Sklep internetowy a kasa fiskalna – co warto wiedzieć?

Nasz ekspert:
Artykuły autora

Wielkość tekstu:

Planujesz założenie sklepu internetowego i zastanawiasz się, jak wygląda kwestia ewidencjonowania sprzedaży? Bardzo możliwe, że nie będziesz musiał korzystać z kasy fiskalnej. Sklep internetowy a kasa fiskalna - zobacz, kiedy kasa fiskalna w e-sklepie jest konieczna, a kiedy nie trzeba będzie jej używać.

Kiedy trzeba ewidencjonować sprzedaż w e-sklepie za pomocą kasy fiskalnej?

Kasa fiskalna jest charakterystycznym elementem wyposażenia sklepów stacjonarnych. Co do zasady to właśnie ona służy ewidencjonowaniu sprzedaży produktów i usług dla konsumentów (osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej). Kiedy będzie potrzebna Tobie?

Jeżeli w swoich e-sklepie zamierzasz sprzedawać produkty wymienione w § 4 pkt 1 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących, to nie obejdzie się bez zakupu kasy. O jakich produktach mowa?

Na liście wyrobów, których sprzedaż należy bezwarunkowo ewidencjonować na kasie fiskalnej, znajduje się 15 grup produktów – są to:

  1. Gaz płynny.
  2. Części do silników.
  3. Silniki spalinowe wewnętrznego spalania w rodzaju stosowanych do napędu pojazdów.
  4. Nadwozia do pojazdów silnikowych.
  5. Przyczepy i naczepy, kontenery.
  6. Części przyczep, naczep i pozostałych pojazdów bez napędu mechanicznego,
  7. Części i akcesoria do pojazdów silnikowych (z wyłączeniem motocykli), gdzie indziej niesklasyfikowanych.
  8. Silniki spalinowe tłokowe wewnętrznego spalania w rodzaju stosowanych w motocyklach.
  9. Sprzęt radiowy, telewizyjny i telekomunikacyjny – z wyłączeniem lamp elektronowych i innych elementów elektronicznych oraz części do aparatów i urządzeń do operowania dźwiękiem i obrazem, anten.
  10. Sprzęt fotograficzny – z wyłączeniem części i akcesoriów do sprzętu i wyposażenia fotograficznego.
  11. Wyroby z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali, których dostawa nie może korzystać ze zwolnienia od podatku.
  12. Zapisane i niezapisane nośniki danych cyfrowych i analogowych.
  13. Wyroby przeznaczone do użycia, oferowane na sprzedaż lub używane jako paliwa silnikowe albo jako dodatki lub domieszki do paliw silnikowych.
  14. Wyroby tytoniowe, napoje alkoholowe o zawartości alkoholu powyżej 1,2 proc. oraz napoje alkoholowe będące mieszaniną piwa i napojów bezalkoholowych, których zawartość alkoholu przekracza 0,5 proc.
  15. Perfumy i wody toaletowe.

Przykład 1.

Chcesz założyć sklep internetowy, który będzie e-drogerią. Klientom nie zamierzasz oferować perfum, ale w sprzedaży będziesz miał wody toaletowe – musisz zatem kupić kasę fiskalną. Każdą transakcję, począwszy od pierwszej, będziesz musiał nabić na kasę.

Nie będziesz sprzedawał w swoim sklepie żadnych produktów z powyższej listy? Jeżeli spełnisz dodatkowe wymogi, to nie będziesz musiał dodawać paragonu do każdego sprzedanego towaru.

Kiedy nie jest potrzebna kasa fiskalna w sklepie internetowym?

Wspomniane wyżej Rozporządzenie wydane przez Ministra Finansów wskazuje, kiedy nie będziesz musiał wystawiać paragonów w swoim sklepie internetowym. Zasadniczo są trzy warianty zwolnienia z obowiązku posiadania kasy. Pierwszy dotyczy klientów sklepu internetowego. Drugi odnosi się do rocznego limitu obrotów. Trzeci z kolei to udogodnienie wprowadzone z myślą o właścicielach sklepów internetowych.

Kasa fiskalna a obsługa firm czy instytucji

Jeżeli Twoją docelową grupą klientów będą przedsiębiorcy (firmy) lub instytucje, nie będziesz musiał posiadać kasy fiskalnej. W praktyce jednak e-sklepy z reguły nastawione są na klientów indywidualnych (konsumentów). Jeżeli Ty również docelowo chcesz obsługiwać konsumentów, to nie będziesz mógł skorzystać z tego wyjątku – pozostaje zapoznać się z pozostałymi.

Kasa fiskalna a obrót ze sprzedaży do 20 tys. zł

Zarówno właściciele sklepów stacjonarnych, jak i internetowych, którzy prowadzą sprzedaż dla osób prywatnych i rolników ryczałtowych mogą skorzystać ze zwolnienia z kasy fiskalnej, gdy ich obrót nie przekroczył w poprzednim roku podatkowym kwoty 20 000 zł. Jeżeli dopiero zamierzasz otworzyć e-sklep, to limit będziesz musiał wyliczyć proporcjonalnie do okresu wykonywania działalności w bieżącym roku.

