Poradnik Przedsiębiorcy

Jak założyć sklep internetowy - podstawowe informacje

Z biegiem czasu ludzie coraz bardziej doceniają wygody płynące z nowoczesnych rozwiązań zastępujących tradycyjne czynności. Po całym dniu pracy człowiekowi zwyczajnie nie chce się czasem wychodzić z domu. Z tego powodu coraz bardziej popularne stają się zakupy w internecie. Po co chodzić po sklepach szukając potrzebnej rzeczy, gdy zamiast tego można wybrać sklep internetowy, czyli szybkie e-zakupy?

Ogólna charakterystyka sklepu internetowego

Sklep internetowy może istnieć dzięki wykorzystaniu technologi, jaką oferuje internet.

Nieodłącznym elementem sklepów internetowych jest strona z ofertą, czyli tzw. podstrona zawierająca oferty produktów. W wielu przypadkach w sklepach online można spotkać się również z funkcją wirtualnego koszyka, który zastępuje koszyk na zakupy dostępny w sklepie stacjonarnym. W działaniu sklepu internetowego niezbędne jest również udostępnienie formularza, w którym klient może podać swoje dane pozwalające na przeprowadzenie transakcji. Sklep internetowy może zawierać wiele opcji dodatkowych jak np. czat, subskrypcja czy forum internetowe, dzięki któremu klienci mogą wymienić się opiniami na temat sklepu oraz jego oferty.

Niezaprzeczalnym atutem sklepów online jest fakt, iż zazwyczaj posiadają one dużo szerszy zakres oferowanych produktów niż sklepy tradycyjne. Sklepy internetowe stają się coraz popularniejsze z uwagi na wygodę i obniżone koszty sprzedaży - z czego często wynikają też niższe ceny towarów.

Działalność sklepu internetowego co do zasady nie jest regulowana przepisami prawa. Ograniczenia mogą się jednak pojawić ze względu na rodzaj oferowanych produktów.

Wstępne wymagania związane z prowadzeniem sklepu internetowego

Biznes w formie sklepu internetowego co do zasady nie wiąże się z koniecznością spełniania dodatkowych warunków. Wiadomo jednak, że w przypadku tego typu działalności nie obędzie się bez zakupu domeny oraz serwera. Warto także zatrudnić dobrego informatyka, który starannie stworzy stronę sklepu oraz grafika, który z kolei zadba o część wizualną. Innym rozwiązaniem jest wynajem lub zakup już gotowego oprogramowania wraz z hostingiem.

Warto zaznaczyć, że w stosunku do niektórych produktów mogą istnieć dodatkowe wymagania i ograniczenia wynikające z przepisów prawa. Do tej grupy zaliczyć można sprzedaż: leków, alkoholi, broni, amunicji i materiałów wybuchowych, nasion (z wyłączeniem dostawców i producentów materiału siewnego rozmnożeniowego roślin warzywnych i ozdobnych oraz materiału szkółkarskiego wytworzonego i sprzedawanego na terenie tego samego powiatu, jeżeli jest przeznaczony na niezarobkowe potrzeby własne odbiorcy), paliw, substancji uzależniających, środków ochrony roślin czy walut.

Dopuszczalne formy prowadzenia sklepu internetowego

Prowadzenie sklepu internetowego możliwe jest w każdej formie, z wyjątkiem spółki partnerskiej. Sklep internetowy może zatem prosperować jako jednoosobowa działalność gospodarcza, spółka cywilna, jawna, spółka komandytowa, komandytowo-akcyjna, sp. z o.o. lub w formie spółki akcyjnej.

