Zdarza ci się czasem zapomnieć o ważnym spotkaniu, albo umówić drugie, podczas gdy ten termin masz już zajęty? Głowa pęka ci od nadmiaru terminów i ważnych dat? Wykorzystaj terminarz lub inne narzędzia do zarządzania czasem, które pomogą ci wszystko uporządkować.
Pamiętasz beztroskie dziecięce lata, kiedy o niewielu kwestiach musiałeś pamiętać, a o tych ważniejszych przypominali ci rodzice? Dorosłe życie nie jest pod tym względem taką sielanką. Kiedy bierzemy życie we własne ręce coraz więcej obowiązków i związanych z nimi terminów zaprząta nam głowę. Jeśli zależy nam, aby uporządkować je i nigdy się z niczym nie spóźnić, warto zacząć korzystać z narzędzi do zarządzania czasu.
Terminarz
Zwykły książkowy terminarz, w którym możesz zaplanować co do godziny każdy dzień, jest idealnym rozwiązaniem, jeśli chodzi o kompleksowe zarządzanie czasem. Staraj się planować w nim spotkania, ważne obowiązki, zakupy czy nawet czas spędzony na siłowni. Im mniej terminów będziesz miał w głowie, tym lepiej dla twojego organizmu. Wygodnie jest korzystać z jednego terminarza i regularnie go uzupełniać. Z czasem ten nawyk wejdzie w krew, a dzięki temu ograniczymy spóźnienia w realizacji zadań. Zaletą tego narzędzia jest możliwość fizycznego kontaktu z terminarzem i fakt, że możemy dzięki temu korzystać z niego właściwie zawsze. Brak mobilności jest też w określonych warunkach równocześnie wadą terminarza. Jeżeli dodamy do tego jego znaczne gabaryty i konieczność zabierania ze sobą w każde miejsce, nie zawsze jest to wygodna opcja. Problemem może być też sytuacja, w którym go zagubimy (brak kopii), bądź gdy na termin już zapisany będziemy zmuszeni nanieść kilka zmian, które mogą nieestetycznie wyglądać.
MS Outlook
Jeśli korzystasz z poczty Microsoftu, możesz też używać prostego kalendarza. Możesz w nim zaplanować spotkania i ustawić przypomnienia, zapraszać na nie osoby ze swojej listy kontaktów czy wykonywać notatki. Proste narzędzie, które zawsze przypomni ci o zaplanowanych terminach i da możliwość prostej ich edycji i ewentualnych przesunięć. Siatkę wydarzeń możemy podzielić dziennie, tygodniowo bądź miesięcznie - różne widoki przydają się do planowania wydarzeń kompleksowo. Minusy tego rozwiązania to brak fizycznego kontaktu z narzędziem i konieczność dostępu do komputera (ewentualnie telefonu), a w każdej sytuacji jest to możliwe.
Aplikacja Google
Innym narzędziem funkcjonującym na podobnej zasadzie jest Google Calendar, obdarzony tymi samymi wadami i zaletami, co Outlook. Usługi potentata Google zdominowały naszą codzienność - wyszukiwarka internetowa, poczta e-mail, nawigacja, a także mobilna aplikacja do zarządzania czasem to już coś powszechnego. Warto więc się do nich przekonać i sprawdzić, jak bardzo może nam pomóc.
Posiadanie profilu na Facebooku w pewien sposób również może pomóc nam w zarządzaniu czasem. Tworzenie wydarzeń na tej stronie i możliwość zapraszania na nie znajomych może pomóc odciążyć w zapamiętywaniu konkretnych terminów. W przypadku planowania czasu pracy czy zakupów Facebook nie będzie już jednak tak pomocny.
Inne rozwiązania
W zarządzaniu czasem pomaga też kilka mniej znanych aplikacji, których znajomość może nam ułatwić życie. Jedną z nich jest Evernote - program, który pozwala na zapisywanie nie tylko listy zadań i wydarzeń, ale także robienie odpowiednich notatek i spisywania swoich pomysłów. Program ten możemy zainstalować na telefonie komórkowym bądź korzystać z niego przez komputer. Jego zalety to tworzenie przypomnień do zadań, nagrywanie notatek, robienie zdjęć i skanów oraz ich późniejsza edycja czy możliwość udostępniania danych innym użytkownikom.
Podobny, ale odrobinę bardziej rozbudowany program, umożliwający dodatkowo tworzenie list zadań i zaawansowanych projektów to Wunderlist. Dzięki tej aplikacji możemy tworzyć i edytować wspólną checklistę z pozostałymi uczestnikami projektu i to na kilku poziomach.
Jakiego dokonać wyboru?
Na pytanie, jakie narzędzie do zarządzania czasem będzie dla nas najodpowiedniejsze, musimy odpowiedzieć sobie sami. Przy wyborze powinniśmy sugerować się swoimi potrzebami, liczbą i stopniem zaawansowania wydarzeń i projektów oraz tym, jak często potrzebujemy do niego dostępu. To od nas zależy czy lubimy elektroniczne gadżety, które dają nam większą mobilność i wygodę, czy tradycyjną książkową formę, a co za tym idzie ręczne zapisywanie swoich obowiązków w książkowym kalendarzu. Wszystko, co pozwoli nam w przyjemny sposób na uporządkowanie czasu i systematyzację pracy, będzie dobrym rozwiązaniem.
