować z podwładnym, ale również nie uśmiecha im się zachowywanie okresu wypowiedzenia lub zwolnienia ze świadczenia pracy za wynagrodzeniem.
Zwolnienie dyscyplinarne, czyli rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika, może być stosowane wyłącznie w wyjątkowych sytuacjach. Jest to instytucja, po którą powinno się sięgać jedynie w sytuacjach poważnego naruszenia obowiązków pracowniczych. Dyscyplinarne zwolnienie bez solidnych podstaw może okazać się naprawdę kosztownym błędem. Pracodawca naraża się nie tylko na konieczność wypłaty odszkodowania, ale również na szkody wizerunkowe. Nagłośnienie takiej sprawy nie jest aktualnie trudne. Przedsiębiorstwo, które nie potrafi zachować się właściwe wobec swoich pracowników, najpewniej będzie kłopotliwe również dla kontrahentów.
Naruszenie zasad równego traktowania
Kolejnym częstym błędem przy rozwiązywaniu stosunków pracy jest nieprzestrzeganie zasady równego traktowania. Zakaz dyskryminacji w miejscu pracy obowiązuje nie tylko przy rekrutacji oraz zatrudnieniu, należy jej przestrzegać również przy wypowiadaniu umowy. Wiek, płeć, pochodzenie, orientacja seksualna, poglądy polityczne czy przynależność związkowa to aspekty, na które trzeba uważać. W sytuacji, gdy przedsiębiorca przeprowadza redukcję zatrudnienia, warto zwrócić uwagę na to, czy np. nie zostają zwalniane wyłącznie kobiety lub osoby najstarsze w zespole. W takim wypadku trudno będzie przekonać sąd, że pracodawca, decydując o rozwiązaniu umowy, kierował się obiektywnymi kryteriami, takimi jak kompetencje czy doświadczenie.
Rozwiązanie umowy o pracę należy przeprowadzić z należytą starannością
Zakończenie współpracy z pracownikiem powinno być przeprowadzone z należytą starannością, zarówno od strony „emocjonalnej”, jak i formalno-prawnej. Z jednej strony warto zadbać, aby pracownik, opuszczając zakład, nie miał żalu do pracodawcy, który swoje ujście może mieć w sądzie, z drugiej strony natomiast należy każdy krok podejmować z należytą ostrożnością, tak aby nie narazić się na odszkodowanie spowodowane błędem formalnym.
Przed rozmową z pracownikiem warto skonsultować się z prawnikiem lub specjalistą z zakresu prawa pracy. Warto zadbać również, aby w czasie rozmowy, obecne były dodatkowe osoby, zarówno od strony pracodawcy, jak i pracownika (pracowników reprezentują w tym aspekcie związki zawodowe lub tzw. przedstawiciele pracowników). Dzięki takiemu rozwiązaniu pracodawca zyska nie tylko świadków przeprowadzonej rozmowy na wypadek postępowania sądowego, ale również „mediatorów”, którzy pomogą przejść przez cały proces w „pokojowej atmosferze”. Dobrze zaplanowane działanie pozwala uniknąć kosztownych błędów i zabezpieczy interesy firmy na wypadek ewentualnych sporów sądowych.
