Poradnik Przedsiębiorcy

Okres rozliczeniowy oraz grafik pracy - jak je ustalić?

Praca wykonywana w danej firmie odbywa się w określonym przez pracodawcę przedziale czasu, w granicach którego ustalany jest wymiar i rozkład czasu pracy. Pracodawca sporządza rozkład czasu pracy w formie pisemnej lub elektronicznej, na cały okres rozliczeniowy, albo okres krótszy (co najmniej 1 miesiąc). Powinien on zawierać wszystkie informacje o dniach i godzinach pracy, a także o dniach wolnych od pracy. Przy tworzeniu harmonogramu należy również pamiętać o maksymalnej liczbie godzin pracy w poszczególnych dniach, zachowaniu odpowiedniej liczby dni wolnych od pracy w okresie rozliczeniowym, odpoczynkach dobowych i tygodniowych.

Tworzenie rozkładów czasu pracy

Rozkład czasu pracy jest elementem organizacji pracy, który określa godziny pracy pracowników w poszczególnych dniach i tygodniach okresu rozliczeniowego. W rozkładzie czasu pracy ustala się godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, a także dni wolne od pracy. Sporządzany rozkład w praktyce nazywa się harmonogramem lub grafikiem.

Obowiązkiem pracodawcy jest tworzenie rozkładu czasu pracy, harmonogramu dla danego pracownika na okres krótszy niż okres rozliczeniowy, który obejmuje jednak co najmniej 1 miesiąc. Harmonogram może być sporządzony w formie pisemnej lub elektronicznej. Następnie pracodawca powinien przekazać go pracownikowi co najmniej na 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który został sporządzony ten rozkład.

Istnieją jednak przypadki, w których pracodawca zwolniony jest z obowiązku tworzenia rozkładu czasu pracy. Dotyczy to sytuacji, gdy:

  • rozkład czasu pracy pracownika wynika z prawa pracy, obwieszczenia o systemach i rozkładach pracy albo z umowy o pracę;

  • na pisemny wniosek pracownika stosuje do niego:

    • ruchomy czas pracy, lub

    • indywidualny rozkład czasu;

Nie ma konieczności tworzenia harmonogramu, jeżeli w regulaminie pracy zostały wskazane stałe dni i godziny świadczenia pracy przez wszystkich pracowników zakładu pracy.

Przy tworzeniu harmonogramu czasu pracy pracodawca powinien pamiętać o:

  • wymiarze czasu pracy w okresie rozliczeniowym;

  • maksymalnej liczbie godzin pracy dopuszczalnej do zaplanowania dziennie;

  • przeciętnej tygodniowej liczbie godzin pracy;

  • zaplanowaniu odpowiedniej liczby dni wolnych od pracy;

  • ograniczeniach wynikających z doby pracowniczej oraz z obowiązku zapewnienia minimalnego odpoczynku dobowego i tygodniowego.

Prawidłowo sporządzony rozkład czasu pracy zapewnia pracownikowi w każdej dobie prawo do co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku, a w każdym tygodniu prawo do co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku, obejmującego co najmniej 11 godzin odpoczynku dobowego (art. 132-133 kp).

Okres rozliczeniowy

Okres rozliczeniowy to ustalony przez pracodawcę przedział czasu, w ramach którego ustala on wymiar i rozkład czasu pracy. Z upływem okresu rozliczeniowego pracodawca dokonuje rozliczenia faktycznie wykonanej pracy, zwłaszcza pracy nadliczbowej.

Przepisy prawa pracy przewidują stosowanie okresów rozliczeniowych różnej długości, w zależności od systemu czasu pracy, w jakim są zatrudnieni pracownicy. Maksymalna długość okresów rozliczeniowych czasu pracy wynosi:

  • do 4 tygodni — przy pracy w ruchu ciągłym (art. 138 § 1 kp);

  • do 1 miesiąca — w systemie równoważnego czasu pracy (art. 135 § 1 kp);

  • do 3 miesięcy — w systemie równoważnego czasu pracy, którego stosowanie musi być uzasadnione szczególnymi przypadkami (art. 135 § 2 kp);

  • do 4 miesięcy — podstawowy system czasu pracy, system przerywanego czasu pracy, system równoważnego czasu pracy przy pracach uzależnionych od pory roku lub warunków atmosferycznych (art. 129 § 1, art. 135 § 3, art. 139 kp);

  • wyłącznie do 1 miesiąca w systemach: równoważnego czasu pracy przy pracach polegających na dozorze urządzeń lub związanych z częściowym pozostawaniem w pogotowiu do pracy oraz w przypadku pracowników zatrudnionych przy pilnowaniu mienia, lub ochronie osób, a także pracowników zakładowych straży pożarnych i zakładowych służb ratowniczych; skróconego tygodnia pracy i pracy weekendowe (art. 136 § 1 kp);

  • do 12 miesięcy — w każdym systemie czasu pracy, jeżeli jest to uzasadnione przyczynami obiektywnymi lub technicznymi, lub dotyczącymi organizacji pracy, przy zachowaniu ogólnych zasad dotyczących ochrony bezpieczeństwa i zdrowia pracowników (art.129 § 2 kp).

