Natychmiastowe rozwiązanie stosunku pracy z przyczyn zawinionych przez pracownika, czyli tzw. zwolnienie dyscyplinarne, jest jednym z najbardziej dolegliwych działań, jakie może podjąć pracodawca względem osoby, którą zatrudnia. Dlatego też przepisy prawa w różny sposób limitują dopuszczalność zwolnienia dyscyplinarnego, w szczególności poprzez określenie ram czasowych, w których można je zastosować.
Rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia, z winy pracownika
Pracodawca może rozwiązać umowę o pracę bez wypowiedzenia, z winy pracownika (zwolnienie dyscyplinarne) w razie:
- ciężkiego naruszenia przez pracownika podstawowych obowiązków pracowniczych;
- popełnienia przez pracownika w czasie trwania umowy o pracę przestępstwa, które uniemożliwia dalsze zatrudnianie go na zajmowanym stanowisku, jeżeli przestępstwo jest oczywiste lub zostało stwierdzone prawomocnym wyrokiem;
- zawinionej przez pracownika utraty uprawnień koniecznych do wykonywania pracy na zajmowanym stanowisku (art. 52 § 1 Kodeksu pracy).
W pojęciu „ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych” mieszczą się trzy elementy. Są to: bezprawność zachowania pracownika (naruszenie podstawowego obowiązku pracowniczego); naruszenie albo zagrożenie interesów pracodawcy; zawinienie obejmujące zarówno winę umyślną (złą wolę), jak i rażące niedbalstwo (rażące niedołożenie staranności wymaganej od pracownika). Z kolei popełnienie przestępstwa może stanowić przyczynę zwolnienia pracownika z pracy, jeżeli pracodawca ma dostateczne informacje o faktycznym dopuszczeniu się takiego czynu przez pracownika (postanowienia Sądu Najwyższego z 28 listopada 2024 roku, III PSK 72/23, i z 18 stycznia 2022 roku, II PSK 280/21). Natomiast przykładem zawinionej przez pracownika utraty uprawnień koniecznych do wykonywania pracy na zajmowanym stanowisku może być cofnięcie uprawnienia do kierowania pojazdami w przypadku ponownego przekroczenia liczby 24 punktów otrzymanych za naruszenie przepisów ruchu drogowego (patrz art. 103 ust. 1 pkt 2 Ustawy z dnia 5 stycznia 2011 roku o kierujących pojazdami).
Pracodawca podejmuje decyzję w sprawie zwolnienia dyscyplinarnego po zasięgnięciu opinii reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej, którą zawiadamia o przyczynie uzasadniającej rozwiązanie umowy. W razie zastrzeżeń co do zasadności rozwiązania umowy zakładowa organizacja związkowa wyraża swoją opinię niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu 3 dni (art. 52 § 3 kp). Pracodawca nie jest tą opinią związany, musi natomiast umożliwić organizacji związkowej jej wyrażenie.
W oświadczeniu pracodawcy o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia powinna być wskazana przyczyna uzasadniająca jej rozwiązanie oraz zawarte pouczenie o przysługującym pracownikowi prawie odwołania do sądu pracy (art. 30 § 4 i 5 kp).
Zwolnienie dyscyplinarne – jaki jest termin na rozwiązanie umowy?
Rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika nie może nastąpić po upływie 1 miesiąca od uzyskania przez pracodawcę wiadomości o okoliczności uzasadniającej rozwiązanie umowy (art. 52 § 2 kp).
Przy obliczaniu wspomnianego terminu należy odpowiednio stosować art. 112 zdanie pierwsze Kodeksu cywilnego (w związku z art. 300 kp), który stanowi, że termin oznaczony w tygodniach, miesiącach lub latach kończy się z upływem dnia, który nazwą lub datą odpowiada początkowemu dniowi terminu, a gdyby takiego dnia w ostatnim miesiącu nie było – w ostatnim dniu tego miesiąca.
Przykład 1.
Pracodawca 31 stycznia 2025 roku powziął wiadomość o dopuszczeniu się przez pracownika ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych, polegającego na stawieniu się w pracy w stanie nietrzeźwości. W związku z tym oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę z winy pracownika pracodawca mógł złożyć najpóźniej 28 lutego 2025 roku. Po tym dniu zastosowanie zwolnienia dyscyplinarnego nie było już prawnie dopuszczalne; pracodawca mógł natomiast z wyżej wskazanej przyczyny rozwiązać z pracownikiem umowę o pracę w innym trybie – za wypowiedzeniem (art. 30 § 1 pkt 2 kp).
Kto musi uzyskać wiedzę o okolicznościach uzasadniających dokonanie zwolnienia dyscyplinarnego?
