Czy wymagane jest oskładkowanie wynagrodzenia prokurenta? Zasady

Powołanie prokurenta to strategiczna decyzja dla wielu przedsiębiorców, jednak rodzi ona istotne pytania w obszarze rozliczeń z ZUS. Czy obecnie wymagane jest oskładkowanie wynagrodzenia prokurenta? Odpowiedź na to pytanie nie jest jednoznaczna i zależy przede wszystkim od formy nawiązania współpracy, dlatego zmiany w przepisach ubezpieczeniowych wymagają od kadry zarządzającej precyzyjnego podejścia do tej kwestii.

Czym jest prokura?

Prokura to pełnomocnictwo, które może zostać udzielone przez przedsiębiorcę podlegającego obowiązkowi wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej albo do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, które obejmuje umocowanie do czynności sądowych i pozasądowych, jakie są związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa i którego nie można ograniczyć ze skutkiem wobec osób trzecich, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej.

Kierowane do przedsiębiorcy oświadczenia lub doręczenia pism mogą być dokonywane wobec jednej z osób, którym udzielono prokury.

Rodzaje prokury

Wyróżnia się następujące rodzaje prokury:

1. samoistna,

2. łączna, 

3. mieszana,

4. oddziałowa.

Prokura samoistna udzielana jest do samodzielnej reprezentacji. W jej przypadku prokurent jest uprawniony do dokonywania wszelkich czynności sądowych i pozasądowych, związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa.

Prokura łączna występuje wtedy, kiedy zostanie udzielona kilku osobom łącznie.

Prokura mieszana może obejmować umocowanie także albo wyłącznie do dokonywania czynności wspólnie z członkiem organu zarządzającego lub wspólnikiem uprawnionym do reprezentowania handlowej spółki osobowej.

Prokura oddziałowa jest ograniczona do zakresu spraw wpisanych do rejestru oddziału przedsiębiorstwa.

Ograniczenia prokurenta

Kodeks cywilny ogranicza uprawnienia prokurenta w pewnych sytuacjach i wymaga dla ich skuteczności pełnomocnictwa do poszczególnej czynności. Ma to miejsce w następujących przypadkach:

1. przy zbyciu przedsiębiorstwa;
2. przy dokonaniu czynności prawnej, na podstawie której następuje oddanie przedsiębiorstwa do czasowego korzystania;
3. przy zbywaniu i obciążaniu nieruchomości.

Wygaśnięcie prokury, jej odwołanie 

Prokura nie może być przeniesiona, jednak prokurent może ustanowić pełnomocnika do poszczególnej czynności lub pewnego rodzaju czynności.

Prokura może być w każdym czasie odwołana. 

Utrata przez przedsiębiorcę zdolności do czynności prawnych nie powoduje wygaśnięcia prokury.

Zgłoszenie faktu udzielenia prokury

Udzielenie i wygaśnięcie prokury wymaga zgłoszenia do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej albo rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego.

W zgłoszeniu o udzieleniu prokury należy podać jej rodzaj, a w przypadku prokury łącznej oraz prokury mieszanej także sposób jej wykonywania.

Jakie oskładkowanie wynagrodzenia prokurenta występuje w różnych formach zatrudnienia?

Prokurenci mogą pełnić swoją funkcję na podstawie:

• zatrudnienia na umowie o pracę, 
• zatrudnienia na umowie zlecenia,
• powołania.

W przypadku zatrudnienia prokurenta na podstawie umowy o pracę będzie on objęty obowiązkowo następującymi rodzajami ubezpieczeń społecznych:

• emerytalnym, 
• rentowym, 
• chorobowym,
• wypadkowym,
• zdrowotnym. 

W razie zawarcia umowy zlecenia z prokurentem podlega on następującym obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym:

• emerytalnemu,
• rentowemu,
• wypadkowemu,
• zdrowotnemu.

Ubezpieczenie chorobowe jest w tym wypadku dobrowolne. 

Przykład 1. 

Pani Mirella jest prokurentem i spółka zdecydowała się podpisać z nią umowę o pracę na stanowisku dyrektora ds. operacyjnych – prokurenta z wynagrodzeniem 10 000 zł brutto. Co z oskładkowaniem tego wynagrodzenia? W tym wypadku będą odprowadzane pełne składki na ubezpieczenie społeczne. Zarówno pracownik, jak i pracodawca opłacają składki emerytalne, rentowe oraz składkę wypadkową i Fundusz Pracy. Do tego dojdzie składka zdrowotna i chorobowa. 

Przykład 2. 