Jak założyć sklep internetowy

W przypadku prowadzenia sklepu internetowego w formie jednoosobowej działalność gospodarcza lub spółki cywilnej firmę należy zarejestrować w CEIDG, natomiast w przypadku wyboru jednej z pozostałych form działalności spółkę należy zarejestrować w KRS.Funkcjonujące od 30 kwietnia 2018 r. przepisy ustawy Prawo przedsiębiorców pozwalają na założenie tzw. działalności nierejestrowanej, która oszczędza przedsiębiorcy wiele formalności. Możliwość jej prowadzenia powstaje do momentu nieprzekroczenia połowy wynagrodzenia minimalnego, które w 2018 r. wynosi 1050 zł a dodatkowym warunkiem jest, aby podatnik w okresie ostatnich 60 miesięcy nie wykonywał działalności gospodarczej.Co do zasady osoba prowadząca działalność gospodarczą, która zamierza dokonywać sprzedaży towarów lub usług objętych opodatkowaniem VAT, musi najpóźniej w dniu poprzedzającym rozpoczęcie danej sprzedaży złożyć formularz VAT-R. Druk służy do rejestracji przedsiębiorcy jako czynnego lub zwolnionego podatnika podatku od towarów i usług. Wypełniony formularz należy dostarczyć do urzędu skarbowego właściwego dla miejsca prowadzenia działalności gospodarczej.

Określenie PKD dla sklepu internetowego

Podstawowym PKD dla sklepu internetowego jest 47.91.Z - sprzedaż detaliczna prowadzona przez domy sprzedaży wysyłkowej lub Internet.

Najlepsza forma opodatkowania dla sklepu internetowego

Prowadząc sklep internetowy jako osoba fizyczna lub spółka osobowa podatnikowi przysługuje prawo do wyboru formy opodatkowania między: ryczałtem, zasadami ogólnymi według skali podatkowej a podatkiem liniowym.

Działalność usługowa w zakresie handlu jest objęta ryczałtem w wysokości 3%. Opodatkowanie sklepu internetowego ryczałtem w wysokości 3% może być bardzo opłacalne, gdyż podatek jest niski a formalności ograniczone do minimum. Korzystając z ryczałtu, nie ma jednak możliwości rozliczania kosztów. Trzeba także pamiętać, że wybierając tę formę opodatkowania, nie można uzyskiwać przychodów np. z reklamy czy sprzedaży części i akcesoriów do samochodów (dokładna lista czynności wykluczających z możliwości skorzystania z ryczałtu znajduje się w załączniku do ustawy). Nawet pojedyncze uzyskanie przychodu wykluczającego ryczałt nakazuje natychmiastowe przejście na zasady ogólne i prowadzenie KPiR.

Jeśli podatnikowi nie przysługuje prawo do rozliczania się z podatku dochodowego na zasadach ryczałtu, opłacalne mogą okazać się zasady ogólne (gdy przedsiębiorca nie przewiduje przekroczenia pierwszego progu skali - 85 528 zł dochodu). W przypadku opodatkowania wg skali podatnik ma możliwość skorzystania z wielu ulg, z których nie ma możliwości skorzystania podatnik podatku liniowego (np. ulga prorodzinna czy wspólne rozliczenie z małżonkiem).

Jeśli natomiast sklep internetowy prowadzony będzie w formie spółki prawnej (sp. z o. o. , sp. akcyjna) lub w formie spółki komandytowo-akcyjnej przedsiębiorstwo automatycznie staje się podatnikiem podatku CIT.

Sklep internetowy z VAT czy bez VAT

Na wstępie warto zwrócić uwagę, że sprzedaż niektórych produktów odgórnie zobowiązuje przedsiębiorcę do zarejestrowania się jako czynny podatnik VAT (np. towary objęte akcyzą, wyroby z metali szlachetnych). Jeśli jednak rodzaj sprzedawanych produktów nie odbiera przedsiębiorcy prawa do zwolnienia jak w przypadku prowadzenia sklepu internetowego, w niektórych przypadkach, warto z niego skorzystać. Bycie nievatowcem opłaca się, szczególnie jeżeli:

  • koszty działalności są niskie lub zerowe,

  • przedmiotem handlu są produkty własnej produkcji - jeśli ich produkcja jednocześnie nie nie wymaga zakupu drogich materiałów (np. rękodzieło),

  • oferta skierowana jest do osób prywatnych, które nie mogą odliczyć VAT-u od zakupów lub podmiotów zwolnionych z VAT.

