Sklep internetowy a kasa fiskalna – co warto wiedzieć?

Planujesz założenie sklepu internetowego i zastanawiasz się, jak wygląda kwestia ewidencjonowania sprzedaży? Bardzo możliwe, że nie będziesz musiał korzystać z kasy fiskalnej. Sklep internetowy a kasa fiskalna - zobacz, kiedy kasa fiskalna w e-sklepie jest konieczna, a kiedy można korzystać ze zwolnienia.

Kiedy trzeba ewidencjonować sprzedaż w e-sklepie za pomocą kasy fiskalnej?

Kasa fiskalna jest charakterystycznym elementem wyposażenia sklepów stacjonarnych. Co do zasady to właśnie ona służy ewidencjonowaniu sprzedaży produktów i usług dla konsumentów (osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej). 

Jeżeli podatnik w sklepie internetowym sprzedaje produkty wymienione w § 4 pkt 1 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących, to nie obejdzie się bez zakupu kasy. O jakich produktach mowa?

Na liście wyrobów, których sprzedaż należy bezwarunkowo ewidencjonować na kasie fiskalnej, znajduje się 15 grup produktów – jest to sprzedaż:

1. gazu płynnego,

2. części do silników (CN 8409 91 00 i 8409 99 00),

3. silników do napędu pojazdów i motocykli, silników spalinowych tłokowych z zapłonem iskrowym i samoczynnym do różnego rodzaju jednostek, w tym motocykli (CN 8407 i 8408),
4. nadwozi do pojazdów silnikowych (CN 8707),
5. przyczep i naczep (CN 8716 10, 8716 31 00, ex 8716 39, 8716 40 00); kontenerów (CN 8609 00),
6. części przyczep, naczep i pozostałych pojazdów bez napędu mechanicznego (CN 8716 90),
7. części i akcesoriów do pojazdów silnikowych (CN 8708 i 9401 90 80), z wyłączeniem motocykli, to jest do: ciągników; pojazdów silnikowych do przewozu dziesięciu lub więcej osób z kierowcą; samochodów i pozostałych pojazdów silnikowych przeznaczonych zasadniczo do przewozu osób, włącznie z samochodami osobowo-towarowymi (kombi) oraz samochodami wyścigowymi; pojazdów silnikowych do transportu towarów; pojazdów silnikowych specjalnego przeznaczenia, innych niż te zasadniczo przeznaczone do przewozu osób lub towarów, w szczególności: pojazdów pogotowia technicznego, dźwigów samochodowych, pojazdów strażackich, betoniarek samochodowych, zamiatarek, polewaczek, przewoźnych warsztatów, ruchomych stacji radiologicznych,
8. komputerów, wyrobów elektronicznych i optycznych oraz silników elektrycznych, prądnic i transformatorów (PKWiU ex 26 i ex 27.11),
9. sprzętu fotograficznego, z wyłączeniem części i akcesoriów do sprzętu i wyposażenia fotograficznego (PKWiU ex 26.70.1),
10. wyrobów z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali, których dostawa nie może korzystać ze zwolnienia od podatku, o którym mowa w art. 113 ust. 1 i 9 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, zwanej dalej "ustawą",
11. zapisanych i niezapisanych nośników danych cyfrowych i analogowych,
12. wyrobów przeznaczonych do użycia, oferowanych na sprzedaż lub używanych jako paliwa silnikowe albo jako dodatki lub domieszki do paliw silnikowych, bez względu na symbol CN,
13. wyrobów tytoniowych (CN 2401, 2402, 2403), z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów,
14. napojów alkoholowych o zawartości alkoholu powyżej 1,2%, napojów alkoholowych będących mieszaniną piwa i napojów bezalkoholowych, w których zawartość alkoholu przekracza 0,5% (bez względu na kod CN), z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów,
15. perfum i wód toaletowych (CN 3303 00 10, 3303 00 90), z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów;

Przykład 1.

Pan Jan chce założyć sklep internetowy, który będzie e-drogerią. Nie zamierza sprzedawać w swoim sklepie perfum, ale w sprzedaży będziesz miał wody toaletowe. Czy pan Jan musi posiadać kasę fiskalną?

Tak, pan Jan musi kupić kasę fiskalną i rejestrować na niej każdą sprzedaż ponieważ sprzedaż wody toaletowej wyklucza bezwzględnie prawo do skorzystania ze zwolnienia z kasy fiskalnej.