Pan Marek pełni funkcję prokurenta na podstawie powołania (wynagrodzenie 2000 zł), a dodatkowo spółka zleciła mu na podstawie umowy zlecenia przygotowanie analiz rynkowych (wynagrodzenie 3000 zł). Mężczyzna nie ma innego tytułu do ubezpieczeń. Co z oskładkowaniem tych wynagrodzeń? Z tytułu powołania (2000 zł) pobierana jest tylko składka zdrowotna – 9% (brakuje innych składek społecznych). Z tytułu umowy zlecenia (3000 zł) pobierane są pełne składki społeczne (emerytalna, rentowa) oraz składka zdrowotna. Składka chorobowa jest dobrowolna. W tej sytuacji spółka musi prowadzić podwójne rozliczenie. Każdy z tych tytułów jest rozliczany odrębnie.

Do wejścia w życie przepisów Polskiego Ładu powołanie prokurenta do pełnienia tej funkcji będącego samoistną podstawą podejmowanych czynności skutkowało brakiem objęcia go ubezpieczeniami społecznymi. Tym samym wynagrodzenie prokurenta nie było oskładkowane w ZUS-ie. Zmieniło się to od 1 stycznia 2022 roku. Od tej daty obowiązkowi ubezpieczenia zdrowotnego podlegają prokurenci jako osoby powołane do pełnienia funkcji na mocy aktu powołania, które z tego tytułu pobierają wynagrodzenie.

Przykład 3.

Pan Iwo został ustanowiony prokurentem uchwałą zarządu. Za pełnienie tej funkcji otrzymuje wynagrodzenie w wysokości 5000 zł brutto. Nie ma żadnej innej umowy ze spółką. Co z oskładkowaniem jego wynagrodzenia? Powołanie samo w sobie nie jest tytułem do ubezpieczeń społecznych, dlatego składka emerytalna, rentowa, chorobowa nie jest odprowadzana do ZUS-u. W tym przypadku odprowadzana będzie składka zdrowotna wynosząca 9%, dlatego spółka musi potrącić i odprowadzić 450 zł składki zdrowotnej.

Zawarcie z prokurentem umowy o pracę będzie najdroższym modelem, ponieważ prokurent ma pełną ochronę socjalną, w tym płatne L4, urlop i w tym wypadku realny koszt pracodawcy jest wyższy niż kwota brutto na umowie. W przypadku zlecenia odpadają przywileje pracownicze, ale nadal konieczne jest finansowanie pełnych składek. Najtańszym modelem jest ustanowienie prokurenta na mocy powołania, ponieważ wtedy istnieje tylko obowiązek opłacenia składki zdrowotnej.

Pełnomocnictwo zwykłe jako alternatywa dla prokury

Przedsiębiorca wpisany do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności, osoba prawna (np. spółka kapitałowa wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego KRS) lub jednostka nieposiadająca osobowości prawnej (np. spółka osobowa wpisana do KRS) mogą ustanowić także pełnomocnika, który będzie reprezentował je w sprawach związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. Zatem występują tutaj dwie opcje, ponieważ można powołać pełnomocnika lub prokurenta. 

Przykład 4. 

Pan Bogdan prowadzi firmę budowlaną i ustanowił swojego syna – pana Karola – pełnomocnikiem na podstawie pełnomocnictwa zwykłego. Za tę funkcję pan Karol otrzymuje 4000 zł miesięcznie. Jak będzie wyglądało rozliczenie podatku dochodowego w tej sytuacji? Pan Bogdan wypłaca synowi pełne 4000 zł, ponieważ nie dokonuje potrąceń zaliczek na podatek ani składek. Po zakończeniu roku (do końca stycznia) pan Bogdan musi jednak wystawić informację PIT-11, wykazując te kwoty w sekcji „Inne źródła”. Pan Karol dopiero w zeznaniu rocznym, które składa do 30 kwietnia następnego roku, wykazuje łączną sumę 24 000 zł i od tej kwoty oblicza oraz płaci podatek według skali 12% lub 32%.

Podsumowanie: aktualne zasady dotyczące oskładkowania wynagrodzenia prokurenta

Podsumowując, czasy, w których wynagrodzenie prokurenta było całkowicie wolne od składek, bezpowrotnie minęły. Obecnie warto pamiętać, że dopóki prokurent wykonuje swoje obowiązki wyłącznie na podstawie powołania, jego wynagrodzenie wciąż nie stanowi podstawy do naliczania składek społecznych (emerytalnej, rentowej czy chorobowej). Dla wielu firm pozostaje to więc nadal korzystna, choć nieco bardziej kosztowna niż dawniej, forma gratyfikacji. Pełnienie przez prokurenta funkcji na mocy umowy o pracę czy zlecenia zawsze wiąże się z pełnym oskładkowaniem wynagrodzenia. Przed podjęciem ostatecznej decyzji o strukturze zatrudnienia osób reprezentujących firmę zawsze zalecamy weryfikację aktualnych interpretacji organów rentowych, aby uniknąć ewentualnych zaległości i sporów z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych.