Polska w ostatnich latach przeżywa prawdziwy rozkwit cyfryzacji. Bankowość, urzędy skarbowe, ZUS, przetargi publiczne, a w końcu również organy administracji architektoniczno-budowlanej. Dzięki internetowemu systemowi „Elektroniczny Dziennik Budowy” teraz cały proces budowlany może być rejestrowany online. Niedługo będzie można całkowicie zapomnieć o stertach papieru i odręcznym piśmie. System EDB stanowi narzędzie teleinformatyczne, dzięki któremu wydawany jest inwestorowi dziennik budowy, a po zakończeniu budowy archiwizowany przez okres kolejnych 25 lat na rządowych serwerach. Jak dokładnie funkcjonuje EDB, kto może go wyrobić oraz kto ma do niego dostęp?
Dziennik budowy – czym dokładnie jest?
Niezależnie od tego, czy wydany w formie papierowej, czy cyfrowej, dziennik budowy pełni zawsze tę samą rolę. Jest to dokument urzędowy, w którym rejestruje się dokładny przebieg prac budowlanych oraz zdarzeń i okoliczności zachodzących w toku wykonywania robót. Dziennik prowadzony jest dla budów, do których prowadzenia potrzebne jest pozwolenie na budowę lub zgłoszenie, czyli zawsze tam, gdzie znajduje się kierownik budowy.
Za uzyskanie dziennika budowlanego odpowiada inwestor. On też ma obowiązek, jeszcze przed rozpoczęciem prac budowlanych, dokonać w dzienniku wpisów osób, którym zostało powierzone kierownictwo, nadzór i kontrola techniczna nad robotami. Wpisane osoby z kolei są zobowiązane potwierdzić podpisem przyjęcie powierzonych im funkcji.
Mimo że to na inwestorze spoczywa ciężar pozyskania dziennika budowy, to już za jego prowadzenie odpowiada w całości kierownik budowy. Zapisywane są w nim wszystkie podjęte prace budowlane, przerwy czy zawieszenia budowy. Treść każdego ze wpisów musi być opatrzona datą i podpisem.
Jak wygląda dziennik budowy?
Dziennik budowy jest dokumentem urzędowym, stąd też jego forma została szczegółowo określona w ustawie oraz rozporządzeniu wykonawczym ministra właściwego do spraw budownictwa, planowania i zagospodarowania przestrzennego oraz mieszkalnictwa. Tradycyjna wersja ma formę książki formatu A4 z podwójnym papierem umożliwiającym tworzenie kopii stron. Organ wydający dziennik rejestruje go, nadając mu numer i podbija każdą stronę pieczęcią urzędu. Wersja elektroniczna dziennika składa się z natomiast 2 elementów, części webowej i części mobilnej. Dzięki temu inwestor oraz inne podmioty korzystające z tego dokumentu mogą obsługiwać dziennik za pomocą strony internetowej (z poziomu przeglądarki) lub aplikacji na smartfon. Sama treść wersji elektronicznej jest analogiczna do tej tradycyjnej.
Dziennik wydawany jest na wniosek, po uiszczeniu opłaty we właściwym organie, który wydał pozwolenie na budowę. Należy przy tym pamiętać, że dziennik zakłada się jeszcze przed rozpoczęciem pierwszych prac budowlanych.
Dziennik budowy składa się:
- ze strony tytułowej, na której znajdują się informacje:
- numer dziennika budowy,
- data wydania,
- liczba stron,
- numer i data wydania pozwolenia na budowę,
- dodatkowe informacje, takie jak nazwa i adres inwestycji i inwestora;
W omawianym dokumencie wpisów mogą dokonywać wyłącznie osoby do tego upoważnione przepisami prawa. Osoby te to:
- inwestor;
- projektant;
- kierownik budowy;
- inspektor nadzoru inwestorskiego;
- uprawniony geodeta;
- pracownicy organów uprawnionych do dokonywania kontroli na placu budowy, m.in. organ nadzoru budowlanego, organ administracji budowlanej czy też wojewódzki konserwator zabytków.
System EDB – funkcje Elektronicznego Dziennika Budowy
Obecnie działa jeszcze dualizm w prowadzeniu dziennika budowy. Może być on cały czas prowadzony w formie papierowej lub też już w formie elektronicznej. Taka sytuacja nie będzie jednak trwała cały czas. Ustawodawca przewidział już termin, do którego akceptowane będą wersje tradycyjne. Ostateczną datą jest 31 grudnia 2029 roku, a co za tym idzie – od 1 stycznia 2030 roku dziennik budowy będzie mógł być wydawany wyłącznie w postaci elektronicznej. W obiegu pozostaną jedynie te papierowe dzienniki, które będą już w użyciu. Będą one mogły być prowadzone w starej formie aż do zakończenia robót budowlanych.
Elektroniczny Dziennik Budowy jest wydawany w ramach systemu EDB. Dzięki niemu cały proces, od wydania dziennika, poprzez jego prowadzenie, aż po zakończenie budowy może odbywać się w postaci elektronicznej. W systemie mogą być również przechowywane inne ważne dla budowy informacje, gdyż zawiera on zabezpieczenia uniemożliwiające zmianę wprowadzonych danych oraz utratę tych danych i wpisów. System służy również do przechowywania danych przez okres 25 lat od dnia zamknięcia dziennika budowy lub oddania obiektu do użytku.
Dla pełnego obrazu warto wskazać, że system EDB stanowi system teleinformatyczny w rozumieniu przepisów ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Zgodnie z nią jest to zatem zespół współpracujących ze sobą urządzeń informatycznych i oprogramowania zapewniający przetwarzanie, przechowywanie, a także wysyłanie i odbieranie danych przez sieci telekomunikacyjne za pomocą właściwego dla danego rodzaju sieci telekomunikacyjnego urządzenia końcowego. W praktyce ma on postać portalu internetowego lub aplikacji na telefon, przy pomocy którego możliwe jest prowadzenie dziennika budowy w sposób analogiczny jak w przypadku dokumentu tradycyjnego (papierowego).
Cechy systemu EDB
Jak podkreślał Główny Inspektorat Nadzoru Budowlanego, omawiane rozwiązanie to pakiet kompleksowych narzędzi od dawna oczekiwanych przez branżę i przez rynek, ale także przez obywateli. Wprowadzone zmiany oznaczają, że proces inwestycyjno-budowlany będzie realizowany w sposób bardziej komfortowy dla inwestorów i skuteczniejszy dla organów nadzoru budowlanego.
Za najistotniejsze zalety systemu EDB należy uznać:
- występowanie z wnioskiem o wydanie dziennika budowy oraz jego składanie wraz z wnioskiem o pozwolenie na używanie inwestor zrealizuje w całości online w systemie EDB;
- zarządzanie procesem budowlanym, dodawanie uczestników procesu i wyznaczanie czasu pracy wykonywane jest z poziomu aplikacji EDB;
- możliwość wglądu do wpisów dokonywanych w dzienniku budowy z dowolnego miejsca i na dowolnym urządzeniu cyfrowym dla wszystkich uczestników procesu budowlanego;
- aplikacja EDB działa również w trybie offline.
System EDB - czy możliwa jest zmiana papierowego dziennika budowy na dziennik elektroniczny?
Prócz wprowadzenia samej możliwości założenia elektronicznego dziennika możliwe jest także dokonanie zmiany formy dokumentu już w trakcie trwania budowy. Prawo budowlane umożliwia przejście z formy papierowej na formę elektroniczną. W tym celu inwestor lub kierownik budowy – już po wydaniu dziennika budowy w postaci elektronicznej w systemie EDB – mają obowiązek zamknąć odpowiednim wpisem dziennik prowadzony w formie tradycyjnej.
Niemożliwa jest natomiast zmiana w kierunku odwrotnym. Przepisy nie pozwalają na wymianę Elektronicznego Dziennika Budowy na dziennik w formie papierowej.
System EDB – kto ma dostęp do dziennika?
Aby prowadzenie dziennika budowy w formie elektronicznej było jak najbezpieczniejsze, wymagana jest indywidualizacja użytkowników systemu EDB. Konieczne jest zatem zarejestrowanie profilu osoby (podmiotu) występującego o wydanie dziennika, a także podmiotu wprowadzającego dane lub dokonującego wpisu.
Przy założeniu konta w systemie EDB użytkownik musi podać imię i nazwisko, adres e-mail oraz hasło dostępu. Te dane wystarczą, aby możliwe było posługiwanie się narzędziami udostępnionymi przez system.
Uprawnienie do zakładania dziennika budowy zostało przypisane inwestorowi. Jednakże nie jest to jedyny podmiot, który bierze udział w całym procesie budowlanym. W związku z tym ustawodawca udzielił inwestorowi uprawnienia do udostępniania dziennika budowy w celu dokonywania wpisów do dziennika innym podmiotom. Takie uprawnienia zostały dodatkowo przewidziane również dla kierownika budowy lub kierownika robót.
Podmioty, które mogą otrzymać dostęp do systemu EDB, to:
- geodeta wykonujący na terenie budowy czynności geodezyjne;
- upoważnieni pracownicy organów nadzoru budowlanego i innych organów uprawnionych do kontroli przestrzegania przepisów na terenie budowy.
Mimo że dostęp może ustanawiać również kierownik budowy, to uprawniony do pozbawienia uczestników procesu budowlanego dostępu do dziennika budowy jest wyłącznie inwestor.
Dostęp do dziennika następuje na wniosek. Żądanie dostępu do dziennika należy kierować do inwestora lub kierownika budowy (kierownika robót). Natomiast w przypadku, gdy właściwe organy będą występować o dostęp do dzienników budowy do GINB lub innych organów, które mają stały dostęp do dzienników budowy, zobowiązane są złożyć również wniosek o przydzielenie dostępu do systemu EDB.
Wniosek o dostęp powinien zawierać co najmniej:
- określenie czasu, na jaki ma zostać przydzielony dostęp;
- wskazanie zakresu, w jakim ma zostać przydzielony dostęp;
- cel, który ma zostać zrealizowany przez przydzielenie dostępu.