Jeśli natomiast prowadzenie sklepu internetowego o danym profilu generuje wysokie koszty, towary pochodzą od zewnętrznych dostawców, duża część sprzedaży odbywać się będzie na rzecz innych firm a przewidywane nakłady na rozwój sklepu są wysokie - warto rozważyć opcję bycia czynnym podatnikiem VAT.

Składki ZUS sklepu internetowego

Jeśli sklep internetowy prowadzony będzie w formie jednoosobowej działalności gospodarczej, jednoosobowej spółki z o.o. lub spółki cywilnej, jawnej lub komandytowej przedsiębiorca zobowiązany jest dokonać zgłoszenia siebie do ubezpieczeń w ZUS. Każdy wspólnik z ww. spółek jest płatnikiem składek na własne ubezpieczenia. Suma składek bez dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego (ze składką na Fundusz Pracy) wynosi obecnie 1163,39 zł. Jeśli podatnik zdecyduje się na dobrowolne ubezpieczenie chorobowe, wysokość jego miesięcznych składek ZUS wyniesie 1228,70 zł (ze składką na Fundusz Pracy). Wyliczone za siebie, jako osobę prowadzącą pozarolniczą działalność, składki na poszczególne rodzaje ubezpieczeń, przedsiębiorcy powinni rozliczać w deklaracji rozliczeniowej (formularz ZUS DRA).Osoby rozpoczynające prowadzenie jednoosobowej działalności na podstawie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych mogą skorzystać z tzw. preferencyjnych stawek ZUS przez okres 24 miesięcy. Dzięki obniżonym stawkom ZUS nowi przedsiębiorcy zapłacą o mniej za ubezpieczenie społeczne oraz nie mają obowiązku opłacania Funduszu Pracy. Dodatkowo przedsiębiorca rozpoczynający prowadzenie działalności ma możliwość także skorzystania z tzw. ulgi na start, która polega na zwolnieniu z obowiązku opłacania składek na ubezpieczenie społeczne przez 6 miesięcy kalendarzowych od dnia podjęcia działalności gospodarczej.Natomiast prowadzenie sklepu internetowego w formie wieloosobowej spółki z o.o., spółki komandytowo-akcyjnej lub akcyjnej nie stanowi tytułu do żadnych ubezpieczeń w ZUS. Spółki te, same w sobie, nie podlegają ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu. Są one natomiast płatnikami składek, w przypadku zatrudniania pracowników.

Efektywne zarządzanie sklepem internetowym

Rozwój sklepów internetowych, tak jak i innych początkujących biznesów następuje etapowo. Na początku działalności, właściciele firmy samodzielnie zarządzają i organizują obsługę sklepu. Jednak z biegiem czasu, gdy klientów przybywa, a co za tym idzie zwiększa się ilość zamówień i pracy z tym związanej pojawiają się wyzwania, z którymi trudno sobie poradzić bez wprowadzenia modyfikacji w dotychczasowym systemie zarządzania firmą.

Wyzwania te są charakterystyczne dla całej, dynamicznie rozwijającej się branży e-commerce. Wśród nich można wymienić:

  • zarządzanie dokumentacją

  • sprawnie funkcjonujący magazyn

  • integracja w marketplace

  • szybkość i łatwość płatności

Zarządzanie obiegiem dokumentów

W natłoku codziennych obowiązków, związanych z obsługą zamówień, osobie prowadzącej e-sklep brakuje czasu na rozważania dotyczące alternatywnych czy też pomocnych metod zarządzania. Pomocnym w tym przypadku jest research programów online, które usprawnią funkcjonowanie biznesu i pozwolą na większe zaangażowanie się w rozwój przedsiębiorstwa. Jednym z tego typu narzędzi dostępnych na rynku jest system wFirma.pl. Dla tych właścicieli sklepów internetowych, którzy cenią sobie wygodę, a jednocześnie chcą mieć kontrolę nad swoją firmą, a szczególnie nad jej sytuacją finansową, idealnym wyjściem może okazać się e-księgowość.

