Poradnik Przedsiębiorcy

Skan umowy o pracę - czy jest wiążący dla stron umowy?

Umowę o pracę zawiera się na piśmie. Oznacza to, że do jej zawarcia wymagane jest złożenie własnoręcznego podpisu albo złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W związku z tym skan umowy o pracę jest wiążący dla stron, jeżeli został opatrzony takim podpisem.

Elementy umowy o pracę

Nawiązanie stosunku pracy może nastąpić na podstawie umowy o pracę. Do koniecznych elementów takiej umowy należy wskazanie jej stron, rodzaju, daty zawarcia oraz warunków pracy i płacy, a w szczególności:

  • rodzaju pracy i miejsca jej wykonywania;

  • wynagrodzenia za pracę odpowiadającego rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników tego wynagrodzenia;

  • wymiaru czasu pracy i terminu jej rozpoczęcia.

Wskazane warunki zatrudnienia, które należy określić w umowie o pracę, mogą być rozszerzone przez strony umowy o inne ustalenia.

Forma umowy o pracę

Zgodnie z art. 29 § 2 Ustawy Kodeks pracy umowę o pracę zawiera się na piśmie. W związku z tym, że Kodeks pracy nie określa pojęcia pisemnej formy czynności prawnej, stosuje się w tym zakresie na podstawie art. 300 kp przepisy Kodeksu cywilnego.

Aby zachowana została pisemna forma czynności prawnej, wystarczy złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie, który obejmuje treść oświadczenia woli. 

Do zawarcia umowy wystarcza wymiana dokumentów, które obejmują treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron, lub dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany (art. 78 kc).

Natomiast o elektronicznej formie czynności zgodnie z art. 781 § 1 k.c. możemy mówić, gdy oświadczenie woli zostało złożone w postaci elektronicznej i opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Oświadczenie woli złożone w postaci elektronicznej opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym, który jest weryfikowany przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu, jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.Kwalifikowany podpis ma moc własnoręcznego podpisu, co wynika z art. 25 ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE (Dz. Urz. UE L, nr 257, s. 73). Oświadczenie woli wyrażone w postaci elektronicznej jest złożone innej osobie z chwilą, gdy wprowadzono je do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, żeby osoba ta mogła zapoznać się z jego treścią.Sąd Najwyższy w postanowieniu z 10 grudnia 2003 r., V CZ 127/03 wskazał, że oświadczenie woli w postaci elektronicznej dokonywane online zostaje złożone z chwilą jego przejścia do systemu informatycznego prowadzonego i kontrolowanego przez odbiorcę, to jest w momencie przyjęcia oświadczenia przez serwer odbiorcy i zarejestrowania na nim odpowiednich danych.

Niezachowanie formy pisemnej

Niezachowanie formy pisemnej umowy o pracę w momencie jej zawierania nie powoduje jednak jej nieważności.

Jak wypowiedział się Sąd Najwyższy – Izba Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych w wyroku z 17 listopada 2016 r., II PK 225/15,

przed sądem pracy nie obowiązuje zwykły reżim dowodowy z dokumentów (art. 473 § 1 kpc). Forma pisemna w prawie pracy nie jest zastrzeżona pod rygorem nieważności (art. 29 kp i art. 76 kc w związku z art. 300 kp)”.

Jeżeli jednak umowa o pracę nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca powinien najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy przez pracownika potwierdzić pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, jej umowy oraz warunków.

Ponadto pracodawca informuje pracownika na piśmie nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę o:

  • obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,

  • częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę,

  • wymiarze przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego,

  • obowiązującej pracownika długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę,

  • układzie zbiorowym pracy, którym pracownik jest objęty.

W przypadku, kiedy pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy, dodatkowo informuje pracownika o:

porze nocnej,

  • miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia,

  • przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy,

  • przyjętym sposobie usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Niepotwierdzenie na piśmie zawartej umowy o pracę stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika i jest zagrożone karą grzywny od 1000 do 30 000 zł (art. 281 pkt 2 kp).

Skan umowy o pracę - podsumowanie

Aby skan umowy o pracę był wiążący dla stron umowy, musi on zostać opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza zatem złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.