Wybór danego okresu rozliczeniowego zależy od pracodawcy.

Wprowadzanie rozkładu oraz okresu rozliczeniowego czasu pracy

Rozkład czasu pracy, oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy ustala się u danego pracodawcy w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy (art. 150 § 1 kp).

W przypadku, gdy pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym lub nie jest on obowiązany do ustalania regulaminu pracy, rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy pracodawca ustala w obwieszczeniu. Zasady w nim zawarte wchodzą w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Ponadto pracodawca jest obowiązany zapoznać pracownika z treścią omawianego obwieszczenia przed rozpoczęciem przez niego pracy (art. 150 § 7 kp).

Tryb wprowadzania rozkładów czasu pracy określony w art. 150 kp i dotyczy rozkładów ustalanych dla całej załogi lub poszczególnych grup pracowników.

W przypadku ustalania indywidualnych rozkładów czasu pracy konkretnych pracowników pracodawca zgodnie z art. 142 kp, na pisemny wniosek pracownika może ustalić indywidualny rozkład jego czasu pracy w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty.

Pracodawca może stosować, zgodnie z art. 1401 kp rozkład czasu pracy z ruchomymi godzinami rozpoczęcia pracy. Godzina rozpoczęcia pracy zależy od decyzji pracownika lub sporządzonego przez pracodawcę harmonogramu. W takich rozkładach ponowne wykonywanie pracy w tej samej dobie nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych.

Przepis art. 1401 kp pozwala stosować ruchomy czas pracy:

  • jako ustalanie rozkładów czasu pracy, w których przewidziane są różne godziny rozpoczynania pracy w dniach pracy pracowników;

  • jako określanie przedziału czasu, w którym pracownik powinien podjąć pracę.

Wprowadzenie ruchomego rozkładu czasu pracy może nastąpić:

  • w układzie zbiorowym pracy lub w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi; jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 253 ust. 1 lub 2 ustawy o związkach zawodowych, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy, albo

  • w porozumieniu zawieranym z przedstawicielami pracowników, wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy – jeżeli u pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe (art. 150 § 3 pkt 1 i 2 kp).

Rozkład z ruchomym czasem pracy może też być wprowadzony na podstawie pisemnego wniosku pracownika (art. 150 § 5 kp). 

Przedłużenie okresu rozliczeniowego

W każdym systemie czasu pracy, jeżeli jest to uzasadnione przyczynami obiektywnymi lub technicznymi, lub dotyczącymi organizacji pracy, okres rozliczeniowy może być przedłużony, maksymalnie do 12 miesięcy, przy zachowaniu ogólnych zasad dotyczących ochrony bezpieczeństwa i zdrowia pracowników.

Przedłużenie okresu rozliczeniowego ustala się w porozumieniu z organizacją związkową:

  • w układzie zbiorowym pracy lub w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi; jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 253 ust. 1 lub 2 ustawy o związkach zawodowych, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy,

  • albo jeżeli u pracodawcy nie działa organizacja związkowa – w porozumieniu z przedstawicielami pracowników.

Pracodawca, który chce zastosować przedłużenie okresu rozliczeniowego na podstawie porozumienia zawartego z organizacją związkową lub przedstawicielami pracowników ma obowiązek przekazania kopii takiego porozumienia właściwemu inspektorowi pracy (art. 150 § 3 kp).

Natomiast przedłużenie okresu rozliczeniowego w równoważnym czasie pracy przez pracodawcę, u którego nie działa organizacja związkowa, a także, u którego zakładowa organizacja związkowa nie wyraża zgody na ustalenie lub zmianę rozkładów czasu pracy oraz okresów rozliczeniowych czasu pracy, możliwe jest po zawiadomieniu właściwego inspektora pracy, zanim taki przedłużony okres rozliczeniowy zacznie być stosowany.

W szczególnie uzasadnionych przypadkach okres rozliczeniowy w równoważnym czasie pracy może zostać przedłużony do 3 miesięcy, a tam, gdzie pracownicy zatrudnieni są przy pracach uzależnionych od pory roku bądź warunków atmosferycznych – nawet do 4 miesięcy (art. 135 § 2 i 3 kp).