W myśl art. 52 § 2 kp wiadomość o okolicznościach uzasadniających rozwiązanie umowy o pracę ma zostać uzyskana przez pracodawcę. Zważywszy, że zgodnie z art. 3 kp pracodawcą może być jednostka organizacyjna, choćby nie miała osobowości prawnej, a także osoba fizyczna, należy uznać, że formułując art. 52 § 2 kp, ustawodawca posłużył się pewnym skrótem myślowym. Przyswojenie wiedzy o „okolicznościach” dotyczy tylko osób fizycznych, a nie pozostałych podmiotów prawa. Oznacza to, że w przypadku jednostek organizacyjnych czy osób prawnych wiadomość musi dotrzeć do osoby albo organu zarządzającego lub do innej osoby wyznaczonej do dokonywania czynności w sprawach z zakresu prawa pracy (art. 31 § 1 kp).
W orzecznictwie Sądu Najwyższego przyjmuje się, że miesięczny termin z art. 52 § 2 kp nie rozpoczyna się, gdy świadomość okoliczności uzasadniających zastosowanie sankcji występuje jedynie po stronie osób będących wprawdzie w hierarchii zawodowej przełożonymi pracownika, ale do których zadań i kompetencji nie należy dokonywanie w imieniu pracodawcy czynności prawnych z zakresu prawa pracy bądź osób, które korzystają tylko z doraźnego upoważnienia organu zarządzającego daną jednostką organizacyjną do rozwiązania stosunku pracy. Również w przypadkach, gdy przełożeni, mimo powinności, nie przekazują wiedzy o zachowaniu pracownika, można uznać, że termin nie zacznie biec do czasu powzięcia wiadomości przez osobę zarządzającą jednostką będącą pracodawcą (art. 31 § 1 kp). Inaczej jest jednak, gdy osoba ta jest nieobecna, a pracodawca nie przewidział możliwości jej zastępstwa. W takim wypadku nie dochodzi do opóźnienia rozpoczęcia biegu terminu (wyrok Sądu Najwyższego z 25 marca 2025 roku, II PSKP 39/24).
Przykład 2.
Bezpośredni przełożony pracownika (kierownik działu, w jednostce budżetowej, w której pracownik był zatrudniony) 11 sierpnia 2025 roku na podstawie nagrań z monitoringu wizyjnego ustalił, że pracownik dokonał kradzieży mienia pracodawcy, wynosząc z zakładu pracy wartościowe narzędzia z warsztatu, w którym wykonywał pracę. Tego samego dnia przełożony zapoznał się też z zamieszczonym przez pracownika w internecie ogłoszeniem, w którym ten wystawił wspomniane narzędzia na sprzedaż. W tych okolicznościach zasadne było rozważenie rozwiązania z pracownikiem umowy o pracę bez wypowiedzenia, z jego winy, z powodu oczywistego popełnienia przestępstwa, które uniemożliwia jego dalsze zatrudnianie na zajmowanym stanowisku. Bezpośredni przełożony nie był upoważniony do dokonywania wobec pracownika czynności z zakresu prawa pracy; umocowanie w tym zakresie miał dyrektor jednostki budżetowej. Informację o popełnieniu przestępstwa przełożony pracownika przekazał dyrektorowi jednostki budżetowej 13 sierpnia 2025 roku. W związku z tym miesięczny termin na ewentualne dokonanie zwolnienia dyscyplinarnego rozpoczął swój bieg nie 11, lecz 13 sierpnia 2025 roku.
Jak rozumieć „uzyskanie przez pracodawcę wiadomości o okoliczności uzasadniającej rozwiązanie umowy”?
Wspomniane w art. 52 § 2 kp uzyskanie przez pracodawcę odpowiednich wiadomości – jako moment rozpoczęcia biegu terminu do rozwiązania z pracownikiem umowy o pracę bez wypowiedzenia z jego winy – może wymagać nie tylko nabycia wiedzy o zachowaniu pracownika, lecz także czasu niezbędnego do oceny skutków tego zachowania. O „uzyskaniu przez pracodawcę wiadomości o okoliczności uzasadniającej rozwiązanie umowy” można mówić dopiero wtedy, gdy różnego rodzaju informacje docierające do pracodawcy są na tyle sprawdzone (wiarygodne), że uzasadnione jest jego przekonanie o nagannym zachowaniu się pracownika i to w stopniu usprawiedliwiającym sięgnięcie do rozwiązania niezwłocznego.
Warto zaznaczyć, że miesięczny termin, określony w art. 52 § 2 kp, nie jest przeznaczony do ustalania (prowadzenia postępowania wyjaśniającego), czy pracownik dopuścił się określonego czynu oraz jaki jest stopień jego naganności, lecz ma służyć zastanowieniu się i podjęciu decyzji przez pracodawcę, który już wie, że określony czyn został popełniony oraz jakie są towarzyszące mu okoliczności. Według omawianego przepisu pracodawca ma bowiem uzyskać wiadomości o okolicznościach uzasadniających rozwiązanie umowy, a nie o okolicznościach, które być może takie rozwiązanie uzasadniają, ale wymagają jeszcze sprawdzenia. Bieg miesięcznego terminu rozpoczyna się więc dopiero od chwili, w której pracodawca uzyskał w dostatecznym stopniu wiarygodne informacje uzasadniające jego przekonanie, że pracownik dopuścił się czynu nagannego w stopniu usprawiedliwiającym niezwłoczne rozwiązanie umowy o pracę. Innymi słowy, muszą to być sprawdzone, pewne, zweryfikowane informacje o okoliczności, która uzasadnia rozwiązanie umowy.
