Aby komunikacja w firmie była na jak najlepszym poziomie, konieczna jest umiejętność słuchania. I nie chodzi tutaj tylko o przełożonych – każdy z nas powinien starać się być jak najlepszym rozmówcą i słuchaczem. Jednak co właściwie oznacza termin aktywny słuchacz? Co cechuje taką osobę? Czy możemy się tego nauczyć? Postaramy się odpowiedzieć na te pytania w niniejszym artykule!
Aktywny słuchacz – co go cechuje?
Zdarza się nam, kiedy zupełnie kogoś nie słuchamy, ale staramy się udawać, że jest inaczej, wykonywać czynności, które wielu ludzi postrzega jako oznaki, że ktoś naprawdę poświęca nam swoją uwagę. W takim przypadku najczęściej chodzi o to, by bez problemu powtórzyć ostatnią rzecz, o której powiedział rozmówca, na przykład zadając pytanie, czy na pewno dobrze zrozumieliśmy daną kwestię, dodatkowo kiwamy głową ze zrozumieniem i nie odzywamy się. I choć przez bardzo długi czas te kwestie wielu uznawało za cechy aktywnego słuchacza, dzisiaj coraz bardziej zdajemy sobie sprawę, że właściwie każdy z nas mógłby je wykazać, nie mając zamiaru słuchania drugiej osoby. Dlatego też niejednokrotnie trudno nam powiedzieć, kiedy tak naprawdę czujemy się wysłuchani.
Czego więc oczekujemy od rozmówcy? Przede wszystkim tego, że chce z nami rozmawiać i słucha nas nie dlatego, że musi. Zdarza się, że ktoś naprawdę poświęca nam całą uwagę, jednak tylko dlatego, by móc później obalić wszystkie nasze argumenty, pokazać nam, że się mylimy. Nierzadko brakuje nam więc głównie zrozumienia. Oczekujemy także empatii – chcemy, żeby ktoś postawił się w naszej sytuacji, abyśmy mogli z nim bez problemu omówić daną kwestię. Dodatkowo z pewnością liczymy na dialog. Większość z nas rozmawia z kimś nie dlatego, że ma ochotę wygłosić monolog, ale liczy na odpowiedź i zaangażowanie drugiej strony. Nie jest nam tutaj potrzebna cisza, kiwanie głową i parafrazy ostatnich wypowiedzianych przez nas zdań. Aktywny słuchacz jest szczery, nastawiony na dialog i zrozumienie.
Jeśli już mowa o zrozumieniu, warto tutaj przytoczyć jeden z nawyków, który w swojej książce „7 nawyków skutecznego działania” opisuje Stephen Covey. Otóż 5 nawyk mówi: staraj się najpierw zrozumieć, później być zrozumianym. Nie da się ukryć, że powinna być to naczelna zasada dla wszystkich, którzy chcą stać się aktywnym słuchaczem. Bardzo ważne jest to, by poświęcić więcej czasu na wysłuchanie i zrozumienie kogoś, zanim przedstawimy swoje argumenty. Dzięki temu nasze działania staną się skuteczne. Warto wprowadzić 5 nawyk na stałe do naszych rozmów.
Jak stać się aktywnym słuchaczem?
Aktywny słuchacz może swoje cechy wypracować. Nie jest tak, że jeśli nam się to aktualnie nie udaje, nie uda się już nigdy, bo „tak po prostu mamy”. Co więc zrobić, by poprawić swoje umiejętności? Jak stać się aktywnym słuchaczem?
Zadbaj o rozmówcę
Pokaż rozmówcy, że ci na nim zależy. Jeśli ktoś chce z tobą porozmawiać, nie rób tego w biegu, na korytarzu, w pomieszczeniu pełnym ludzi, gdzie jest głośno i właściwie nie słyszymy nawet swoich myśli. Rozmówcy będzie znacznie swobodniej, kiedy poświęcisz mu czas, zaprosisz w miejsce, gdzie będziecie mogli porozmawiać w spokoju.
Nie okazuj zniecierpliwienia
Jeśli już zdecydowałeś się na rozmowę, znalazłeś czas, nie okazuj rozmówcy zniecierpliwienia, kiedy okaże się, że mówi dłużej, niż to zaplanowałeś. Nie zerkaj co chwilę na zegarek, nie patrz uporczywie na sufit, nie kiwaj nerwowo nogą. Rozproszy to rozmówcę i sprawi, że jeszcze trudniej będzie mu zebrać myśli.
Nie rozpraszaj
Aby skupić się na tym co mówi rozmówca i słuchać aktywnie, warto zrezygnować ze wszystkich rozpraszaczy. Wyłącz telefon, wygaś komputer, poproś żeby nikt wam nie przeszkadzał. Jeżeli ktoś do ciebie zadzwoni, odbierz tylko naprawdę ważne połączenie.
Nie narzucaj swojego zdania
Nie musisz zgadzać się ze wszystkim z rozmówcą. Każdy ma jednak prawo do innego zdania. Jeśli więc jego jest inne niż twoje, nie oznacza to, że musisz go przekonać do swojej racji. Jak najbardziej przekaż swoje stanowisko, jednak absolutnie go nie narzucaj. Kiedy to zrobisz rozmówca może poczuć, że z góry zakładasz, że nie ma racji.
Wykaż się empatią
Jak już wspominaliśmy powyżej, bardzo ważne jest również wykazywanie się empatią. Dotyczy tego 5 nawyk Coveya – najpierw postaraj się zrozumieć, „wejść w buty” drugiej osoby. Zastanów się jakbyś się czuł, gdybyś znalazł się na jego miejscu. Taka zmiana perspektywy może pomóc ci w aktywnym słuchaniu.
Pokaż alternatywne rozwiązania
Aktywny słuchacz może pomóc rozmówcy spojrzeć na sprawę z innej perspektywy. Zdarza się, że kiedy jesteśmy w centrum problemu nie potrafimy znaleźć rozwiązania, albo bardzo skupiamy się tylko na jednej jego stronie i nie zauważamy, że możemy sobie poradzić w zupełnie inny sposób.
Rozmówca nie oczekuje tylko tego, że zostanie wysłuchany. Aktywny słuchacz pomaga również w znalezieniu rozwiązania, stara się zrozumieć drugą stronę i sprawić, by komunikacja była jak najlepsza. Jest to bardzo przydatna umiejętność nie tylko dla przełożonych, lecz także dla wszystkich innych pracowników, na każdym szczeblu.
