Wycofanie regulaminu pracy – jak przeprowadzić i jak to wpływa na dokumentację pracowników?

Regulamin pracy, obok regulaminu wynagradzania, ewentualnie układu zbiorowego pracy, jest zaliczany do podstawowych wewnątrzzakładowych aktów normatywnych regulujących relacje między pracodawcą a pracownikami. Nie zawsze jednak wprowadzenie go jest obowiązkowe. Pracodawcy, którzy takiego obowiązku nie mają, a u których wspomniany regulamin funkcjonuje, decydują się niekiedy na wycofanie regulaminu pracy. Zachodzi wtedy konieczność uregulowania zagadnień dotyczących organizacji i dyscypliny pracy w inny sposób, w różnego rodzaju dokumentach.

Treść regulaminu pracy

Regulamin pracy ustala organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników. Określając prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników związane z porządkiem w zakładzie pracy, regulamin powinien ustalać w szczególności:

• organizację pracy, warunki przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu, wyposażenie pracowników w narzędzia i materiały, a także w odzież i obuwie robocze oraz w środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej;
• systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy;
• porę nocną;
• termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia;
• wykazy prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom;
• rodzaje prac i wykaz stanowisk pracy dozwolonych pracownikom młodocianym w celu odbywania przygotowania zawodowego;
• wykaz lekkich prac dozwolonych pracownikom młodocianym zatrudnionym w innym celu niż przygotowanie zawodowe;
• obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, w tym także sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą;
• przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności.

Ponadto regulamin pracy powinien zawierać informacje o karach stosowanych zgodnie z art. 108 kp z tytułu odpowiedzialności porządkowej pracowników (art. 104¹ kp).

Kiedy ustalenie regulaminu pracy jest obowiązkowe, a kiedy fakultatywne?

Obowiązek wprowadzenia regulaminu pracy ma pracodawca zatrudniający:

• co najmniej 50 pracowników;
• co najmniej 20 i mniej niż 50, gdy zakładowa organizacja związkowa wystąpi z wnioskiem o jego wprowadzenie.

Natomiast pracodawca zatrudniający mniej niż 50 pracowników – w przypadku, gdy zakładowa organizacja związkowa nie wystąpiła z wnioskiem o wprowadzenie regulaminu pracy – może, lecz nie musi wprowadzić takiego regulaminu.

Niezależnie od liczby zatrudnionych, regulaminu pracy nie wprowadza pracodawca, u którego obowiązuje układ zbiorowy pracy, regulujący zagadnienia, które podlegałyby unormowaniom takiego regulaminu (art. 104 § 11–3 kp).

Tryb wprowadzenia regulaminu pracy

Regulamin pracy ustala pracodawca w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową. W razie nieuzgodnienia treści regulaminu pracy z zakładową organizacją związkową w ustalonym przez strony terminie, a także w przypadku, gdy u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, regulamin pracy ustala pracodawca.

Regulamin pracy wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Jest on obowiązany zapoznać pracownika z treścią regulaminu pracy przed dopuszczeniem go do pracy (art. 104², art. 104³ kp).

Kiedy można wycofać obowiązujący regulamin pracy?

Uchylenie (wycofanie) regulaminu pracy może nastąpić w przypadkach:

• wprowadzenia w jego miejsce nowego regulaminu;
• zmniejszenia zatrudnienia poniżej 50 pracowników, w przypadku gdy regulamin nie był wprowadzony na wniosek zakładowej organizacji związkowej;
• zmniejszenia zatrudnienia poniżej 20 pracowników, w przypadku gdy regulamin wprowadzono na wniosek zakładowej organizacji związkowej.

Przykład 1.

W związku ze zmianami organizacyjnymi w zakładzie pracy postanowienia dotychczasowego regulaminu pracy straciły w znacznej mierze swoją aktualność. Pracodawca zdecydował, że zamiast wprowadzania zmian do tego regulaminu, ustali nowy. W celu wdrożenia tej decyzji wydał zarządzenie ustalające regulamin pracy w nowym brzmieniu, a zarazem uchylające wcześniejszy regulamin.

Przykład 2.

Na skutek redukcji zatrudnienia liczba pracowników zatrudnionych w spółce zmniejszyła się z 64 do 48. W związku z tym na spółce przestał ciążyć obowiązek posiadania regulaminu pracy. Zdecydowano więc o uchyleniu dotychczas istniejącego regulaminu bez wprowadzania w jego miejsce nowego.

Przykład 3.

Liczba zatrudnionych w firmie spadła do 16 pracowników. Regulamin pracy wprowadzono na wniosek zakładowej organizacji związkowej, gdy firma zatrudniała 25 pracowników. Wobec zmniejszenia liczby zatrudnionych poniżej 20 pracowników, właściciel, nie będąc już zobowiązanym do utrzymywania regulaminu, zdecydował o jego uchyleniu.