Dzięki tej funkcji dostępnej w ramach wFirmy.pl, przedsiębiorca ma do dyspozycji szereg ułatwień dotyczących prowadzenia księgowości i rozliczeń:

  • proste i intuicyjne wprowadzanie kosztów

  • e-deklaracje i JPK_VAT

  • faktury elektroniczne

  • integracja z e-ZUS

Zarządzanie magazynem

Obecni klienci sklepów internetowych są dość wymagającą grupą odbiorców. Zamówiony w sklepie towar ma trafić do nich jak najszybciej jest to możliwe, a pomyłki w dostawie są raczej nieakceptowane (bałagan w magazynie jest niedopuszczalny). Oczywiście, rozwiązaniem w tej sytuacji jest zatrudnienie szeregu doświadczonych pracowników magazynowych, którzy będą czuwali nad przebiegiem zamówień, uzupełnieniem braków magazynowych jak i szybkością realizacji dostaw. Co jednak w sytuacji, gdy kluczowych pracowników zabraknie? Rozwiązaniem jest posiadanie skutecznego systemu do sprawnego zarządzania magazynem, jak na przykład program magazynowy online, dostępny w ramach systemu wFirmy.pl. Dzięki funkcjom programu możliwa jest między innymi:

  • automatyczna obsługa rezerwacji od klientów, polegająca na rezerwacji towaru w magazynie, by nie został on wydany innemu klientowi, co pozwoli na uniknięcie pomyłek w dostawie

  • analiza magazynowa - obserwacja trendów zakupowych, pozwalająca na dostosowanie polityki firmy do zmieniających się tendencji zakupowych

  • weryfikacja stanów magazynowych, poprzez alert systemu w sytuacji wyczerpywania się konkretnych grup produktowych

 Konto firmowe dla sklepu internetowego

Przepisy nie nakazują wprost, aby przedsiębiorca posiadał odrębne konto firmowe. Płatności mogą odbywać się także za pośrednictwem konta osobistego - ważne jednak by jego właścicielem był wyłącznie przedsiębiorca (niemożliwe jest korzystanie z rachunku wspólnego dla małżonków). Biorąc jednak pod uwagę fakt, że w przypadku sklepu internetowego zdecydowana większość płatności dokonywana jest za pomocą przelewów - choćby dla celów czysto organizacyjnych warto założyć oddzielny rachunek firmowy.

Sklep internetowy a kasa fiskalna

Sprzedaż niektórych produktów również w ramach sklepu internetowego na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej lub rolników ryczałtowych może być objęta bezwzględnym obowiązkiem ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej.

Jeśli rodzaj sprzedawanych produktów nie obliguje do rejestracji sprzedaży na kasie fiskalnej, kryterium stosowania kasy fiskalnej co do zasady opiera się na kwocie obrotu w roku podatkowym. Obowiązek stosowania kasy fiskalnej powstaje, gdy obroty ze sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych w poprzednim roku podatkowym przekroczyły 20 000 zł netto - w przypadku czynnych podatników VAT.

Właściciele sklepów internetowych mogą dodatkowo skorzystać ze zwolnienia z ewidencjonowania na kasie fiskalnej na podstawie przyjmowania płatności wyłącznie za pośrednictwem banku. W tym przypadku każdy wpływ środków pieniężnych na konto powinien być jednak odpowiednio opisany. Z dokonanej płatności powinno wynikać, jakiego towaru dotyczyła sprzedaż (w przypadku sklepów internetowych może wystarczyć numer zamówienia) oraz na czyją rzecz została dokonana. Przelew powinien zatem zawierać dane klienta (w przypadku sprzedaży wysyłkowej towarów także jego adres).Powyższego zwolnienia z posiadania kasy fiskalnej nie da się zastosować w przypadku sklepu online, który dopuszcza odbiór osobisty i płatność gotówką.