Przy dokonywaniu wykładni art. 52 § 2 kp nie sposób również pominąć tego, że w związku ze stale rosnącym stopniem skomplikowania życia społecznego oraz liczby czynników, jakie decydują o kwalifikacji zachowań pracowników i możliwości postawienia im zarzutu niewłaściwego postępowania, ustalenie, czy zachodzą okoliczności uzasadniające rozwiązanie stosunku pracy, coraz częściej wymaga nie tylko ustalenia faktów, ale także ich subsumcji prawnej, często z uwzględnieniem dorobku judykatury. Początek biegu terminu z art. 52 § 2 kp należy więc ustalać elastycznie, z uwzględnieniem wszystkich okoliczności danej sprawy. W niektórych przypadkach niezwłocznie wszczęte i sprawnie prowadzone postępowanie wyjaśniające może uzasadniać potrzebę przeprowadzenia mniej lub bardziej skomplikowanej analizy prawnej pod kątem dopuszczalności decyzji o rozwiązaniu z pracownikiem umowy o pracę ze skutkiem natychmiastowym, co wymaga odpowiedniego czasu (postanowienie Sądu Najwyższego z 18 marca 2025 roku, III PSK 24/24).
Czy to, kiedy pracownik naruszył obowiązki, ma znaczenie?
Jak wskazano wyżej, od chwili powzięcia przez pracodawcę wiarygodnej wiedzy o dopuszczeniu się przez pracownika ciężkiego naruszenia jego podstawowych obowiązków (podobnie jak w przypadku dowiedzenia się o pozostałych dwóch przesłankach zwolnienia dyscyplinarnego – przestępstwie lub zawinionej utracie uprawnień) pracodawca ma miesiąc na podjęcie decyzji o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia, z winy pracownika, i na złożenie oświadczenia w tej sprawie.
Odrębnym zagadnieniem wymagającym rozważenia w aspekcie związania pracodawcy określonymi terminami jest to, czy dla możliwości dokonania zwolnienia dyscyplinarnego istotne znaczenie ma to, kiedy wystąpiło zdarzenie stanowiące przesłankę rozwiązania umowy w takim trybie. W tym zakresie obowiązujące przepisy prawa nie określają żadnego terminu, którego upływ skutkuje niedopuszczalnością zwolnienia dyscyplinarnego.
Przykład 3.
24 maja 2023 roku pracownik urzędu ciężko naruszył swoje obowiązki pracownicze, niszcząc akta prowadzonych przez siebie spraw. O tym naruszeniu pracodawca dowiedział się dopiero 8 lipca 2025 roku, gdy pracownik został zobowiązany do zdania wspomnianych akt do archiwum zakładowego. W tych okolicznościach, pomimo że naruszenie obowiązków nastąpiło ponad 2 lata wcześniej, pracodawca miał możliwość zastosowania zwolnienia dyscyplinarnego, o ile dokonałby tego najpóźniej 8 sierpnia 2025 roku.
Należy jednak zauważyć, że znaczna odległość w czasie – z jednej strony – wystąpienia okoliczności uzasadniającej rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika i – z drugiej strony – powzięcia przez pracodawcę wiadomości o tej okoliczności, w niektórych konkretnych przypadkach może prowadzić do uznania, że dokonanie zwolnienia dyscyplinarnego byłoby niezgodne z zasadami współżycia społecznego, szczególnie wtedy, gdy współpraca stron stosunku pracy w okresie po wystąpieniu omawianej okoliczności układała się dobrze, a pracownik starannie wykonywał przydzielone mu obowiązki (patrz art. 8 kp).
Podsumowując, zwolnienia dyscyplinarnego nie można dokonać po upływie miesiąca od dowiedzenia się przez pracodawcę o okoliczności uzasadniającej rozwiązanie umowy o pracę w tym trybie. Przepisy nie uzależniają natomiast co do zasady dopuszczalności omawianego zwolnienia od tego, jak dawno temu pracownik dopuścił się ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych (ewentualnie popełnił w czasie trwania umowy o pracę przestępstwo, które uniemożliwia dalsze zatrudnianie go na zajmowanym stanowisku, lub w sposób zawiniony utracił wymagane uprawnienia). Jednakże zastosowanie trybu zwolnienia dyscyplinarnego po upływie długiego czasu od wystąpienia okoliczności, która mogła je uzasadniać, niekiedy może być sprzeczne z zasadami współżycia społecznego.
