Poradnik Przedsiębiorcy

Trudne rozmowy – jak należy je przeprowadzać?

Każdego pracodawcę, prędzej czy później, czeka trudna rozmowa z pracownikiem – być może nie wywiązuje się on ze swoich obowiązków, gorzej pracuje, spóźnia się, bądź wchodzi w konflikty z innymi członkami zespołu. W takim przypadku nie zawsze przedstawienie problemu i sposobów na jego rozwiązanie jest łatwe. Nieprzygotowanie się do takiej rozmowy może sprzyjać jej niepowodzeniu. Jak przeprowadzać trudne rozmowy, aby obie strony były usatysfakcjonowane? Podpowiadamy w niniejszym artykule.

Trudne rozmowy z pracownikami

Co może być trudnego w powiedzeniu pracownikowi, że np. źle pracuje? Czy takie rozmowy rzeczywiście zasługują na miano trudnych? Jak najbardziej. Powinno nam bowiem zależeć nie głównie na przedstawieniu sytuacji i zostawieniu jej, lecz przede wszystkim na wyjaśnieniu i przeciwdziałaniu jej w przyszłości.

Poza tym rozmawiamy często o wydarzeniach z przeszłości, których pracownik nie może zmienić, dlatego musimy się liczyć z tym, że będzie temu towarzyszyć dużo emocji. Nie możemy jednak dać się im ponieść.

Odpowiednie przygotowanie sprawi, że będzie nam łatwiej dojść do punktu wspólnego i rozwiązać problem. Nie chodzi o to, by obarczyć kogoś winą za coś i wyjść. Ważne jest takie poprowadzenie rozmowy, aby dojść do wspólnych wniosków, które naprawią sytuację. Jak przeprowadzać trudne rozmowy z pracownikami?

Oczywiście nie da się wyznaczyć kilku punktów i zaplanować szczegółowo jej przebiegu, ponieważ nie wiemy, co powie pracownik i jak się zachowa. Jednak warto zapamiętać kilka wskazówek, które sprawią, że unikniemy wielu nieprzyjemności.

Odpowiednia postawa

Ważna jest już nawet twoja postawa. Postaraj się, aby pracownik nie czuł, że jest mniej ważny. Jeśli więc stoi, ty także powinieneś wstać. Warto dopasować linię wzroku, tak by twoja i pracownika były na tym samym poziomie. Dzięki temu nikt nie będzie czuł się gorzej w tej relacji.

Jeśli siedzicie, postaraj się nie znajdować się naprzeciwko pracownika, gdyż przywodzi to na myśl konfrontację. Lepiej usiąść pod kątem lub obok rozmówcy i zwrócić się do niego twarzą.

Tak niepozorne działania sprawią, że pracownik będzie czuł się swobodniej, nie będzie miał wrażenia, że chcesz go zaatakować, będzie mu łatwiej wysłuchać cię i wypowiedzieć swoje uwagi.

Stosuj zasady porozumienia bez przemocy

Wiele osób błędnie rozumie pojęcie porozumienia bez przemocy. Nie chodzi tutaj bowiem o przemoc fizyczną, a o sposób wypowiadania się. Trudne rozmowy mają to do siebie, że często są bardzo emocjonalne, łatwo więc zranić swojego rozmówcę. Jest to nierzadko o tyle problematyczne, że wtedy zamyka się on w sobie i nie chce przedstawiać swojego punktu widzenia. Skorzystanie z zasad porozumienia bez przemocy z pewnością ułatwi niejedną trudną rozmowę.

  1. Najpierw przedstaw fakty, bez oceniania ich.

    Nie: Ty zawsze się spóźniasz.
    Tak: Spóźniłeś się we wtorek i środę. W poprzednim tygodniu również ci się to zdarzyło, w poniedziałek.

  2. Przedstaw swoje odczucia. Pamiętaj, żeby nie uogólniać.

    Nie: Wszystkich to denerwuje.
    Tak: Niepokoi mnie to, ponieważ w tych dniach nie możemy rozpocząć spotkań o czasie.

  3. Nie krytykuj, przedstaw swoje potrzeby.

    Nie: Zawsze bierzesz pod uwagę tylko swoje potrzeby.
    Tak: Spotkania bez ciebie nie mogą się odbyć, a to spowalnia pracę moją i całego zespołu. Nie możemy zaczynać bez ciebie, jesteś kluczową osobą w tym projekcie.

  4. Wyraź konkretną prośbę.

    Nie: Nie spóźniaj się.
    Tak: Musimy skończyć ten projekt, mamy coraz mniej czasu i jeśli spotkania będą się opóźniać, nie zdążymy skończyć wszystkich zadań w terminie. Dlatego chciałbym, żebyś każdego dnia przychodził do pracy przynajmniej 5 minut przed jej rozpoczęciem.

Pozwól się wypowiedzieć

Pamiętaj, że nie tylko twoje odczucia się ważne. Kiedy przekażesz istotę problemu, pozwól pracownikowi się wypowiedzieć. Słuchaj go i rozmawiaj z nim. Jeśli pokażesz, że jego słowa gdzieś ci uciekają, że jesteś skupiony na czymś innym, pracownik przyjmie postawę obronną i albo wcale nie będzie chciał przedstawiać swojego zdania, albo może doprowadzić do kłótni.

Przedstaw plan rozwiązania problemu

Trudna rozmowa nie powinna kończyć się na odnalezieniu problemu. Jeśli już wiesz, dlaczego sytuacja wygląda tak, a nie inaczej, znasz problem, musisz przedstawić pracownikowi drogę do jego rozwiązania. Nie zawsze uda ci się ją wyznaczyć od razu, jednak musisz to przemyśleć i ustalić, co możecie zrobić, aby trudności zostały pokonane. Dodatkowo warto te zmiany monitorować, co jakiś czas sprawdzać, czy wszystko idzie po naszej myśli.

Trudne rozmowy są codziennością w przedsiębiorstwach, dlatego warto wiedzieć, jak je przeprowadzić, by znaleźć przyczynę problemu i rozwiązać go. Docenią to nie tylko pracownicy, z którymi rozmawiamy, lecz także cała firma.