Sklep internetowy a RODO

Sklepy internetowe są mają obowiązek, aby stosować przepisy wynikające z Rozporządzenia RODO. Przepisy te zobowiązują e-sklepy przede wszystkim do zapewnienia należytej ochrony danych osobowych klientów. Osobom, których dane są przetwarzane przysługuje szczególnie:

  • prawo dostępu do ich danych osobowych,
  • prawo do usunięcia danych
  • prawo do przenoszenia danych.

RODO do zasad należytej ochrony danych osobowych zalicza m.in. zasadę integralności i poufności - zgodnie z nią dane osobowe muszą być przetwarzane w sposób zapewniający im odpowiednie bezpieczeństwo, oraz zasadę rozliczalności – zgodnie z którą to na administratorze ciąży obowiązek przestrzegania zasad przetwarzania danych i wykazania ich przestrzegania.

W praktyce dostosowanie e-sklepu pod RODO polega na:

  • zaktualizowaniu regulamin sklepu internetowego i polityki prywatności zgodną z RODO,
  • sprawdzeniu i dostosowaniu checkboxów stosowanych na stronie sklepu tak aby były one zgodne z RODO,
  • zapewnieniu ew. innych informacji, jeżeli ich podanie okaże się konieczne zgodnie z RODO.

Marketing w sklepie internetowym

Zakładając sklep internetowy warto zastanowić się nad kwestią odpowiedniego marketingu.

Wybór domeny

W pierwszej kolejności warto zadbać o jak najlepszą domenę internetową. Dobra domena internetowa powinna być niepowtarzalna – krótka, łatwa do zapamiętania i wymówienia. Warto pamiętać, że domena jest wizytówką sklepu internetowego.

Platformy informacyjne

Aby klienci mogli dokonywać zakupów za pośrednictwem sklepu internetowego najpierw muszą się o nim dowiedzieć. Warto zatem umieszczać ogłoszenia na przeznaczonych do tego stronach internetowych. Jednym z popularnych portali tego typu jest serwis Taelo.pl, gdzie można bezpłatnie promować swoją ofertę.  Dla nowo otwartego sklepu jest to doskonałe miejsce na dodatkową reklamę i pozyskanie swoich pierwszych klientów. Stworzenie wizytówki firmowej pomaga budować branding wśród potencjalnych klientów, a umożliwienie oceny firmy przez jej klientów, pomaga innym odbiorcom w podjęciu decyzji o współpracy właśnie z tym przedsiębiorcą. 

Dzięki funkcji prowadzeniu bloga firmowego w ramach platformy Taelo.pl,właściciel firmy poprzez publikację artykułów i poradników może również zbudować w oczach odbiorców wizerunek eksperta w danej branży, co z kolei przekłada się na wzrost zaufania i napływ klientów. 

Sklep internetowy - co powinien wiedzieć początkujący przedsiębiorca

Pozycjonowanie i promocja w mediach społecznościowych

Co więcej, dobrym rozwiązaniem na zwiększenie ilości odwiedzin na stronie sklepu jest inwestycja w jego pozycjonowanie. Bardzo dobrą reklamą może okazać się też reklama na facebooku lub innych portalach społecznościowych. Na tego typu portalach można stworzyć też fanpage sklepu, który zdobywać będzie fanów - potencjalnych klientów. Aby jednak profil naszego sklepu na portalach społecznościowych był chętnie odwiedzany, niezbędne jest regularne udostępnianie na nim ciekawych dla użytkowników wpisów.

Dobór stylu i formy

Ważną kwestią przy zyskiwaniu przychylności klientów jest również odpowiedni design naszego sklepu. Strona powinna być przejrzysta i łatwa w obsłudze. Warto również zadbać by opisy oferowanych produktów zachęcały do zakupu - do ofert warto załączyć także zdjęcia produktów w wysokiej jakości.

Sposobów na promocję sklepu internetowego jest mnóstwo. Na początku działalności warto skorzystać z jak największej ilości dróg reklamy, by stworzyć świadomość marki wśród potencjalnych konsumentów.