Poradnik Przedsiębiorcy

Skuteczna komunikacja w firmie - jak powinna wyglądać?

Komunikacja w firmie nie powinna być ignorowana. To bardzo ważne, żeby informacje przepływały prawidłowo, jest to jedna ze składowych sukcesu przedsiębiorstwa. Dlatego też przełożonym i pracownikom powinno zależeć na tym, by w firmie skuteczna komunikacja była codziennością. Jak powinna wyglądać? Podpowiadamy w niniejszym artykule.

Dlaczego skuteczna komunikacja jest ważna?

Jak już wspominaliśmy, skuteczna komunikacja jest bardzo ważna w każdej firmie. To ona jest jedną z dróg do sukcesu. Chodzi o to, aby przepływ informacji w firmie był prawidłowy. W przeciwnym razie pracownicy wykazują mniejsze zaangażowanie w pracę, nie są zmotywowani, panuje chaos i właściwie nikt nie wie, co ma robić lub co się dzieje.

Nie można dopuszczać do tego, by komunikacja w firmie była podobna do gry w głuchy telefon – ktoś ostatecznie przekazuje nam informację w zmienionej formie, która nie ma dużo wspólnego z prawdą. Prowadzi to do nieporozumień, sprawia, że ludzie nie zajmują się tym, czym powinni, w rezultacie są podenerwowani i zdezorientowani.

Co jednak oznacza skuteczna komunikacja? Jak sprawić, by taka właśnie była w naszej firmie?

Skuteczna komunikacja w firmie

Jak sprawdzić, czy komunikacja w firmie jest skuteczna? Na początku z pewnością warto przyjrzeć się temu, jakie są kanały komunikacji, kto komu przekazuje informacje i dlaczego tak jest. Najczęściej pracownicy komunikują się z przełożonym (i odwrotnie), pracownicy z innymi pracownikami, przełożeni z przełożonymi. Zdarza się również, że pracownicy komunikują się ze sobą przez osobę trzecią.

Przykład 1.

Anna jest kierownikiem projektu, który wykonują dwa zespoły pracowników. Nie komunikują się one ze sobą, jeśli konieczna jest wymiana informacji między pracownikami w zespołach, odbywa się to zawsze przez Annę.

Pracownik – przełożony

Analizę rozpocznijmy od kontaktu między przełożonym a pracownikiem, czyli komunikacji pionowej w górę i w dół. Jak wygląda skuteczna komunikacja na tym poziomie?

Jak wspominaliśmy w jednej z poprzednich części naszego cyklu, wymiana informacji między tymi osobami polega głównie na raportowaniu pracy, przekazywaniu pomysłów i próśb, delegowaniu zadań, ocenie pracy czy informacji zwrotnej.

Aby komunikacja była skuteczna na tym poziomie, z całą pewnością każda droga komunikacji powinna być krótka i konkretna – oznacza to, że w tym przypadku pracownicy powinni zwracać się bezpośrednio do przełożonych i odwrotnie. Nie powinno się tutaj korzystać z pomocy osób trzecich, chociażby dlatego, aby uniknąć już wspomnianej „gry w głuchy telefon”, która może mieć miejsce w takim przypadku.

Poza tym każdy z pracowników powinien wiedzieć, jak wygląda wspomniana droga kontaktu – wiedzieć, do kogo mają się zwrócić w konkretnej sytuacji. Jeśli coś się zmienia w tej kwestii, muszą mieć tego świadomość, aby nie doszło do żadnych nieporozumień. Poza tym osoba, która nie została o czymś powiadomiona, często czuje się odsunięta i pominięta, co może wpłynąć na jej zaangażowanie czy motywację do dalszej pracy.

Komunikaty powinny być jasne i zrozumiałe dla wszystkich. Jedną z kluczowych kwestii skutecznej komunikacji, jest cecha, o której mówi się bardzo dużo, jednak często nie zna się jej znaczenia – komunikatywność. Często odczytujemy ją jako dobry kontakt z innymi ludźmi, łatwość w nawiązywaniu znajomości. Natomiast cecha ta odpowiada właśnie za jasne formułowanie myśli w komunikat, aby nikt nie miał problemu z jego zrozumieniem.

Pracownicy powinni być otwarci na szefa i odwrotnie. Nie powinniśmy się obawiać tego kontaktu. Jeśli tak się dzieje, coś w skutecznej komunikacji zawiodło. Dodatkowo nikt nie powinien mieć problemu z tym, aby szczerze wypowiadać swoje opinie. Kiedy czegoś nie rozumiemy, musimy dopytywać, zaznaczać, że mamy problem ze zrozumieniem komunikatu.

Pracownik – pracownik

Jeśli chcemy się przekonać, jak wygląda komunikacja między pracownikami w firmie, warto po prostu ich o to zapytać. Dzięki temu możemy się dowiedzieć, czy skuteczna komunikacja to tylko hasło, czy przepływ informacji jest prawidłowy.

Aby tak się stało, pracownicy powinni rozmawiać ze sobą w sposób jasny i zrozumiały dla wszystkich. Przekazywać sobie pewne, sprawdzone informacje. W przypadku czegoś naprawdę ważnego, nie można liczyć tylko na pamięć drugiej osoby – istotne komunikaty warto przekazać osobiście i innymi drogami kontaktu, np. przez maila czy firmowy chat.

Istotne jest również to, aby sposób w jaki przekazujemy komunikat, był zgodny z tym, jak to robimy – wystrzegajmy się przekazywania trudnych informacji z uśmiechem na ustach. Wtedy zostaniemy uznani za nieszczerych.

Jeśli zależy nam na tym, by komunikacja w naszej firmie była skuteczna, musimy obserwować jak przepływają informacje i zauważać ewentualne miejsca, gdzie pojawia się problem. Tylko dzięki temu będziemy go w stanie wyeliminować. Możemy pytać pracowników i przełożonych bezpośrednio o ich emocje i wrażenia, ale przydatne mogą okazać się także na przykład ankiety. Szczególnie jeśli będą anonimowe, pracownicy na każdym szczeblu będą bardziej szczerzy w swoich opiniach.

Skuteczna komunikacja w firmie jest niezwykle ważna i wpływa znacząco na sukces firmy, dlatego warto nad nią pracować i ją kontrolować.