Przykład 2.

Sprzedaż w swoim e-sklepie rozpocząłeś w dniu 15 września 2021 r. Oznacza to, że do końca roku pozostało jeszcze 108 dni, a limit uprawniający do zwolnienia i wyliczony proporcjonalnie do tego okresu wynosi 5917,81 zł.

Jeżeli Twój sklep internetowy będzie się dynamicznie rozwijał i z dnia na dzień będzie Ci przybywać klientów, to istnieje możliwość, że szybko przekroczysz wspomniany limit. Wówczas też będziesz musiał zakupić kasę fiskalną. Termin na zakup kasy wynosi dwa miesiące i powinieneś liczyć go od końca miesiąca, w którym przekroczyłeś limit.

Sklep internetowy a kasa fiskalna - sprzedaż wysyłkowa w e-sklepie

Przepisy przewidują też udogodnienie w zakresie ewidencjonowania sprzedaży przez właścicieli sklepów internetowych. Jeżeli chcesz skorzystać ze zwolnienia z obowiązku rejestracji sprzedaży na kasie fiskalnej, musisz spełnić łącznie te trzy wymogi:

1. Dostawa produktów sprzedawanych w Twoim sklepie internetowym będzie odbywać się w systemie wysyłkowym
Inaczej mówiąc, będziesz dostarczać towar klientom, korzystając z usług poczty lub jednej z wielu firm kurierskich działających na polskim rynku. Gdy umożliwisz swoim klientom odbiór towarów w punkcie stacjonarnym, automatycznie utracisz prawo do zwolnienia z rejestracji sprzedaży przy pomocy kasy fiskalnej.


2. Zapłatę za towar będziesz przyjmował na swój rachunek bankowy lub rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jesteś członkiem.
Sklepy internetowe udostępniają klientom wiele form płatności. Do najpopularniejszych metod – obok przelewów bankowych i realizowanych z udziałem operatorów płatności elektronicznych (np. Przelewy24 czy PayPal) – należy płatność kartą płatniczą. W tym zakresie musisz wykazać się czujnością, gdyż organy skarbowe stoją na stanowisku, że płatność kartą ma charakter transakcji gotówkowej. Jeżeli zatem będziesz swoim klientom oferował płatność kartą płatniczą, potrzebna będzie Ci kasa fiskalna.
Właściciele nowych e-sklepów, wykazując się prokonsumencką postawą, często oferują płatność za towar przy jego odbiorze. Wprowadzenie tej formy płatności nie spowoduje, że będziesz musiał kupić kasę fiskalną, jeśli firma kurierska będzie przekazywać środki na Twój rachunek bankowy.


3. Możliwe będzie zidentyfikowanie transakcji oraz danych klienta, który dokonał zakupu produktów w e-sklepie
Wystarczy, że będziesz prowadził ewidencję i zadbasz o to, aby przelewy były prawidłowo opisane. Jakie informacje są konieczne? Dokonując przelewu, klient powinien podać swoje dane (imię, nazwisko, adres) oraz np. numer zamówienia. Znając numer zamówienia, będziesz mógł szybko sprawdzić, jaki produkt klient zakupił.
Spełniając powyższe wymogi i nie sprzedając wymienionych wcześniej produktów, nie będziesz musiał korzystać z kasy fiskalnej bez względu na wysokość generowanych obrotów.

Jak ewidencjonować sprzedaż w e-sklepie bez kasy fiskalnej?

Zdecydowałeś, że zorganizujesz sprzedaż w swoim sklepie tak, aby ominąć wymóg posiadania kasy fiskalnej? Możesz zadawać sobie jeszcze jedno pytanie – jak potwierdzać sprzedaż oferowanych produktów. Najprostszym sposobem jest wystawianie faktury dla każdej osoby, która dokona zakupów w Twoim e-sklepie. Fakturę będziesz musiał też wystawić na żądanie klienta. Jak powinien wyglądać taki dokument?

Szczegółowe informacje o tym, jakie dane powinny znaleźć się na fakturze VAT, znajdują się w ustawie o podatku od towarów i usług. Faktura dla osoby fizycznej nie musi jednak zawierać numeru NIP nabywcy, nie jest też konieczny numer PESEL – obowiązujące przepisy nie wymagają podawania takich danych.

W przypadku e-sklepu wystawianie faktur można zautomatyzować. Dziś na rynku dostępnych jest wiele rozwiązań, dla których charakterystyczna jest możliwość integracji z e-commerce. W praktyce zatem wystawianie dokumentów potwierdzających dokonanie zakupu przez klienta jest intuicyjne i nie zajmuje dużo czasu.

Artykuły
Brak wyników.
Więcej artykułów
Wzory
Brak wyników.
Więcej wzorów