Wycofanie regulaminu pracy

W Kodeksie pracy określono tryb wprowadzania regulaminu pracy. Nie unormowano natomiast trybu jego uchylania. Należy zatem stosować odpowiednio przepisy o wprowadzaniu regulaminu. Tak więc:

• uchylenie regulaminu pracy powinno podlegać uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową (chyba że u pracodawcy nie działa taka organizacja);
• w razie nieuzgodnienia uchylenia regulaminu pracy z zakładową organizacją związkową w ustalonym przez strony terminie, pracodawca może uchylić regulamin pomimo braku uzgodnienia;
• uchylenie regulaminu pracy powinno wejść w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania do wiadomości pracowników decyzji (zarządzenia) pracodawcy o jego uchyleniu.

Skutki wycofania regulaminu pracy

Generalnym następstwem uchylenia regulaminu pracy, bez wprowadzenia w jego miejsce nowego regulaminu, jest konieczność unormowania zagadnień należących do materii regulaminowej w postaci doraźnie wydawanych poleceń służbowych, ewentualnie w postaci różnego rodzaju regulacji cząstkowych. Może to się wiązać z potrzebą sporządzania różnego rodzaju dokumentów zawierających ustalenia dotyczące organizacji i dyscypliny pracy.

Przykład 4.

Pracodawca, u którego nie obowiązuje regulamin pracy, skierował do pracowników pismo informujące o ustalonych przez siebie warunkach przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu, wyposażeniu pracowników w narzędzia i materiały, a także w odzież i obuwie robocze oraz w środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej.

Następstwem braku regulaminu pracy może być również konieczność rozszerzenia treści umów o pracę zawieranych z pracownikami. Umowy te powinny bowiem określać warunki pracy i płacy (art. 29 § 1 kp), a brak regulaminu nie pozwala na odesłanie w umowie do uregulowań zawartych w takim akcie.

Przykład 5.

W umowach o pracę zawieranych z pracownikami pracodawca wprowadził przerwę w pracy niewliczaną do czasu pracy, w wymiarze nieprzekraczającym 60 minut, przeznaczoną na spożycie posiłku lub załatwienie spraw osobistych, a także określił maksymalną liczbę godzin nadliczbowych w roku kalendarzowym (patrz art. 141 i art. 151 § 4 kp, które wymagają, aby te ustalenia zawrzeć w umowie o pracę).

Na pracodawcy, u którego nie obowiązuje regulamin pracy, ciąży też obowiązek rozszerzenia informacji o warunkach zatrudnienia przekazywanej pracownikom nie później niż w terminie 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy. Rozszerzenie to obejmuje wskazanie:

• terminu, miejsca, czasu i częstotliwości wypłacania wynagrodzenia za pracę;
• pory nocnej;
• przyjętego u pracodawcy sposobu potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy (art. 29 § 3 pkt 1 lit. m kp).

Ponadto pracodawca, który nie wprowadził regulaminu pracy lub go wycofał, niektóre sprawy dotyczące organizacji pracy ma obowiązek regulować w postaci obwieszczeń. Mogą one dotyczyć:

• wprowadzenia kontroli trzeźwości, ustalenia grupy lub grup pracowników objętych kontrolą trzeźwości i sposobu przeprowadzania kontroli trzeźwości, w tym rodzaju urządzenia wykorzystywanego do kontroli, czasu i częstotliwości jej przeprowadzania (art. 22^1c § 10 kp);

• ustalenia celów, zakresu oraz sposobu zastosowania monitoringu (art. 22² § 6 kp);

• ustalenia systemów i rozkładów czasu pracy oraz przyjętych okresów rozliczeniowych czasu pracy (art. 150 § 1 kp);

• ustalenia wykazu prac lekkich dla pracowników młodocianych (art. 200¹ § 4 kp – przepis ten nie wymaga koniecznie, aby wykaz prac lekkich miał postać obwieszczenia, wspomina jednak o obowiązku ustalenia takiego wykazu w postaci jakiegoś aktu).

Nasuwa się pytanie, czy warto rezygnować z wprowadzenia regulaminu pracy lub taki regulamin wycofywać, gdy prawo na to zezwala. Decyzja w tym zakresie należy do pracodawcy, który powinien się liczyć z tym, że niewprowadzanie, ewentualnie wycofanie regulaminu, wiązać się może z różnego rodzaju komplikacjami dotyczącymi wprowadzania wymaganych regulacji z zakresu organizacji i dyscypliny pracy nie w jednym, lecz w wielu aktach, w sposób rozproszony.