Sklep internetowy a kasa fiskalna - sprzedaż wysyłkowa w e-sklepie

Zarówno właściciele sklepów stacjonarnych, jak i internetowych, którzy prowadzą sprzedaż dla osób prywatnych i rolników ryczałtowych mogą skorzystać ze zwolnienia z kasy fiskalnej, gdy ich obrót nie przekroczył w poprzednim roku podatkowym kwoty 20 000 zł. Jeżeli przedsiębiorca otwiera e-sklep w trakcie roku, to limit ten należy wyliczyć proporcjonalnie do okresu wykonywania działalności w bieżącym roku.

Przykład 2.

Pan Łukasz rozpoczął sprzedaż w e-sklepie w dniu 15 września 2023 r. Oznacza to, że do końca roku pozostało jeszcze 108 dni, a limit uprawniający do zwolnienia i wyliczony proporcjonalnie do tego okresu wynosi 5 917,81 zł.

Przepisy przewidują też udogodnienie w zakresie ewidencjonowania sprzedaży przez właścicieli sklepów internetowych. Jeżeli przedsiębiorca chce skorzystać ze zwolnienia z obowiązku rejestracji sprzedaży na kasie fiskalnej bez limitu, musi spełnić łącznie te trzy wymogi:

• Dostawa produktów sprzedawanych w sklepie internetowym będzie odbywać się w systemie wysyłkowym.

Inaczej mówiąc, będziesz dostarczać towar klientom, korzystając z usług poczty lub jednej z wielu firm kurierskich działających na polskim rynku. Gdy umożliwisz swoim klientom odbiór towarów w punkcie stacjonarnym, automatycznie utracisz prawo do zwolnienia z rejestracji sprzedaży przy pomocy kasy fiskalnej.

• Zapłatę za towar przedsiębiorca przyjmuje na swój rachunek bankowy lub rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem.

Sklepy internetowe udostępniają klientom wiele form płatności. Do najpopularniejszych metod – obok przelewów bankowych i realizowanych z udziałem operatorów płatności elektronicznych (np. PayPal) – należy płatność kartą płatniczą. W tym zakresie przedsiębiorca musi wykazać się czujnością, gdyż organy skarbowe stoją na stanowisku, że płatność kartą ma charakter transakcji gotówkowej. Jeżeli zatem przedsiębiorca zamierza swoim klientom oferować płatność kartą płatniczą, będzie zobowiązany do zakupu kasy fiskalnej po przekroczeniu limitu sprzedaży.

Właściciele nowych e-sklepów, wykazując się prokonsumencką postawą, często oferują płatność za towar przy jego odbiorze. Wprowadzenie tej formy płatności nie spowoduje, że będziesz musiał kupić kasę fiskalną, jeśli firma kurierska będzie przekazywać środki na rachunek bankowy podatnika.

• Możliwe będzie zidentyfikowanie transakcji oraz danych klienta, który dokonał zakupu produktów w e-sklepie.

Wystarczy, że przedsiębiorca prowadzi ewidencję i zadba o to, aby przelewy były prawidłowo opisane. Jakie informacje są konieczne? Dokonując przelewu, klient powinien podać swoje dane (imię, nazwisko, adres) oraz np. numer zamówienia. Znając numer zamówienia, możliwa jest szybka weryfikacja, jaki produkt klient zakupił.

Spełniając powyższe wymogi i nie sprzedając wymienionych wcześniej produktów, podatnik nie musi korzystać z kasy fiskalnej bez względu na wysokość generowanych obrotów.

Jak ewidencjonować sprzedaż w e-sklepie bez kasy fiskalnej?

W przypadku gdy przedsiębiorca decyduje się na sprzedaż w swoim sklepie tak, aby ominąć wymóg posiadania kasy fiskalnej, może zadawać sobie jeszcze jedno pytanie – jak potwierdzać sprzedaż oferowanych produktów. Najprostszym sposobem jest wystawianie faktury dla każdej osoby, która dokona zakupów.

Szczegółowe informacje o tym, jakie dane powinny znaleźć się na fakturze VAT, znajdują się w ustawie o podatku od towarów i usług. Faktura dla osoby fizycznej nie musi jednak zawierać numeru NIP nabywcy, nie jest też konieczny numer PESEL – obowiązujące przepisy nie wymagają podawania takich danych.

W przypadku e-sklepu wystawianie faktur można zautomatyzować. Dziś na rynku dostępnych jest wiele rozwiązań, dla których charakterystyczna jest możliwość integracji z e-commerce. W praktyce zatem wystawianie dokumentów potwierdzających dokonanie zakupu przez klienta jest intuicyjne i nie zajmuje dużo czasu.